Die digitale Signatur im Baugewerbe - Webinar von Skribble & ERNE

Digitale Signatur im Baugewerbe: Wie ERNE mit Skribble den Papierkram hinter sich lässt

Raus aus dem Papierkram, rein in den digitalen Flow – im Baugewerbe ist das mehr als ein schöner Satz. Verträge, Bestellungen und Ausschreibungen wandern über mehrere Standorte, werden gedruckt, unterschrieben, gescannt und wieder verschickt. Jeder Schritt kostet Zeit, jeder Medienbruch ist eine Fehlerquelle.

Genau hier setzt die elektronische Signatur an. In diesem Webinar zeigen wir Ihnen gemeinsam mit der ERNE Gruppe und dem Schweizerischen Baumeisterverband, wo die Baubranche bei der Digitalisierung heute steht – und wie die E-Signatur konkret hilft, Prozesse schneller, sicherer und rechtsgültig zu machen.

Mit dabei sind drei Perspektiven: Rahel Reimann von Skribble führt durchs Webinar und live durchs Tool. Moritz Lüscher vom Schweizerischen Baumeisterverband ordnet den digitalen Wandel im Bau ein. Und Marco Roth von der ERNE Gruppe zeigt aus der Praxis, wie ERNE Skribble heute über alle Tochterfirmen hinweg einsetzt – ehrlich, inklusive der Stolpersteine.

Das lernen Sie in dem Webinar

• Warum der Digitalisierungsgrad im Bau tief bleibt – und wo der grösste Hebel liegt
• Wie ein Signaturprozess ganz ohne Medienbrüche aussieht
• Wann Sie welchen Signaturstandard brauchen: einfache (EES), fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• Wie ERNE rund 50'000 CHF, 76 Arbeitstage und 40'000 Blatt Papier pro Jahr einspart
• Worauf Sie bei der Einführung achten sollten, damit Ihr Team mitzieht

Kurz: Die digitale Signatur ist kein Wundermittel, aber ein entscheidender Baustein im Digitalisierungsprozess – mit überschaubarem Aufwand und grossem Effekt.

Vollständiges Transkript

Begrüssung und Vorstellung der Gäste

Rahel Reimann: Der Countdown ist vorbei und wir sind live. Wir starten pünktlich, ich sehe auch, es haben sich schon einige Teilnehmende eingewählt, wunderbar. An dieser Stelle schon mal herzlich willkommen. Mein Name ist Rahel Reimann, ich bin zuständig für Neukunden bei Skribble und freue mich sehr, Sie heute durchs Webinar zu begleiten. Mit dabei sind auch zwei tolle Gäste, die ich im Anschluss gleich vorstellen werde.

Vorab zwei, drei organisatorische Punkte: Das Webinar wird auf Hochdeutsch durchgeführt, die Dauer ist maximal eine Stunde. Schön, wenn Sie bis zum Schluss dabei sind – falls Sie früher gehen müssen, ist das natürlich kein Problem. Im Anschluss senden wir Ihnen die Aufzeichnung zu.

Es ist ein Online-Format, trotzdem möchten wir mit Ihnen in den Austausch gehen. Auf der rechten Seite gibt es einen Live-Chat. Schreiben Sie Ihre Kommentare oder Fragen an Skribble oder an unsere zwei Gäste gerne in den Chat. Der Chat wird von meiner Kollegin Jasmin moderiert – herzlichen Dank an Jasmin. Gewisse Fragen beantwortet sie direkt, weitere greifen wir am Ende live auf. Sollten wir nicht alle Fragen beantworten können, kommen wir im Nachgang direkt auf Sie zu.

Warum sind wir heute hier? Wir setzen uns mit einer Branche auseinander, die grosses Potenzial für digitale Lösungen bietet: die Baubranche. Und ich sage es immer wieder: Die digitale Signatur ist kein Wundermittel, aber ein entscheidender Baustein im Digitalisierungsprozess. Wir zeigen Ihnen heute, wie Skribble konkret unterstützen kann und warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt ist, sich mit dem Thema zu befassen.

Dazu haben wir zwei Gäste eingeladen. Links ist Marco Roth von der ERNE Gruppe. ERNE ist Kunde von Skribble, und Marco zeigt uns heute anhand eines Praxisbeispiels, wie ERNE Skribble bereits erfolgreich einsetzt. Passend zum Thema Baubranche haben wir ausserdem Moritz Lüscher vom Schweizerischen Baumeisterverband dabei – Experte, wenn es um Digitalisierung in der Baubranche geht.

