Digitale Signatur für Unternehmen

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Digitale Signatur für Unternehmen

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Digitale Signatur und elektronische Signatur

Digitale Signatur und elektronische Signatur – ist damit das Gleiche gemeint? Strenggenommen nicht:

  • Die digitale Signatur ist ein Verschlüsselungsverfahren, mit dem man die Identität des Unterzeichnenden zweifelsfrei nachprüfen kann. Man verwendet es, um sichere elektronische Signaturen zu erstellen. Es ist also ein technologischer Begriff.
  • Die elektronische Signatur (kurz: E-Signatur) meint die digitale Unterschrift an sich. Es ist ein juristischer Begriff und hat deshalb eine genaue Definition. Als E-Signatur gilt jede Verknüpfung von elektronischen Daten, die jemand zum Unterzeichnen verwendet. Ein visueller Schriftzug kann Teil der elektronischen Signatur sein, es ist aber nicht notwendig.

In der Alltagssprache werden oft beide Begriffe verwendet, um über Unterschriften auf digitalen Dokumenten zu sprechen. 

Wichtige Fragen zur elektronischen Signatur für Unternehmen

Elektronische Signaturen sind, bis auf ganz wenige Ausnahmen, genauso rechtsgültig wie Unterschriften auf Papier. Zu beachten ist aber: Es gibt drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur, die E-Signatur-Standards. Nicht jeder E-Signatur-Standard ist auf jedem Dokument gültig. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.

Wenn Sie eine sichere elektronische Signatur erstellen möchten, die das technologische Verfahren der digitalen Signatur nutzt, benötigen Sie die Dienste eines Anbieters für E-Signaturen – wie beispielsweise Skribble. Mit Skribble geht das digitale Signieren ganz einfach: Sie platzieren die Signatur auf dem Dokument und signieren in wenigen Klicks. Für die höheren E-Signatur-Standards (fortgeschrittene und qualifizierte E-Signatur) bestätigen Sie Ihre Identität mittels Zwei-Faktor-Identifizierung am Handy. 

Die Abrechnung von digitalen Signaturen erfolgt meist im monatlichen Abonnement. Bei Skribble können Sie zwischen verschiedenen Plänen wählen – abhängig von der Unternehmensgröße und dem Bedarf an Signaturen der verschiedenen Standards. Am beliebtesten ist unser Plan „Team“ für bis zu 20 Benutzer und mit inkludierter API. Informieren Sie sich hier: Pläne und Preise 

Digitale Signatur für Unternehmen erstellen mit Skribble

Vorteile der elektronischen Signatur für Unternehmen

Mit der elektronischen Signatur lassen sich geschäftliche Dokumente aller Art unterschreiben. Sie ist genauso rechtsgültig wie die Unterschrift auf Papier – aber viel effizienter.

Die Vorteile der elektronischen Signatur für Unternehmen sind überzeugend – vor allem, wenn Sie unseren Service von Skribble nutzen:

  • Schneller abschließen

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    Mit nur wenigen Klicks unterschreiben Sie in 3 Minuten statt wie bisher 30 Minuten – und damit 10 Mal schneller als bisher.

  • Kosten reduzieren

    Kosten um 90 % reduzieren

    Dank der elektronischen Signatur sparen Sie 34 Euro pro signiertem Dokument und senken Ihre operativen Kosten ab Tag 1.

  • Auf jedem Gerät signieren

    Überall signieren

    Ob Mitarbeitende im Home Office oder Lieferant in Asien – alle signieren ortsunabhängig per Smartphone oder PC.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Benefits, die digitale Signaturen für Unternehmen bereithalten:

  • Ressourcen sparen: Mit der elektronischen Signatur können erhebliche Mengen an Papier und CO2 eingespart werden. Dies trägt zur Nachhaltigkeit im Unternehmen bei.
  • Bessere Kundenerfahrung: Sie benötigen im Verkaufsprozess die Unterschrift des Kunden? Auf elektronischem Weg ist das Unterschreiben viel einfacher und bequemer. Ein Vorteil, den besonders B2B-Kunden zu schätzen wissen.
  • Image stärken: Elektronische Signaturen vermitteln den Geschäftspartnern und Kunden, dass Ihrem Unternehmen Werte wie Nachhaltigkeit und Innovation am Herzen liegen. 
  • Vertraulichkeit gewährleisten: Statt sensible Dokumente per Post zu verschicken, wird lediglich ein Einladungslink versendet. Das unterzeichnete Dokument wird verschlüsselt auf Hochsicherheitsservern gespeichert.
  • Vereinfachte Arbeitsabläufe: Aufstehen, drucken und Brief postfertig machen? Mit elektronischen Signaturen ist das nicht mehr nötig. Mitarbeitende erledigen alles am PC, ganz ohne Medienbrüche. Und: Skribble können Sie nahtlos in Ihre gewohnten Systeme einbinden, z. B. Google Drive oder SAP.
„Dank Skribble bin ich bei meiner täglichen Arbeit deutlich gelassener, da wir Verträge mit Tochtergesellschaften in Österreich, Mittel- und Osteuropa heute deutlich schneller und sicherer abschliessen können.“
Jaroslav Molik, Reinsurance Manager, UNIQA Re

Wer profitiert von der digitalen Signatur für Unternehmen?

