E-Signaturen für Finanzdienstleister: Wie Kendris mit Skribble digitalisiert

Verträge, die noch per Post verschickt werden, Mappen, die durchs Büro wandern, Mitarbeitende, die extra ins Office kommen müssen, nur um zu unterschreiben – im Finanzdienstleistungssektor gehört das für viele noch zum Alltag. Dabei ist die Technologie hinter der elektronischen Signatur über 40 Jahre alt, und die rechtlichen Grundlagen sind längst geschaffen.

Wie der Wechsel in der Praxis aussieht, zeigt der Fall Kendris: Das internationale Beratungs- und Treuhandunternehmen unterschreibt heute jährlich über 10'000 Dokumente elektronisch – vom Jahresabschluss bis zur internen Checkliste. Im Webinar «Zukunft gestalten: Wie Finanzdienstleister mit E-Signaturen effizient digitalisieren und Innovation vorantreiben» erklärt Roni Oeschger, Mitgründer und CEO von Skribble, warum Finanzdienstleister auf die elektronische Signatur setzen. Anschliessend berichtet Anna Szkudlarek, Partnerin bei Kendris, aus erster Hand, wie die Einführung gelaufen ist, welche Stolpersteine es gab und was sich dadurch konkret verändert hat.

Das nehmen Sie mit

• Warum handschriftliche Signaturen im Finanzdienstleistungssektor zunehmend zum Effizienz- und Nachhaltigkeitsproblem werden
• Wie sich einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) unterscheiden und wann welcher Standard gilt
• Wie Kendris die Einführung von Skribble angegangen ist – inklusive der drei grössten Herausforderungen und der jeweiligen Lösung
• Was die Digitalisierung der Unterschrift bei Kendris konkret an Zeit, Kosten und Papier einspart
• Antworten auf die meistgestellten Publikumsfragen zu Rechtsgültigkeit, SSO, internationalem Einsatz und mehr

Begrüssung und Vorstellung: Wer ist Anna Szkudlarek und was macht Kendris?

Roni Oeschger: So, also: Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen Webinar «Zukunft gestalten: Wie Finanzdienstleister mit E-Signaturen effizient digitalisieren und Innovation vorantreiben». Mein Name ist Roni Oeschger, ich bin einer der Mitgründer und CEO von Skribble, und ich freue mich wahnsinnig, heute Anna Szkudlarek von Kendris als Gast willkommen zu heissen. Hallo, Anna!

Anna Szkudlarek: Hallo, Roni.

Roni Oeschger: Falls Fragen auftauchen sollten im Webinar, und das hoffe ich natürlich, dürft ihr gerne unsere Kommentarfunktion nutzen und die Fragen dort platzieren. Es wird eine Sektion mit Fragen und Antworten gegen Ende des Webinars geben, und dort werden wir dann auf die Fragen eingehen.

Die Agenda von heute: Im ersten Teil sind wir bereits bei der Begrüssung und der Vorstellung. Im Anschluss werde ich über E-Signaturen für Finanzdienstleister sprechen, warum man überhaupt elektronisch signieren soll und warum Finanzdienstleister auf Skribble setzen. Und für alle, die Skribble noch nie gesehen haben: Damit es ein bisschen mehr hands-on wird, mache ich dann noch eine kurze Live-Demo, um das Thema nicht nur theoretisch, sondern auch ein bisschen praktisch zu beleuchten.

Im Anschluss wird dann die Bühne Anna gehören; sie wird uns erzählen, wie Kendris Skribble im Einsatz hat, Erfahrungsberichte und Anwendungsfälle teilen und auch sagen, welche Herausforderungen und daraus abgeleiteten Best Practices für sie relevant sind. Und dann kommen wir zur Frage- und Antwortsektion.

Aber jetzt habe ich gesprochen. Anna, wir kennen uns ja schon länger, aber unsere Zuhörer:innen noch nicht. Darum: Anna, wer bist du, und was macht Kendris?

Anna Szkudlarek: Danke, Roni. Kendris ist tatsächlich in der Finanzbranche tätig. Konkret sind wir ein internationales Beratungs- und Treuhandunternehmen, und neben dem traditionellen Treuhandgeschäft und institutionellen Kunden betreuen wir auch über 700 Familien mit Verbindung zu 80 verschiedenen Ländern.