Noch eine kurze persönliche Anekdote: Vor Kurzem habe ich meinen 97-jährigen Grossvater besucht und ihm vom heutigen Webinar erzählt. Fun Fact: Er hat vor vielen Jahren sein Praktikum bei ERNE gemacht und kennt die Branche aus seiner Zeit als Architekt bestens. Warum erzähle ich das? Ich finde es spannend, sich mit einer Generation auszutauschen, für die Stift und Papier noch das A und O waren. Heute stehen uns ganz neue Möglichkeiten zur Verfügung.

Und genau da setzen wir an. Frage an meine beiden Gäste: Könnt ihr euch erinnern, wann ihr zum ersten Mal mit der E-Signatur in Berührung gekommen seid? Marco, magst du starten?

Marco Roth: Auch von meiner Seite herzlich willkommen. Ich kann mich gut erinnern: Das war vor etwa zwölf Jahren das erste Mal. Damals war es noch etwas komplizierter als heute. Aber ich bin der Signatur treu geblieben, nutze sie praktisch täglich, und inzwischen hat sich das Produkt so entwickelt, dass es intuitiv ist und einfach Spass macht, damit zu arbeiten.

Rahel Reimann: Danke, Marco. Schön zu hören, dass sich einiges getan hat. Moritz, wie sieht es bei dir aus?

Moritz Lüscher: Vielen Dank, Rahel. Herzlich willkommen von meiner Seite. Ich mag mich tatsächlich nicht mehr erinnern, wann es das erste Mal war. Es war vor weniger als zwölf Jahren, das kann ich sagen. Aber ich weiss, wann es das letzte Mal war: letztes Wochenende, als ich die Mietverträge für meine neue Wohnung mit Skribble unterzeichnet habe. Da musste ich schmunzeln. Mietvertrag, Hausordnung – fünf Dokumente innerhalb von fünf Minuten unterzeichnet, für jeweils zwei Personen. Genau deshalb bin ich ein grosser Fan davon.

Rahel Reimann: Perfekt, vielen Dank, Moritz. Tolles Beispiel aus dem Alltag.

Die Agenda des Webinars

Rahel Reimann: Wir wollen mehr von eurem Erfahrungsschatz hören. Werfen wir einen kurzen Blick auf die Agenda. Moritz startet mit einem Einblick in den digitalen Wandel im Bauwesen: Wo stehen wir? Was bewegt sich? Was sind die Stolpersteine? Wir schauen konkret, warum und wie Bauunternehmen E-Signaturen heute schon einsetzen.

Es folgt eine Demo in Form eines Videos, das ich live kommentieren werde. Und dann freuen wir uns auf das Praxisbeispiel von ERNE, wo Marco auf konkrete Anwendungsfälle, Herausforderungen und Best Practices eingeht. Ihre Fragen haben heute natürlich auch Platz.

Wir wissen: Die Baubranche macht massiv Fortschritte in der Digitalisierung. Man will sich proaktiv mit neuen Möglichkeiten auseinandersetzen. Wir bei Skribble spüren das täglich im Austausch mit unseren Kunden – der Wille ist da. Trotzdem ist eine gewisse Zurückhaltung spürbar. Moritz, wir freuen uns auf deinen Input, ich übergebe an dich.

Digitaler Wandel im Bauwesen: Wo stehen wir?

Moritz Lüscher: Dankeschön, Rahel. Ich fasse mich kurz, denn ich bin selbst gespannt auf das Praxisbeispiel von Marco. Die konkreten Use Cases sind für mich immer am spannendsten – was es wirklich im täglichen Business ausmacht.

Wir provozieren gleich mit einer Einstiegsfolie: ein digitaler Reifegrad von 4 von 10. Das ist der jährliche Digital Real Estate Index von POMplus, der den Digitalisierungsgrad analysiert. Es ist eine relativ nichtssagende Zahl, da muss man stark differenzieren. 4.0 sieht wenig aus. Es gibt viele Bauunternehmen, die in den letzten Jahren enorm viel geleistet und Pionierarbeit gemacht haben – sowohl technologisch bei der Nutzung von Tools als auch strategisch und organisatorisch, etwa bei flachen Hierarchien und neuen Arbeitsprozessen. Dennoch: Insgesamt ist der Digitalisierungsgrad im Vergleich mit anderen Branchen immer noch relativ tief.

