In einem papierlosen Büro geht es nicht nur darum, Dokumente zu speichern. Verschiedene Programme erfüllen unterschiedliche Aufgaben, vom Unterschreiben über das Verwalten bis zur Abbildung von Abläufen. Nicht jede Software deckt alle Bereiche ab. Je nach Ziel kann es sinnvoller sein, spezialisierte Tools zu kombinieren, statt auf eine grosse Komplettplattform zu setzen.
Einzelne Programme lassen sich grob nach ihrem Zweck einteilen. So fällt der Einstieg leichter.
| Funktionsbereich | Typische Softwarebeispiele | Nutzen im Arbeitsalltag |
|---|---|---|
Dokumentenverwaltung | Google Drive, ecoDMS, Aktenplatz | Ablage, Suche, Archivierung |
Elektronische Signatur | Skribble | Verträge unterzeichnen, rechtsgültig |
Buchhaltung | sevDesk, lexoffice | Rechnungen, Belege, Zahlungen |
Personalplanung | Staffomatic, Papershift | Schichten, Urlaub, Zeiterfassung |
Mobile Formulare | GoCanvas, Formstack | Aussendienst, Wartung, Services |
Nicolas Lemaitre, Projektleiter Smart City, Stadt ZugAnaloge Unterschriftsprozesse sind eine echte Ressourcen-Schleuder. Und das nicht nur in Bezug auf den Papierverbrauch
Je nach Arbeitsumfeld lohnt sich ein genauer Blick auf den Bedarf. Für Rechtsabteilungen oder HR-Prozesse kann eine sichere Signatursoftware relevant sein. Für Projektteams eher die Kombination aus Dokumentenverwaltung und Aufgabenübersicht.
Tipp für erfahrene Teams:
Wer bereits Cloudspeicher, Chattools oder Online-Meetings nutzt, sollte prüfen, ob bestehende Programme anschlussfähig sind. E-Signatur-Services lassen sich oft direkt in vorhandene Arbeitsumgebungen einbinden, zum Beispiel in Google Drive oder Microsoft 365. 76 % der E-Signing-Nutzer unterschreiben direkt im Browser, 12 % über Plug-ins und 12 % über APIs.
Bei der Suche nach der passenden Software kommt es vor allem auf drei Punkte an: Sicherheit, einfache Nutzung und rechtliche Tauglichkeit. Gerade bei sensiblen Abläufen wie dem Unterzeichnen von Verträgen oder dem Umgang mit personenbezogenen Daten darf es keine Kompromisse geben. Auch praktische Fragen wie die Lizenzform oder die Anbindung an vorhandene Programme sind wichtig für die Auswahl.
Nicht jede Software passt zu jeder Organisation. Manche Tools eignen sich für einfache Abläufe im Alltag, andere für umfangreiche Vorgänge mit mehreren Beteiligten. Wichtig ist, dass die gewählte Software die täglichen Tätigkeiten unterstützt und nicht ausbremst.
Was sind wichtige Auswahlkriterien für Software fürs digitale Büro?
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Hinweis: Die Informationen zu Funktionen, Preisen und Leistungen sind nicht abschliessend und basieren auf frei zugänglichen Angaben der jeweiligen Anbieter (Stand: Februar 2026). Trotz sorgfältiger Recherche dienen diese Angaben ausschliesslich der allgemeinen Orientierung und können sich jederzeit ändern. Die Darstellung von Skribble erfolgt im Rahmen eines redaktionellen Marktüberblicks und kann werbliche Inhalte enthalten. Es handelt sich nicht um einen unabhängigen Produkttest. Zwischen den genannten Anbietern und Skribble besteht keine geschäftliche Verbindung. Die Reihenfolge der gezeigten Papierlose-Büro-Softwares hat keine Aussagekraft.
Papierlose Büros bestehen heute aus mehreren spezialisierten Tools, die unterschiedliche Aufgaben abdecken. Welche Software sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Prozesse im Büro abgebildet werden sollen und wie stark diese miteinander verzahnt sind. Der folgende Vergleich zeigt verbreitete Softwares für papierlose Büros mit jeweils unterschiedlichem Schwerpunkt.
Welche Softwares sind für papierlose Büros sinnvoll?
fileee ist eine cloudbasierte Software zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Das Tool richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die papierbasierte Abläufe durch ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzen möchten. Datenverarbeitung, Hosting und Entwicklung erfolgen ausschliesslich in Deutschland und unter Einhaltung der DSGVO.
