Identitätsprüfung: So weisen Sie Ihre Identität rechtssicher nach

Verträge unterschreiben, sensible Unterlagen freigeben oder rechtlich bindende Vorgänge abschliessen, all das funktioniert heute ohne Papier. Damit das rechtssicher bleibt, braucht es einen klaren Nachweis: Wer hat tatsächlich unterschrieben? Genau hier setzt die Identitätsprüfung an.

Sie sorgt dafür, dass Unterzeichnungen eindeutig einer Person zugeordnet werden können, egal ob es um eine einfache Bestätigung oder um die Schriftform nach OR geht.

Identitätsprüfung: Das Wichtigste in Kürze

• Eine Identitätsprüfung zeigt, ob Person, Angaben und Identitätskarte wirklich zusammenpassen. So lassen sich Unterzeichnungen klar zuordnen und später prüfen.
• Je nach Vorgang reicht eine einfache Bestätigung oder es braucht eine Prüfung mit Identitätskarte und Video. Für QES ist eine eindeutige Identifikation Pflicht.
• Die Identität wird bei Skribble meist nur einmal bestätigt und bleibt bis zu fünf Jahre gültig. Eine neue Prüfung ist nur bei Änderungen wie neuer Nummer oder abgelaufener Identitätskarte nötig.
• Die Identitätsprüfung läuft in wenigen Minuten über Smartphone oder Browser. Danach können Sie Dokumente direkt rechtssicher unterzeichnen.

Was ist eine Identitätsprüfung und warum ist sie wichtig?

Eine Identitätsprüfung klärt, ob eine Person wirklich die Person ist, für die sie sich ausgibt. Im Alltag reicht dafür oft eine einfache Bestätigung. Sobald jedoch Verträge oder rechtlich relevante Vorgänge im Spiel sind, braucht es eine klare und belastbare Zuordnung.

Im Unterschied zu einer reinen Anmeldung geht es also nicht nur um Zugriff, sondern um einen echten Nachweis. Dieser Nachweis sorgt dafür, dass Unterzeichnungen eindeutig einer Person zugeordnet werden können.

Gerade bei der E-Signatur kommt es darauf an, dass klar ist, wer tatsächlich unterzeichnet hat. Nur so lassen sich Unterlagen eindeutig zuordnen und später nachvollziehen. Auf diese Weise entstehen Abläufe, die auch ohne Papier klar und prüfbar bleiben.

Welche Aufgaben erfüllt die Identitätsprüfung?

• Schutz vor Missbrauch: Sie erschwert es, dass jemand im Namen einer anderen Person handelt.
• Klare Zuordnung von Unterzeichnungen: Jede Unterschrift lässt sich eindeutig einer Person zuordnen.
• Nachvollziehbare Abläufe: Prüfschritte und Unterzeichnungen bleiben dokumentiert und prüfbar.
• Sicherheit bei sensiblen Vorgängen: Gerade bei Verträgen oder Personalunterlagen schafft die Identitätsprüfung eine verlässliche Grundlage.

Wenn Sie Unterlagen elektronisch unterzeichnen lassen, gehört die Identitätsprüfung daher immer zum Ablauf dazu. Sie sorgt dafür, dass der Wechsel vom Papier in den digitalen Flow nicht zu Unsicherheit führt, sondern zu klaren und nachvollziehbaren Prozessen.

Welche Methoden gibt es zur Identitätsprüfung?

Für die Identitätsprüfung gibt es verschiedene Methoden, die sich vor allem bei Prüftiefe, Aufwand und Einsatzbereich unterscheiden:

• Bestätigung per E-Mail-Adresse: Geeignet für einfache Vorgänge, bei denen keine hohe Beweiskraft nötig ist.
• Bestätigung per Mobilnummer: Sinnvoll, wenn die Zuordnung zur unterzeichnenden Person stärker abgesichert werden soll.
• Video-Identifikation: Die Person weist sich in einem Live-Video mit einer Identitätskarte aus. Das passt gut zu Vorgängen mit höherem Prüfbedarf.
• Selbst-Identifikation per App: Die Identifikation läuft geführt über das Mobiltelefon, meist mit Identitätskarte und kurzer Aufnahme des Gesichts.
• Identifikation über Online-Banking: Hier wird die Identität über bestehende Bankdaten und einen zusätzlichen Abgleich bestätigt.
• Identifikation vor Ort: Diese Methode kommt vor allem dann infrage, wenn ein persönlicher Nachweis verlangt wird.

Die Verfahren unterscheiden sich also nicht nur technisch, sondern auch in ihrer Aussagekraft. Während einfache Bestätigungen vor allem für formfreie Vorgänge passen, eignen sich Prüfungen mit Identitätskarte eher für Unterlagen, bei denen die Person eindeutig feststehen muss.

Wann reicht eine einfache Prüfung aus und wann brauchen Sie eine geprüfte Identität?

