Arbeitsverträge ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, per Mail verschicken und anschliessend wieder manuell ablegen: Genau so sehen HR-Abläufe in vielen Personalabteilungen noch immer aus.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Bewerbenden und Mitarbeitenden: Unterlagen sollen schnell ankommen, von überall unterschrieben werden können und rechtlich sauber dokumentiert sein. Genau hier hilft die digitale Signatur im HR-Bereich, denn sie ersetzt langsame Papierwege und sorgt dafür, dass Unterlagen schneller unterschrieben zurückkommen.
Im HR-Bereich kosten Papierprozesse oft unnötig Zeit. Verträge werden ausgedruckt, verschickt, unterschrieben, eingescannt und erneut abgelegt. Mit elektronischen Signaturen laufen diese Schritte deutlich geordneter und schneller ab. Bewerbende, Mitarbeitende und externe Personen unterschreiben direkt im Browser, auch ohne eigenes Skribble-Konto.
Arbeitsverträge gelangen oft noch am selben Tag zurück. Das verkürzt die Time-to-Hire deutlich.
Drucken, Scannen und Postversand entfallen. HR-Teams sparen dadurch tägliche Routinearbeit.
Jede Unterzeichnung bleibt nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Zeitstempel und Prüfprotokoll.
Ob Homeoffice, Außendienst oder internationales Recruiting: Unterzeichnungen funktionieren ortsunabhängig.
Bewerbende unterschreiben Unterlagen ohne Medienbruch direkt auf Smartphone oder Laptop.
Dokument hochladen, Personen einladen, unterschreiben lassen. Alles läuft direkt im Browser.
Der E-Signing-Report von Skribble zeigt, wie stark sich diese Zeitersparnis im Alltag bemerkbar macht: 53 % der Nutzenden sagen, dass sie mit E-Signing 5- bis 10-mal schneller arbeiten als mit papierbasierten Unterschriften. Zusätzlich verkürzt sich der gesamte Unterschriftsprozess laut Report von 30 auf nur 3 Minuten pro Dokument.
Rechtsgültig nach ZertES
Die ZertES-Verordnung regelt innerhalb der Schweiz, wann elektronische Signaturen rechtsgültig sind. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform nutzen Sie die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Neben der Rechtslage spielt auch der Datenschutz eine grosse Rolle. Personalunterlagen enthalten sensible Daten und brauchen klare Zugriffsrechte. Wir setzen deshalb auf Hosting in der Schweiz, ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und fälschungssichere Prüfprotokolle.
Raus aus dem Papierchaos, rein in klare HR-Abläufe
Im HR-Bereich lassen sich viele Unterlagen elektronisch unterschreiben. Welche Form zulässig ist, hängt vom jeweiligen Dokument und von gesetzlichen Vorgaben ab. Die ZertES-Verordnung schafft dafür den rechtlichen Rahmen innerhalb der Schweiz.
E-Signaturen in HR-Abteilungen
So verkürzen HR-Abteilungen Papierwege und unterschreiben Unterlagen schneller mit elektronischen Signaturen.
Schon im Recruiting entstehen zahlreiche Dokumente mit Unterschrift. Viele davon lassen sich heute elektronisch unterzeichnen.
Folgende Unterlagen kommen häufig vor:
Das gilt es beim Signieren befristeter Arbeitsverträge zu beachten
Für befristete Arbeitsverträge gilt weiterhin Schriftform. Hier braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier mit handschriftlicher Unterschrift.
Auch nach der Einstellung unterschreiben Mitarbeitende regelmässig weitere Unterlagen. Elektronische Signaturen sorgen hier für klare Abläufe und kurze Abstimmungswege.
Typische Beispiele sind:
Gerade bei standortübergreifenden Teams sparen HR-Abteilungen dadurch viel Abstimmungsaufwand.
Beim Austritt entstehen ebenfalls zahlreiche Dokumente mit Unterschrift. Viele davon lassen sich elektronisch bearbeiten und direkt an die zuständigen Personen weiterleiten.
