9. Juli 2024

Elektronische Signatur und elektronische Unterschrift – die Grundlagen

Kira Leuthold
Kira Leuthold

Wir von Skribble haben uns auf elektronische Signaturen spezialisiert und möchten diese möglichst einfach und auf höchstem Sicherheitsniveau bereitstellen. Doch worum handelt es sich eigentlich bei einer elektronischen Signatur genau? Wo liegt der Unterschied zur elektronischen Unterschrift? Wann kann ich sie einsetzen – und ist sie rechtlich verbindlich? Das und vieles mehr erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (oder: E-Signatur) ist eine Methode, um sein Einverständnis mit einem Dokument auf digitalem Weg zu dokumentieren. Je nach Art der elektronischen Signatur bzw. den rechtlichen Anforderungen an das Dokument ist diese auch rechtlich bindend und kann eine handschriftliche Unterschrift ersetzen. Technisch gesehen handelt es sich um eine Verknüpfung von elektronischen Daten, die auf die Identität des Unterzeichnenden und die Integrität des signierten Dokuments rückschließen lassen.

Was ist eine elektronische Unterschrift?

Neben dem Begriff „elektronische Signatur“ ist häufig auch von der „elektronischen Unterschrift“ die Rede. Die elektronische Unterschrift bezeichnet das Gleiche und ist somit eine Methode, um Dokumente rechtsgültig digital zu signieren. Im juristischen Kontext ist „elektronische Signatur“ der passendere Begriff, da dieser auch im Gesetzestext (eIDAS-Verordnung oder ZertES) verwendet wird.

Hinweis: Im folgenden Text verwenden wir daher die Begriffe „elektronische Unterschrift“ und „elektronische Signatur“ als Synonyme.

Mit Skribble schnell und einfach eine elektronische Signatur erstellen

Die Vorteile einer E-Signatur

Eine elektronische Signatur – oder kurz E-Signatur – bietet viele Vorteile gegenüber der Unterschrift auf Papier, denn sie vereinfacht Arbeitsabläufe für Privatpersonen und Unternehmen.

  • Überall signieren

    Ob im Home-Office oder auf Geschäftsreise: Unterzeichnen Sie Verträge dort, wo Sie sich befinden.

  • Effizient arbeiten

    Unterschreiben mit einem Klick: So vereinfachen Sie Prozesse und kommen zu schnelleren Abschlüssen.

  • Kosten reduzieren

    Mit der E-Signatur sparen Sie Reise-, Personal- und Druckkosten: bis zu 90 % weniger Ausgaben.

Wie bekomme ich eine E-Signatur?

Für eine rechtsgültige, sichere E-Signatur wenden Sie sich am besten an einen spezialisierten Anbieter für elektronische Signaturen. Bei Skribble können Sie zum Beispiel ganz unkompliziert elektronische Signaturen erstellen – in allen drei E-Signatur-Standards.

  • Dokumente wählen

    Laden Sie das Dokument auf unsere Plattform oder integrieren Sie Skribble in Ihre bestehende Software.

  • Signierende einladen

    Sie können nun selbst unterzeichnen sowie auch Kollegen, Partner und Kunden zum Signieren einladen.

  • Auf Knopfdruck signieren

    In Sekundenschnelle die Unterschrift setzen: ortsunabhängig am Mobiltelefon, Laptop oder PC.

Skribble bietet – je nach Bedarf – Pakete mit elektronischen Signaturen für Unternehmen in unterschiedlicher Größe sowie für Einzelunternehmer. Probieren Sie unsere kostenlose Testversion und lernen Sie unser Angebot kennen.

Das Video zeigt Ihnen noch einmal anschaulich, wie das elektronische Signieren mit Skribble abläuft:

Dokumente mit Skribble unterzeichnen

Anwendungsgebiete für E-Signaturen

E-Signaturen lassen sich in fast allen Bereichen wie eine handschriftliche Unterschrift einsetzen. Sie können damit gängige Dateiformate wie Word-Dokumente und PDFs unterzeichnen und Ihre Arbeitsabläufe entscheidend vereinfachen. Erfahren Sie hier, wie und wann elektronische Unterschriften zur Anwendung kommen.