Wir sind sehr international aufgesetzt, und unser Team umfasst über 200 Expert:innen. Unser Hauptsitz ist in Zürich, in der Schweiz; wir haben auch Standorte in Zypern, in Dubai, Grossbritannien, Amerika, und vor Kurzem auch in Luxemburg und Singapur.

Bei Kendris stehen unsere Kunden im Mittelpunkt, und für uns ist es wichtig, dass wir personalisierte Dienstleistungen anbieten. Aus diesem Grund setzen wir auch auf Innovation und Digitalisierung der Kundenerfahrung.

Mein Name ist Anna Szkudlarek, wie Roni gesagt hat, und ich bin Partnerin bei Kendris und leite die Digital Solutions und digitale Transformation.

Roni Oeschger: Okay. Vielen Dank für die Vorstellung von dir und von Kendris. Ich glaube, wenn man so international aufgestellt ist, hat man doch sehr viele Einsatzbereiche für elektronische Signaturen, und die können einem das Leben einfacher machen. Aber darüber erfahren wir ja bald mehr. Kannst du dich noch erinnern, als du das erste Mal mit elektronischen Signaturen zu tun gehabt hast? Wann war das? Was war der Umstand?

Anna Szkudlarek: Ja. Meine erste Erfahrung war mit DocuSign, und zwar in Grossbritannien, bereits vor über 10 Jahren. Ich habe einen Mietvertrag damals über DocuSign signiert, die Signatur war aber nicht qualifiziert. So hat meine Reise gestartet.

Roni Oeschger: Ja, spannend zu hören. Danke fürs Teilen. DocuSign hat natürlich sehr viel Pionierarbeit in unserem Bereich geleistet. Aber natürlich freut es mich sehr, dass du zwar mit DocuSign gestartet hast, aber jetzt bei Skribble geendet bist. Das ist die Journey, die ich natürlich und wir bei Skribble sehr gerne sehen.

Für mich, wenn ich drüber nachdenke, ist es sogar noch länger her. Ich glaube, mein allererster Berührungspunkt mit elektronischen Signaturen war die kryptografische Grundlage davon, nämlich die digitalen Signaturen, vor über 20 Jahren noch in meinem Informatikstudium. So, das war der Anfang.

Anna Szkudlarek: Cool.

Warum Finanzdienstleister auf elektronische Signaturen setzen

Roni Oeschger: Genau. Warum Finanzdienstleister auf die E-Signatur setzen und auf Skribble, das möchte ich jetzt gerne erläutern. Denn heute werden nach wie vor viele Verträge, auch im Finanzdienstleistungssektor, von Hand signiert. Das geht von Darlehensverträgen über Versicherungsverträge, Hypotheken, Unfallberichte, HR-Dokumente und so weiter. Ganz viele Dokumente werden nach wie vor von Hand signiert.

Die Realität ist ineffizient, mühsam, teuer und eine absolute Papierverschwendung, die zu sehr viel Frustration führt. Der einzige Moment, wo ich die Unterschrift von Hand noch spannend finde, ist, wenn jemand ein neuer Kunde von uns wird und als letzte handschriftliche Signatur gerne noch den Kundenvertrag mit uns auf Papier gegengezeichnet hat.

Und das Ganze ist eigentlich verwunderlich, weil die digitale Signatur, die Technologie dahinter, schon über 40 Jahre alt ist, und auch die rechtlichen Grundlagen sind schon lange gelegt. Wenn ich in Gesprächen mit Entscheidungsträgern und Digitalisierer:innen im Finanzdienstleistungssektor spreche, dann höre ich immer wieder die gleichen Herausforderungen, die allesamt mit der elektronischen Signatur adressiert oder gelöst werden können, und zwar mit relativ geringem Aufwand, aber trotzdem mit sehr grosser Wirkung.

Warum? Weil bei vielen die operative Effizienz, sowohl intern wie auch extern, Top of Mind ist. Und hier hilft Digitalisierung. Genau hier ist es häufig der Medienbruch, der im Weg steht, wenn man noch eine handschriftliche Signatur reinholen muss. Und hier hilft die elektronische Signatur natürlich markant, da man diesen Medienbruch nicht hat.

