E-Signatur einführen: Wie Wincasa mit Skribble den Immobilienalltag digitalisiert

Papierstapel im Keller, Verträge per Post, Unterschriften, die tagelang unterwegs sind – so sah der Alltag bei Wincasa noch vor wenigen Jahren aus. Heute dauert ein digitaler Mietvertragsabschluss bei bestimmten Objekten noch 13 Minuten statt drei Wochen. Wie dieser Wandel gelungen ist, zeigt das gemeinsame Webinar von Skribble und Wincasa, dem grössten Immobiliendienstleister der Schweiz.

Im Gespräch führte Philipp Dick, Mitgründer von Skribble, durch eine kurze Live-Demo der Skribble-Plattform, bevor Marco Kissling, Head Digital & Innovation bei Wincasa, den vollständigen Weg von der ersten Idee bis zum unternehmensweiten Rollout der elektronischen Signatur nachzeichnete. Zum Abschluss beantworteten beide zahlreiche Fragen aus dem Publikum – von der QES-Identifikation bis zur Frage, wo die Signaturzertifikate eigentlich herkommen.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen, gibt das vollständige Transkript wieder und beantwortet die häufigsten Fragen aus dem Webinar.

Das nehmen Sie mit

• Warum die elektronische Signatur gegenüber der physischen Unterschrift als Gesamtprozess bis zu 10-mal schneller, 50-mal nachhaltiger und rund 90 % günstiger ist
• Wie Wincasa Unterschriftsarten systematisch nach Risiko, Formvorschrift und Volumen kategorisiert hat, bevor über Kosten gesprochen wurde
• Welche Kriterien bei Wincasa den Ausschlag für Skribble als Partner gaben – allen voran die Datenhaltung Schweiz und die API-Integration
• Wie aus einem kleinen Pilotprojekt mit rund zehn Nutzenden ein unternehmensweiter Rollout mit über 1'000 Mitarbeitenden wurde
• Warum Wincasa bewusst weiterhin analoge Kanäle anbietet, obwohl das Unternehmen konsequent auf Digitalisierung setzt

Warum Unternehmen auf die elektronische Signatur setzen

Philipp Dick: Leute, die sich eingewählt haben, sind auch einige mehr, die sich angemeldet haben. Aber lassen Sie uns starten. Und ja, herzlich willkommen zum ersten Skribble-Webinar zum Thema Einführung der E-Signatur und direkt am Praxisbeispiel von Wincasa.

Ich stelle ganz kurz die Agenda vor, die wir schon versendet haben, und zwar: Erster Punkt ist eine kurze Begrüssung und Einführung ins Thema, dann warum Unternehmen auf die E-Signatur und Skribble setzen, eine kurze Live-Demo, um zu zeigen, wie das im Frontend aussieht, weil es danach im Praxisbeispiel von Wincasa mehr über die API eingebettet ist. Der Fokus liegt dann eben auf dem Praxis-Case von Wincasa mit Marco Kissling. Und zum Schluss Fragen und Antworten.

Sie sind aber jederzeit willkommen, direkt im Chat die Fragen über die Chat-Funktion unten rechts einzutragen, und dann können Sie die Fragen stellen, die Sie möchten. Am Ende werden wir die beantworten.

Jetzt zu meinem Gast, Marco Kissling. Er ist ein erfahrener Digitalisierer, aber auch sehr erfahren im Bereich Real Estate. Über 6 Jahre war er in Beratung und Revision unterwegs, und da auch voll in der Digitalisierung, hands-on Real Estate, also sehr viel Erfahrung speziell im Real Estate und dann eben in der Digitalisierung, das in der Beratung. Und seit, wie lange bist du jetzt eigentlich bei Wincasa? Ich denke 6 Jahre?

Marco Kissling: 19, etwas über 4 Jahre.

Philipp Dick: Etwas über 4 Jahre bei Wincasa. Und da führst du, wie gesagt, Wincasa ins digitale Zeitalter. Daher herzliches Willkommen, Marco, und vielen herzlichen Dank, dass du uns deinen Case von Wincasa präsentierst. Mein Name ist Philipp Dick, ich bin einer der Mitgründer von Skribble und führe heute durch dieses Webinar.

Und jetzt zum Thema: Ja, warum Unternehmen auf E-Signatur und Skribble setzen. Heute sehen wir noch sehr viele, die auf Papier signieren. Dieses Bild trügt ein bisschen, wie schön das ist, einen Vertrag auf Papier zu signieren. Natürlich kann das sehr emotional sein, immer noch mit dem Kugelschreiber ein Stück Papier zu unterschreiben, aber im Gesamten gesehen ist es nicht sehr effizient in einem digitalen Zeitalter, in dem wir leben.

Also, elektronische Signatur ist das Thema, das viele Firmen aktuell angehen, beziehungsweise auch schon viele eben eingeführt haben. Und was man in Studien sieht: Die elektronische Signatur gegenüber der physischen Signatur als Ganzes gesehen, als End-to-End-Prozess, ist man bei 10-mal schneller, 50-mal nachhaltiger, 90 % günstiger. Und rechtsgültig im Sinn von: Alle Dokumente können signiert werden, jede Art von Dokumenten, bis hin zu denen mit einer Formvorschrift, können elektronisch signiert und dann eben effizient im Prozess weiterverarbeitet werden.

Aus der Schweiz heraus, überall, mit jedem signieren. Also Ihr Büro ist dann nicht mehr nur auf den physischen Platz, wo Sie sind, beschränkt, sondern Sie können überall, jederzeit arbeiten und von der ganzen Welt aus Leute einladen zu signieren, aber eben auch von jedem auf der Welt Signaturen einfordern, sodass in kürzester Zeit Dokumente vollständig signiert sind. Also jeder Vertrag mit jedem auf der Welt signieren ist das Thema.

Kurz zu Skribble: Skribble wurde 2018 gegründet. Mittlerweile haben wir über 100'000 aktive Nutzende, eine Vielzahl mehr an, nennen wir sie Passivnutzenden, die einfach eingeladen werden und vielleicht nur einmal signieren, ohne dass sie einen Account bei Skribble haben. Wir haben über 3 Millionen Signaturen getätigt. Und wie Sie sehen, haben wir neben Wincasa auch andere prominente Firmen, die Skribble einsetzen und so täglich die Effizienz im Bereich Prozesssignatur optimieren.

Live-Demo: So läuft eine Signatur bei Skribble ab

Philipp Dick: Jetzt, damit Sie ein Gefühl kriegen, wie Skribble im Frontend aussieht, eine ganz kurze Live-Demo. Und da teile ich einen anderen Screen. Ich muss schauen, dass ich den richtigen erwische.

So. Und zwar, hier sehen Sie das Frontend von Skribble, also hier bereits eingeloggt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man sich im Frontend von Skribble einloggen kann. Viele Firmen nutzen ein Single Sign-On, um zum Beispiel von Microsoft oder Google direkt diese Credentials nutzen zu können, um effizient auch das Frontend von Skribble nutzen zu können.

Wenn man ein Dokument signieren möchte, macht man das ganz einfach, indem man das entsprechende Dokument hochlädt. Hier als Beispiel nutze ich einen Projektvertrag. Und jetzt, von der Ausgangslage: Ich wäre hier jetzt ein Strategieverantwortlicher eines Flughafens und lade eine externe Person ein, den Projektvertrag für die Umnutzung eines Parkhauses zu signieren.

Wenn ich das mache, kann ich hier auf dem Skribble-Frontend einerseits wählen, ob ich alleine signieren soll oder mit anderen. In diesem Fall ist es eine externe Person, die mit mir signiert. Und unten wähle ich dann, ob es eine einfache Signatur sein soll, eine fortgeschrittene Signatur oder eben das Maximum, also die Qualified Electronic Signature, wo man dann noch auswählen kann oder muss, nach welchem Rechtsraum signiert werden soll. Soll nach europäischem Gesetz oder nach Schweizer Gesetz signiert werden. Für dieses Beispiel wähle ich die einfache Signatur.