Im letzten Jahr ist er sogar leicht gesunken. Das könnte an einer gewissen Ernüchterung liegen, weil die Durchgängigkeit von BIM-Ansätzen – Building Information Modeling – über sämtliche Lebenszyklusphasen hinweg immer noch eine grosse Herausforderung darstellt.

Warum müssen wir überhaupt digitalisieren? Diese Grafik ist vielen bekannt: Wir holen heute gleich viel aus einer Arbeitsstunde heraus wie vor 30 Jahren. Das kann eigentlich nicht sein, wenn wir bedenken, welche Möglichkeiten wir heute haben, um die Effizienz zu verbessern.

Das wirkt sich auf die Marge aus. Ich bin selbst kein ITler, sondern Betriebswirtschaftler, ich schaue aufs Gesamtergebnis. Im Bau haben wir eine tiefe Marge, gerade bei den KMU: 1 bis 3 Prozent, verglichen mit etwa 7 Prozent in anderen Branchen. Das setzt die Unternehmen unter Druck, viele sind an der Liquiditätsgrenze. Dazu kommt der Fachkräftemangel, der den meisten Teilnehmenden mehr als bekannt ist und sich in den nächsten Jahren leider nicht verbessern wird. Bei einer Auswahl von Rollen sinkt das Angebot durch Pensionierungswellen stark, während die Nachfrage gleich bleibt oder steigt.

Zudem wird es zunehmend zur Anforderung, digitale Prozesse einzuführen. Auf der linken Seite sehen wir die öffentlichen Ausschreibungen auf SIMAP, die BIM-Kompetenzen als Eignungs- oder Zuschlagskriterien enthalten, von 2021 bis 2024. Vor allem bei Planungsleistungen gab es eine starke Zunahme, bei Bauleistungen eine noch schwache – die kommen aber in den nächsten Jahren. Durch die Strategie «Digitale Schweiz» werden weitere öffentliche und private Bauherren auf diesen Zug aufspringen und BIM-Kriterien verlangen, was die Prozesse stark beeinflusst. Ein Beispiel ist auch das E-Baugesuch, das jetzt von vielen Bauherren gefordert wird. Dazu haben wir vielleicht ein Wort von Marco.

E-Baugesuch in der Praxis

Rahel Reimann: Genau, das wäre super. Vielen Dank, Moritz. Kurze Frage an Marco, Stichwort E-Baugesuch: Wie hat euch das betroffen? Kannst du dazu etwas sagen?

Marco Roth: Ja, erste Anfragen kommen zu uns und erste Abwicklungen finden statt. Das ist noch nicht die Mehrheit, aber der Trend geht klar in diese Richtung. Wir wollen bereit sein, um das auch abwickeln zu können. Die ersten Abwicklungen haben bereits stattgefunden.

Rahel Reimann: Besten Dank, Marco. Wir hören später mehr von dir. Moritz, du hast es erwähnt: Die Rechtslage passt sich an. Was sind konkret die Herausforderungen im Alltag? Warum stockt der Wandel?

Die grössten Herausforderungen der Digitalisierung im Bau

Moritz Lüscher: Die sind tatsächlich vielseitig. Eine Auswahl der wichtigsten: Zum einen ist die Branche sehr fragmentiert. Wir haben viele verschiedene Stakeholder, die an einem Bauprojekt beteiligt sind – von der Ausschreibungsstelle über die Planung und die Realisierung bis zum Facility Management.

Dazu kommt die wirtschaftliche Unsicherheit: Die Liquidität ist vielleicht nicht vorhanden, um grosse Investitionen zu tätigen. Wir haben einen kulturellen Faktor, eine teilweise noch traditionell geprägte Branche. Das macht es nötig, die Leute mitzunehmen, zu schulen, zu befähigen und zu sensibilisieren. Das ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand.

Und nicht zuletzt haben die Anforderungen im Bereich Cybersecurity stark zugenommen. Die Angriffspunkte sind durch die zunehmende Vernetzung, die steigende Zahl mobiler Endgeräte und digitaler Prozesse gewachsen. Dadurch sind auch viele KMU zum Ziel von Angriffen geworden.

Rahel Reimann: Vielen Dank. Die Herausforderungen sind also da. Wo kann die E-Signatur ganz konkret helfen?

Wo die E-Signatur konkret hilft

Moritz Lüscher: Es geht nicht darum, von heute auf morgen den gesamten Betrieb zu transformieren. Sondern: Was sind pragmatische Ansatzpunkte, bei denen wir mit überschaubarem Aufwand einen merklichen Return on Investment erzielen, also einen echten Mehrwert?

