November 15, 2022

Wann ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Luc Lippuner
Wann ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Bequem unterzeichnen, von überall aus: Die Vorteile der digitalen Unterschrift liegen auf der Hand. In Bezug auf die rechtlichen Aspekte herrscht aber häufig Unsicherheit. In diesem Beitrag wollen wir wichtige Fragen dazu klären: Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig – und wenn ja, unter welchen Umständen? Welche Dokumente kann ich rechtsgültig auf digitalem Weg unterschreiben?

Das Wichtigste in Kürze: Sind digitale Unterschriften gültig?

  • Ja, die digitale Unterschrift ist prinzipiell genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift. Das ist seit 2016 in der eIDAS-Verordnung der EU festgelegt. Es gibt aber einige wenige Ausnahmefälle.
  • Digitale Unterschriften werden aus rechtlicher Sicht in drei verschiedene Arten unterteilt, die sogenannten E-Signatur-Standards. 
  • Für die meisten Verträge gilt die „Formfreiheit“: d. h. sie sind mit jeder Form einer digitalen Unterschrift gültig.
  • Jene Dokumente, bei denen rechtlich die Schriftform vorgeschrieben ist, sind nur mit dem E-Signatur-Standard der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig.
  • Darüber hinaus gibt es eine Handvoll Dokumente, bei denen die elektronische Form gänzlich ausgeschlossen ist, wie z. B. die Kündigung oder Bürgschaftserklärung.

Hintergrundwissen: Rechtsgültig vs. beweiskräftig

Neben der Rechtsgültigkeit gibt es aber noch ein anderes Kriterium für digitale Unterschriften – die Beweiskraft. Die beiden Begriffe werden häufig verwechselt, deswegen hier kurz der Unterschied:

  • Rechtsgültig: Ein Dokument mit dieser Unterschrift ist aus rechtlicher Sicht gültig.
  • Beweiskräftig: Ein Dokument mit dieser Unterschrift kann vor Gericht als Beweis dienen. Je nach Art der Unterschrift kann die Beweiskraft höher oder geringer sein.

Bei der Frage nach der Rechtssicherheit geht es darum, dass alle geltenden rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Dieser Aspekt ist bei der digitalen Unterschrift aber nur in vereinzelten Fällen relevant. Ein Beispiel wären die Informationspflichten eines Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer laut Nachweisgesetz, die aktuell nur in Papierform erfüllt werden können.

Rechtsgültigkeit: Nicht alle digitalen Unterschriften sind gleich

Um zu beurteilen, ob bzw. wann eine digitale Unterschrift gültig ist, sollten Sie wissen: Vor dem Gesetz sind nicht alle digitalen Unterschriften gleich (im rechtlichen Kontext spricht man übrigens von „elektronischen Signaturen“). Das EU-Recht (eIDAS-Verordnung) und das Schweizer Recht (ZertES) unterscheiden hier drei Arten, die sogenannten E-Signatur-Standards

Mehr Informationen zu den E-Signatur-Standards finden Sie auf unserer Übersichtsseite

Formfreie Verträge mit allen digitalen Unterschriften gültig

Für die meisten Verträge und Dokumente gilt per Gesetz die Formfreiheit. Das heißt, es steht den Vertragspartnern frei, in welcher Form sie ihr Einverständnis kundtun. Ein „Daumen hoch“ auf Facebook würde bereits reichen, ebenso eine eingescannte Unterschrift. 

Möchten Sie ein solches Dokument bzw. einen solchen Vertrag digital unterschreiben, dann ist jegliche Art der digitalen Unterschrift rechtsgültig – die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.

Es gibt drei verschiedene E-Signatur-Standards, nicht alle sind  vor dem Gesetz gleich

Bei Schriftform nur qualifizierte elektronische Signatur gültig

Manche Dokumente müssen jedoch per Gesetz in Schriftform vorliegen. Dazu zählt beispielsweise der befristete Arbeitsvertrag. Diese Dokumente sind nur dann rechtsgültig, wenn sie auf Papier oder mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet wurden. 

Achtung: Beachten Sie, dass die Formvorschriften für Dokumente jeweils von der nationalen Gesetzgebung abhängen. So ist in Deutschland beispielsweise für den befristeten Arbeitsvertrag die Schriftform vorgeschrieben, in der Schweiz hingegen gilt hier die Formfreiheit.

Erfahren Sie mehr zur Rechtsgültigkeit der E-Signaturen von Skribble.

Was macht eine digitale Unterschrift sicher?

Bei der Unterschrift auf Papier ist es der jeweilige Schriftzug, der für die Echtheit garantieren soll. Denn diesen täuschend echt nachzumachen ist nur schwer möglich. 