Die Software ermöglicht das Erfassen, Archivieren und Kategorisieren von Dokumenten über verschiedene Importkanäle wie E-Mail, Cloudspeicher oder Scanner. Neben der revisionssicheren Ablage bietet fileee Funktionen zur Volltextsuche, Aufgabenverteilung und gemeinsamen Dokumentenbearbeitung im Team. Exportmöglichkeiten in gängige Buchhaltungsprogramme sowie automatisierte Abläufe für Dokumentenprozesse sind ab höheren Tarifen enthalten.
Wovon profitiert Ihr digitales Büro mit fileee?
Wie hoch sind die Kosten von fileee?
fileee bietet vier Business-Tarife an. Die monatlich kündbaren Preise liegen bei EUR 0 (FREE), EUR 9,99 (PREMIUM), EUR 39,99 (PROFESSIONAL) und EUR 99,99 (ENTERPRISE), jeweils netto. Die Staffelung richtet sich nach Dokumentenvolumen, Funktionsumfang und Teamgrösse; für Teammitglieder fällt zusätzlich ein monatlicher Preis von EUR 9,99 pro Person an.
Skribble ist eine cloudbasierte Software für elektronische Signaturen und Teil der Tool-Landschaft eines papierlosen Büros. Die Plattform stammt aus der Schweiz und wird über Server in der Schweiz und in Deutschland betrieben. Sie ermöglicht die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten nach EU- und Schweizer Recht.
Skribble unterstützt die drei gesetzlich definierten E-Signatur-Standards: einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Dokumente werden über den Browser hochgeladen, an Beteiligte versendet und dort elektronisch signiert, ohne dass eine Installation erforderlich ist. Eine Anbindung an bestehende Systeme ist über eine API-Schnittstelle möglich, externe Personen können ohne eigenes Konto unterschreiben.
Was sind die Vorteile von Skribble für Ihr papierloses Büro?
Zertifizierungen nach ISO 9001 und ISO 27001 sowie DSG-Konformität
Zu welchen Plänen und Preisen ist Skribble verfügbar?
Skribble bietet mehrere Tarife, beginnend mit dem Plan «Individual» ab CHF 9 pro Monat für Einzelpersonen mit begrenztem Signaturkontingent. Die Pläne «Team»(CHF 23) und «Pro»(CHF 36) erweitern den Funktionsumfang um FES- und QES-Kontingente sowie Verwaltungs- und Integrationsfunktionen. Für grössere Organisationen mit hohem Signaturvolumen steht ein separat berechneter «Scale»-Plan zur Verfügung, alle Tarife lassen sich 14 Tage kostenfrei testen.
Jan Ammermann, Leiter Human Resources, HGCommercialHybrid Work verbessert für unsere Mitarbeitenden die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, wo es möglich ist. Die E-Signatur spielt dabei eine wichtige Rolle, indem sie unsere Unterschriftenprozesse effizienter gestaltet und uns dem papierlosen Büro näherbringt.
ecoDMS ist eine plattformunabhängige Software zur elektronischen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Sie basiert auf einem Client-Server-Prinzip und wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Die Software erfüllt gesetzliche Vorgaben wie GeBüV, DSG und OR.
Das System ermöglicht die gemeinsame Speicherung, automatische Klassifizierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Durch integrierte OCR-Technologie sind alle Dateien, einschliesslich Scans und PDFs, per Volltext durchsuchbar. Dokumente lassen sich direkt aus Office- und E-Mail-Programmen archivieren sowie über Web- und Desktop-Clients abrufen.
Was spricht für ecoDMS als Software fürs papierlose Büro?
Wie teuer ist die Nutzung von ecoDMS?
Die Private Edition kostet einmalig EUR 89 brutto pro gleichzeitiger Verbindung und richtet sich als papierlose Büro-Software an Privat-Personen. Die Business Edition ist für EUR 125 netto pro Verbindung erhältlich, erlaubt eine beliebige Anzahl paralleler Zugriffe und bietet denselben Funktionsumfang. Beide Versionen können mit einem 24- oder 48-monatigen Updatezeitraum erworben und 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
Papierlos.de ist eine webbasierte Software zur Organisation dokumentenbezogener Geschäftsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen. Der Dienst ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, Kontakten, Projekten und Rechnungen. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet.