Mehr Effizienz für alle Branchen

Die digitale Signatur lässt sich in allen Branchen einsetzen – auch bei hohen Compliance-Anforderungen, z. B. für: 

  • Versicherungen
  • Steuerberater
  • Immobilien
  • Anwälte
Unternehmensalltag mit Skribble vereinfachen

Geeignet für verschiedene Abteilungen

Vom Arbeitsvertrag über Bestellungen bis zum NDA: Dokumente aus allen Unternehmensbereichen lassen sich zeitsparend digital unterschreiben.

  • Vertrieb
  • Einkauf
  • HR
Digitale Unterschrift für Unternehmen mit Skribble erstellen

Welche Dokumente lassen sich elektronisch signieren?

Die elektronische Signatur ist – bis auf seltene Ausnahmen – bei allen Dokumenten rechtsgültig einsetzbar. Sie ist in 3 „Sicherheitsstufen“ verfügbar, den sogenannten E-Signatur-Standards. Je nach Dokument ist ein tieferer oder höherer Standard empfehlenswert.

Die Ausnahmen betreffen jene Dokumente, bei denen per Gesetz die elektronische Form ausgeschlossen ist. Es handelt sich hier um wenige Einzelfälle, dazu zählen z. B. das Testament und die Bürgschaft. 

Rechtsgültig signieren mit digitaler Signatur für Unternehmen

Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ist EU-weit in der sogenannten eIDAS-Verordnung festgelegt worden (in der Schweiz gilt das ZertES). Diese definiert drei verschiedene E-Signatur-Standards:

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) entspricht dem höchsten Standard. Sie ist der Unterschrift per Hand rechtlich gleichgestellt.

Als einfache elektronische Signatur kann sogar schon eine eingescannte Unterschrift gelten. Für die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur gelten höhere Anforderungen, was die Technologie und Identifizierung betrifft. Beispielsweise muss dort verpflichtend das Verschlüsselungsverfahren der digitalen Signatur und ein qualifiziertes Zertifikat zum Einsatz kommen. 

Ob einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur für Unternehmen: Bei Skribble erhalten Sie alle drei E-Signatur-Standards aus einer Hand.


Die E-Signatur-Standards unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Rechtsgültigkeit und ihrer Beweiskraft:

  • Rechtsgültigkeit: Die EES und FES sind bei Dokumenten ohne gesetzliche Formvorschrift rechtsgültig. Die QES ist zusätzlich bei Dokumenten mit Schriftformerfordernis rechtsgültig. Bei Ausschluss der elektronischen Form ist keine der E-Signaturen rechtsgültig. 
  • Beweiskraft: Im Streitfall besitzt die QES maximale Beweiskraft vor Gericht. Es gilt die Beweislastumkehr: Wer die Echtheit einer QES anzweifelt, hat die Bringschuld, einen Beweis dafür zu erbringen. Die FES besitzt hohe, die EES nur geringe Beweiskraft.

Welchen E-Signatur-Standard brauche ich für welches Dokument? Unser Factsheet zeigt Ihnen genau, worauf Sie achten müssen.

Datensicherheit garantiert – Hosting auf Schweizer Servern

Elektronische Signaturen von Skribble erfüllen höchste Sicherheitsanforderungen und eignen sich daher für sensible Dokumente und Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen.

  • DSGVO-konform

    Wir verwalten Ihre Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

  • Schweizer Hosting (ISO 27001)

    Wir hosten Ihre Daten EU-kompatibel in der Schweiz auf dem höchsten verfügbaren Standard (Tier IV). Unser Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert.

  • AES-256-Verschlüsselung

    Dokumente sind mit einem individuellen AES-256-Schlüssel verschlüsselt, welcher anhand asymmetrischer Kryptographie dem Nutzer zugeordnet wird.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Sicherheit?

Digitale Signatur in das Unternehmen integrieren

Die elektronische Signatur bietet deutliche Effizienzgewinne im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift. Trotzdem mangelt es immer wieder an der Akzeptanz für elektronisches Signieren. Interne und externe Stakeholder wollen erst überzeugt werden. Folgende Tipps helfen Ihnen, den Umstieg reibungslos über die Bühne zu bringen.