Ich gehe auf den nächsten Screen. Einerseits will ich hier signieren, kann das direkt so auswählen. Und hier ist jetzt die Gegenpartei, wenn man so will, Kurt Baumgartner von der Beratungsfirma, die das Dokument gegenzeichnen soll. Dann kann man hier auch wählen, ob es eine Signaturreihenfolge geben soll, ob zuerst ich signiere und erst danach Kurt Baumgartner eingeladen wird zu signieren. In diesem Fall lassen wir das offen. Beide können den Vertrag grundsätzlich gleichzeitig signieren.

Und ich sehe jetzt das Dokument auf dem nächsten Screen. Ich kann das ganze Dokument nochmal lesen. Und ich gehe jetzt direkt zur Unterschriftenseite und kann hier die visuelle Signatur anbringen.

Wie wir alle wissen, die sich mit dem elektronischen Signieren schon befasst haben: Die visuelle Signatur ist aus rechtlicher Sicht nicht sehr wichtig, beziehungsweise gar nicht wichtig, sondern das elektronische Zertifikat ist ausschlaggebend. Aber für viele Leute, oder generell im heutigen Zeitalter, ist die visuelle Signatur nach wie vor aus Nutzererfahrungssicht sehr wichtig. Und entsprechend arbeitet Skribble auch viel daran, das weiter zu optimieren.

Im nächsten Screen kann ich eine Nachricht eingeben, die dann in der Einladung erscheint. Ich kann hier auswählen, ob noch jemand ein sogenannter Observer sein soll, also jemand, der einfach eingeladen wird, den Signaturprozess mitzuverfolgen, aber selber nicht signieren soll. Und bei den Attachments kann ich ein Zusatzdokument anfügen, das zum Vertrag gehört, aber nicht signiert werden soll.

Jetzt, im nächsten Klick, wird die Einladung versendet. Und um zu schauen, was jetzt bei Kurt Baumgartner passiert, wechsle ich in dessen Inbox. Das ist die E-Mail-Inbox von Kurt Baumgartner. Ich sehe hier direkt: Ich habe ihn eingeladen, das Dokument zu signieren. Er hat eine Einladungs-E-Mail erhalten. Und es steht jetzt der Name des Dokuments dabei, zusammen mit der Nachricht, die ich vorhin eingetragen habe.

Er kann jetzt auch direkt das Dokument anschauen, wenn er auf "View Documents" klickt. Das Dokument haben wir vorhin schon gesehen, eben ein Projektvertrag für die Umnutzung des Parkhauses mit selbstfahrenden Autos. Als Kurt Baumgartner würde man das jetzt wahrscheinlich nochmal im Detail lesen, was man da unterschreibt. Man sieht jetzt aber auch die visuelle Signatur, die unten schon vorplatziert ist. Und wenn man das noch anpassen möchte, weil man einfach will, dass sauber der eigene Name drinsteht,

was natürlich über eine API-Anbindung alles automatisiert vonstattengeht, kann man das im Frontend so eintragen. Jetzt sagen wir, Kurt Baumgartner ist einverstanden mit diesem Vertrag. Dann klickt er ganz einfach auf "Sign now". Er muss dann noch die Nutzungsbestimmungen, also die Terms of Use von Skribble, bestätigen. Aber mit dieser Bestätigung hat er direkt den Vertrag signiert.

Und ich sehe jetzt: Ich selbst, also der, der eingeladen hat, habe noch nicht signiert, aber Kurt Baumgartner hat eigentlich schon gegengezeichnet. Wenn ich jetzt dieses Dokument auch noch gegenzeichne, dann wäre dieser Vertrag bereits rechtsgültig unterschrieben und könnte entsprechend abgelegt werden, und das Projekt könnte gestartet werden.

Das zur kurzen Demo, einfach damit Sie einen Eindruck vom Frontend von Skribble erhalten haben. Denn im Nachhinein wird Marco erzählen, wie das bei Wincasa umgesetzt wurde, und das vor allem über die API.

Und damit gebe ich auch schon direkt an Marco weiter. Ich wechsle die Slides. So. Und jetzt zu dir, Marco. Vielen Dank.

Wincasa: Vom Papierstapel zur digitalen Vermietung

Marco Kissling: Vielen Dank, Philipp, für die Einladung. Und es freut mich natürlich, da zu sein. Ich möchte kurz sagen, wer Wincasa ist: Wincasa ist der schweizweit grösste Immobiliendienstleister mit rund 1'000 Mitarbeitenden an 33 Standorten, mit einem Asset-Under-Management-Volumen von 81 Milliarden und einer Viertelmillion bewirtschafteten Objekten. Bitte auf die nächste Slide.

Das Thema Digital Real Estate ist ja nicht jung, aber es ist auch noch nicht so alt. Wenn wir ein paar Jahre zurückdenken, mindestens bei Wincasa, haben wir tonnenweise Papier in unseren Kellern, in den Büros festgestellt. Wir hatten unglaublich viel Platz verwendet für Papierstapel und Archivsysteme. Und wir hatten eigentlich die klassischen Themen: Alles ist noch analog, es ist alles offline, wir haben Medienbrüche, auch wenn man gescannt hat und plötzlich per E-Mail Dokumente rumsenden konnte. Wir hatten auch diese Rechtsunsicherheit in gewissen Bereichen. Viele manuelle, administrative und wiederkehrende Aufgaben fanden statt. Und natürlich hat das zu sehr viel Zeitaufwand und zu Kosten geführt.

Mit der Digitalisierung generell haben wir das Ziel, digital und verbunden zu sein mit verschiedenen Stakeholdern, wie unserer Mieterschaft, aber auch unseren Eigentümern, Dienstleistungspartnern und innerhalb der Mitarbeiterschaft. Wir wollen effiziente, einfache und sichere Prozesse, Lösungen und Services bieten. Wir wollen die Beziehung zwischen den Stakeholdern optimieren. Und wir wollen natürlich das Erlebnis steigern. Und nebst dem wollen wir ökologisch und ökonomisch Vorreiter sein.

Wie das jetzt aussieht, diese Entwicklung – ein wichtiges Element war eben die elektronische Signatur. Und jetzt zeige ich Ihnen kurz gerne, wie sich das bei uns vom Volumen her entwickelt hat.

Nächste Folie, bitte.

Wir haben Ende 2019 mit der Idee der elektronischen Unterschrift gespielt. Es gab zu dem Zeitpunkt bereits etablierte Partner. Skribble war neu. Und Skribble haben wir uns angeschaut, weil das Thema attraktiv daherkam. Aber wir hatten natürlich auch noch keine Erfahrungen. Wir hatten noch gewisse andere Projekte in der Pipeline, die natürlich in direkter Konkurrenz standen. Trotzdem haben wir uns dem Thema angenommen.

Und wenn wir oben links schauen, hatten wir ganz wenige User – das waren irgendwo so zehn User, die wir mal auf Skribble angebunden hatten. Wir hatten das Thema mit der Identifikation über die qualifizierte elektronische Signatur gemacht. Wir hatten aber auch die einfache Signatur. Wir hatten auch mit der fortgeschrittenen Signatur gespielt. Und plötzlich wurde das Thema elektronische Signatur im Sinne der Flexibilisierung der Büros Anfang 2020, als die Pandemie losging, plötzlich relevant. Das heisst, vom Timing her waren wir ganz links – Januar, Februar waren wir noch in der Probephase.