Zur Grundfunktionalität gehören die gemeinsame Dokumentenablage, eine strukturierte Kontaktverwaltung sowie die Zuordnung von Dokumenten zu Kunden, Lieferanten oder Projekten. Darüber hinaus lassen sich Rechnungen erstellen, versenden und mit Zahlungsdaten abgleichen. Per API und Webhooks kann das System in bestehende Abläufe eingebunden und automatisch gesteuert werden.
Wie hilft Ihnen Papierlos.de, Ihr Büro zu digitalisieren?
Was müssen Sie für Papierlos.de zahlen?
Papierlos.de bietet drei Tarife mit monatlicher Abrechnung pro Nutzer: «Standard» für EUR 9, «Komfort» für EUR 19 und «Premium» für EUR 29, jeweils netto. Im Standard-Paket sind Dokumentenverwaltung, Kontaktpflege und Rechteverwaltung enthalten. Komfort und Premium erweitern den Funktionsumfang unter anderem um Rechnungserstellung, Projektverwaltung, Banking-Integration, Automatisierungen und OCR.
GoCanvas ist eine Cloud-Software zur Datenerfassung und Formularverwaltung mit Fokus auf den Einsatz in Aussendienst und Büro. Das Tool ersetzt papierbasierte Prozesse durch anpassbare, elektronische Workflows. Nutzende können damit Formulare erstellen, Daten erfassen, Berichte generieren und Abläufe koordinieren, auch ohne Programmierkenntnisse.
Mit der Software lassen sich Formulare elektronisch gestalten, ausfüllen und automatisch auswerten. Sie unterstützt unter anderem Fotodokumentation, GPS-Tracking, Barcode-Scanning, elektronische Unterschriften sowie Offline-Nutzung. Darüber hinaus können Abläufe in Teams über Aufgaben, Erinnerungen, Freigaben und Statusverfolgung abgebildet werden.
Worin liegen die Stärken von GoCanvas?
Was sind die Kosten für GoCanvas?
GoCanvas bietet zwei Tarife mit jährlicher Abrechnung ab jeweils drei Nutzenden. Der «Pro»-Plan beginnt bei $ 49 pro Nutzer und Monat und enthält Funktionen wie Formularerstellung, Team-Workflows und Dispatch. Der «Max»-Plan ab $ 79 pro Nutzer und Monat ergänzt dies um Videofunktionen, Aufgabenverfolgung, erweitertes Onboarding sowie Zugang zu SSO und SOC2-Berichten.
Staffomatic ist eine webbasierte Software zur Personalplanung in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sie ermöglicht die papierlose Organisation von Schichtplänen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Das Tool unterstützt dabei, die Koordination von Teams über verschiedene Standorte hinweg gebündelt und übersichtlich abzubilden.
Die Plattform bietet Funktionen zur Schichtplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Mitarbeitende können sich selbst auf Schichten bewerben, Zeiten mobil erfassen oder Abwesenheiten direkt in der App melden. Zusätzlich lassen sich Arbeitszeitkonten führen, Schichtvorlagen nutzen und Daten für die Lohnabrechnung exportieren.
Welche Vorteile bietet Staffomatic Ihrem digitalen Büro?
Welche Preise gibt es bei Staffomatic?
Staffomatic bietet drei Preismodelle mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung ab zehn Nutzerinnen und Nutzern. Der «Basic»-Plan startet bei EUR 2,00 pro Person und Monat und umfasst Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und mobile Nutzung. «Professional» (EUR 4,00) ergänzt dies um Zeiterfassung, Rollenrechte sowie API-Zugang und «Premium» (EUR 6,00) ergänzt zusätzlich ein Arbeitszeitkonto, Zuschlagsverwaltung sowie DATEV-Export. Alle Preise verstehen sich netto.
Aktenplatz ist eine webbasierte Software zur Verwaltung von Dokumenten und Arbeitsvorgängen in Unternehmen. Sie ermöglicht die strukturierte Ablage und Bearbeitung von elektronischen Akten an einem gemeinsamen Ort. Die Software richtet sich an Teams, die ihre Büroarbeit papierlos, nachvollziehbar und ortsunabhängig organisieren möchten.
Dokumente können gemeinsam abgelegt, versioniert und über Volltext durchsucht werden. Darüber hinaus stehen Werkzeuge zur Vorgangsbearbeitung, Aufgabenverteilung, Kommentierung und Rechtevergabe zur Verfügung. Die Software unterstützt die Zusammenarbeit in Teams, das Einhalten von Fristen sowie die rechtssichere Archivierung nach GoBD und DSGVO.
