Die papierbasierten Signaturprozesse bei KENDRIS führten zu hohen manuellen Aufwänden – insbesondere bei hybrider Arbeit und internationalen Teams. Heute signiert der Treuhand- und Steuerberatungsdienstleister über 12’000 Dokumente pro Jahr digital – mit QES, integriertem SSO und DMS-Anbindung. Das spart Zeit, reduziert Komplexität und schafft eine moderne, vertrauenswürdige Arbeitsumgebung für Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden.

Das Wichtigste in Kürze

• Branche: Treuhand, Steuerberatung, Family Office
• Einsatz der E-Signatur: Jahresabschlüsse für Kundengesellschaften, interne Checklisten, Dokumentation von wichtigen Entscheidungen
• Signaturen pro Jahr: 12’000+
• Eingesetzte Signatur-Standards: Qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit SSO und DMS-Integration

Warum E-Signing: Regulatorik trifft hybrides Arbeiten

Als international tätiges Unternehmen mit über 200 Expert:innen betreut KENDRIS Kund:innen in mehr als 80 Ländern. Dabei gelten höchste Anforderungen an Rechtskonformität, Vertraulichkeit und Dokumentationssicherheit. Die früheren, papierbasierten Signaturprozesse verursachten Koordinationsaufwand und passten nicht mehr zu einer flexiblen Arbeitskultur.

Besonders herausfordernd waren:

• Medienbrüche bei hybrider oder dezentraler Arbeit
• Langer Durchlauf bei internen Unterschriften
• Aufwendige Onboardings für neue Zeichnungsberechtigte
• Unterschiedliche rechtliche Anforderungen in verschiedenen Jurisdiktionen

Wieso Skribble und kein anderer E-Signatur-Anbieter? 

Nach Evaluierung verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf Skribble – aufgrund der einfachen Bedienung, der QES-Fähigkeit und der nahtlosen Integration in bestehende Systeme.

Entscheidende Kriterien:

• Einfacher Zugang: Kein Schulungsaufwand notwendig – intuitive Nutzung ab Tag eins.
• Compliance-konform: QES nach CH-/EU-Recht erfüllt regulatorische Anforderungen.
• Hohe Nutzerakzeptanz: Mitarbeitende konnten innerhalb weniger Minuten starten.
• Skalierbar: Zuerst wurde die Signatur selbst getestet, erst danach SSO und DMS integriert.

Wie KENDRIS die E-Signatur einsetzt

Skribble wird bei KENDRIS sowohl intern als auch extern eingesetzt. Der Start erfolgte mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall: der digitalen Signatur von Dokumenten, die im Tagesgeschäft eine hohe Frequenz aufweisen – und gleichzeitig rechtlich bindend sind.

Abteilungen und Dokumente, die elektronisch signiert werden:

• Mandatsverträge mit Kundinnen und Kunden
• Interne Genehmigungen und Entscheidungsprotokolle
• Formulare und Anträge, die mehrere Unterschriften erfordern
• Dokumente mit regulatorischen Anforderungen an die Signatur

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die pragmatische Rollout-Strategie. Das Team startete bewusst schlank, mit dem klaren Ziel, die Signaturlösung in einem realitätsnahen Kontext zu testen. Erst nachdem die Funktionalität überzeugt hatte, wurden weitere Elemente wie das Single Sign-On (SSO) und die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem integriert.

Auch die internationale Einsetzbarkeit wurde früh geprüft – besonders hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit von Signaturen, wenn Unterzeichnende im Ausland arbeiten.

Die Bedienung über die Web-Oberfläche und das Einladen externer Parteien ohne Konto („No-Account-Signing“) machten den Einstieg besonders niedrigschwellig – ein Grund, weshalb die E-Signatur intern schnell angenommen wurde.

Eingesetzte E-Signatur-Standards:

• Einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur (EES und FES): Diese werden häufig für interne Vereinbarungen wie Mitarbeitendengespräche, Ausbildungsvereinbarungen, NDAs (Verschwiegenheitsvereinbarungen) und ähnliche Verträge verwendet.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES wird bisher nur vereinzelt eingesetzt, vor allem bei wichtigen Verträgen wie Arbeitszeugnissen und Verträgen mit Behörden oder ähnlichen offiziellen Dokumenten.

Wie KENDRIS von der E-Signatur profitiert

Die Einführung von Skribble hat bei KENDRIS messbare Verbesserungen erzielt – sowohl auf Prozessebene als auch im Hinblick auf Benutzererfahrung, Nachhaltigkeit und Skalierbarkeit.

Konkrete Vorteile:

• Zeitgewinn: Rund 300 Arbeitstage pro Jahr werden eingespart – durch Wegfall von Ausdruck, Versand, Rücklaufkontrolle und Archivierung.
• Nachhaltigkeit: Über 60.000 Seiten Papier und über 170 kg CO₂ wurden bereits eingespart.
• Produktivitätsgewinn: Mitarbeitende können Dokumente jederzeit und ortsunabhängig unterzeichnen – besonders relevant bei international verteilten Teams.
• Sicherheit & Compliance: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt sämtliche regulatorischen Anforderungen nach Schweizer und EU-Recht.
• Hohe Nutzerakzeptanz: Dank der intuitiven Bedienung war kaum Schulungsaufwand notwendig. Mitarbeitende konnten nach wenigen Minuten starten.

KENDRIS x Skribble: Nächste Schritte

Nach dem erfolgreichen Rollout in den Kernbereichen plant KENDRIS als nächsten Schritt die Einführung der E-Signatur in der HR-Abteilung. Besonders Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen und Onboarding-Dokumente sollen künftig digital unterschrieben werden – rechtssicher, effizient und vollständig integriert in bestehende HR-Prozesse.

Über KENDRIS 

KENDRIS ist ein internationales Beratungs- und Treuhandunternehmen für vermögende Privatpersonen, Family Offices, Unternehmen und institutionelle Kund:innen. Mit über 200 Expert:innen an Standorten weltweit bietet KENDRIS Dienstleistungen in den Bereichen Treuhand, Steuerberatung, Vermögensstrukturierung und Outsourcing. Als unabhängiger Partner kombiniert KENDRIS persönliche Beratung mit digitalen Lösungen – für effiziente, sichere und grenzüberschreitende Zusammenarbeit. Der Fokus liegt auf Qualität, Compliance und nachhaltigem Mehrwert.

Über Anna Szkudlarek

Anna Szkudlarek ist Partnerin und Head of Product Development bei KENDRIS. In ihrer Rolle treibt sie die digitale Transformation des Unternehmens gezielt voran – mit Fokus auf effiziente Prozesse, regulatorische Sicherheit und Kundennutzen. Mit ihrer Erfahrung an der Schnittstelle von Technologie, Beratung und Produktentwicklung gestaltet sie nachhaltige Lösungen für eine zunehmend digitale Finanzwelt.

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