Und dann, ab März, wurde das Management vollständig angebunden. Und wenn man dann den Verlauf der User sieht, ging es hoch bis irgendwo 826. Wichtig war aber, dass wir zu Beginn der Pandemie – und das hat dann auch zur Beflügelung des Themas geholfen – dass das Management handlungsfähig war aufgrund der Zeit- und Ortsunabhängigkeit. Wenn wir die Anzahl der Signaturen auf der rechten Seite anschauen, sieht man natürlich auch die Zunahme. Stand heute haben wir noch keine Mietverträge, die wir bis Ende 2022 digital unterzeichnen. Auch da kommt nochmal ein hohes Volumen von geschätzt etwa 90'000 Signaturen pro Jahr. Und dann sind wir dann irgendwo in der Volllast, was das Mietvertragsvolumen angeht.

Es gibt also noch ganz viel Potenzial – nicht nur beim Volumen, sondern schlussendlich auch bei der Signaturart. Aber es sind schlussendlich auch die Use Cases, die immer dazukommen, und die hängen dann mit dem Volumen zusammen.

Die ersten Schritte: Signaturarten verstehen und Use Cases priorisieren

Marco Kissling: Nächste Folie, bitte. Die ersten Schritte, als wir Ende 2019, Anfang 2020 mit dem Thema begonnen haben, waren natürlich eine umfangreiche Analyse. Begonnen mit: Was ist eine elektronische Signatur? Welche Partner gibt es, welche Möglichkeiten, welche rechtlichen Herausforderungen oder Abhängigkeiten gibt es? Wir haben begonnen zu experimentieren. Wir wollten nicht nur den Prozess von analog auf digital umstellen und Medienbrüche vermeiden, sondern wir wollten uns überlegen, wie man einen Prozess neu denken kann, um eine optimale Experience, aber auch eine maximale Optimierung der Durchlaufzeit zu erreichen. Dazu kam der Punkt: Wir wollten wissen, welches Volumen an physischem Potenzial wir haben, also im Sinne von Anzahl Dokumente, Anzahl Signaturen.

Wir gingen dahin und sagten: "Okay, wir wissen jetzt langsam aufgrund der Analyse, welche Möglichkeiten wir unter anderem mit der digitalen Signatur haben. Das können wir heute aufgrund von fehlenden Systemen und fehlender Integration noch nicht erreichen, aber wir haben eine Idee." Und lasst uns gleich beginnen, weil wir zuerst Gremien überzeugen mussten, unter anderem die Geschäftsleitung. Wir wollten ein Gefühl von den operativen Bereichen bekommen. Wir wollten Prozessoptimierungen umsetzen. Und wir wollten lernen, auch was unsere Umwelt angeht – seien es die Behörden, die Mietenden oder die Partner.

Nächste Folie, bitte. In dieser Zeit wurde ich natürlich auch oft mit dem Punkt konfrontiert: "Ja, wir haben ja schon digitale Signaturen. Wir brauchen keine elektronische Signatur, weil wir haben ja Adobe, und in Adobe kann ich ja elektronisch und kostenfrei unterzeichnen." Andere sagten: "Wir können ja Dokumente einscannen, wir können die Signatur rauskopieren und verwenden. Ist dann auch kostenlos."

Das hat gezeigt, dass ein Verständnis geschaffen werden musste, welche Unterschiede es bei den Signatur- beziehungsweise Unterschriftsarten in einem Unternehmen gibt. Wir sind dann zu folgendem Punkt gekommen: Ganz links haben wir die physische Unterschrift, sie entspricht der Originalunterschrift, die auch Artikel 14 gemäss dem OR definiert. Dann haben wir die digitalisierte Unterschrift. Wenn wir Aktenbestände einscannen, haben wir ein digitalisiertes Dokument, bei dem die physische Originalunterschrift digitalisiert wurde und dann kein Original mehr, sondern nur noch gleichwertig zum Original ist. Dann haben wir diese digitalen Unterschriften genannt, mit denen wir eine Unterscheidung machen können zu der Skribble-Unterschrift als Beispiel, die dann eben aus Adobe oder anderen Tools kommt. Und auf der rechten Seite haben wir dann die Signatur, die elektronische Signatur, definiert, die wir gemäss dem Gesetz gleichwertig zur Handunterschrift definieren – und noch die Stufe fortgeschritten sowie die einfache Signatur.

So haben wir die Auslegeordnung gemacht. Dann sind wir auf die Unternehmensabteilungen zugegangen. Wir wollten wissen: Welche Arten von Dokumenten habt ihr bei euch? Habt ihr interne und auch externe Parteien? Ist auf diesen Dokumenten eine physische Unterschrift vorhanden?

Wenn ja, wie viele Stück? Wie viel intern, wie viel extern? Und dann haben wir zusammen mit dem Legal überlegt: Brauchen wir wirklich eine gesetzlich physische Unterschrift? Wir haben das Volumen mit erhoben. Und aufgrund dieser Informationen haben wir uns überlegt, wo wir ideale Use Cases haben, mit denen wir mal beginnen können. Der erste, beispielsweise der Wohnmietvertrag, ist bei uns ein langfristiges Projekt. Wir arbeiten jetzt schon drei Jahre an diesem Thema für eine hochautomatisierte und digitale Wertschöpfungskette.

Wir haben dann auch herausgefunden, dass es Cases gibt wie Spesenabrechnungen, für die wir keine kostenpflichtige Signatur brauchen. Auch bei Ausbuchungsanträgen können wir zum Beispiel mit unseren Eigentümern einen Log-Eintrag generieren – auch da brauchen wir keine kostenpflichtige Signatur. Aber wenn wir dann Richtung Arbeitsverträge gehen, weil wir mit externen Parteien sprechen, die kein Skribble-Konto haben, und wir das Ganze digital gestalten wollen, um Effizienz zu sparen und quasi die Reputation, aber auch den Flow zu optimieren, dann sind wir gerne bereit, wieder über die Kosten zu diskutieren. Auf das Thema Arbeitszeugnis komme ich später noch.

Nächste Folie, bitte.

Als wir dann den Projektfokus gesucht und definiert haben, haben wir wieder diese vier Unterschriftsarten genommen. Wir haben die Beispieldokumente von dieser Listenübersicht der vorherigen Folie aufgeführt – die wichtigsten Beispiele. Wir haben dann festgestellt, dass wir eigentlich weg vom physischen Dokument mit der Originalunterschrift gehen. Das ist ein genereller Trend, nicht nur in der Real-Estate-Branche.

Wir haben auch die digitalisierten Unterschriften, die Bestände, die wir haben – die werden auch abschliessend sein. Wir haben jetzt ganz viele Dokumente im Langzeitarchiv, als Risikoüberlegung. Aber auch das wird eines Tages wegfallen. Und wir gehen auf die rechte Seite, wo wir Dokumente haben, die heute noch per Hand unterschrieben werden. Spesenbelege wurden eingescannt, per E-Mail versendet, je nachdem ausgedruckt, gegengezeichnet, gescannt und weitergemailt. Und dann haben wir gesagt: Das sind die Themen, wo wir keine kostenpflichtige Signatur brauchen.

Und unten haben wir hingegen die Fälle, wo wir eine rechtliche Verpflichtung haben, gewisse Haftungsrisiken, gewisse Formvorschriften. Da sind wir dann wieder bei diesen Digital-Born-Dokumenten, wo die qualifizierte Unterschrift zum Zug kommen soll. So haben wir herausgefunden, wo wir wirklich eine kostenpflichtige und welche Art der Signatur wir gesetzlich brauchen. Und dann haben wir uns auf den rechten, orangenen Teil fokussiert, wo wir uns in Form eines Projekts herangewagt haben.

Rahmenbedingungen, Business Case und die Wahl von Skribble als Partner

Marco Kissling: Nächste Folie, bitte. Als wir den Projektfokus definiert hatten, gingen wir los und versuchten, Rahmenbedingungen zu identifizieren. Wir haben festgestellt, dass Wincasa für sich selbst im Corporate-Bereich natürlich Handlungen ausführt. Aber aufgrund unserer Dienstleistungen haben wir auch Kunden, für die wir im Auftrag Dienstleistungen durchführen. Und da haben wir unterschiedliche Anforderungen, unterschiedliche Weisungen.

