Einfach, global, sicher: Wie Belimo mit Skribble Signaturprozesse weltweit vereinfacht

Als die COVID-19-Pandemie Belimo im Frühling 2020 zur plötzlichen Umstellung auf Homeoffice zwang, wurde ein analoges Alltagsproblem zur globalen Prozessfrage: Wie lassen sich Dokumente rechtsgültig unterzeichnen, wenn Mitarbeitende nicht mehr im Büro sind? Heute ist digitales Signieren bei Belimo weltweiter Standard. Mit Skribble unterzeichnet das Unternehmen rund 25'000 Mal pro Jahr – von einfachen Freigaben bis zu qualifizierten Signaturen nach eIDAS und ZertES.

Skribble bei Belimo: Das Wichtigste in Kürze

• Branche: Gebäudetechnik, HVAC, Building Automation
• Einsatz der E-Signatur: global, mit besonders starker Nutzung in der Schweiz, den USA, Asien und Deutschland
• Typische Anwendungsfälle: interne Genehmigungen und Freigaben, externe Verträge, diverse HR-Dokumente 
• Signaturen pro Jahr: ca. 25’000
• Eingesetzte Signatur-Standards: rund 60 % EES, 30 % FES, 10 % QES nach eIDAS und ZertES
• Gewinn: schnellere Prozesse, weniger Medienbrüche, hohe Akzeptanz, lokaler Support auf Deutsch und sichere Datenhaltung in der Schweiz oder EU

Wieso Belimo auf die E-Signatur setzt

Der Auslöser war die COVID-19-Pandemie im Frühling 2020. Plötzlich arbeiteten viele Mitarbeitende von zuhause aus, während wichtige Dokumente weiterhin ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden mussten. Was im Büro schon umständlich war, wurde im Homeoffice zum echten Hindernis.

Das Projekt wurde vom Finanzteam initiiert. Die Evaluation war pragmatisch, aber klar geführt: Entscheidend war nicht der grösste Funktionsumfang, sondern eine Lösung, die sich schnell einführen lässt und im Alltag sofort verstanden wird.

Von Anfang an war klar: Die Lösung muss rechtsgültig sein, einfach funktionieren, international einsetzbar sein und wirtschaftlich Sinn ergeben. Besonders wichtig war dabei die Datensicherheit – die Daten müssen in der Schweiz oder der EU gespeichert sein.

Skribble überzeugte durch die Kombination aus Einfachheit, Rechtsgültigkeit und Schweizer Vertrauensvorsprung. Die Plattform deckt alle relevanten E-Signatur-Standards ab – von der einfachen elektronischen Signatur (EES) bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). So kann Belimo je nach Dokument und rechtlicher Anforderung den passenden Standard wählen.

Skribble überzeugte Belimo mit hohen Sicherheitsstandards & Einfacher Bedienung:

• Rechtsgültige E-Signaturen für unterschiedliche Anforderungen
• Sichere Datenhaltung in der Schweiz oder EU
• Einfache Bedienung ohne umfangreiche Schulungen
• Internationale Nutzbarkeit
• Schneller Support 
• Ein Modell, das zum globalen Einsatz bei Belimo passt

Wie Belimo E-Signaturen weltweit einsetzt

Die Einführung von Skribble startete bewusst schlank und pragmatisch für den Hauptstandort Schweiz. Statt umfangreicher Schulungen oder formeller E-Learnings reichten zwei Info-E-Mails an die Mitarbeitenden. Danach konnten die Teams direkt loslegen. Dass dies funktionierte, lag vor allem an der Einfachheit der Lösung: Skribble wurde schnell als logisch, verständlich und alltagstauglich wahrgenommen.

Als klar war, dass die Lösung funktioniert und einfach zu bedienen ist, wurde sie schrittweise auf weitere Unternehmensdomänen ausgeweitet. Heute nutzt Belimo Skribble weltweit. Die Schweiz bleibt der stärkste Standort, gefolgt von den USA. Auch Teams in Asien und Deutschland signieren regelmässig mit Skribble.

