Die ERNE Gruppe mit über 1.000 Mitarbeitenden an 22 Standorten in der Schweiz setzte früher auf papierbasierte Signaturprozesse – mit langen Durchlaufzeiten, Medienbrüchen und Sicherheitsrisiken. Heute unterzeichnet das Bauunternehmen jährlich rund 3.000 Dokumente digital mit Skribble. Dank intuitiver Bedienung, API-Anbindung und eigener RA-Agentur konnte die Einführung schnell und breitflächig umgesetzt werden – mit messbarem Mehrwert für Effizienz, Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit.

Das Wichtigste in Kürze

• Branche: Bauunternehmen
• Einsatz der E-Signatur: Verträge, Bestellungen, interne Dokumente im GU-, Holz- und Tiefbau
• Signaturen pro Jahr: 3.000+
• Eingesetzte Signatur-Standards: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur (EES, FES, QES)
• Roll-out: 12 Tochterfirmen, rund 300 Nutzer:innen im Kaderbereich
• Integrierte Systeme: Microsoft SharePoint, interne RA-Agentur für QES

Warum E-Signing: Medienbrüche und Standorteffizienz

Als schweizweit tätige Baugruppe mit zahlreichen Tochterfirmen und einer dezentralen Struktur hatte ERNE täglich mit papierbasierten Signaturprozessen zu kämpfen. Dokumente mussten manuell unterschrieben, verschickt, gescannt und archiviert werden – oft verbunden mit Verzögerungen, mangelnder Nachvollziehbarkeit und hohem Verwaltungsaufwand.

Besonders herausfordernd waren:

• Lange Durchlaufzeiten für Verträge und Bestellungen
• Medienbrüche durch Druck/Scan-Prozesse
• Standortbedingte Koordinationsprobleme
• Fehlende Transparenz im Signaturstatus
• Sicherheitsrisiken durch unautorisierte Bearbeitungen

Wieso Skribble und kein anderer E-Signatur-Anbieter? 

Nach interner Evaluation entschied sich ERNE für Skribble – vor allem wegen der intuitiven Bedienung, der flexiblen Signaturmöglichkeiten und der Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme wie Microsoft SharePoint. Schlussendlich durchgesetzt hat sich Skribble aufgrund von:

• Einfacher Zugang: Kein Schulungsaufwand notwendig – intuitive Nutzung ab Tag eins.
• Compliance-konform: QES nach CH-/EU-Recht erfüllt regulatorische Anforderungen.
• Hohe Nutzerakzeptanz: Mitarbeitende konnten innerhalb weniger Minuten starten.
• Skalierbar: Zuerst wurde die Signatur selbst getestet, erst danach SSO und DMS integriert.

Wie ERNE die E-Signatur einsetzt

Die Einführung von Skribble startete in der Kaderstufe mit rund 300 Personen. Heute wird die Lösung gruppenweit eingesetzt, unter anderem in den Bereichen GU, Tiefbau, Holzbau und Administration. Unterschrieben werden unter anderem:

• Werkverträge und Bestellungen
• Interne Entscheidungsdokumente
• Ausschreibungsunterlagen mit mehreren Signaturstellen
• Verträge mit Behörden (z. B. E-Baugesuche)
• Rechtlich relevante Dokumente je nach Formvorschrift mit EES, FES oder QES

Konkrete Effekte bei ERNE

Die digitale Signatur brachte sofortige Verbesserungen – sowohl im Alltag der Mitarbeitenden als auch in unternehmensweiten Prozessen:

• Durchlaufzeiten: Reduktion von Tagen auf Minuten
• Standortunabhängigkeit: Signaturprozesse auf der Baustelle, im Homeoffice oder unterwegs
• Nachvollziehbarkeit: Klare Übersicht, wer wann was unterzeichnet hat
• Hohe Akzeptanz: Dank intuitiver Handhabung ohne IT-Vorkenntnisse
• Corporate Branding: Anpassbare Signaturfelder mit Logo & Format
• Nachhaltigkeit: 76 eingesparte Arbeitstage/Jahr, 40.000 Blatt weniger Papier, 68 kg CO₂-Reduktion, ca. 50.000 CHF jährliche Einsparung

ERNE x Skribble: Nächste Schritte

Nach dem erfolgreichen Rollout plant ERNE die weitere Vertiefung der Integration – sowohl technisch als auch prozessual:

• Erweiterung der API-Nutzung: Verarbeitung von großen Dokumentenmengen (z. B. GU-Ausschreibungen)
• Tiefe Integration in bestehende Systeme: Etwa über Microsoft SharePoint für besonders speicherintensive PDFs
• Weiterer Rollout in operative Abteilungen
• Stärkere Nutzung von QES: Ermöglicht durch die interne RA-Agentur

Über ERNE Gruppe

Die ERNE Gruppe ist ein traditionsreiches Schweizer Bauunternehmen mit Hauptsitz in Laufenburg (AG). Seit der Gründung im Jahr 1906 durch Joseph Erne befindet sich das Unternehmen in Familienbesitz und wird heute in vierter Generation geführt. Mit rund 1'200 Mitarbeitenden bietet die Gruppe ein umfassendes Leistungsspektrum in den Bereichen Hochbau, Tiefbau, Umbau sowie als General- und Totalunternehmer an. Besondere Kompetenz zeigt ERNE auch im Holzbau, insbesondere in modularen und hybriden Bauweisen. Das Credo «Innovation aus Tradition» prägt das Unternehmen ebenso wie sein Engagement für Nachhaltigkeit, Digitalisierung und die Förderung von Nachwuchskräften.

Über Marco Roth

Marco Roth ist Leiter IT bei der ERNE Gruppe. In dieser Funktion verantwortet er die strategische und operative Ausrichtung der IT-Infrastruktur sowie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens. Mit seiner Expertise trägt er massgeblich dazu bei, innovative Lösungen wie die Einführung der E-Signatur voranzutreiben und die Effizienz der internen Abläufe zu steigern. Sein Engagement für moderne Technologien und Prozessoptimierung macht ihn zu einem zentralen Akteur in der digitalen Transformation von ERNE.