Das heisst, wir haben wiederum das Recht interpretiert, zusammen mit unserem Legal geschaut: Was können wir tun, wie können wir optimieren und welche Weisungen haben wir? Dann kam die nächste Frage: Haben wir Ausnahmen? Und wir haben immer überlegt: Die Skalierung muss natürlich mitspielen können. Wir wollen Use Cases definieren, wir wollen Möglichkeiten haben, um alle Arten von Use Cases und Ideen später ausrollen zu können. Und das ist immer auch eine Effizienzfrage oder eine Benefit-Frage.

Als Teil eines Business Cases haben wir den Finanzfokus gelegt. Wir sind hingegangen und haben gesagt: "Okay, in unserem Case rechnen wir das Volumen." Das Volumen ist natürlich geschätzt, wieder aufgrund einer Erhebung zusammen mit den Fachbereichen. Wir haben die Anzahl Dokumente genommen, die Unterschriften darauf gerechnet und dann bei den Dokumenten die Portokosten hochgerechnet. Gegenübergestellt haben wir das Volumen, wenn wir wiederum diese Anzahl Dokumente nehmen, die es weiterhin geben wird, aber unterteilt nach Signaturarten und Anzahl Signaturen. Die haben wir dann mit den elektronischen Kosten multipliziert. Wir hatten initial Fix- und variable Kosten.

Und dann hatten wir aber auch die Optimierungen in Form von Prozesseinsparung, Durchlaufzeitoptimierung. Wir haben Usability-Themen, aber auch die Flexibilisierung. Und wir haben die Sicherheit, wir haben die Experience. Das sind Themen, die nicht immer einfach zu rechnen sind. Aber wir haben versucht, einen Wert zu definieren oder zumindest zu berücksichtigen, dass es die Möglichkeit gibt. Für uns war wichtig, dass am Ende, was diese Kosten angeht, die linke Seite mit der rechten Seite mindestens gleich oder besser wird. Okay, nächste Folie, bitte.

Als sich abzeichnete, dass wir mit der elektronischen Signatur Hand in Hand gehen wollen, kam natürlich die Partnerwahl. Wie eingangs erwähnt, war Skribble ein neuer Partner. Neu heisst auch oft, auf der grünen Wiese zu beginnen. Die Herausforderung, die man mit anderen Partnern hat, ist diese Abhängigkeit, diese Legacy, die man dann eben nicht hat. Man kann neue Möglichkeiten schaffen. Und uns hat das eigentlich gepasst. Aber trotzdem kam natürlich der Ernst des Lebens in einem Corporate.

Dann hiess es Ausschreibung. Für die Ausschreibung haben wir zusammen mit dem Einkauf vier Kriterien definiert: das Formale, das Vertragliche, das Finanzielle und die Technologie. Formal und Vertrag waren mit je 10 Prozent wichtig. Aber ausschlaggebend waren eigentlich die Finanzen und die Technologie. Bei der Technologie war für uns die Datenhaltung Schweiz ein Thema, aber schlussendlich auch die Integrationsmöglichkeit.

Skribble bot für uns die Weboberfläche für einfache Cases, mit der man aber trotzdem vollumfänglich gewisse Themen prozessual steuern konnte. Man konnte mit der Organisation spielen im Sinne der Zentralisierung. Und wir konnten trotzdem die Idee mit dem digitalen Mietvertrag umsetzen, mit der Definition von: Wo muss eine Signatur im Dokument gesetzt werden? Wie muss eine Signatur aussehen? Wir wollten den QR-Code für andere Zwecke nutzen. Das war alles über die API-Anbindung ihrer Engine möglich. Und das war für uns der ausschlaggebende Punkt.

Neben dem, dass man auf dieser Seite ein junges, dynamisches Team hatte, das sehr fresh daherkam, war das für uns eigentlich ein ziemlich gutes Zusammenspiel.

Nächste Folie. Mit dieser Analyse, die wir durchgeführt haben, sind wir dann zu einem Umsetzungsvorschlag gekommen. Bezüglich Mindset kann man sagen: Wir haben viele Herausforderungen gesehen, wir haben sehr viel Arbeit gesehen, die auf uns zukommen würde, wenn wir von analog auf digital umstellen, vor allem in dieser Masse. Aber wichtig war – und das war auch wirklich gut bei der Geschäftsleitung –, dass man die Chance gesehen hat und auch die ganzen Benefits sieht, wenn man wieder auf diese Wertschöpfungskettentransformation und auf den künftigen Service schaut, den wir bieten wollen. Und das war eben dieser Mindset-Change, der über die Jahre weiter optimiert wurde, auch aufgrund der kleinen Schritte, die wir zeigen und beweisen konnten – dass es funktionieren kann und dass es extreme Optimierungen bietet, allein schon aufgrund dieser Medienbruch-Eliminierung.

Und das war wirklich top. Beim Business Case kam neben dem Finanzfokus natürlich auch die ganze strategische Ausrichtung dazu. Wir sahen plötzlich die Möglichkeit der Plattformen, die wir sowieso im Fokus hatten, aber bei der Verbindung der Plattformen, bei der Etablierung von Ökosystemen, der Integration von Partnerschaften und schlussendlich mit dem kleinen Teil E-Unterschrift ganz viel Potenzial in der Gesamtsumme. Und somit stimmte dieser High-Level-Business-Case für uns. Auch haben wir eruiert, dass wir bei der digitalen Infrastruktur ein bisschen Berechtigungsthemen haben. Wir haben auch das Thema Organisation, die dann mit der digitalen Welt über die Prozesse und über die Systeme zusammenkommt. Und ganz wichtig natürlich das digitale Archivsystem.

Wir müssen die Dokumente irgendwo gesetzlich ordentlich aufbewahren können. Und da ist natürlich die Geschäftsbücherverordnung einer der zentralen Anfangspunkte. Und bei den Automatismen, wenn es wieder um diese Summe von rund 1'000 Mitarbeitenden geht, ist das, was Philipp eingangs gesagt hat, diese Single-Sign-On-Anbindung wichtig, dass man sich einmal einloggen muss und dann mit den Berechtigungen und Passwortänderungen optimieren kann. Und wichtig auch für uns ein guter Punkt, den wir gelernt haben: Die Organisationseinheit muss technisch über die Schnittstelle mitgegeben werden, damit, wenn später eine Kostenumwälzung kommt – von einer Rechnung, wie man inhouse auf die Verursacher gerecht verteilen kann –, wir das mit dieser Organisationseinheit, mit diesem Learning, umsetzen können.

Weisungen anpassen und die ersten Use Cases

Marco Kissling: Nächste Folie. Die Identifizierung der Rahmenbedingungen hat Anpassungen bei Weisungen aufgezeigt. Wir haben diese Zeichnungsberechtigung, wir haben Kompetenzrichtlinien und wir haben die Archivierungsgrundsätze. Wir haben Regelwerke definiert: Welche Dokumente dürfen von aussen nach innen elektronisch unterzeichnet werden, mit welcher Signaturart, wie wird nach aussen kommuniziert, welches Dokument welche Signaturart braucht? Gibt es Systeme, wo wir diese Unterschriftenart standardmässig definieren können, sodass Mitarbeitende diese Unterscheidung selbst machen können? Da waren wir zu dem Zeitpunkt noch nicht dort, wo wir sein wollten.

Und deshalb haben wir uns entschieden, auch zusammen mit dem Legal, alles mit der höchsten Sicherheitsstufe, mit der QES, zu unterzeichnen, damit wir sicher sind. Und mit der Zeit haben wir natürlich auch Optimierungen gemacht. Wir haben festgestellt, wir haben zentrale Teams, als Beispiel der Einkauf. Der Einkauf interagiert einfacher mit seiner Umwelt. Da haben wir gewisse Lockerungen gemacht, auch zusammen mit dem Legal. Und wir haben auch die Ausnahmen definiert, dass wir bei minderjährigen Lehrlingen, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Aushilfskräften und Spezialfällen wie Hauswartinnen und Hauswarten als Beispiel nicht unterzeichnen wollen, oder dass wir das aufgrund gewisser gesetzlicher Themen nicht machen wollen.