Wenn wir einen papiergetriebenen Signaturprozess anschauen, sehen wir Medienbrüche im Prozess. Da ist eine Zeitkomponente, weil Dokumente ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und weitergegeben oder verschickt werden müssen. Teilweise entstehen Fehler. Und wenn etwas eingescannt wird, das so nicht hätte eingescannt werden dürfen, stellt sich die Frage der Rechtssicherheit – ist es noch ein Originaldokument oder nicht? Dazu kommt der manuelle Aufwand.

Bei einer E-Signatur – ich habe es vor eineinhalb Wochen selbst erlebt – läuft das digital, End-to-End und mobil. Ich kann das auf dem Handy machen, auf der Baustelle. Keine Fehlerquellen mehr. Wir haben die Rechtssicherheit, das ist ganz wichtig. Rahel zeigt nachher, wie das mit den drei Standards aussieht. Und wir brauchen keine physischen Ressourcen mehr. Ich konnte meine Verträge gleich als PDF herunterladen und ablegen.

Zusammengefasst: Der Signaturprozess ist ein einfach umsetzbarer Digitalisierungsschritt – aber mit einem relativ grossen Hebel, der viel Effizienzsteigerung bewirken kann.

Rahel Reimann: Vielen Dank, Moritz. Spannende Einblicke und ein cooles Statement zum Schluss, auf den Punkt gebracht. Das übernehme ich gerne für meine Beratung, wenn ich darf.

Warum Bauunternehmen Skribble nutzen

Rahel Reimann: Bevor wir zu Marco übergehen, werfen wir einen kurzen Blick auf E-Signaturen und stellen unser Unternehmen vor. Uns ist bewusst: Heute sind Zuschauende dabei, die unser Tool bereits kennen, aber auch einige, die Skribble noch nicht einsetzen.

Stand heute werden immer noch viele Verträge und Dokumente von Hand unterschrieben. Und bei Skribble sind wir transparent: Deshalb zeigen wir auch dieses Foto aus unserem Office in Zürich. Auch wir haben Momente der Frustration. Hier sehen wir unten links meine Chefin Claudia und zwei unserer Gründer, David und Roni, die einen Vertrag von Hand signieren. Das passiert nicht oft, kommt aber vor. Auch bei uns sieht die Realität manchmal anders aus – und das ist dann einfach mühsam, ineffizient, teuer und Papierverschwendung. Genau hier kommt Skribble ins Spiel: eine Lösung, die den Prozess effizienter und deutlich angenehmer gestaltet.

Grosse Zahlen zum Einstieg: Skribble wurde 2018 in Zürich gegründet. Wir haben heute über 160'000 aktive Nutzende und sprechen von mehr als 5 Millionen Signaturen. Das zeigt deutlich, was ich heute schon von Moritz und Marco gehört habe: Es ist intuitiv. Es wird viel geskribbelt, weil Skribble einfach ein intuitives Tool ist. Ich höre auch in Kundengesprächen immer wieder: «Skribble ist wirklich einfach, das hätte ich mir viel komplizierter vorgestellt.» Das ist ein ganz wichtiger Faktor, denn kein Unternehmen will ein kompliziertes Tool einführen. Es muss so verständlich sein, dass es im Arbeitsalltag wirklich genutzt wird.

Wer nutzt Skribble bereits? Neben ERNE sehen wir unter anderem Halter, Valo und Equans. Das sind Namen grosser Player. Heute sind aber auch viele Personen von KMU dabei, mit denen wir täglich im Austausch sind. Unsere Lösung passt flexibel auf unterschiedlichste Anwendungsfälle und Unternehmensgrössen.

Live-Demo: So funktioniert Skribble

Rahel Reimann: Skribble ist intuitiv – schauen wir es uns gemeinsam an. Ich habe ein kurzes Video aufgenommen, das ich jetzt einspiele und live kommentiere. Es dauert etwa drei Minuten. Für alle, die Skribble bereits kennen, ist es vielleicht eine Wiederholung – aber aus Erfahrung weiss ich, man entdeckt fast immer etwas Neues.