Dokumente

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Je nach Dokument können Sie einen höheren oder niedrigeren E-Signatur-Standard wählen. 

Der höchste Standard, die qualifizierte elektronische Signatur, ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Mit dieser besonders sicheren E-Signatur können Sie nahezu alle Verträge digital unterschreiben.

So eignen sich elektronische Unterschriften beispielsweise für:

  • Arbeitsverträge
  • Kaufverträge
  • Jahresabschlüsse
  • Kontoeröffnungen
  • Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
  • Konsumkreditverträge
  • Versicherungspolicen
  • … und viele weitere Dokumente

Klären Sie am besten vorher juristisch ab, welche Art der E-Signatur (in Deutschland, der Schweiz bzw. einem sonstigen Land) für das zu unterzeichnende Dokument notwendig und ratsam ist.

Branchen und Abteilungen

Elektronisch zu unterschreiben ist zum einen praktisch für Privatpersonen. Zum anderen profitieren gerade Unternehmen stark von elektronischen Unterschriften. Diese können z. B. in folgenden Branchen zum Einsatz kommen:

Ob im Einkauf, Vertrieb oder der HR-Abteilung: Mit der Digitalisierung der Signaturvorgänge lassen sich in vielen Bereichen Effizienzgewinne erzielen.

System-Integration

Sie können Skribble mittels Schnittstelle in Ihre bestehenden Systeme einbinden und so direkt in der Software unterzeichnen. Einige Beispiele:

  • Google Drive Web App
  • Microsoft OneDrive
  • SharePoint Online
  • SAP
  • Microsoft Teams
  • Flatfox
  • Consor Universal

Elektronische Signatur: Arten

Als gesetzliche Grundlagen für elektronisches Signieren gelten die eIDAS-Verordnung (EU) und das ZertES (Schweiz). Dort wird zwischen drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden, den sogenannten E-Signatur-Standards:

Es ist sehr wichtig, diese Unterschiede zu kennen, da es von der Art der elektronischen Signatur abhängen kann, ob diese rechtsgültig ist oder nicht.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die niedrigste Stufe der elektronischen Signatur wird meist als einfache elektronische Signatur bezeichnet.

Gut zu wissen:  In den Gesetzestexten kommt dieser Begriff zwar nicht vor, er hat sich allerdings für all jene elektronischen Signaturen eingebürgert, die nicht die Voraussetzungen für den fortgeschrittenen oder qualifizierten Standard erfüllen.

Es gibt drei verschiedene Signaturstandards

Damit eine digitale Unterschrift als einfache elektronische Signatur gelten kann, müssen keine besonderen Anforderungen erfüllt werden. Laut eIDAS-Verordnung sind alle E-Signaturen:

Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.

Das Schweizer Gesetz verwendet eine ähnliche Formulierung.

Das bedeutet, jede Art der elektronischen Daten, die jemand zum Unterzeichnen nutzt, kann als einfache elektronische Signatur gelten. Dazu zählen beispielsweise:

  • E-Mail-Signatur
  • eingescannte Unterschrift
  • Schriftzug am Tablet

Selbstverständlich bieten solche Signaturen keine Sicherheit vor Fälschungen. Für wichtige Dokumente und Verträge sollten Sie daher auf die höheren E-Signatur-Standards zurückgreifen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet schon deutlich mehr Sicherheit bei der Zuordnung der Unterschrift. Denn hier kommen spezielle Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz, die z. B. sicherstellen, dass das unterzeichnete Dokument nicht mehr nachträglich verändert wurde.