Genau. Weiter, bitte.

Dann kam es zu den ersten Use Cases. Der digitale Arbeitsvertrag – den unterzeichnen wir mit der einfachen elektronischen Signatur. Wir haben pro Jahr circa 1'000 Stück, das ist Eintritt, Austritt, Übertritt, also Mutation, die wir drin haben.

Wir haben das digitale Arbeitszeugnis. Da waren unsere Anwältinnen und Anwälte unterschiedlicher Meinung. Die einen sagten: "Ist kein Problem. Wir haben mit QES die Gleichwertigkeit zur Handunterschrift. Arbeitszeugnisse werden mit Handunterschrift unterzeichnet, somit ist es mit QES möglich." Andere sagten: "Es gibt diese Verkehrsüblichkeit, die im Widerspruch dazu steht." Und dann haben wir wieder zusammen mit dem HR diskutiert und gesagt: "Schau, in der heutigen Welt bewerben sich die Leute digital. Das heisst, ich nehme ein physisches Arbeitszeugnis, scanne es zu Hause oder im Office ein, habe dann eine schlechte Kopie und bewerbe mich damit."

Und das war eigentlich unser Grund, warum wir sagen: Wenn das Endergebnis sowieso digital ist, warum müssen wir dann noch den Medienbruch beziehungsweise diese Papier-Digital-Dokument-Transformation den Mitarbeitenden aufbürden? Mit diesem Argument gingen wir ins Rennen. Am Anfang gab es bei gewissen Mitarbeitenden einen Aha-Effekt, sie waren ein bisschen überrascht. Aber im Endeffekt hatten wir keine einzige Diskussion, weder intern noch extern, alle fanden es gut. Und das war auch wieder so: Wir versuchen es klein, wir versuchen es Use-Case-mässig, wir schauen, wie das Feedback ist, und dann optimieren wir je nachdem.

Dann hatten wir die digitale Vollmacht. Auch da haben wir jährlich rund 1'000 Fälle, wo Wincasa einen Mitarbeitenden für eine Schlichtungsbehörde freigibt. Und den Case, wo wir dann zwischen Eigentümer und Wincasa haben, den haben wir entweder anders geregelt, oder wir haben gesagt, es ist nicht die Riesenmasse, aber der Case ist für uns einfach. Wir können zentralisieren, wir können die Qualität sicherstellen und die Kommunikation optimieren, auch im Bereich zu den Behörden.

Und am Schluss hatten wir bis Ende 2022/2023 rund 500 digitale Mietverträge, die wir erstellen. Und da haben wir, aufgrund der Vollautomatisierung und eben der Digitalisierung, eine Durchlaufzeit erreicht, die vorher – 2020 – noch drei Wochen betrug, mit Postversand und Liegezeiten. Und heute sind wir bei 13 Minuten, unter gewissen Umständen.

Rollout: Wie Wincasa die Organisation mitnahm

Marco Kissling: Bei der Umsetzung gaben wir uns rund drei Monate für die Analyse, mit dem Experimentieren und auch mit dem Überzeugen. Covid hat definitiv geholfen, aber es wäre bestimmt auch ohne Covid gegangen, weil es war wie ein No-Brainer, das ganze Thema, nachdem wir uns damit befasst hatten. Es passte perfekt in diese Transformationsreise. Und es war natürlich auch wieder ein Projekt, aber wir konnten es klein beginnen, wir konnten schnelle Resultate zeigen. Und somit hat die Geschäftsleitung diesem Umsetzungsvorschlag problemlos zugestimmt.

Wir hatten dann diese technischen Themen wie die Organisationseinheiten. Wir hatten auch die Agentinnen und Agenten, die bei uns erfasst wurden, damit wir andere Leute inhouse identifizieren können. Das war so ein bisschen bei diesen Voraussetzungen die Anpassung der Leistung, die Kommunikation. Wir sind zu den Betriebsteams gegangen, First-Level-Support als Beispiel, und haben sie mit den einfachen Cases geschult. Wir hatten definiert, wer für den Betrieb, wer für die Unterstützung, wer für das Projekt zuständig ist.

Wir haben dann begonnen, die neuen Mitarbeitenden zu identifizieren. Also alles, was Zulauf ist, wollten wir zuerst regeln. Und dann haben wir an diesen Standorten diese Agentinnen und Agenten in zweifacher Ausführung geschult und identifiziert, sodass die bestehende Mitarbeitermasse von rund 830 bis 1'000, je nachdem, dann dezentral durch zwei Leute am Standort vorgenommen werden konnte.

Dann, ganz wichtig und aufwendig auch, das Thema FAQ. Wir haben auf unserem Intranet eine zentrale Anlaufstelle für Informationen, Fragen, Self-Service und Hilfe-Dokumente geschaffen. Fragen wie: Wie können wir mit Parteien umgehen, die kein Skribble haben? Wie können wir mit Parteien umgehen, die DocuSign nutzen? Was ist, wenn wir hybride Verträge haben, das heisst, eine Partei hat elektronisch signiert, die andere hat ausgedruckt, per Hand unterschrieben und zurückgesendet? Wie können wir mit solchen Fällen umgehen?

Dann haben wir die Mitarbeitenden in der breiten Masse nochmal informiert, wir haben sie nochmal geschult. Wir haben auch bei uns im Projektteam immer noch alle Fälle, die zumindest zentral wieder zurückkommen. Wir können schauen: Gibt es eine strukturelle Optimierung, die wir machen können? Gibt es gewisse Learnings, auch aufgrund von externem Feedback?

Und so haben wir dann den Betrieb aufgenommen und sind auch weiterhin laufend am Optimieren. Und das wird auch weiterhin so sein, weil mit jedem Use Case, mit jeder Möglichkeit, auch mit jedem Feature, das Skribble aufwartet, gibt es wieder Möglichkeiten für eine Optimierung. Es ist klassisch wieder Bedarf, Möglichkeit, Abwägung, Umsetzung, Einführung, Kommunikation – die klassischen Themen, die dabei auf uns zukommen.

Und so ist eigentlich unser Setup. Aber wie gesagt, wir konnten mit unserer Masse gut starten. Wir konnten rasch starten, wir konnten rasch Ergebnisse erzielen. Und das ist eben auch der Vorteil, wenn man keine tiefen Integrationen machen muss, sondern ganz einfach mit dieser Oberfläche starten kann. Da haben wir schon schnell ziemlich gute Ergebnisse erzielen können.

Die Key Takeaways von Marco Kissling

Marco Kissling: Gut. Nächste Folie. Und gleichzeitig auch die letzte Folie: die Key Takeaways.

Pioniergeist. Ein neues Thema steht meistens mit tausend anderen Themen in Konkurrenz. Aber bei solchen Themen ist es die Neugier: Man spielt damit, man muss sich mit den Themen auseinandersetzen, und dann merkt man, dass es einen Mehrwert bringt – und vor allem, dass der Mehrwert recht schnell kommen kann.

Bei der Risikokultur ist es so, wie zum Beispiel beim Arbeitszeugnis: Es gibt immer Risiken im Leben, es gibt aber auch ganz viele Chancen. Man muss es abwägen, man muss Massnahmen definieren. Es ist meistens auch ein Thema der Kommunikation, wie man mit solchen Themen umgehen kann.

Und da merkt man dann plötzlich: Nicht jeder Case ist gleich heikel.

