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Kurz gesagt: Ob eine Rechnung tatsächlich unterschrieben werden muss, hängt in der Schweiz vom jeweiligen Kontext sowie von den involvierten gesetzlichen Vorgaben ab. Im Verlauf dieses Artikels beleuchten wir alle entscheidenden Aspekte – auch mit Blick auf Zürich als Wirtschaftsstandort.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
5min
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Published on 3. Oktober 2025
Ob Unternehmerin, Selbstständiger oder Privatperson: Es stellt sich oft die Frage, ob Rechnungen unterschrieben werden müssen. Gerade in der heutigen Zeit der Digitalisierung, aber auch aus steuerlichen und rechtlichen Gründen, ist das Wissen darüber entscheidend.
Interessensgruppen, für die dieses Thema relevant ist:
● Unternehmer*innen und KMU, die Rechnungen stellen oder empfangen
● Selbstständige, Freiberufler*innen und Start-ups
● Privatpersonen mit gelegentlichem Rechnungsversand
● Steuerberatende und Buchhaltungsprofis mit Fokus auf die Rechtskonformität
Unser Ziel ist es, Klarheit zu schaffen – mit Schweizer Bezug und praxisnahen Beispielen direkt aus der Region Zürich.
Warum ist das Thema „Rechnung unterschreiben“ so wichtig?
Viele stellen sich genau diese Frage: Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Vor allem in der Schweiz ist diese Unsicherheit verbreitet. Die Unsicherheit resultiert aus dem Zusammenwirken gesetzlicher Vorschriften – wie dem Obligationenrecht – und gelebten Praxisstandards. Während eine Unterschrift manchmal als offizieller Nachweis dient, ist sie rechtlich meist nicht zwingend.
Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz und in Deutschland
Im Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 954a ff.) wird klar geregelt, welche Angaben eine Rechnung mindestens aufweisen muss. Eine Unterschrift als Pflicht ist nicht ausdrücklich vorgesehen. Ähnliches gilt für Deutschland: Laut § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die Unterschrift keine zwingende Vorgabe.
Das heisst für die Schweiz:
● Die rechtliche Gültigkeit einer Rechnung hängt nicht von einer Unterschrift ab, sondern davon, ob die zwingenden Inhalte vorhanden sind (z. B. Angaben zum Rechnungssteller, Leistung, Betrag, Datum).
● Die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Angaben stehen im Vordergrund.
Ist eine Rechnung ohne Unterschrift in der Schweiz rechtsgültig?
Kurzantwort: Ja, auch ohne Unterschrift ist eine Rechnung in der ganzen Schweiz in den meisten Fällen rechtsgültig.
Wichtige Punkte:
● Entscheidend ist, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind.
● Die Unterschrift wird häufig nur aus Gründen der Gewohnheit, der Dokumentation oder für interne Kontrollprozesse verwendet.
● Für die digitale Abwicklung von Rechnungen gewinnt die Unterschrift sogar noch weniger an Bedeutung.
Für Unternehmen und Privatleute bedeutet das: Weniger Administration, mehr Flexibilität in der Rechnungslegung.
Wer darf Rechnungen unterschreiben – und wann ist das sinnvoll?
Obwohl eine Unterschrift keine Pflicht ist, kann sie unter bestimmten Umständen sinnvoll sein – beispielsweise wenn ein Kunde oder Geschäftspartner diese ausdrücklich wünscht.
Folgende Personen können Rechnungen unterschreiben:
● Berechtigte Vertreter*innen des Unternehmens (z. B. CEO, Prokura, delegierte Mitarbeitende)
● Inhaber*innen bei Einzelunternehmen
● Im Rahmen firmeninterner Vorgaben können auch bestimmte Mitarbeitende autorisiert sein
Tipp: Viele Organisationen regeln intern, wer Rechnungen zeichnungsberechtigt ist, insbesondere für internationale Geschäfte oder öffentliche Aufträge.Praxisbeispiel: Eine Zürcher Agentur nutzt elektronische Signaturen, um nachzuweisen, dass die freigegebene Rechnung wirklich von einer berechtigten Person unterschrieben wurde.