Nichtsdestotrotz muss natürlich die Legal Compliance aufrechterhalten werden, und auch hier: Das Gute ist, die rechtlichen Grundlagen sind gesetzt, man kann elektronisch signieren und trotzdem voll legal compliant bleiben. Seit der Pandemie ein sehr wichtiges Thema. Viele Leute wollen nicht mehr jeden Tag im Büro verbringen, und das Hybrid-Work wird viel einfacher, wenn man auch von zu Hause aus signieren kann.

Ein weiteres wichtiges Thema, das auch mir persönlich am Herzen liegt, ist die Nachhaltigkeit, und auch hier hilft die elektronische Signatur. Die elektronische Signatur ist zehnmal schneller. Und ich spreche hier nicht davon, wenn man ein Papierdokument noch per Post irgendwo hinschicken muss, weil dann ist man sofort im Bereich von Tagen. Nein, hier geht es alleine um die 3 Minuten, die es dauert, um eine elektronische Signatur einzufordern und sie dann auch abzuholen und zu archivieren, gegenüber 30 Minuten, die man locker braucht, wenn man das Dokument noch ausdrucken, in den Umschlag stecken, zur Post bringen und dann trotzdem noch einen Scan machen muss, um es auch digital abzulegen.

Darum ist die E-Signatur circa zehnmal schneller und als Folge davon auch 90 % günstiger, denn ein Grossteil der Kosten einer Signatur kommt vom Arbeitsaufwand dahinter. Und dieser wird markant kleiner mit der elektronischen Signatur. Elektronische Signaturen sind zudem in etwa 50-mal nachhaltiger als Unterschriften von Hand – das kommt von den CO2-Emissionen, die viel tiefer sind, da wir kein Papier produzieren müssen. Die Papierproduktion ist beim CO2-Ausstoss weltweit ein relativ wichtiger Faktor, und auch der physische Transport entfällt.

Und trotzdem ist man 100 % rechtsgültig, denn die allermeisten Verträge und Dokumente können rechtsgültig elektronisch signiert werden. Es gibt ganz wenige Ausnahmen, die im Business-Kontext aber relativ irrelevant sind und wirklich von Hand geschrieben werden müssen – beispielsweise Testamente. Alles andere, auch wenn eine sogenannte Schriftlichkeitserfordernis besteht, kann man heutzutage elektronisch signieren.

Wenn eine hohe Anforderung wie die Schriftlichkeit besteht, muss man einfach darauf achten, dass man die höchste Qualität der elektronischen Signatur wählt, nämlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Es gibt noch die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die einfache elektronische Signatur (EES), aber die QES ist nach Gesetz in der Schweiz – dem sogenannten ZertES – und auch in Europa – der eIDAS-Verordnung – der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

Skribble ist eine Schweizer Firma, hier gegründet, mit Fokus immer auf der Schweiz, aber auch auf Europa im Ganzen. Der DACH-Raum ist, wo Skribble am effizientesten funktioniert. Der Grund ist, dass Europa und die Schweiz leicht unterschiedliche Gesetze haben, wenn es um die qualifizierte elektronische Signatur geht, und Skribble hat sich von Anfang an darauf fokussiert, beide Räume zu bedienen.

Datenschutz ist uns extrem wichtig, denn Vertragsdokumente unserer Kunden können hochsensible Daten beinhalten. Darum sind wir compliant zum revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und auch zur europäischen DSGVO. Das Daten-Hosting von Skribble ist in der Schweiz, wir haben hier zwei Data Center – beides keine amerikanischen Hyperscaler wie Google, Amazon oder Microsoft, sondern lokale Data Center. Seit Ende letzten Jahres haben wir auch noch ein lokales Data Center in Deutschland für unsere deutschen oder europäischen Kunden, die das wünschen. Skribble ist zudem ISO 9001- und ISO 27001-zertifiziert.

Elektronische Signaturen sind aber eben by definition ortsunabhängig, das heisst, man kann von überall aus signieren und auf seine Verträge zugreifen – egal ob im Büro, im Homeoffice, direkt im Kundengespräch oder in den Bergen oder am Strand.

