Skribble Admin-Bereich: Mitglieder, Rechte & Compliance einfach verwalten

Bei Skribble landen Admin-Fragen aus dem Team fast immer auf demselben Tisch: Wer darf neue Leute einladen? Was passiert mit alten Dokumenten? Wer sieht, wer wann signiert hat? Genau darum geht's im Admin-Bereich.

Roni Oeschger, CEO von Skribble, führt in dieser Produktdemonstration durchs komplette Admin-Dashboard – von der Mitgliederverwaltung über Managed Domains und Gruppen bis zu Plan, Aktivitätsprotokoll, elektronischen Siegeln, API-Schlüsseln und den Einstellungen für E-Mails und Dokumenten-Löschfristen.

Keine Feature-Liste von der Marketingseite, sondern die echte Oberfläche, Klick für Klick.

Das nehmen Sie mit

• Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick Signaturen, Identifikationen und wie viel Papier Sie sich sparen
• Mitglieder einladen, Admin-Rechte vergeben oder entziehen, Gruppen für Signierende und Betrachtende einrichten
• Managed Domains ordnen neue User automatisch Ihrem Account zu – ganz ohne manuelle Einladung
• Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann signiert oder sich identifiziert hat – externe Unterzeichnende bleiben dabei anonym
• E-Mail-Einstellungen, API-Schlüssel und Dokumenten-Löschfristen lassen sich an Ihre Compliance-Anforderungen anpassen

Dashboard: Alle wichtigen Reports auf einen Blick

Roni Oeschger: Herzlich willkommen zu unserer Produktdemonstration von Skribble. Ich freue mich, Ihnen einen etwas tieferen Einblick in die Nutzung unseres Produktes zu geben.

User, die im Backend von Skribble als Admin definiert werden, haben hier darauf Zugriff. Da ist einerseits ein Dashboard, das die wichtigsten Reports von Skribble aufzeigt, beispielsweise: Wann wurden wie viele Signaturen von welchem Standard gemacht? Man sieht auf einen Blick die neuesten Signaturen, die gemacht wurden, wer der Unterzeichner ist, wer es ausgelöst hat. Man sieht Identifikationen, die gemacht wurden über diesen Account, auch wieder welche das waren und wann. Man hat die Benutzer und die Mitglieder im Account. Und sehr spannend: Hier unten sieht man, wie viel Papier man gespart hat, weil am Ende, wenn wir elektronisch signieren, müssen wir Verträge nicht mehr ausdrucken, nur um eine Unterschrift zu machen. Das heisst, man kann die Dokumente komplett digital verwalten und ablegen.

Team verwalten: Mitglieder einladen und Rechte vergeben

Roni Oeschger: Dann haben wir hier den Bereich des Teams. Hier kann man einerseits die Mitglieder verwalten, das heisst, man kann neue User hinzufügen, eine Einladung an diese senden, dann erscheinen sie hier oben. Und hier unten sehen wir die User, die bereits im Account sind, ob diese Admins sind und Zugriff auf dieses Admin-Dashboard haben, oder ob sie Mitglieder sind, die einfach Signatureinladungen versenden können und unterzeichnen. Wir sehen auch, in welchen Gruppen sie sind, und können hier einzelnen Usern Admin-Rechte entziehen, hinzufügen oder sie auch entfernen.

Managed Domains: Neue User automatisch zuordnen

Roni Oeschger: Ein weiteres Feature von Skribble ist Managed Domains. Das heisst, man kann Domänen, also URLs, wie beispielsweise hier rafatest.com, bei Skribble als Domäne hinzufügen. Diese wird dann überprüft und, wenn die Prüfung erfolgreich ist, hinzugefügt. Das hat zur Folge: Wenn sich ein User mit dieser Domain für Skribble registriert, wird er automatisch diesem Skribble-Account hinzugefügt. Das heisst, das ist ein Automatismus, und man muss dann nicht mehr hingehen und die User manuell einladen, sondern kann kontrollieren, dass sie automatisch in den Account kommen.

Gruppen für Signierende und Betrachtende

Roni Oeschger: Hier sehen wir die Gruppen, die wir vorher angetroffen haben, einerseits beim Signieren als signierende Gruppen und andererseits bei den Betrachtenden, bei den Betrachtergruppen. Diese können hier erstellt und verwaltet werden.

Plan & Abrechnung im Überblick

Roni Oeschger: Auf der Plan- und Abrechnungsseite haben wir die Übersicht über den Skribble-Plan, in dem man ist. Das hier ist ein Scale-Account. Man sieht, wann der Plan automatisch erneuert wird. Man kann die Abrechnung hier verwalten. Man sieht, wie viele Mitgliederzugänge im Vertrag inklusive sind, wie viele Signaturkontingente hier drin sind. Da es unser Test-Account ist, hat dieser unbegrenzt von allen drei Standards. Und man sieht auch, wie viele Express-QES im Kontingent sind. Das ist unsere conversion-optimierte Variante der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die Identifikation und Signatur direkt kombiniert.

Aktivitätsprotokoll: Nachvollziehbarkeit für Admins

Roni Oeschger: Unter Aktivität sehe ich alle Kontobewegungen, die gemacht wurden. Konto im Sinne von Mitgliedern, die hinzugefügt oder entfernt oder zu Admin befördert wurden. Ich sehe auch, welche Signaturen gemacht wurden, welcher Standard, wer die Signatur ausgelöst hat. Das ist relevant, da hier eigentlich die Kosten entstehen. So kann man das zuweisen. Ich sehe auch die Unterzeichnenden, aber nur, wenn sie Mitglieder meines Business sind. Wenn es externe Signierende sind, werden sie hier nicht offengelegt, sodass ein Admin nicht sieht, wer intern mit extern signiert. Und zu guter Letzt sieht man hier auch die Identifikationen, die gemacht wurden, wer die identifizierte Person ist – auch wieder nur, wenn es eine interne Person ist. Bei externen Signierenden sieht man das hier nicht.