Anders ist es in der digitalen Welt: Das Bild des Schriftzugs – etwa bei einer eingescannten Unterschrift – kann man leicht kopieren und vervielfachen. Deshalb wird die Echtheit bei sicheren digitalen Unterschriften durch verschlüsselte elektronische Daten garantiert, die dem Dokument beigefügt werden.

Folgende Technologien kommen z. B. zum Einsatz:

  • Mit der Unterschrift ist ein digitales Zertifikat verbunden, das sich eindeutig zu einer bestimmten Person zuordnen lässt.
  • Es wird eine sogenannte Hash-Funktion verwendet, mit der sich zweifelsfrei nachweisen lässt, ob das Dokument nachträglich verändert wurde.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur sind diese Technologien verpflichtend. Das erklärt auch, warum sie aus rechtlicher Sicht anders bewertet wird als ein einfacher Scan der Unterschrift (dies entspräche der einfachen elektronischen Signatur).

Sie möchten eine sichere digitale Unterschrift erstellen? Mit Skribble ist das möglich – bequem in wenigen Klicks.

Die E-Signatur-Standards und ihre rechtliche Wirkung

Nun wollen wir uns die drei E-Signatur-Standards noch einmal im Detail ansehen: Welche rechtliche Wirkung haben sie jeweils? 

Einfache elektronische Signatur

Wie bereits erwähnt, gibt es keine besonderen Voraussetzungen, damit eine digitale Unterschrift als „einfache elektronische Signatur“ gelten kann. Wichtig ist allein, dass sie in irgendeiner Weise auf den Unterzeichnenden rückschließen lässt, z. B. indem der Name ausgeschrieben wird.

Um eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, gibt es viele Möglichkeiten:

  • Unterschrift einscannen 
  • Auf dem Tablet unterschreiben
  • E-Mail-Signatur einfügen
  • Vollständigen Namen eintippen

In puncto Rechtsgültigkeit gilt:

Eine einfache elektronische Signatur ist immer dann rechtsgültig, wenn für ein Dokument die Formfreiheit gilt. Das heißt, im Gesetz stehen keine Vorschriften, was die Form des Dokuments betrifft.

In puncto Beweiskraft gilt:

Eine einfache elektronische Signatur kann im Gerichtsprozess als Beweis dienen. Allerdings ist ihre Beweiskraft sehr schwach, da sich schwer nachweisen lässt, dass eine bestimmte Person auch wirklich Urheberin der Signatur ist.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur werden im Gesetz einige Anforderungen definiert. Beispielsweise muss sie eindeutig einem Unterzeichnenden zugeordnet werden können. 

Um eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu erstellen, müssen Sie sich an einen Anbieter für E-Signaturen wenden – beispielsweise Skribble –, da Sie geeignete technologische Dienste benötigen.

In puncto Rechtsgültigkeit gilt:

Genau wie die einfache elektronische Signatur ist auch die fortgeschrittene elektronische Signatur immer dann rechtsgültig, wenn für ein Dokument die Formfreiheit gilt. Das heißt, im Gesetz stehen keine Vorschriften, was die Form des Dokuments betrifft. 

In puncto Beweiskraft gilt:

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur kann im Gerichtsprozess als Beweis dienen und besitzt hohe Beweiskraft. Denn es lässt sich mit großer Sicherheit nachweisen, dass eine bestimmte Person auch wirklich Urheberin der Signatur ist. 

Mit Skribble kann jedes Dokument rechtsgültig und elektronisch signiert werden

Qualifizierte elektronische Signatur

Für die qualifizierte elektronische Signatur werden im Gesetz strenge Anforderungen definiert. Man muss sich beispielsweise vorher auf spezielle Weise (z. B. per Video oder persönlich vor Ort) identifizieren und so seine persönliche Identität mit einem digitalen Zertifikat verknüpfen.

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, müssen Sie sich deshalb an einen geeigneten Anbieter für E-Signaturen wenden – beispielsweise Skribble. Allerdings sollten Sie beachten: Nicht alle E-Signatur-Anbieter haben die qualifizierte elektronische Signatur im Sortiment.

In puncto Rechtsgültigkeit gilt:

Die qualifizierte elektronische Signatur ist prinzipiell immer rechtsgültig – es sei denn, das Gesetz schließt die elektronische Form für das betreffende Dokument explizit aus.

In puncto Beweiskraft gilt:

Eine qualifizierte elektronische Signatur kann im Gerichtsprozess als Beweis dienen und besitzt maximale Beweiskraft. Denn es lässt sich mit großer Bestimmtheit nachweisen, dass eine bestimmte Person auch wirklich Urheberin der Signatur ist. 

Welche Dokumente sind mit jeder elektronischen Signatur rechtsgültig?

Welche Dokumente sind es denn nun konkret, die in Deutschland mit jeglicher elektronischen Signatur rechtsgültig sind?