Skribble haben wir im März 2018 gegründet, wir feiern also bald unser siebenjähriges Bestehen, und in der Zwischenzeit haben wir über 160'000 aktive Nutzende auf unserer Plattform, die gemeinsam bereits über 5 Millionen Signaturen gemacht haben. Wir haben auch namhafte Kunden im Finanzdienstleistungssektor, unter anderem Kendris, wo Anna arbeitet, aber auch TWINT, Valiant, Chembra und Baloise, um nur einige zu nennen.

Live-Demo: So einfach ist elektronisches Signieren mit Skribble

Roni Oeschger: Jetzt möchte ich, nachdem ich die theoretischen Vorteile der elektronischen Signatur erläutert habe, auch noch eine kurze Live-Demo machen für alle, die Skribble noch nicht kennen. Wer Skribble schon kennt, kann jetzt kurz E-Mails checken oder einen Kaffee trinken gehen, während ich zeige, wie einfach elektronisches Signieren heute eigentlich sein kann.

Dazu sieht man hier jetzt meine Skribble-Inbox. Man sieht, es ist ziemlich einfach. Das ist einer der Hauptaspekte von Skribble, die wir von Anfang an einbringen wollten, weil wir ultimativ in Konkurrenz zur handschriftlichen Signatur stehen. Und die User Experience einer handschriftlichen Signatur, wenn man den Stift dann mal wirklich aufs Papier setzt, ist ziemlich gut. Damit die Adoption innerhalb einer Firma zu elektronischen Signaturen funktioniert, wissen wir, dass die Benutzerfreundlichkeit wichtig ist, und das ist immer ein Augenmerk von uns.

Ich bin hier im Bereich «Zum Signieren». Man sieht: keine Dokumente, das heisst, ich muss nicht signieren. Wenn ich jetzt selbst signieren will, kann ich auf das Plus klicken, komme auf die Übersichtsseite, wo ich mein PDF-Dokument zum Signieren aussuche und hochlade. Dieses wird im Hintergrund hochgeladen und überprüft: Ist es ein PDF, hat es allenfalls schon Signaturen drauf, sind diese noch gültig, hat es Malware drin und so weiter.

Im nächsten Schritt definiere ich die Signatureinladung. Ich kann entscheiden, ob nur ich signiere oder ob ich mit mehreren Personen signiere, und ich definiere den Signaturstandard: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene (FES) oder eben die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit der maximalen Beweiskraft. In diesem Fall muss ich mich noch entscheiden, ob ich nach EU-Recht oder nach Schweizer Recht signieren möchte. Der Einfachheit halber wähle ich jetzt die einfache elektronische Signatur und signiere alleine.

Wenn ich jetzt auf «Weiter» klicke, bin ich bereits in der Ansicht des Signierenden. Hier ist der Vertrag, ich kann ihn mir nochmal anschauen, durchlesen und die visuelle Signatur platzieren – dieses Element, das ich von der Seite auf das Dokument ziehe. Interessanterweise hat diese visuelle Signatur keinerlei Rechtsgültigkeit. Die ganze Beweiskraft und Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur liegt im Hintergrund in den Zertifikaten, die dem PDF-Dokument hinzugefügt werden. Aber die visuelle Signatur ist ein wichtiges Element für unsere Kunden, damit sie sehen, dass ein Vertrag wirklich signiert wurde.

Ich habe diesen jetzt soweit vorbereitet, klicke noch auf «Jetzt signieren», und das war's schon. Das ist jetzt eine einfache elektronische Signatur. Wenn ich mir das Dokument jetzt anschaue, sieht es insofern immer noch gleich aus wie zuvor, ausser dass wir hier jetzt die visuelle Signatur eingebrannt haben. Ich kann das Dokument nun herunterladen und weiterverarbeiten.

So, für alle, die kurz ausgeblendet haben, weil sie Skribble schon kennen: Wir sind jetzt wieder zurück im Webinar und kommen zum nächsten Teil, in dem Anna uns erzählt, wie Skribble bei Kendris im Einsatz ist.

Wie Kendris Skribble einsetzt: Vom Papierkram zur digitalen Signatur

Roni Oeschger: Anna, ich freue mich zu hören, wie ihr von der Idee bis zur Umsetzung gekommen seid, und freue mich, wenn du uns erzählst, warum ihr E-Signaturen im Speziellen von Skribble einsetzt.