Vorteile elektronischer Signaturen mit Skribble
Zeit- und Kostenvorteile: Warum sich Digitalisierung rechnet
Die Zusammenarbeit mit Skribble, einem Schweizer Marktführer für elektronische Signaturen, bringt zahlreiche Vorteile:
Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen in der Praxis?
● Wegfall manueller Prozesse, keine physischen Unterschriften notwendig
● Schneller Versand und direkte Bearbeitung auch ausserhalb des Büros
● Reduktion von Archivierungskosten und Portokosten
● Digitaler Unterschriftsprozess in Echtzeit – oftmals in wenigen Minuten abgeschlossen
Zahlen & Fakten: Laut aktuellen Studien lassen sich durch die Umstellung auf elektronische Signaturen bis zu 70 % der Kosten für den Dokumentenabschluss einsparen – eine Erleichterung gerade für KMU und Start-ups in der Schweiz.
Die elektronische Signatur bietet Zeitersparnis im papierlosen Büro (Quelle: Skribble)
Sicherheit, Effizienz & Schweizer Datenschutz: Skribble macht den Unterschied
Neben Zeit- und Kostenersparnis überzeugt Skribble durch höchste Sicherheitsstandards – Made in Switzerland:
Was macht Skribble besonders sicher?
● Modernste Verschlüsselungstechnologien sorgen für Datenschutz auf Schweizer Niveau
● Erfüllt internationale und nationale Normen wie eIDAS (EU) und ZertES (Schweiz)
● Automatische Prozessdokumentation und Archivierung minimieren Fehlerquellen
Effizienzgewinne für dynamische Branchen:
● Ideal für regulierte Branchen wie Finanzwesen oder Recht in Zürich
● Prozessautomatisierung und sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten
● Nachvollziehbare Freigabe- und Prüfschritte
Regionale Positionierung: Skribble betreibt seine Rechenzentren in der Schweiz und gewährleistet rechtssicheren Datenschutz für Schweizer Unternehmen.
Digitale Erfolge: Praxisbeispiele mit Skribble
Die Vorteile von Skribble zeigen sich eindrücklich in der Praxis.
Beispiele aus der Schweiz:
● Mittelständisches Beratungsunternehmen: Halbiert Bearbeitungszeiten für Rechnungen und Verträge.
● HR & Vertragsmanagement: Unterschriften werden ortsunabhängig eingeholt, oft am gleichen Tag.
● Finanz- & Buchhaltungsabteilungen: Dokumentation und Nachvollziehbarkeit digital und gesetzeskonform umgesetzt.
Für weitere Einblicke und Referenzen steht Ihnen das Team von Skribble gerne zur Verfügung.
So vereinfacht Skribble die gesetzliche Einhaltung (Compliance) für schweizer Unternehmen
Regulatorische Sicherheit, die in der Schweiz überzeugt
Mit Skribble erfüllen Sie mühelos alle Anforderungen an elektronische Signaturen – national und international.
Schlüsselfaktoren für Compliance:
● Skribble unterstützt eIDAS (EU-Verordnung) und ZertES (Schweizer Signaturgesetz)
● Automatisierte Prüf- und Archivierungsmechanismen sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit
● Rechtssichere Dokumentation schützt Ihr Unternehmen vor Risiken und erleichtert Audits
Einfache Integration & Nutzerfreundlichkeit in Ihrem Arbeitsalltag
Skribble lässt sich unkompliziert in bestehende IT-Landschaften einbinden – ideal für Unternehmen in und um Zürich.
Wie funktioniert die Integration?
● Über offene Schnittstellen (APIs) direkte Anbindung an ERP-, DMS- und Branchensoftware.
● Bewährte Plug-and-Play-Lösungen für einen nahtlosen Übergang in die digitale Unterschriftenwelt.
● Intuitive Bedienung, die von Nutzenden jeden Erfahrungslevels geschätzt wird.
Mit Skribble rechtsgültig signieren: einfach, schnell und konform mit EU-Recht.
Muss ich Rechnungen unterschreiben? – Häufige Fragen und Antworten
Skribble stellt über technische Prüfmechanismen und die Einhaltung relevanter Standards sicher, dass Ihre Signaturen den gesetzlichen Vorgaben genügen.