Wir sehen hier die Skribble-Webapp. Passend zum heutigen Thema lade ich gleich einen Musterwerkvertrag hoch, ein typisches Dokument aus dem Alltag der Baubranche. Um ein Dokument hochzuladen, können Sie es bei «Neu» einfach per Drag-and-drop oder via Upload hinzufügen. Sie sehen es auch unten: Sie können bis zu zehn Dokumente auf einmal hochladen. Wenn ich also zehn Dokumente an Marco und Moritz schicken müsste, könnte ich diese auf einmal hochladen, statt jedes einzeln. Das geht mit diesem Feature viel schneller.

Wir laden den Musterwerkvertrag hoch. Im nächsten Schritt definieren wir, wer das Dokument signieren soll – nur ich oder, wie meistens, mehrere Personen. Dann definieren wir die Beweiskraft der E-Signatur. Hier kurz zur Einordnung: Es gibt drei Arten der elektronischen Signatur – die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Eine sehr häufige Frage in Kundengesprächen lautet: Welchen Signaturstandard müssen wir einsetzen? Das hängt von der Formvorschrift und vom Haftungsrisiko des jeweiligen Dokuments ab.

Moritz und Marco haben es erwähnt: Baugesuche können im Kanton Zürich seit April 2024 elektronisch eingereicht werden – hier ist beispielsweise eine QES zwingend erforderlich. In diesem Beispiel laden wir einen Musterwerkvertrag hoch. Beim Werkvertrag sieht es anders aus: Er ist in der Schweiz, wie viele andere Verträge, formfrei gültig. Wir können ihn also auch mit der einfachen oder der fortgeschrittenen elektronischen Signatur signieren. Es gibt auch Unternehmen, die Werkverträge mit QES signieren – das ist eine Risikoabwägung und hängt von den internen Richtlinien ab.

Für dieses Beispiel nehmen wir die fortgeschrittene Signatur. Wir fügen die Person hinzu, die das Dokument signieren soll. Ich lade meinen Kollegen Sven ein, der mit mir im selben Team arbeitet. Wir können auch eine Signaturreihenfolge definieren. Dann können wir das Dokument nochmals durchschauen und die visuelle Signatur platzieren. Anschliessend bearbeiten wir den Betreff, fügen eine Nachricht hinzu, es gibt auch eine Betrachtenden-Funktion, und man kann einen Anhang hochladen. Jetzt haben wir die Signatureinladung versendet – sie geht direkt per E-Mail an die eingeladenen Personen. Ganz wichtig, weil diese Frage oft kommt: Mit Skribble können auch Personen signieren, die kein Konto haben. Wichtig ist nur, dass die Person, die den Signaturprozess anstösst, ein Skribble-Konto hat.

Jetzt signieren wir das Dokument. Ich habe die fortgeschrittene elektronische Signatur gewählt – dabei identifiziert man sich über die Mobilnummer, weil die verschiedenen Standards unterschiedliche Sicherheitsstufen erfordern. Schon signiert: Ich habe einen SMS-Code erhalten und eingegeben. Das Dokument ist noch ausstehend, weil bisher nur ich signiert habe und mein Kollege Sven noch nicht.

Schauen wir uns kurz den Admin-Bereich an, der einen tollen Überblick gibt. Das Dashboard haben wir seit Ende letztes Jahr. Es zeigt, wie viel Zeit man mit der digitalen Signatur einspart. Bei mir steht eine Sekunde – das ist etwas unrealistisch, weil es ein Demo-Account ist, aber es zeigt, wie schnell das geht. Das Dashboard zeigt auch den Signaturverbrauch des Unternehmens. In Kundengesprächen kommt oft die Frage nach dem Mengengerüst: Wie viele Signaturen brauchen wir? Welcher Standard wird am meisten eingesetzt? Das sind Erfahrungswerte, die man nach einigen Monaten anschauen und entsprechend das Angebot anpassen kann.

Ganz zum Schluss finde ich schön: Je mehr Sie digital signieren, desto mehr Bäume wachsen. Bei mir ist es als Demo-Account etwas karg. Unter «Mitglieder» kann man Mitglieder hinzufügen, wir bieten auch ein SSO-Setup an. Und in den Einstellungen lassen sich Dinge wie Löschfrist, Anhänge und Erinnerungsfunktion einstellen. Für eine detailliertere Demo kontaktieren Sie uns gerne, dann schauen wir das gemeinsam tiefer an.

Wichtig ist ausserdem: Skribble kann via API in bestehende Systeme eingebunden werden. Auch das besprechen wir gerne gemeinsam – wir haben verschiedene Unternehmen, die Skribble bereits via API an ihre bestehenden Systeme angebunden haben.