Wie punktet Aktenplatz als Software fürs papierlose Büro?
Welchen Preis zahlen Sie für Aktenplatz?
Die Nutzung von Aktenplatz kostet 25 Euro pro Monat und Nutzer, zuzüglich Mehrwertsteuer. Darin enthalten sind sämtliche Kernfunktionen für Dokumentenmanagement, Prozesssteuerung und Zusammenarbeit. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich, mit einer Kündigungsfrist von zwei Monaten vor Laufzeitende.
Nicht jede Software passt zu jedem Team. Je nach Branche, Reife der Abläufe und Sicherheitsbedarf lohnt es sich, strukturiert vorzugehen. Gerade, wenn bereits viele Tools im Einsatz sind, geht es oft um gezielte Ergänzungen. Diese fünf Schritte helfen bei der gezielten Auswahl.
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: In welchen Bereichen wird im Arbeitsalltag noch gedruckt, unterschrieben oder abgelegt? Wer die grössten Papierquellen erkennt, kann gezielt mit Tools gegensteuern. In Schritt zwei lohnt sich ein genauer Blick auf bestehende Programme, viele Systeme bieten bereits E-Signatur, Dokumentenablage oder Rechteverwaltung, ohne dass dies aktiv genutzt wird.
Ein strukturierter Auswahlprozess kann so aussehen:
Abläufe erfassen:
Wo entstehen im Alltag noch Papierdokumente, Scans oder manuelle Unterschriften?
Ziele klären:
Geht es eher um Archivierung, rechtsgültige Signaturen oder eine leichtere Zusammenarbeit?
Bestehende Tools prüfen:
Lassen sich Zusatzfunktionen aktivieren, die bereits lizenziert sind?
Testversionen nutzen:
Viele Anbieter bieten kostenfreie Testphasen. So lässt sich prüfen, ob Bedienung, Sprache und Sicherheitskonzept passen.
Mitarbeitende einbeziehen:
Wer später damit arbeitet, sollte früh mitentscheiden dürfen, das stärkt die Akzeptanz.
Wenn im Büro bereits papierlos gearbeitet wird, bleiben oft nur noch wenige Abläufe übrig, die vollständig umgesetzt werden müssen. Genau dort setzt ein Tool für elektronische Signaturen an, zum Beispiel bei Verträgen, Vereinbarungen, Protokollen oder Freigaben, die rechtsgültig unterzeichnet werden müssen. Ein E-Signatur-Tool ergänzt bestehende Dokumentenablagen, Buchhaltungsprogramme oder Projekttools, ohne diese zu ersetzen.
Skribble kann unter anderem in diesen drei Bereichen den Unterschied machen:
Arbeitsverträge, NDAs oder Vereinbarungen müssen oft die Schriftform erfüllen. Mit einer E-Signatur lassen sich diese Dokumente ohne Ausdrucken oder Versand rechtsgültig unterzeichnen.
Beim Onboarding, bei Urlaubsanträgen oder Zeugnissen sorgt eine E-Signatur für klare Abläufe. Alle Beteiligten sehen, was unterschrieben wurde und wann.
Freigaben, Bestellungen oder Protokolle lassen sich direkt elektronisch unterzeichnen. Das vermeidet Papier und hält den Ablauf durchgängig.
Warum passt Skribble oft gut in bestehende Büroprozesse?
Skribble ist für rechtsgültige Signaturen in der Schweiz und der EU einsetzbar, auch bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis. Ihre Daten können auf Servern in der Schweiz und in Deutschland verarbeitet werden. Der Einstieg ist schnell möglich, laut unserem E-Signing-Report konnten 42 % E-Signing innerhalb eines Tages einführen.
Jetzt Abläufe absichern, papierlos unterschreiben und rechtliche Klarheit schaffen
Einzelne Programme decken meist nur bestimmte Aufgaben ab, etwa Signieren, Buchhaltung oder Dokumentenablage. Für umfangreichere Abläufe kann eine Kombination mehrerer spezialisierter Tools sinnvoll sein. Wichtig ist, dass die Programme gut zusammenarbeiten.
Einfach. Zertifiziert. Integriert. Lokal.
Kostenlose Testphase verfügbar.
Keine Kreditkarte nötig.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch.
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