1) Klein ausprobieren, dann schrittweise ausweiten

Es empfiehlt sich, zunächst in einem ausgewählten Team und mit ausgewählten Dokumenten zu starten. Überlegen Sie: 

  • Welches Team in meinem Unternehmen eignet sich für ein Pilotprojekt? 
  • Möchte ich mit einem einfachen oder einem komplexeren Anwendungsfall (höhere Compliance-Anforderungen, mehr Signierende) starten?
  • Sollen nur interne oder auch externe Signierende beteiligt sein?

Zudem müssen Anwendungsfälle vorher rechtlich abgeklärt werden.

2) E-Signatur in Workflows einbinden

Der elektronische Signaturprozess sollte optimal in bestehende Workflows eingearbeitet werden. Ziel ist ein umfassendes digitales Vertragsmanagement, bei dem Vertragserstellung, Versand, Signierung und Archivierung nahtlos aneinander anschließen. Prüfen Sie, ob es Sinn ergibt, den digitalen Signaturvorgang per Plug-in oder API in bestehende Systeme zu integrieren.

Welche Systeme unterstützt Skribble und wie sieht die API aus?

3) Passenden Anbieter wählen

Ausgehend von z. B. Ihrem Unternehmensstandort, Ihrem Geschäftsbereich und Ihren Anwendungsfällen gilt es, einen passenden E-Signatur-Anbieter auszuwählen. Einige Fragen, die Sie sich beim Anbietervergleich stellen können: 

  • Ist die Anwendung einfach und benutzerfreundlich? 
  • Werden alle drei E-Signatur-Standards angeboten (und brauche ich das überhaupt)? 
  • Müssen eingeladene Personen einen eigenen Account anlegen? 
  • Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
„Mit der Einführung von Skribble konnten wir unseren Unterschriftsprozess über Nacht digitalisieren. Die Einführung als auch die Nutzung im Tagesgeschäft sind reibungslos. Dank der hohen Usability sind wir alle begeisterte Skribbler.“
Margit Brogl, DATEV eG Zentraleinkauf & Nadine Lisa Meier, DATEV eG Business IT

4) Akzeptanz durch Wissen schaffen

Mangelnde Akzeptanz von elektronischen Signaturen liegt oft in fehlendem Wissen begründet. Mit grundlegenden Informationen, z. B. zur Rechtsgültigkeit und Sicherheit der E-Signatur, lässt sich hier gegensteuern. Skribble bietet Ihnen für jeden Ihrer Schritte hilfreiche Informationen. Darüber hinaus sind unsere E-Signing-Experten gern persönlich für Sie da – per Telefon, Chat oder E-Mail. 

Kompaktes E-Signatur-Wissen für die Praxis: Unser E-Signing-Report 2023

Alles klar?

Das hängt von der gesetzlichen Formvorschrift für das betreffende Dokument ab. Bei Dokumenten ohne Formvorschrift ist jede Art der digitalen Unterschrift rechtsgültig. Gilt für ein Dokument die Schriftformerfordernis, dann ist auf digitalem Weg nur die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig.

Eine sichere elektronische Signatur bekommen Sie bei einem E-Signatur-Anbieter, wie beispielsweise Skribble. Mit Skribble können Sie je nach Bedarf eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erstellen. Für die einfache elektronische Signatur gibt es keine Vorschriften. Diese könnten Sie also auch selbst erstellen, indem Sie z. B. Ihren Schriftzug einscannen.

Ein elektronisches Siegel ist im Prinzip das Gleiche wie die elektronische Signatur – mit dem Unterschied, dass das E-Siegel für juristische Personen gilt, die E-Signatur für natürliche Personen. Das elektronische Siegel ist also sozusagen der Geschäftsstempel der digitalen Welt.

Immer dann, wenn für ein Dokument die Schriftformerfordernis gilt, ist in der digitalen Welt eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Nur dann ist das digital unterzeichnete Dokument rechtsgültig. Es können aber auch andere Gründe dafür sprechen, eine qualifizierte elektronische Signatur einzusetzen. Denn: Im Streitfall hat diese wesentlich mehr Beweiskraft vor Gericht als andere E-Signatur-Standards.

E-Signaturen mit hoher Beweiskraft erfordern eine Identifikation. Bei Skribble können Sie zwischen allen Identifikationsmethoden wählen, die für rechtsgültiges E-Signieren zugelassen sind. Ihnen steht somit für jeden Anwendungsfall eine schnelle und sichere Methode zur Verfügung. Häufig genutzte Identifikationsmethoden sind: E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, online via Video-Identifikation.

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