Anna Szkudlarek: Danke, Roni, und vielen Dank für die Demo. Wie ihr seht, die Applikation ist sehr einfach und schnell zu bedienen. Es gibt nur wenige Klicks, solange man sich validiert hat und ein Konto angelegt hat. Es ist sehr benutzerfreundlich, und das kann ich sicher bestätigen.

Wie war das bei Kendris? Es ist Teil unserer Unternehmensstrategie, unsere Prozesse zu digitalisieren – aber nur die, die Mehrwert für unsere Kunden ermöglichen. In der Vergangenheit haben wir Tausende von Verträgen auf Papier unterschrieben, was erforderte, dass die Leute, die für die diversen Gesellschaften unterschreiben durften, persönlich im Büro sein mussten. Das ergab viel interne Koordination, viel Aufwand und Abstimmung. Also haben wir uns entschieden, diese Dienstleistung zu optimieren.

Wieso haben wir uns für Skribble entschieden? Aus dem Grund, dass Skribble die qualifizierte Unterschrift anbietet. Wir sind eine Beratungsfirma in der Finanzbranche. Die Finanzbranche ist stark reguliert, und unsere Dokumente sind sehr vertraulich. Sicherheit hat die höchste Priorität. Die qualifizierte E-Signatur, die innerhalb der EU und der Schweiz gültig ist, war für uns eine wichtige Anforderung. Das bedeutet, dass eine Identitätsüberprüfung erforderlich ist: Bevor man unterschreiben darf, muss man sich mit einer ID verifizieren.

Der zweite Grund war wirklich hybrides Arbeiten. Wir sind eine internationale Firma, wir arbeiten in internationalen Engagement-Teams, um die komplexen Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Wir wollten von überall aus unterschreiben können, was die vorher notwendige Koordination erheblich reduzieren sollte. Das war wirklich wichtig und hat sehr gut geklappt – und funktioniert bis heute reibungslos.

Der nächste wichtige Grund war die Benutzerfreundlichkeit. Das hängt eng mit SSO und der Schnittstelle zu unserem DMS zusammen. Wir nutzen Single Sign-On für Skribble, sodass unsere Mitarbeitenden sich nicht zusätzlich anmelden müssen – sie benutzen ihre eigenen Kendris-Logindaten. Die Schnittstelle zum DMS war ebenfalls sehr wichtig, damit wir diese Integration durchführen konnten. Das heisst für uns, dass alle Dokumente in einer Applikation sind: Sie können dort erstellt, zur Unterschrift weitergeleitet, unterzeichnet und archiviert werden, ohne irgendwelche Downloads.

Und dann ist natürlich das lokale Support-Team hier in der Schweiz für uns wichtig. Wir unterschreiben über 10'000 Dokumente im Jahr, also sehr oft. Wenn etwas nicht klappt oder wir eine Fehlermeldung bekommen, ist es uns sehr wichtig, jemanden ganz schnell und hier in der Schweiz zu erreichen. Skribble ist zudem sehr skalierbar und flexibel: Wir können sehr schnell neue Mitarbeitende onboarden, die zeichnungsberechtigt sind, und das war uns ebenfalls sehr wichtig.

Roni Oeschger: Super. Vielen Dank fürs Teilen dieser Punkte. Du sprichst sehr vieles davon an, was auch Grundwerte von Skribble sind – die Einfachheit, und zwar nicht nur im Signieren, sondern auch bei der Integration in Systeme, der Möglichkeit von SSO und so weiter. Sehr spannend. Ein guter Use Case. Wie und wo setzt ihr denn effektiv E-Signaturen ein bei Kendris?

Anna Szkudlarek: Vor allem bei diversen Verträgen. Eine unserer Arbeitsergebnisse sind Jahresabschlüsse. Wir sind ein Treuhandunternehmen, und wir unterschreiben diese mit Skribble sehr schnell und effizient. Wir setzen das auch bei internen Checklisten ein, und wenn wir Entscheidungen treffen, wird das auch sauber dokumentiert mit Skribble.