Bei elektronischen Unterschriften gilt nicht für jeden Vorgang dieselbe Prüftiefe. Massgeblich sind immer zwei Punkte, nämlich das Dokument selbst und die Frage, wie stark die Zuordnung zur unterzeichnenden Person später belegt werden muss. Bei einer internen Freigabe oder einem formfreien Vertrag reicht oft eine einfache Prüfung. Sobald jedoch sensible Unterlagen, arbeitsrechtliche Schreiben, behördliche Vorgänge oder Schriftform im Raum stehen, braucht es eine geprüfte Identität.

Bei der einfachen Prüfung geht es also vor allem darum, eine Person mit einem Kommunikationskanal zu verknüpfen. Bei der geprüften Identität reicht das nicht aus. Dann muss die Identität einer realen Person mit höherer Genauigkeit nachgewiesen werden, etwa über die Identitätskarte und einen weiteren Abgleich. Genau deshalb sollten Sie nicht jedes Dokument gleich behandeln. Wer alles mit derselben Prüftiefe versieht, macht einfache Abläufe unnötig schwer oder prüft heikle Vorgänge am Ende zu locker.

Wie hängt die Identitätsprüfung mit der elektronischen Signatur zusammen?

Eine elektronische Signatur ist erst dann sauber einzuordnen, wenn auch klar ist, wie die Identität der unterzeichnenden Person gesichert wurde. Die Signatur selbst zeigt die Zustimmung. Die Identitätsprüfung zeigt, wie stark sich diese Zustimmung einer Person zuordnen lässt. Darum steigt mit dem Signatur-Standard auch die Tiefe der Prüfung.

Wie wird die Identität je nach E-Signatur-Standard gesichert?

Konkret heisst das, dass die Identität je nach Standard auf unterschiedliche Weise gesichert wird. Sie können einfache Vorgänge schlank halten und bei Unterlagen mit höherem rechtlichem Gewicht eine deutlich strengere Identitätsprüfung einbinden. So passt die Art der Sicherung zur Art des Dokuments. Der Skribble E-Signing-Report zeigt: Unternehmen nutzen alle drei E-Signatur-Standards in ähnlichem Umfang: 35 % EES, 30 % FES und 35 % QES.

Wie läuft eine digitale Identitätsprüfung in der Praxis ab?

Bei Skribble läuft das Identifizierungsverfahren je nach E-Signatur-Standard unterschiedlich ab.

Gerade bei QES ist der Ablauf in der Praxis klar geführt. Sie scannen Ihre Identitätskarte mit dem Smartphone, nehmen ein kurzes Selfie-Video auf und lassen so prüfen, dass Identitätskarte und Person zusammenpassen. 

Wie lange ist die Identitätsprüfung bei Skribble gültig?

Ist die Identität verifiziert, ist diese Freischaltung bei Skribble bis zu fünf Jahre gültig. Neu identifizieren müssen Sie sich nur in folgenden Fällen:

• Sie nutzen eine neue Mobilnummer
• Sie wechseln Ihr Mobiltelefon
• Sie ändern Ihr Signatur-Passwort
• Ihre Identitätskarte ist nicht mehr gültig

Wie funktioniert die Inhouse-Identifikation für Unternehmen?

Mit der Inhouse-Identifikation von Skribble können Unternehmen eigene Mitarbeitende zu RA-Agenten ausbilden lassen. Diese Personen identifizieren danach weitere Mitarbeitende und Kunden für das Signieren mit der qualifizierten elektronischen Signatur, kurz QES.

Dafür schliesst Ihr Unternehmen einen RA-Agenturvertrag mit dem Skribble-Partner Swisscom ab. RA steht für Registration Authority. Im Vertrag wird ein erster RA-Master-Agent benannt. Diese Person durchläuft eine einmalige Schulung und kann danach weitere Personen identifizieren sowie weitere RA-Agenten aktivieren.

Wie wird Ihr Unternehmen zur RA-Agentur?

1. RA-Master-Agent für QES identifizieren
2. RA-Agenturvertrag mit Swisscom abschliessen
3. Vertrag elektronisch unterzeichnen
4. E-Learning und Webinar absolvieren
5. Weitere Mitarbeitende oder Kunden über die RA-App identifizieren

So kann Ihr Unternehmen QES-Identifikationen intern durchführen und wiederkehrende Freischaltungen einfacher abbilden.

Fazit: Identitätsprüfung mit Skribble sicher und nachvollziehbar umsetzen

Mit Skribble setzen Sie Identitätsprüfung und E-Signatur als zusammenhängenden Prozess um, statt beide Themen getrennt zu behandeln. Sie wählen den passenden Standard und erhalten genau die Form der Identifikation, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist.

Wenn Sie Ihre Identitätsprüfung direkt mit der E-Signatur verbinden möchten, setzen Sie auf einen Ablauf, der ohne Umwege auskommt und sich leicht in Ihren Alltag einfügt. Mit Skribble identifizieren Sie sich einmal und unterzeichnen danach Dokumente rechtssicher, klar geführt und ohne zusätzliche Hürden.

Identitätsprüfung – Häufige Fragen und Antworten

Diese Artikel könnten sie auch interessieren