Bei der Vision: Wenn man von der Technologieseite kommen würde, kann man sagen, die Unterschrift ist wichtig, sie ist ein Teil. Aber man muss es im Ganzen verstehen. Und das Ganze heisst: Wenn wir bei Wincasa die ganze Wertschöpfungskettentransformation in den Fokus gerückt haben, muss man verstehen: Okay, jetzt haben wir die Medienbrüche, die wir vermeiden können. Wir haben die ganze Experience und die Effizienz so wieder optimieren können. Wie können wir das gesamtheitlich betrachtet zusammenrücken, sodass es einen nahtlosen Mehrwert wie aus einem Guss gibt?

Beim Verständnis ist es so: Die E-Unterschrift ist mittlerweile ein etabliertes Thema. Es gibt ganz gutes Material und ganz gute Erfahrungen. Zum Zeitpunkt, als wir uns mit dem Thema auseinandergesetzt haben, gab es noch viele Unklarheiten, aber die Grundlagen waren da. Und wir haben gesehen, dass der Dialog zwischen den Abteilungen ganz wichtig ist. Das Recht, ganz klar Legal, wir haben das Fach, wir haben die Technologie, aber die Organisation – wir müssen verstehen, wie man zentralisieren kann, was die Voraussetzungen für die Zentralisierung sind, wie man Prozesse neu denken und durchführen kann, wie wir die Gesellschaft mitnehmen können. Das sind zum Beispiel auch Servicepartner.

Wir haben in unseren Verträgen klar definiert: Wer mit uns zusammenarbeiten will, muss mit der qualifizierten elektronischen Unterschrift umgehen können und diese anbieten. Nur so wird der Vertrag abgeschlossen. Das sind gewisse Voraussetzungen, die man festlegt. Wir sagen nicht, welcher Anbieter genommen werden muss, aber wir sagen, welcher Standard verwendet werden muss. Und es muss von einer Herausgeberin kommen, die akkreditiert ist, mit entsprechendem Zertifikat. Und die Kommunikation in alle Richtungen ist essenziell.

Bei der Evaluation ist es wie immer überall wichtig, die Anbieter zu verstehen, man muss die Lösungen verstehen. Wir haben verstanden, dass am Anfang alle sagen: "Ja, das haben wir auch." Wenn man sich dann mit den Details auseinandersetzt, findet man die Unterschiede – sei es beim Pricing, bei der Technologie, aber auch beim Gesamtkonzept, bei der Philosophie eines Produkts. Und da muss man schauen, dass man als Unternehmung die passende Lösung für sich findet.

Bei den Erfahrungen ist es wichtig, dass man klein beginnt, aber immer die grosse Lösung oder die Vision im Kopf hat. Und man muss auch schauen, dass das, was man macht – sei es organisatorisch, prozessual, technologisch oder auch nur bei der FAQ – skalierbar ist, leben kann, einfach anpassbar sein muss, ohne dass man einen Partner braucht, der Hunderte von Stunden für Konfigurationsarbeiten benötigt.

Und der zweitletzte Punkt: Multi-Channel. Wir alle wollen immer digital sein. Und wir vergessen dann oft wieder die Art der Dienstleistung. Bei uns sind wir ein Dienstleister zwischen Endkunde und Auftraggeber. Und für uns ist es wichtig, zu verstehen, dass wir Kunden haben, die nicht elektronisch signieren können. Und die das nicht wollen und auch nicht wollen werden können. Das heisst, wir haben aufgrund der Dienstleistung auch unsere Verpflichtung, weil es in unserem Bereich ein Grundbedürfnis ist, dass wir entsprechende analoge Kanäle bieten können. Und das müssen wir gleichwertig tun, nicht nur sagen.

Und das ist auch, was wir tun. Am Schluss ist der Erfolg dann, wenn die Analyse zusammen mit dem Vorgehen und der zuständigen Partei im Unternehmen stimmt – und die können variieren, es kommt ein bisschen auf den Mindset und das Doing an, wobei der Partner wichtig ist. Und das in Kombination ist erfolgversprechend. Das wäre es von meiner Seite. Philipp, hast du noch Ergänzungen? Sonst gehen wir zu den Fragen über, oder?

Philipp Dick: Nein, vielen Dank. Vielen herzlichen Dank, Marco, für diesen sehr spannenden Einblick, wie ihr das Thema E-Signatur angegangen seid. Wincasa ist sicher eine der grösseren Organisationen in der Schweiz, entsprechend auch, denke ich, ein bisschen aufwendiger im Ausrollen. Du hast das FAQ erwähnt, das ihr für euch selbst zusammengestellt habt. Für eher kleinere Organisationen bietet da sicher auch Skribble schon sehr viel, worauf viele unserer Kunden dann verweisen. Aber in eurem Fall ist es natürlich auch sinnvoll, speziell auf gewisse Prozesse einzugehen. Vielen Dank nochmals, Marco.

Das Transkript endet hier – im Anschluss beginnt die Fragerunde, die im FAQ-Teil unten wiedergegeben ist.

Fragen und Antworten aus dem Webinar

Brauchen unternehmensinterne passive Nutzende ebenfalls einen Skribble-Zugang?

Philipp Dick: Es sind sehr viele Fragen eingegangen, und die gehen wir natürlich gerne alle durch. Für alle, die vielleicht später noch dazugekommen sind: Unten rechts kann man die Chat-Funktion anklicken und eine Frage eintragen. Ich gehe jetzt einfach von oben nach unten auf die Fragen ein.

Die Frage war: Brauchen unternehmensinterne passive Nutzende ebenfalls einen Zugang, wenn Skribble kommt? Hier ist die Antwort ganz einfach: Nein. Grundsätzlich kann jeder, der eine E-Mail-Adresse hat, eingeladen werden. Und dann, wie wir es vorher in der Demo gesehen haben, kann die Person den Link anklicken, das Dokument anschauen und signieren.

Wie identifiziert man sich, um mit der Qualified Electronic Signature zu signieren?

Philipp Dick: Hier ist sicher die Spezialität von Skribble: Wir waren sehr früh bei der Qualified Electronic Signature, das war auch der Signaturstandard, mit dem Skribble gestartet ist. Wir haben zuerst geschaut, wie wir die komplizierteste aller Signaturen so einfach machen können, dass sie massentauglich wird. Entsprechend ist die Identifikation in den Signing-Flow eingebettet. Das heisst, wenn jemand noch keine Identifikation hat, führen wir die Person zu ihrer Qualified Electronic Signature. Und seit mittlerweile eineinhalb Jahren ist es auch in der Schweiz erlaubt, remote zu identifizieren.

Also über Video-Identifikation oder Self-Identifikation ohne Agenten-Interaktion, bis hin zum NFC-Chip, wenn man diesen im Pass hat. Wir bieten hier eine breite Palette an möglichen Identifikationsmöglichkeiten an, sodass sich eine Firma wie Wincasa nicht überlegen muss, ob sie jetzt Video oder Selfie braucht, sondern einfach das Dokument hochladen oder über die API einschieben kann. Die Personen, die signieren sollen, werden entsprechend durch den Flow geführt und können dann signieren.

Was sind die Unterschiede zu Anbietern wie DocuSign oder Adobe Sign?

Philipp Dick: Ganz einfach: Skribble bietet von Anfang an alle Signaturstandards an. Wie gesagt, wir haben mit der kompliziertesten angefangen, und entsprechend haben wir die fortgeschrittene und dann die einfachere Signatur erst nach und nach eingebaut, einfach um alles komplett abdecken zu können.

DocuSign und Adobe Sign hingegen kommen aus der Welt der Click-Signatur, der einfachen Signatur. Wenn wir auf den Rechtsraum USA schauen, reicht dort eigentlich eine einfache Signatur für alles, weil dann, wenn es irgendwo nicht stimmig ist, sowieso relativ schnell eine Anwältin oder ein Anwalt eingeschaltet wird. Wohingegen in der europäischen und Schweizer Gesetzgebung das Ziel ist, mit der elektronischen Signatur alles abdecken zu können, um nicht bei jedem Problem eine Anwältin oder einen Anwalt beiziehen zu müssen.