Roni Oeschger: Sehr gut. Das macht natürlich sehr viel Sinn. Ihr profitiert von der E-Signatur aus diversen Aspekten, nehme ich an.

Anna Szkudlarek: Danke, Roni. Ja, wir sparen sehr viel Papier, Zeit und Kosten bei Kendris. Wir sind viel effizienter geworden und haben weniger administrativen Aufwand bei der Abwicklung, zum Beispiel von Transaktionen. Qualitätssicherung ist uns ebenfalls sehr wichtig, und durch die automatisierte Validierung über Skribble haben wir weniger menschliche Fehler. Ein Fehler ist zum Beispiel, wenn nur eine Person ein Dokument unterschreibt: Wir müssen bei Kendris mindestens zwei Zeichnungsberechtigte unterschreiben lassen, und das ist für uns eine zusätzliche Kontrolle, weil Skribble diese Anforderung erfüllt – man kann einstellen, dass mindestens zwei Personen in der Applikation unterschreiben müssen.

Roni Oeschger: Ja, das macht Sinn und kommt dann wie automatisch mit, also eine gewisse Prozesskontrolle. Super spannend. Was sind denn eure nächsten Schritte mit Kendris und Skribble?

Anna Szkudlarek: Wir unterschreiben mehr und mehr. Ich glaube, die Mitarbeitenden sind jetzt mit der Applikation vertraut geworden, sie machen es gerne und wollen so viel wie möglich über Skribble unterschreiben. Wir wollen natürlich das Volumen erhöhen, aber auch häufiger mit Kunden zusammen unterschreiben und sie auf die Plattform einladen. Soweit ich weiss, müssen sie sich dafür nicht mehr registrieren – sie können ein Dokument mit Kendris auch ohne Registrierung unterschreiben.

Roni Oeschger: Genau, das ist korrekt. Skribble bietet das sogenannte No-Account-Signing an: Man kann eine Person zum Signieren einladen, und wenn diese noch keinen Account hat, muss sie auch keinen anlegen – es reicht der Link, der per E-Mail bei dieser Person ankommt.

Lessons Learned: Diese drei Herausforderungen gab es bei der Einführung

Roni Oeschger: Es freut mich natürlich zu hören, dass ihr das Signaturvolumen erhöhen möchtet. Ich nehme aber an, es gab auch Herausforderungen, als ihr mit der elektronischen Signatur gestartet seid, und ihr habt entsprechend Lessons Learned daraus gezogen. Die E-Signatur ist ein einfacher Hebel mit grosser Wirkung, aber wie überall gibt es nichts, das einfach nur so funktioniert. Ich bin gespannt zu hören, was ihr gelernt habt.

Anna Szkudlarek: Danke. Es gab einige Herausforderungen, natürlich. Die Applikation ist sehr einfach zu installieren, und es ist einfach, die Leute zu onboarden. Nichtsdestotrotz hatten wir ein paar Herausforderungen, und ich möchte mich auf die drei wichtigsten konzentrieren.

Die erste war unsere eigene komplexe Bedürfnislage. Wie ihr wisst, ist die Finanzbranche reguliert, eingeschränkt und ehrlich gesagt sehr oft altmodisch. Alles muss perfekt funktionieren, wenn man etwas einführt, und MVP-Projekte, bei denen man mit einem einfachen Use Case startet, sind nicht besonders beliebt. Unsere Bedürfnisse waren sehr komplex – man wollte eigentlich alle diese Bedürfnisse erfüllen, und aus einem kleinen Projekt wurde ganz schnell ein Grossprojekt. Dieses Projekt versprach zwar hohen Mehrwert für die Firma und die Kunden, am Ende war es aber zu umfangreich umzusetzen, und es dauerte zu lange.

Dann haben wir einen Pivot gemacht. Wir haben gefragt: Was brauchen wir eigentlich? Was sind die Must-have-Anforderungen? Und die waren ganz einfach: Wir wollen digital unterschreiben. Im ersten Schritt haben wir uns darauf konzentriert und die Einführung von SSO und die Integration mit dem DMS weggelassen, um uns wirklich auf den Use Case zu fokussieren – wie unterschreibe ich ein Dokument, und welche darf ich über Skribble unterschreiben. Im zweiten Schritt haben wir sichergestellt, dass die Einbettung der E-Signatur in die Prozesse einfacher macht und nicht komplexer. Keep it simple war unsere Lesson Learned in diesem Fall.