Dazu gehören unter anderem:
Nicht jedes HR-Dokument braucht dieselbe Form der elektronischen Signatur. Entscheidend ist, wie sensibel ein Dokument ist und welche gesetzliche Vorgabe gilt. Das ZertES unterscheidet dafür drei Standards. So wählen HR-Teams je nach Dokument die passende Form aus und bleiben rechtskonform.
Die einfache elektronische Signatur, kurz EES, eignet sich für formfreie Unterlagen ohne hohe rechtliche Risiken. Sie kommt häufig im internen HR-Alltag zum Einsatz, wenn eine Zustimmung oder Bestätigung ausreicht.
Typische Beispiele:
Gut geeignet für schnelle HR-Abläufe
Die EES hilft HR-Teams dabei, alltägliche Freigaben ohne Papier abzuwickeln. Mitarbeitende bestätigen Unterlagen direkt im Browser, ohne komplizierte Schritte.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur, kurz FES, bietet einen höheren Nachweiswert. Sie verknüpft die unterzeichnende Person eindeutig mit dem Dokument und macht spätere Änderungen erkennbar. Dadurch eignet sie sich für Unterlagen mit höherem Risiko oder grösserer Tragweite.
Diese Dokumente werden häufig mit FES unterschrieben:
Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, erfüllt die höchsten rechtlichen Vorgaben. Nach ZertES und OR ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie kommt deshalb bei Dokumenten mit gesetzlicher Schriftform zum Einsatz.
Typische Beispiele:
Für die QES prüft ein Vertrauensdiensteanbieter die Identität der unterzeichnenden Person. Danach unterschreibt die Person rechtsgültig direkt online.
Daniel Joost, Leiter HR Beratung & Rekrutierung, WincasaIch weiß nicht, wann ich im Büro zum letzten Mal einen Kugelschreiber in der Hand hielt. Von Arbeitsverträgen bis hin zu Arbeitszeugnissen – wir unterschreiben nur noch digital. Einen HR-Alltag ohne E-Signatur kann ich mir nicht mehr vorstellen.
Welchen E-Signatur-Standard für welches Dokument?
Erfahren Sie, wann EES, FES oder QES sinnvoll ist und welche Form Sie für Arbeitsverträge, Richtlinien oder Zusatzvereinbarungen nutzen sollten.
Elektronische Signaturen entfalten ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn unterschriebene Unterlagen direkt in der richtigen Personalakte landen. Genau das wird für viele HR-Abteilungen in den nächsten Jahren immer wichtiger. Denn spätestens ab 2027 müssen zahlreiche entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch geführt werden. Papierakten allein reichen dafür langfristig oft nicht mehr aus.
Mit einer digitalen Personalakte speichern HR-Teams Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Gehaltsunterlagen oder Bescheinigungen an einem zentralen Ort. Elektronische Signaturen sorgen dafür, dass diese Unterlagen direkt unterschrieben, archiviert und später nachvollziehbar geprüft werden können.
Welche Unterlagen häufig in der digitalen Personalakte liegen
Gerade bei sensiblen Unterlagen braucht HR klare Regeln. Nicht jede Person darf Dokumente versenden, einsehen oder unterschreiben. Deshalb sollten Personalabteilungen festlegen:
Zusätzlich spielt die Nachvollziehbarkeit eine grosse Rolle. Jede Unterzeichnung sollte mit Zeitstempel, Prüfprotokoll und eindeutiger Zuordnung gespeichert werden. Genau hier unterstützen elektronische Signaturen nach ZertES, weil jede Aktion dokumentiert bleibt.
Wir setzen dafür auf Hosting in der Schweiz, fälschungssichere Prüfprotokolle sowie klar steuerbare Zugriffsrechte. Dadurch bleiben HR-Unterlagen geschützt und gleichzeitig leicht auffindbar.