Was zunächst vor allem für externe Verträge gedacht war, hat sich inzwischen auf weitere Bereiche ausgeweitet. Belimo unterschreibt heute auch interne Genehmigungen und Freigaben digital – und HR setzt Skribble stark für Anstellungsverträge und weitere Personaldokumente ein.

Im Alltag arbeiten die Teams hauptsächlich über den Browser. Zusätzlich können Dokumente direkt aus Microsoft-Produkten wie SharePoint signiert werden. Besonders wichtig ist dabei, dass Belimo alle E-Signatur-Standards nutzen kann: EES, FES und QES nach Schweizer und EU-Recht (ZertES und eIDAS). Die Möglichkeit, verschiedene visuelle Unterschriften zu hinterlegen, unterstützt zudem die Zeichnungsberechtigungen innerhalb der Konzernstruktur.

Eingesetzte E-Signatur-Standards

• Einfache elektronische Signatur (EES):
  Die EES kommt bei Belimo am häufigsten zum Einsatz. Sie eignet sich für Dokumente mit geringem Risiko und einfache interne oder externe Freigaben.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
  Die FES wird genutzt, wenn mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gefragt sind, aber keine qualifizierte elektronische Signatur nötig ist.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
  Die QES wird eingesetzt, wenn die höchste Signaturstufe erforderlich ist. Bei Belimo wird QES nach eIDAS häufiger genutzt als QES nach ZertES.

Mit der Zeit wurde die Nutzung auch technisch immer einfacher. Dank Single Sign-On (SSO) funktioniert Skribble heute auch für ein globales Unternehmen mit mehreren Domänen stabil und reibungslos.

Heute setzt Belimo Skribble überall dort ein, wo Dokumente rechtssicher und effizient unterzeichnet werden müssen. Zum Beispiel:

• Interne Genehmigungen und Freigaben
• Externe Verträge, darunter beispielsweise Lieferantenverträge, NDAs, Dienstleistungsverträge
• HR-Dokumente, insbesondere Arbeitsverträge

Wie Belimo von der E-Signatur profitiert 

Der grösste Nutzen zeigt sich dort, wo früher gewartet werden musste. Viele unterzeichnende Personen bei Belimo sind regelmässig unterwegs. Früher blieb ein Vertrag liegen, bis jemand zurück im Büro war. Heute geht das Dokument digital raus und wird teils innert Minuten von überall auf der Welt signiert – in dringenden Fällen sogar aus dem Urlaub.

Auch die Nutzungszahlen zeigen, wie fest Skribble heute im Arbeitsalltag von Belimo verankert ist. Seit der Einführung im Juni 2020 ist das Volumen stetig gewachsen: Die monatlichen Signaturen lagen in den ersten Jahren bei einigen Hundert – heute sind es über 2'000 pro Monat, mit Spitzenwerten von über 2'600. Aus einzelnen Anwendungsfällen ist E-Signing zum globalen Standard geworden, mit rund 25'000 Signaturen pro Jahr. 60 % davon sind einfache elektronische Signaturen, 30 % fortgeschrittene elektronische Signaturen und 10 % qualifizierte elektronische Signaturen.

Auch die automatischen Erinnerungen an Personen, die noch nicht unterschrieben haben, tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung bei. Der Prozess bleibt in Bewegung – ganz ohne manuelles Nachhaken.

Über Belimo 

Belimo ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Entwicklung von Feldgeräten für Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Hinwil (Schweiz) fokussiert sich auf Klappenantriebe, Regelventile, Sensoren und Zähler, die eine energieeffiziente Steuerung von HLK-Systemen ermöglichen.

Über Simona Signer

Simona Signer ist diplomierte Wirtschaftsprüferin und leitet als Transformation Lead für Finance and Business Services Strategieprojekte und konzernweite Operational-Excellence Initiativen. Zum Zeitpunkt der Einführung von Skribble hat Sie diverse Compliance Themen verantwortet und gerne Chancen genutzt Verbesserungen zu implementieren.

Über Marc Lischer

Marc Lischer ist IT System Engineer und verantwortlich für die technische Implementierung, die Administration und den Support von Skribble bei Belimo. Zudem steuert er die strategische Planung und Weiterentwicklung der Anwendung.