Roni Oeschger: Ja, das ist auch super spannend. Das hören wir viel von anderen Kunden, die die E-Signatur einführen wollen. Weil es so viele Vorteile gibt, möchte man es gerne gleich firmenweit ausrollen. Und obwohl diese Ambition sehr schön ist, ist es genau, wie du sagst: ein Riesenprojekt mit vielen Ecken und Enden. Unserer Erfahrung nach ist es wirklich eher «better done than perfect» – einfach mal starten. Es ist einfacher, einen Use Case oder eine Abteilung auszusuchen, in der man es mal testen und eigene Erfahrungen sammeln kann, weil jede Firma wieder ein bisschen anders ist. Und dann lernen und weiter ausrollen. Das funktioniert normalerweise viel besser, als wenn man diesen Big-Bang-Schritt machen muss, weil man ja bestehende Prozesse ändert.

Anna Szkudlarek: Ja, so ist es. Keep it simple wäre mein Advice.

Die zweite Herausforderung ist, glaube ich, immer die gleiche: die Benutzerakzeptanz. Die Einführung einer neuen Applikation ist immer eine Herausforderung für die Nutzenden, vor allem in der Finanzbranche, finde ich. Man darf die Nutzerfähigkeiten nicht überschätzen. Die Leute arbeiten nach Abläufen, und der neue Ablauf soll intuitiv sein, aber auch einfacher als der manuelle Prozess. Wenn wir sagen, wir unterschreiben jetzt digital, dann soll der neue Prozess wirklich weniger Schritte haben als der alte.

Aus diesem Grund war für uns auch die SSO-Anbindung wichtig. Das stand ganz oben auf der To-do-Liste, damit wir diesen extra Login-Schritt reduzieren. Alle können sich mit Kendris-Login und Kendris-E-Mail-Adresse einloggen, und es läuft automatisch. Auch die Integration mit dem DMS war entscheidend, damit die Nutzenden nichts in die Applikation hoch- oder herunterladen und per E-Mail versenden müssen und dann fünf Versionen eines Dokuments haben. Es ist besser, alles in einer Applikation zu erledigen. Und wir müssen wirklich konsequent sein und sagen: Das ist der neue Ablauf, keine Abweichungen, bitte alles über diesen Ablauf laufen lassen. Und ganz viele Schulungen.

Roni Oeschger: Ja, das haben wir auch bei vielen Kunden gehört. Das ist diese natürliche Aversion – ein starkes Wort – gegenüber Veränderung. Wenn man nicht mal die Vorteile der elektronischen Signatur am eigenen Leib erfahren hat, indem man ein-, zweimal signiert hat und sieht, dass das wirklich besser ist als das ganze Papier und der Drucker, der meistens im Papierstau ist, dann hilft das. Wenn man sagt, lasst uns das mal konsequent nutzen, sieht man normalerweise auch schnell die Vorteile.

Anna Szkudlarek: Ja, danke. Der dritte Punkt, den ich ansprechen möchte, ist das Onboarding unserer Leute im Ausland. Wir sind international aufgesetzt, wir haben Standorte im Ausland, wir arbeiten in diesen Engagement-Teams. Die Leute waren sehr begeistert, dass wir Skribble einführen. Sie wussten zwar nicht, was Skribble war, weil es im Ausland nicht bekannt war, aber sie konnten sich darauf verlassen.

Die Probleme, die wir hatten, waren eher rechtlicher Natur. Wir mussten wirklich prüfen, dass die Mitarbeitenden im Ausland gewisse Unterlagen elektronisch unterschreiben dürfen. Diese Compliance-Abklärung war wirklich sehr wichtig zu überprüfen – wir haben das gemacht, es hat einfach mehr Zeit gedauert.