Elektronische Siegel für Firmen

Roni Oeschger: Skribble bietet nicht nur elektronische Signaturen, sondern auch elektronische Siegel an. Diese werden hier verwaltet, falls das relevant ist. Ein elektronisches Siegel ist das Pendant zur Signatur. Die Signatur ist an eine Person gebunden, das Siegel ist an eine Firma gebunden und ist damit sehr gut geeignet, um Massenversiegelungen zu machen. Ein Beispiel: Wenn Sie Rechnungen versenden, könnten Sie diese elektronisch versiegeln, vollautomatisiert, und damit sicherstellen, dass die Rechnung nicht verändert wurde und dass die Person, die die Rechnung erhält, hundertprozentig nachvollziehen kann, dass sie von Ihnen als Firma stammt.

API-Schlüssel und Integrationen

Roni Oeschger: Hier haben wir noch die API-Schlüssel. Skribble hat einen API-first-Ansatz. Das heisst, Skribble kann sehr einfach und sehr tief in bestehende Software integriert werden. Wir haben auch gewisse Plugins und Add-ons, die bereits ab der Stange verfügbar sind und andere Software mit Skribble verbinden können. Beispielsweise im Microsoft-Environment ist das mit unserer SharePoint-Integration möglich oder der Word- und Excel-Integration. Dazu braucht man einen API-Schlüssel, den man hier selber verwalten kann. Man kann einen neuen API-Schlüssel erstellen oder Demo-Schlüssel erstellen. Das ist zum Testen. Diese haben keine Kostenfolge, haben dann aber auch keine rechtsgültigen Signaturen zur Folge, wenn man einen Demo-Schlüssel verwendet. Wenn man einen Produktionsschlüssel verwendet, werden richtige Signatureinladungen erstellt, die Kostenfolge haben, aber auch voll rechtsgültig sind. So kann man diese hier verwalten.

E-Mail-Einstellungen: Custom-Domains und Erinnerungen

Roni Oeschger: Dann haben wir noch zwei Einstellungsseiten. Die eine dreht sich um E-Mails. Es gibt bei Skribble die Möglichkeit von Custom-E-Mail-Domains. Das heisst, anstelle unserer Skribble-Domain, die zum Versenden der E-Mails verwendet wird, kann man die eigene Domain nehmen, eine Subdomain des eigenen Unternehmens, und dann werden die E-Mails von dort versendet. Dann kann ich definieren, wie persistent Skribble mit Erinnerungs-E-Mails sein soll: Soll es gar keine Erinnerungen senden, alle drei Tage, wöchentlich oder alle zwei Wochen? Das heisst: An die Personen, die eine Einladung erhalten haben, aber seit drei Tagen nicht signiert haben, wird Skribble hier eine Erinnerung versenden.

Last but not least kann ich definieren, ob bei der finalen E-Mail, die verschickt wird, sobald die Signatureinladung von allen unterzeichnet wurde, noch das signierte Dokument selbst und/oder das Signaturprotokoll angehängt werden soll. Warum ist das nicht immer der Fall? Signierte Dokumente und Protokolle können relativ gross sein, vor allem die Dokumente, und das kann die Zustellbarkeit dieser E-Mail beeinträchtigen. Zudem ist es für gewisse Kundinnen und Kunden aus Compliance-Sicht nicht erwünscht, dass das signierte Dokument über den E-Mail-Kanal versendet wird, sondern sicher auf der Skribble-Plattform verbleiben und dort heruntergeladen werden soll. Falls ich mich dafür entscheide, kann ich das auch den Mitgliedern meiner Firma überlassen, sodass sie beim Einladen selbst entscheiden können, ob die Dokumente angehängt werden sollen oder nicht. Das heisst, man kann dann von Fall zu Fall entscheiden, ob man das möchte.

Dokumente und Löschfristen

Roni Oeschger: Und hier geht es noch um die Dokumente. Die Löschfrist, die wir vorher gesehen haben, ist die Zeit, nach der Dokumente gelöscht werden, nachdem sie auf der Plattform gelandet sind. Das heisst, hier wird sichergestellt, dass ein Dokument 30 Tage, nachdem es signiert oder abgelehnt wurde, automatisch von Skribble gelöscht wird. Skribble ist keine Archivlösung, wir sind eine E-Signatur-Lösung. Auch hier gibt es Firmen, die sagen: Aus Compliance-Gründen wollen wir, dass Dokumente spätestens nach 30, 60, 90 oder – wenn man sehr restriktiv ist – sogar nach 5 Tagen von der Plattform verschwinden, heruntergeladen und irgendwo abgelegt wurden. Aktiviert man das, werden die Dokumente gelöscht, weil Skribble nicht weiss, ob sie wirklich irgendwo archiviert wurden – das liegt dann in der Verantwortung der User.

Ja, und damit gehe ich wieder zurück auf meine Übersicht, auf meinen Skribble-Account, und habe Ihnen hoffentlich hiermit einen guten Überblick über die Funktionen von Skribble geben können. Ich freue mich, wenn Sie Skribble ausprobieren, nutzen und von den Vorteilen der E-Signatur profitieren.

Über Roni Oeschger

Roni Oeschger ist Mitgründer von Skribble und zeigt in dieser Produktdemonstration den Admin-Bereich der Plattform – von der Mitgliederverwaltung über Managed Domains bis zu Compliance-Einstellungen.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ronioeschger/