Und was wir auch viel hören, und Marco hat es ebenfalls erwähnt: Skribble hat den Schweizer Standort, Schweizer Datenhaltung und ist auch so verschlüsselt, dass wir grundsätzlich nicht auf Dokumente zugreifen können. Wirklich nur die Person, die eingeladen hat, und die eingeladenen Personen sehen die Dokumente. Datenhaltung Schweiz – während DocuSign und Adobe Sign entsprechend amerikanische Firmen sind und die Datenhaltung je nachdem in den USA liegt.

Wie sieht die Best Practice für QES am Kundenschalter auf einem Tablet aus?

Philipp Dick: Tablet und QES – schwieriges Thema, würde ich sagen. Letztendlich sehen wir Tablets vor allem im Bereich Versicherungen und Banken, wo man diesen Face-to-Face-Kontakt mit Kundinnen und Kunden noch hat. Da kommt hin und wieder dieses sogenannte Sign-on-Glass zum Zug, wo man auf dem Bildschirm die handschriftliche Unterschrift anbringt. Letztendlich ist das aber auf dem Level der einfachen Signatur, im besten Fall fortgeschritten, wenn man noch biometrische Merkmale einfügen kann, wie Geschwindigkeit der Signatur, Druck, wie lange man für die Signatur braucht. Das sind Themen, für die es auch Module bei Skribble gibt, um das im Kundenzentrum auf dem Tablet abzudecken.

Aber für QES gibt es wenige, die das wirklich so einsetzen – ich kenne eigentlich keine, die das so machen, sondern eher in der Interaktion vor dem Computer, wo man QES anbringt oder speziell die Identifikation so macht.

Kann eine Signatur automatisch mit vordefiniertem Signaturfeld platziert werden?

Philipp Dick: Kurze Antwort: Ja. Man kann auch PDF-Dokumente mit vordefinierten Signaturfeldern hochladen, und Skribble erkennt dann, wo die visuelle Signatur hingehört.

Können ZertES- und eIDAS-Signaturen gemischt werden?

Philipp Dick: Ja, aber grundsätzlich gibt es dafür zwei Prozesse, wenn man das bei Skribble machen will. Zuerst signiert man mit ZertES und dann dasselbe Dokument nochmal mit eIDAS. Das kommt hin und wieder vor. Es gibt auch gewisse Bestrebungen, das zu kombinieren – wer sich mit dem Thema befasst hat, weiss vielleicht, dass die Schweiz bis jetzt noch keine bilateralen Verträge mit der EU hat, um mit dem Schweizer Signaturgesetz in der EU anerkannt zu sein. Aber wie gesagt, man kann beide Signaturen anbringen, es sind dann eben zwei Prozesse.

Welche Rechtsfolgen ergeben sich, wenn eine Partei nach ZertES und die andere nach eIDAS signiert?

Philipp Dick: Im Grundsatz gibt es bei der QES diese Beweislastumkehr. Das heisst, wenn man mit der Qualified Electronic Signature signiert hat, liegt diese Beweislast auf der Seite der Person, die signiert hat. Vor Gericht – ohne dass ich jetzt Anwalt oder Expertin wäre, aber was die Anwälte sagen – wird die Signatur so oder so gewürdigt, also angeschaut. Im Fall eines Schweizer Gerichts kommt dann bei der ZertES-Signatur diese Beweislastumkehr direkt zum Tragen. Die andere Signatur würde man nach den üblichen Prüfmechanismen prüfen.

Da die QES nach ZertES und nach eIDAS auf ziemlich genau den gleichen technischen Grundlagen aufsetzt, wird sie auch entsprechend anerkannt. Es ist wahrscheinlich ein bisschen mehr Aufwand, aber trotzdem immer noch auf dem Niveau eines wasserdichten, signierten Vertrags.

Akzeptiert die deutsche BaFin diese Form der QES?

Philipp Dick: Diese Frage muss ich mitnehmen. Die FINMA auf jeden Fall – da wird Skribble sogar von der FINMA als Signaturplattform für das Signieren von QES empfohlen. Die deutsche BaFin kann ich nicht direkt beantworten, das nehme ich gerne mit und bringe die Antwort nach.

Zum Kleinstpaket: Am einfachsten findet man das auf der Pricing-Webseite, die, wie im Chat bereits gepostet wurde, immer die aktuellen Preise von Skribble zeigt. Und wenn man grössere Volumen hat, sprechen wir gerne über ein entsprechendes Angebot.

Kann die QES direkt über Skribble erfolgen?

Philipp Dick: Ich denke, die Frage haben wir schon beantwortet. Letztendlich geht es um die einmalige Identifikation. Wincasa hat zum Beispiel sogenannte Identifikations-Offices, also Standorte, an denen Personen befähigt oder kurz ausgebildet werden und dann Identifikationen vornehmen können – mittels einer entsprechenden Identifikations-App oder über Remote-Möglichkeiten wie Video-Ident, Selfie-Ident, NFC oder auch Bank-Ident, um danach direkt Qualified Electronic Signaturen anbringen zu können.

Wo werden die Dokumente gespeichert, wenn sie signiert werden?

Philipp Dick: Wie schon erwähnt: Die Dokumente werden grundsätzlich in der Schweiz gespeichert, als Software as a Service in einem dedizierten Rechenzentrum von Skribble. Viele Firmen, die Skribble über die API anbinden, nutzen den Dienst wirklich nur für den Signaturprozess und löschen die Dokumente dann direkt wieder – das kann man entsprechend erzwingen.

Auch übers Frontend kann man automatisieren, dass Dokumente direkt wieder gelöscht werden, sobald sie signiert wurden, beziehungsweise nach einer gewissen Zeit. So haben Firmen die Dokumente grundsätzlich in ihrem eigenen Dokumentenmanagement-System oder Archiv, und Skribble wird nicht als Archiv genutzt.

Wie werden Personen bei der einfachen und der fortgeschrittenen Signatur identifiziert?

Philipp Dick: Die einfache Signatur bei Skribble basiert, wie bei allen Anbietern auf dem Markt, auf der E-Mail-Adresse. Wenn eine Firmen-E-Mail-Adresse verwendet wird, hat das einen höheren Wert, als wenn wir irgendwo eine Signatur von, sagen wir, maxmustermann@gmail.com erhalten – da wissen wir nicht wirklich, wer dahintersteckt. Im Fall einer Firmen-E-Mail-Adresse hat man dagegen sehr viel Evidenz.

Bei der fortgeschrittenen Signatur wird standardmässig zusätzlich mit mTAN verfahren, also wird auch die Mobilnummer geprüft. Das bringt mehr Evidenz und damit mehr Rechtssicherheit bei der fortgeschrittenen Signatur.

Hat Wincasa einen Proof of Concept gemacht?

Marco Kissling: Ja, wir haben mit diesem Use Case den PoC insofern gemacht, dass wir zuerst eine einfache Anbindung über das Web-Interface umgesetzt haben. Später, als es zur Partnerschaft kam, haben wir die Tiefenintegration, also die Anbindung an die API-Engine, vorgenommen. Aber auf Ebene Use Case haben wir einen PoC gemacht. Spätestens beim Use Case Arbeitszeugnis haben wir dann die ganze Fläche, also sämtliche Mitarbeitenden, einbezogen, weil wir gesagt haben: Mindestens müssen wir die Teamleitenden identifizieren. Und wenn wir die Teamleitenden identifizieren, können wir gleich alle Nutzenden identifizieren.

Aber eigentlich erst, nachdem wir gewisse Use Cases vorgängig mit dem HR durchgespielt hatten. Wir haben dann immer abteilungsweise Use Cases definiert, dort den Rollout gemacht, Erfahrung gesammelt, und plötzlich waren wir automatisch auf der ganzen User-Base, wo wir die Identifikation für die QES vorgenommen hatten. Damit waren wir dann auch für andere Use Cases verfügbar. Und dann kam die Zentralisierung, die eigentlich der Treiber für neue Use Cases und Optimierungen war. Und dann kam Use Case für Use Case für Use Case die Optimierung, die Reduktion von QES zu FES zu einfacher elektronischer Signatur. Das war dann alles ein bisschen im Flow, kann man sagen.