Personalunterlagen sicher ablegen und nachvollziehbar unterschreiben
Mit Skribble unterschreiben HR-Teams Personalunterlagen direkt im Browser, ohne Ausdrucke, Versandwege oder zusätzliche Programme. Der Ablauf bleibt dabei klar nachvollziehbar, auch wenn mehrere Personen beteiligt sind oder unterschiedliche Signatur-Standards nötig werden.
Zu Beginn laden Sie das gewünschte Dokument hoch und legen fest, wie unterschrieben werden soll. Dabei wählen Sie passend zum jeweiligen HR-Dokument zwischen EES, FES oder QES.
Anschließend ergänzen Sie die nötigen Schritte direkt im Dokument:
Nach der Vorbereitung laden Sie interne oder externe Personen per Link zur Unterzeichnung ein. Dafür braucht niemand ein eigenes Skribble-Konto. Gerade im Recruiting spart das viele Rückfragen und beschleunigt den Vertragsabschluss deutlich.
Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur nötig ist, prüft Skribble zusätzlich die Identität der unterzeichnenden Person online. Dieser Schritt läuft direkt im Browser und ohne komplizierte Technik.
HR, Führungskräfte oder Geschäftsleitung unterschreiben direkt online.
Auch Bewerbende oder externe Partner unterschreiben ohne Registrierung.
Die Identität wird sicher geprüft, bevor unterschrieben wird.
Sobald alle Personen unterschrieben haben, erstellt Skribble automatisch ein Prüfprotokoll. Jede Aktion bleibt nachvollziehbar dokumentiert, inklusive Zeitstempel und Zuordnung der unterzeichnenden Personen.
Zusätzlich behalten HR-Teams jederzeit den Überblick:
Sichere Speicherung und klare Nachweise
Wir speichern Prüfprotokolle zehn Jahre lang und setzen auf DSGVO-konformes Hosting in Deutschland und der Schweiz. Dadurch bleiben sensible HR-Unterlagen geschützt und nachvollziehbar archiviert.
HR-Teams kommen mit Skribble raus aus dem Papierkram und rein in klare Signaturabläufe. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Richtlinien gelangen schneller zu den richtigen Personen und kommen ohne Medienbruch zurück. Gleichzeitig bleiben alle Unterzeichnungen nachvollziehbar dokumentiert.
Direkt im Browser unterschreiben, ohne Installation.
EES, FES und QES in einem Tool.
Hosting in Deutschland und der Schweiz.
Fälschungssichere Prüfprotokolle mit Zeitstempel.
Übersichtliche Abläufe für HR-Teams und Bewerbende.
Wir begleiten Sie bei rechtlichen und technischen Fragen.
Als europäischer E-Signatur-Service für DACH verbinden wir hohe Rechtsgültigkeit mit klaren Abläufen und einfacher Bedienung. HR-Abteilungen arbeiten dadurch schneller, nachvollziehbarer und ohne unnötige Papierwege.
Sarah Jackson, Country HR Manager, easyJetIm schnelllebigen HR-Umfeld ist es wichtig, so effizient wie möglich zu sein. Das war mit unserem analogen Signaturprozess bisher schwierig, denn ich bin ständig auf Achse zwischen verschiedenen Standorten und arbeite mit Menschen, die nicht immer zu regulären Bürozeiten anwesend sind. Dank Skribble können mein Team und ich nun Unterschriften anfordern, unterschreiben lassen und erhalten – egal wo sich der Unterzeichnende gerade befindet.
Einfach, zertifiziert, integriert, lokal. Jetzt HR-Unterlagen elektronisch unterschreiben!
Ja, unterschriebene Dokumente lassen sich in bestehende HR-Abläufe und Systeme einbinden. Dadurch gelangen Verträge, Vereinbarungen und Nachweise direkt in die passende Personalakte. Wichtig bleiben dabei klare Ablage, geregelte Zugriffsrechte und nachvollziehbare Prüfprotokolle.
Einfach. Zertifiziert. Integriert. Lokal.
Kostenlose Testphase verfügbar.
Keine Kreditkarte nötig.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
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