Schneller, günstiger, nachhaltiger – und rechtsgültig

Rahel Reimann: Wir haben es gesehen: Skribble ist intuitiv, vieles erklärt sich von selbst. Kurz zusammengefasst: Der Prozess mit E-Signaturen ist gegenüber der traditionellen Unterschrift im Schnitt bis zu zehnmal schneller, bis zu 90 % günstiger, und Sie sind damit bis zu 50-mal nachhaltiger unterwegs.

Ein ganz wichtiger Punkt: Die Lösung ist 100 % rechtsgültig. Die digitalen Signaturen sind im Gesetz verankert, und die Akzeptanz ist heute deutlich besser als vor sieben Jahren, als wir begonnen haben. Und gerade im Hinblick auf die geopolitischen Entwicklungen: Als Schweizer Lösung erfolgt bei uns 0 % Datenverarbeitung in den USA.

Sie sind gespannt auf das Praxisbeispiel – das sind nämlich nicht nur schöne Zahlen. Wir sehen sie jetzt im Einsatz bei ERNE.

Praxisbeispiel ERNE: Das Unternehmen

Rahel Reimann: Marco, wie sieht es bei euch aus? Vielleicht vorab noch ein, zwei Sätze zum Unternehmen ERNE.

Marco Roth: Sehr gerne, Rahel. Ein paar Worte zu ERNE: Wir sind eine Bauunternehmung, familiengeführt seit über 100 Jahren, also mit langer Tradition, verankert in der Nordwestschweiz an über 22 Standorten. Wir bieten das ganze Bauspektrum – vom Hoch- und Tiefbau über den Generalunternehmer-Bereich bis zum Holzbau, wo wir sehr stark sind, aufgeteilt in zwölf Tochterfirmen. Wir haben rund 1'000 Mitarbeitende. Auch in der Weiterbildung und beim Thema Fachkräftemangel sind wir aktiv: Wir beschäftigen aktuell rund 5 % Lernende. Und wir fördern die ganzheitliche Entwicklung auf der digitalen Seite, damit unsere Mitarbeitenden befähigt werden, sich mit digitalen Arbeitsmitteln auseinanderzusetzen.

Der Auslöser bei ERNE

Rahel Reimann: Besten Dank, Marco. Was war der Auslöser bei ERNE, sich mit E-Signaturen zu beschäftigen? Gab es einen konkreten Moment, in dem ihr gesagt habt: Jetzt ist Schluss mit dem Papierkram? Wie seid ihr gestartet?

Marco Roth: Bei uns war die grosse Herausforderung, dass Dokumente mit den vielen Standorten sehr lange hin- und hergeschickt wurden. Dabei fanden viele Medienbrüche statt – Drucken, Scannen – und die Sicherheit war nicht mehr gegeben, dass das richtige Dokument am richtigen Ort ankam. Wir wollten effizienter werden und die Teams in der ganzen Schweiz erreichen, auch auf der Baustelle. Die Leute sollten etwas Einfaches, Intuitives bekommen, um rasch und rechtskonform arbeiten zu können – und das mit wenig IT-Wissen, ohne Spezialanforderungen, und vielfältig anwendbar. Wir sind auch Projekte angegangen, bei denen es um Integrationen und Anbindungen ging.

In welchen Bereichen ERNE Skribble einsetzt

Rahel Reimann: Spannend. In welchen Abteilungen setzt ihr Skribble heute schon ein?

Marco Roth: Wir setzen es eigentlich flächendeckend über alle Tochtergesellschaften ein. Jede Firma von ERNE kann dasselbe Tool nutzen. Das war für uns ein wichtiger Punkt: ein Tool für alle, sodass wir standortunabhängig zusammenarbeiten können. Wichtig war auch, dass wir die Domains bündeln konnten. Die ERNE Gruppe hat viele Tochterfirmen mit eigenem Markenauftritt, und die Skribble-Plattform bot uns die Möglichkeit, alle Tochterfirmen unter einem Dach zu vereinen – trotzdem mit verschiedenen Signatur-Brands, aber auf einer Plattform.

Die Einführung war für uns vor allem auf der Bauführer- und Kaderebene im ersten Schritt wichtig, damit wir relevante Dokumente wie Verträge und Bestellungen schnell abwickeln konnten. Rund 300 Personen sind mit dem System ausgerüstet, da sind wir auf gutem Weg, das weiter zu verankern. Aktuell nutzen wir rund 3'000 Signaturen pro Jahr. Das ist bewusst keine Riesenzahl: Es geht uns darum, die relevanten Dokumente zu unterzeichnen – und nicht einfach jedes Dokument digital zu signieren.