Gut zu wissen: Skribble verwendet diese Verschlüsselungstechnik – obwohl rein rechtlich nicht gefordert – bereits bei der einfachen elektronischen Signatur.

Zudem müssen sich Unterzeichnende identifizieren, etwa durch geprüfte Unternehmens-E-Mail-Adresse und/oder eine Mobiltelefonnummer, damit ihnen die Signatur später eindeutig zugeordnet werden kann.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der höchste E-Signatur-Standard. Rechtlich ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (sowohl in der EU als auch in der Schweiz).

Der Unterschied zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur besteht vor allem darin, dass noch höhere Standards bezüglich der Verschlüsselung gelten und die Identifikation strenger geregelt ist. Unterzeichnende müssen einmalig ihre Identität bei speziellen autorisierten Stellen, sogenannten Zertifizierungsstellen, in der Schweiz auch Anbieterinnen von anerkannten Zeritifizierungsdiensten genannt, nachweisen. Dies kann beispielsweise durch folgende Verfahren geschehen:

  • Persönlich vor Ort
  • Video-Call
  • Online-Banking

Gut zu wissen: Bei Skribble müssen Sie sich nicht separat um die Identifikation bemühen. Sie können diese rasch und unkompliziert über unsere Plattform abwickeln.

Mit Skribble eine sichere, elektronische Unterschrift erstellen

Elektronische Signatur: Funktionsweise und Technisches

Wie funktioniert nun eine elektronische Signatur? Zuallererst ist es auch hier wichtig, nicht alle elektronischen Signaturen über einen Kamm zu scheren. Denn: Eine einfache elektronische Signatur muss sich per Gesetz keiner besonderen Technologie bedienen. So könnte allein schon der getippte Name unter einer E-Mail als einfache elektronische Signatur gelten.

Gut zu wissen: Trotzdem gibt es auch einfache elektronische Signaturen, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen und Verschlüsselungsverfahren nutzen – beispielsweise jene von Skribble.

Grundlage: Verfahren der digitalen Signatur 

Anders als bei der einfachen sind bei der fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur bestimmte Verschlüsselungsverfahren Pflicht. Hier kommt die Methode der digitalen Signatur zum Einsatz. Das ist ein Verfahren, mit dem geprüft werden kann, ob …

… die Signatur wirklich vom angegebenen Urheber stammt,

… das Dokument, das unterzeichnet wurde, nachträglich nicht verändert wurde.

Gut zu wissen: Die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ bedeuten nicht das Gleiche. Denn die digitale Signatur ist lediglich die Technologie, die für die Beweiskraft der elektronischen Signatur maßgeblich ist.

Sichere elektronische Signatur dank Zertifikat

Wichtiger Bestandteil des oben genannten Verfahrens ist zudem ein sogenanntes digitales Zertifikat: Dieses kann man sich ähnlich wie einen digitalen Personalausweis vorstellen. Es ist genau einer bestimmten Person (oder Institution) zugeordnet. Bei der Prüfung der elektronischen Signatur wird kontrolliert, ob der bzw. die Unterzeichnende über das entsprechende digitale Zertifikat verfügt.

Mehr über die technischen Hintergründe lesen Sie unseren Beitrag “Was ist eine digitale Signatur?

Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen

Elektronische Signaturen können rechtlich genauso verbindlich sein wie traditionelle Unterschriften. Aber: Es kommt sowohl auf die Art des Dokuments als auch die Art der elektronischen Signatur an. Entscheidend ist dabei: Schreibt das Gesetz für den betroffenen Vertrag die Schriftform vor oder kann dieser formfrei geschlossen werden?

  • Formfreie Verträge sind mit jeglicher Art der elektronischen Signatur rechtsgültig. Das trifft auf die meisten Verträge zu, beispielsweise den Kaufvertrag, die Kontoeröffnung oder den einfachen Arbeitsvertrag.
  • Verträge, welche die Schriftform (in der Schweiz: „einfache Schriftlichkeit“) erfordern, lassen sich auf digitalem Weg nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig unterzeichnen. Beispiele dafür sind der befristete Arbeitsvertrag in Deutschland oder der Konsumkreditvertrag in der Schweiz.