Philipp Dick: Sehr schön, vielen Dank.

Welchen Mehrwert bietet eine Softwarelösung wie Skribble gegenüber dem einfachen Einfügen eines Unterschriftsbilds?

Philipp Dick: Die nächsten zwei Fragen gehen in eine ähnliche Richtung: Was ist der Mehrwert einer Softwarelösung wie Skribble gegenüber dem einfachen Anbringen eines Bilds?

Es kann sein, dass man ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift theoretisch irgendwo hineinkopiert – ich könnte zum Beispiel irgendwie Marcos Unterschrift finden und auf ein Dokument kopieren. Dann ist es formal unterschrieben.

Aber letztendlich wird das aus rechtlicher Sicht als Kopie angeschaut. Wenn man ein Dokument zum Beispiel in Adobe mit einem Bild der handschriftlichen Unterschrift versieht und einreicht, wird bei einem Rechtsfall nach dem Original gefragt. Und dann wäre das Original wieder auf Papier zu finden, weil es sich ja um eine Kopie dieser Handschrift handelt. Dazu gibt es auch Präzedenzfälle, die für eine prominente Schweizer Institution ziemlich teuer wurden, weil sie kein Original vorweisen konnte.

Entsprechend bedeutet eine echte elektronische Signatur, dass ein Signaturzertifikat angebracht wird, das die Evidenz bringt. Das Bild, das wir in der Demo platziert haben und das auch Marco gezeigt hat, ist eher das Look-and-Feel und das Gefühl, dass man noch auf traditionelle Art unterschreibt – der rechtliche Wert liegt aber im Zertifikat.

Nach welchen Kriterien hat Wincasa die Anwendungsfälle für die E-Signatur identifiziert?

Philipp Dick: Diese Frage geht an Marco.

Marco Kissling: Auch da hatten wir verschiedene Kriterien. Das eine ist die Frage: Braucht es eine physische Unterschrift? Wenn ja, gibt es einen rechtlichen Grund dafür, zum Beispiel eine Formvorschrift? Dann haben wir uns die Volumina angeschaut, um zu sagen: Können wir das automatisieren, können wir da optimieren, können wir Effizienzen einsparen? Diese Kombination war dann eigentlich die Entscheidungsgrundlage dafür, welche Signaturart wir nutzen und ob wir für diesen Use Case eine kostenpflichtige Signatur einsetzen wollen. Aber natürlich spielt auch die Nachvollziehbarkeit mit hinein – wer hat wann was freigegeben. Solche Überlegungen fliessen ebenfalls mit ein.

Wie setzt Wincasa das Unternehmenssiegel bei automatisiert generierten Mietverträgen ein?

Philipp Dick: In Anbetracht der Zeit bin ich jetzt kurz durch die Fragen gegangen, einige wiederholen sich etwas. Ein Wunsch wäre noch, dass wir mehr auf die Spezialfälle von Wincasa eingehen, auch mit Bezug auf Vertragspartner, die kein Skribble oder DocuSign nutzen und physisch ausdrucken. Ich denke, das würde jetzt den Rahmen sprengen, aber wir können uns gerne melden und das noch nachliefern.

Dann kam noch die Frage zu Siegeln. Das ist sicher spannend – Marco wollte das eigentlich auch noch präsentieren, hat es aber aus Zeitgründen nicht mehr gemacht. Wincasa setzt Siegel ein, und auch die Parkplatzmietverträge werden vollautomatisiert signiert. Das heisst, wenn jemand bei Wincasa einen Parkplatz mietet, hat man sofort einen unterschriebenen Vertrag. Kannst du dazu kurz antworten, Marco?

Marco Kissling: Wir haben die ganze Wertschöpfungskette, vom Onboarding bis zur Mieterbetreuung, wo wir digitalisieren. Im Bereich Mietverträge war es in der Vergangenheit so, dass mindestens zwei Bewirtschaftende Mietverträge unterzeichnet haben. Wir haben abgeklärt, dass wir für Mietverträge aufgrund der Formfreiheit keine Personen brauchen, die unterzeichnen. Im Hinblick darauf, dass künftig viele PDFs im Internet zirkulieren, haben wir gesagt: Wir müssen beweisen können, dass die Herausgeberin eines Vertrags Wincasa ist. Wir müssen den Zeitpunkt des Vertragsabschlusses beidseitig belegen können, unabhängig von uns als Herausgeberin. Und wir wollen feststellen können, ob ein Dokument zwischen Erzeugung und Öffnung unverändert ist.

Da haben wir das Unternehmenssiegel lautend auf Wincasa eingeführt. Anstatt dass Bewirtschaftende unterzeichnen, wird der Mietvertrag – aufgrund eines Regelwerks in Bruchteilen von Sekunden generiert – durch die Maschine signiert, das ist das Unternehmenssiegel. Und dann wird die mietende Person eingeladen, den Mietvertrag zu unterzeichnen. Diese Kombination gibt uns die Möglichkeit, dass wir in naher Zukunft auch bei Wohnmietverträgen rund um die Uhr und innerhalb von Minuten einen Abschluss erzeugen können. Wie Philipp gesagt hat: Bei Hobbyräumen, Kellerabteilen und Parkplätzen ist das aufgrund der überschaubaren Risiken bereits möglich, und wir wissen auch, wie wir es künftig weiterentwickeln können.

Von welchem Trust Service Provider stammen die Signaturzertifikate?

Philipp Dick: Skribble selbst ist nicht als zertifizierte, also Certified Authorized, Herausgeberin gelistet, um Signaturzertifikate auszugeben. Wir arbeiten mit Swisscom zusammen. Swisscom ist auf der Trustlist gelistet und stellt entsprechend die qualifizierten elektronischen Signaturen sowie die fortgeschrittenen und einfachen Signaturen bereit. Swisscom ist unser Partner für die Signaturzertifikate, wir arbeiten aber auch mit weiteren Trust Service Providern zusammen, zum Beispiel im Ausland mit A-Trust in Österreich und GlobalSign in Belgien und Singapur, um jedem Nutzenden die einfachste Nutzung bieten zu können.

Das bedeutet, dass wir teilweise mit verschiedenen Trust Service Providern arbeiten, aber auch das ist für die Kundschaft am angenehmsten, weil sie sich um nichts kümmern muss, sondern sich nur für ein rechtsgültig signiertes Dokument bei Skribble meldet, und wir bringen entsprechend die Signatur an.

Vielen Dank für dieses grosse Interesse und vielen Dank, Marco, nochmals für die super Präsentation und diese Einblicke. Damit würde ich das Webinar gerne schliessen. Es wurde auch gefragt, ob die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden – ja, das Webinar wurde aufgezeichnet, und die Präsentation wird entsprechend verfügbar sein. Das werden wir gerne an alle, die sich angemeldet haben, verteilen. In diesem Sinne: vielen Dank für die Aufmerksamkeit, und ich wünsche allen einen guten Appetit und einen schönen Tag. Bis dann, besten Dank, tschüss.

Über Marco Kissling

Head Digital & Innovation bei Wincasa. Marco kam im September 2019 zu Wincasa und verantwortet seither den Aufbau der digitalen Vermietungs- und Signaturprozesse, u. a. das E-Rent-Konzept. Linkedin: https://ch.linkedin.com/in/marco-kissling-8a8891140

Über Philipp Dick

Mitgründer von Skribble. Philipp hat Skribble 2018 mitgegründet und den europäischen E-Signatur-Service seither aus der Schweiz heraus mit aufgebaut.
LinkedIn: https://ch.linkedin.com/in/philippdick