Was sich bei ERNE spürbar verändert hat

Rahel Reimann: Das hört sich nach einer erfolgreichen Implementierung an. Was hat sich spürbar verändert? Hast du konkrete Beispiele?

Marco Roth: Was sich sehr stark verändert hat, sind die Durchlaufzeiten. Alles, was vorher Tage oder Wochen dauerte, ist inzwischen in Minuten erledigt. «Sekunden» wäre etwas sportlich, aber Minuten sind realistisch. Und es ist ortsunabhängig: Personen auf der Baustelle können mitunterzeichnen. Ich kann in den Abläufen vorgeben, welche Personen unterzeichnen sollen, sie werden automatisch benachrichtigt. So sehen alle den aktuellen Stand. Es gibt keine Diskussion mehr, wo das Dokument gerade liegt – es ist immer klar, wer noch etwas hinzufügen muss.

Es hat bei uns zu einer breiten Akzeptanz geführt, weil es sehr einfach war. Das war ein Gewinn: Die Personen mussten nicht lange geschult werden, und auch die IT kam schnell zum Ziel und konnte die Leute onboarden. Ein weiterer Punkt war das Signaturfeld. Wir wollten einen einheitlichen Auftritt und die Corporate Identity auch nach aussen zeigen. Das ist ein Vorteil der Lösung: Gewisse Funktionalitäten lassen sich standardmässig mitgeben, und auch die Grössen lassen sich einstellen, sodass ich auch bei Verträgen mit wenig Platz unterzeichnen kann. Aus meiner Sicht lässt sich die Lösung von Skribble sehr gut integrieren und nutzen.

Ausblick: API-Anbindung und SharePoint

Rahel Reimann: Und wie geht es weiter? Wie sieht unsere gemeinsame Zukunft aus? Was kannst du verraten?

Marco Roth: Im SharePoint-Umfeld geht es uns darum, auch grosse Dokumente miteinander verarbeiten zu können. Das sind vor allem Ausschreibungen, die zum Teil sehr Megabyte-intensiv sind. Und wir möchten unsere Prozesse weiter digitalisieren, sodass auch Prozesse aus Drittsystemen über die API-Schnittstelle integriert werden können. Da gibt es Projektideen und auch laufende Projekte, mit denen wir noch stärker in die digitale Signatur einsteigen möchten.

Rahel Reimann: Vielen Dank. Das ist ein wichtiger Punkt. Wir haben die Demo über die Webapp gesehen – aber wie Marco erwähnt hat, ist bei der Evaluierung einer Signaturlösung immer wichtig zu prüfen: Lässt sie sich auch via API in bestehende Systeme einbinden?

Die Herausforderungen bei der Einführung

Rahel Reimann: Marco, das hört sich alles sehr gut an – und so soll es auch sein. Aber sind wir kurz ehrlich: Was waren die Herausforderungen?

Marco Roth: Herausforderungen gab es vor allem bei Personen, die bisher alles von Hand unterschrieben haben. Da war die grosse Frage: Warum soll ich das tun? Es gab auch eine Gemeinde, die einfach JPEGs, irgendwelche Bildchen verwendet hat – das ist in keiner Form rechtsgültig. Da mussten wir den Mitarbeitenden zuerst die Vorteile mitgeben, aber auch die Grenzen und Chancen aufzeigen. Das Thema digital versus manuell war sicher eines der grössten.

Dann ging es um die Aufklärung: die Leute mitzunehmen, gerade die weniger IT-affinen ans System heranzuführen und ihnen zu zeigen, dass es nachvollziehbar ist. Ich sehe, wer wann was unterschrieben hat. Es ist nicht mehr nur ein Dokument mit einer Unterschrift, sondern wirklich nachvollziehbar. Auch die Geschwindigkeit ist beeindruckend – die Leute können unterzeichnen, egal wo sie sind. Das war eine Aufklärungsarbeit, die nötig war.

Der Umgang mit grossen Datenmengen ist für uns noch eine Herausforderung. Wir haben oft Dokumente mit umfangreichen CAD-Beilagen, die als ein Dokument signiert werden sollen. Da sind wir mit Skribble gerade daran, das weiter voranzubringen, damit wir solche Ausschreibungsunterlagen abwickeln können.