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag „Wann ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Beweiskraft erhöhen

In vielen Fällen ist es ratsam, auch bei formfreien Verträgen einen höheren E-Signatur-Standard zu wählen. Denn im Streitfall kann eine Signatur vor Gericht als Beweis der Willensbekundung dienen. Je nach Art der Signatur besitzt diese dann maximale (qualifizierter Standard), hohe (fortgeschrittener Standard) oder nur wenig (einfacher Standard) Beweiskraft.

Welchen E-Signatur-Standard brauche ich für welches Dokument? Unser E-Signing-Report zeigt Ihnen genau, worauf Sie achten müssen.

Häufige Fragen

Aus rechtlicher Sicht (eIDAS-Verordung bzw. ZertES) wird zwischen drei Formen unterschieden: der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. Am meisten Beweiskraft bietet die qualifizierte elektronische Signatur.

Das kommt darauf an, welche Form der elektronischen Unterschrift Sie verwenden möchten. Für die höheren Signaturstandards (fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur) müssen Sie mit einem E-Signatur-Anbieter zusammenarbeiten, der den gewünschten E-Signatur-Standard abdeckt. Falls Sie mit der qualifizierten elektronischen Signatur signieren möchten, stellen Sie sicher, dass der Anbieter mit einem anerkannten Zertifizierungsstellen (Anbieterinnen von anerkannten Zeritifizierungsdiensten) zusammenarbeitet.

Die einfache elektronische Signatur (EES) besteht aus Daten, die einem Dokument beigefügt sind, und die auf den Unterzeichnenden rückschließen lassen. Es kann sich dabei z. B. um eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, eine E-Mail-Signatur oder aber auch um eine verschlüsselte komplexere Variante handeln. Die EES tritt also in verschiedenen Formen auf, wobei sie je nach Ausführung kaum (z. B. Scan einer Unterschrift) oder mittlere (z. B. EES von Skribble) Beweiskraft hat.

Das hängt davon ab, welchen Signaturstandard Sie erreichen möchten. Für die einfache elektronische Signatur reicht im Prinzip Ihr getippter Name. Die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur müssen Sie in der Regel über einen Anbieter von E-Signaturen erstellen, der Ihnen die technische Infrastruktur zur Verfügung stellt.

Ja. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie den passenden Signaturstandard wählen, der die rechtlichen Anforderungen für das jeweilige Dokument erfüllt. Die höchste Stufe, die qualifizierte elektronische Signatur, ist aus rechtlicher Sicht der Unterschrift gleichgestellt und (bis auf ganz wenige Ausnahmen) für alle Verträge rechtlich bindend.

Nein. „Elektronische Signatur“ ist ein juristischer Begriff und es geht dabei spezifisch um das Unterzeichnen von Dokumenten auf elektronischem Weg. Die digitale Signatur bezeichnet hingegen ein mathematisches Verschlüsselungsverfahren, das für sichere elektronische Signaturen – aber auch noch für andere Zwecke – verwendet wird.

Sie können Kunden, Geschäftspartner und Kollegen zum Signieren in Skribble einladen, indem Sie einfach deren E-Mail-Adresse eingeben. Diese benötigen dazu kein Skribble-Konto.

Ein PDF-Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur können Sie ganz einfach mithilfe eines offiziellen Validators online prüfen. Die Gültigkeit aller E-Signatur-Standards wird außerdem im PDF-Reader von Adobe Acrobat direkt beim Öffnen angezeigt, sofern die Zertifikate von Mitgliedern der Adobe Approved Trust List ausgestellt sind (dazu gehören u. a. alle Vertrauensdiensteanbieter, mit denen Skribble zusammenarbeitet).

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