Die Antwort darauf lautet: fast alle. Deshalb sollen hier nur einige Beispiele genannt werden:

  • Bestellungen
  • Datenschutzerklärung
  • Übergabeprotokoll für Immobilien
  • unbefristeter Arbeitsvertrag
  • unbefristeter Mietvertrag
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
  • Kaufvertrag

Allerdings: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, zur Risikominimierung trotzdem einen höheren E-Signatur-Standard (fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur) zu wählen, um die Beweiskraft der Unterschrift zu erhöhen – beispielsweise bei einem Mietvertrag. Klären Sie dies am besten immer mithilfe von juristischer Beratung ab.

Welche Dokumente sind nur mit qualifizierter elektronischer Signatur rechtsgültig?

All jene Dokumente, bei denen per Gesetz die Schriftform einzuhalten ist, können Sie auf digitalem Weg nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben. 

Dazu zählen beispielsweise in Deutschland:

  • befristeter Arbeitsvertrag
  • befristeter Mietvertrag
  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
  • nachvertragliches Wettbewerbsverbot
  • Verbraucherdarlehensvertrag

Tipp: Alles zum Thema „Arbeitsvertrag digital unterschreiben“ lesen Sie in unserem Ratgeber.

Welche Dokumente sind mit elektronischer Signatur grundsätzlich nicht rechtsgültig?

Es gibt einige wenige Dokumente, bei denen der Gesetzgeber die elektronische Form explizit ausschließt. Diese müssen zwingend in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift vorliegen – mit digitaler Unterschrift wären sie nicht rechtsgültig.

Dazu zählen beispielsweise in Deutschland:

  • Dienstzeugnis (§ 630 BGB, §109 GewO)
  • Kündigung oder Auflösung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
  • Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
  • Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
  • Leibrentenversprechen, soweit das Versprechen der Gewährung familienrechtlichen Unterhalts dient (§ 761 BGB)
  • Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB), sofern sie nicht durch einen Kaufmann erteilt wird (§ 350 HGB)

Darüber hinaus gibt es vereinzelt Dokumente, die komplett „eigenhändig“ – also in Handschrift – verfasst werden müssen, wie beispielsweise das eigenhändige Testament.

Mit der digitalen Unterschrift rechtsgültig unterschreiben

Fakt ist also, dass die digitale Unterschrift in den allermeisten Fällen rechtsgültig ist. Trotzdem gilt es, die Formvorschriften der jeweiligen Dokumente zu kennen, um rechtlich immer auf der sicheren Seite zu sein. Bei vorgeschriebener Schriftform ist die qualifizierte elektronische Signatur Pflicht, sofern man digital signieren möchte. Und auch die wenigen Fälle, in denen die elektronische Form ausgeschlossen ist, sollten im Auge behalten werden.

FAQs

Sofern es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handelt und die Schriftform für das Dokument erforderlich ist, lautet die Antwort: Nein. Denn die Gültigkeit der Unterschrift entsteht hier durch – nicht sichtbare – elektronische Daten, die dem digitalen Dokument beigefügt werden. Bei einem ausgedruckten Dokument gehen diese verloren. Sofern für das Dokument ohnehin die Formfreiheit gilt, hat das Ausdrucken keine Auswirkung auf die Rechtsgültigkeit (sehr wohl jedoch auf die Beweiskraft).

Eine digitale Unterschrift ist immer dann ungültig, wenn der Gesetzgeber die elektronische Form für ein Dokument explizit ausschließt. Das ist aber nur sehr selten der Fall. Ein Beispiel dafür ist die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

Ja, prinzipiell ist die digitale Unterschrift auf einem PDF rechtsgültig. Ausnahmen gelten für einige wenige Dokumente, bei denen das Gesetz die elektronische Form explizit ausschließt. Beispiele dafür sind die Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder die Bürgschaftserklärung. Zudem gibt es manche Dokumente, die nur mit einer bestimmten Art der digitalen Unterschrift (der „qualifizierten elektronischen Signatur“) gültig sind.

Ja, grundsätzlich ist die elektronische Unterschrift genauso gültig wie die handschriftliche Version. Es gibt aber einige wenige Ausnahmen: Dokumente, bei denen das Gesetz die elektronische Form explizit ausschließt (z. B. das Dienstzeugnis), sind nicht mit der elektronischen Unterschrift gültig. Zu beachten ist auch, dass manche Dokumente nur mit einer bestimmten Art der digitalen Unterschrift (der „qualifizierten elektronischen Signatur“) gültig sind.

Wenn mit dem Begriff „digitale Signatur“ eine Unterschrift auf digitalem Weg gemeint ist, dann ist die Antwort: ja. Denn digital erstellte Unterschriften sind – bis auf wenige Ausnahmen – genauso rechtsgültig wie handschriftliche Unterschriften.

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