Im Bereich Lessons Learned noch die Einführung der Mitarbeitenden: Einerseits ist es wirklich sehr intuitiv, es braucht sehr wenig Schulung. Wir haben ein kurzes Video erstellt und auf unserer internen Schulungsplattform zur Verfügung gestellt – damit konnten die Mitarbeitenden starten. Das war sehr smooth. Für die höheren Beweiskraftstufen gibt es Authentifizierungsthemen. Da haben wir uns mit Skribble zusammengesetzt und haben jetzt eine eigene RA-Stelle (Registration Authority). Das heisst, wir dürfen selbst qualifizieren, wer welche Unterschriftsstufen nutzen darf. In der ersten Phase mussten die Leute zu einer zertifizierten Stelle, etwa einem Swisscom-Shop. Inzwischen können sie das bei internen Stellen im HR und in der IT machen. Das ist sehr gut angekommen.

Und dann ist die Durchdringung ein Thema: Die Signatur soll unsere Prozesse weitergestalten. Das haben wir angepackt, aber da gibt es sicher noch Potenzial, um es weiter voranzutreiben.

Rahel Reimann: Vielen Dank, Marco. Auch das ist ein wichtiger Punkt – die Datenmenge, gerade in dieser Branche. Es gibt Dokumente mit vielen Megabyte. Aber wie Marco gesagt hat, seid ihr da im aktiven Austausch mit uns. Wenn es eine Frage gibt, meldet euch gerne, dann schauen wir das gemeinsam an.

Die Bilanz: Was Skribble für ERNE bedeutet

Rahel Reimann: Vielen Dank, Marco, auch für deine Ehrlichkeit und Transparenz. Wir sind gemeinsam auf gutem Weg und wollen positiv abschliessen. Wir haben ausgerechnet, was die Einführung von Skribble für ERNE wirklich bedeutet. Und die Zahlen sprechen für sich: eine Einsparung von rund 50'000 Schweizer Franken, 76 Arbeitstage, 40'000 Blatt Papier und 68 Kilo CO₂. Beeindruckende Zahlen.

Eine letzte Frage an dich, Marco – das steht nicht auf der Folie: Thema Teamwork. Die Zahlen sind super, aber hat es mit Skribble auch auf der persönlichen Ebene gematcht?

Marco Roth: Ja, da kann ich wirklich positives Feedback geben. Das Team, das sich bei Skribble um uns kümmert, und die Leute bei ERNE haben sehr gut zusammengepasst und das Projekt schnell und ohne grössere Hürden aufgesetzt. Inzwischen sind wir beim Rollout auf der Kaderstufe durch, die Leute sind zufrieden. Auch die Zusammenarbeit mit Skribble funktioniert sehr reibungslos – genauso schnell wie das Tool ist auch der Support.

Rahel Reimann: Besten Dank, das freut uns zu hören. Wir sind fast am Ende angelangt – und wie zu Beginn versprochen, gehen wir jetzt noch auf Ihre Fragen ein.

Das Transkript endet hier. Es folgte die Live-Fragerunde mit dem Publikum.

Über ERNE Gruppe

Die ERNE Gruppe ist ein traditionsreiches Schweizer Bauunternehmen mit Hauptsitz in Laufenburg (AG). Seit der Gründung im Jahr 1906 durch Joseph Erne befindet sich das Unternehmen in Familienbesitz und wird heute in vierter Generation geführt. Mit rund 1'200 Mitarbeitenden bietet die Gruppe ein umfassendes Leistungsspektrum in den Bereichen Hochbau, Tiefbau, Umbau sowie als General- und Totalunternehmer an. Besondere Kompetenz zeigt ERNE auch im Holzbau, insbesondere in modularen und hybriden Bauweisen. Das Credo «Innovation aus Tradition» prägt das Unternehmen ebenso wie sein Engagement für Nachhaltigkeit, Digitalisierung und die Förderung von Nachwuchskräften.

Über Marco Roth

Marco Roth ist Leiter IT bei der ERNE Gruppe. In dieser Funktion verantwortet er die strategische und operative Ausrichtung der IT-Infrastruktur sowie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens. Mit seiner Expertise trägt er massgeblich dazu bei, innovative Lösungen wie die Einführung der E-Signatur voranzutreiben und die Effizienz der internen Abläufe zu steigern. Sein Engagement für moderne Technologien und Prozessoptimierung macht ihn zu einem zentralen Akteur in der digitalen Transformation von ERNE.