Dann hatten wir ein paar technische Hindernisse im Zusammenhang mit der Identitätsverifizierung. Ich glaube, das ist heute nicht mehr der Fall bei Skribble – wir waren die Early Adopters, und die Identifikation lief damals über Drittanbieter. Wir mussten den Mitarbeitenden im Ausland Schweizer Nummern geben, damit sie eine SMS erhalten konnten. Aber dieser Ablauf wird immer einfacher, soweit ich es verstehe. Wir haben diese Herausforderung nicht mehr, wenn wir neue Mitarbeitende onboarden – das läuft ziemlich gut und reibungslos. Zu dem Zeitpunkt, als wir Skribble eingeführt haben, war es aber wirklich ein Problem, damit alle mit der Applikation arbeiten konnten.

Roni Oeschger: Ja, das kann ich gut nachvollziehen. Ihr seid ja schon länger bei uns – ich glaube, es war irgendwo während der Pandemie, als ihr effektiv Kunden wurdet. Und gerade rund um die elektronische Signatur, nicht das Signieren selbst, sondern die Umsysteme mit Drittanbietern, wenn es um die Identifikation geht, hat es Fortschritte gegeben und wird es weiterhin geben.

Am Anfang war das noch herausfordernder. Als wir effektiv gestartet sind, vor bald sieben Jahren, war es in der Schweiz noch gar nicht möglich, nach Schweizer Gesetz eine Remote-Identifikation zu machen, also per Video oder App – man musste das persönlich, face to face, machen. Ich kann mich noch erinnern, wie Mitarbeitende von uns und ich ganz am Anfang durch die Schweiz mit dem Zug zu Kunden gefahren sind, um dort Leute persönlich zu identifizieren.

Hier gibt es immer weitere Fortschritte. Der grösste Fortschritt wird meiner Meinung nach die Einführung der nationalen eID in der Schweiz sein – auch in Europa wird eine eingeführt –, weil diese stark genug sein wird, dass man damit qualifiziert elektronisch signieren kann. Sobald die Verbreitung in der Bevölkerung da ist, entfällt dieser Identifikationsschritt, der euch am Anfang noch Kopfzerbrechen bereitet hat.

Vielen Dank fürs Teilen dieser Erfahrungen und Lessons Learned. Sie decken sich sehr mit dem, was wir auch bei anderen Firmen beobachten. Die Einführung der elektronischen Signatur bringt auf diesem Niveau bei den meisten Firmen ähnliche Herausforderungen mit sich.

Der Return on Investment: Was die Digitalisierung Kendris konkret bringt

Roni Oeschger: Wir haben uns noch die Freiheit genommen, unser Return-on-Investment-Assessment mit Kendris zu machen. Wir wissen natürlich nicht, was ihr signiert, aber wir wissen, wie häufig ihr signiert: In den letzten zwölf Monaten waren das fast 12'000 Signaturen. Im Schnitt signiert ihr zweimal pro Dokument – ich glaube, das ist das Vier-Augen-Prinzip, das du angesprochen hast, das sieht man hier schön. Und eure Dokumente haben im Schnitt fünf Seiten.

Wenn man das jetzt hochrechnet auf eine Ersparnis von circa 34 Schweizer Franken pro Dokument – und das sind jetzt nicht eure Zahlen, Anna, sondern unser Return-on-Invest-Calculator, der aufgrund des reduzierten Arbeitsaufwands von etwa 34 Franken ausgeht –, dann spart ihr 190'000 Schweizer Franken dank der Digitalisierung der handschriftlichen Unterschrift. Auf Arbeitstage umgelegt sind das in etwa 300 Arbeitstage, weil man rund 27 Minuten schneller pro Dokument unterwegs ist, wenn man den Prozess komplett digital hält.

Hochgerechnet sind das ausserdem beinahe 60'000 Blatt Papier, die ihr nicht drucken musstet, weil elektronisch signiert wird. Hier gehen wir von den fünf Seiten aus, die ihr habt, und im Schnitt druckt man einen Vertrag zweimal, damit man ihn von beiden signierenden Parteien ablegen kann. Das führt zu 272 Kilogramm CO2, die durch den Wegfall der Papierherstellung eingespart werden – denn 100 Blatt Papier produzieren in der Herstellung fast ein halbes Kilo CO2. Und hier ist der physische Transport der Dokumente noch nicht einmal eingerechnet. Signiert ihr innerhalb der Länder meistens, oder ist das eher länderübergreifend?

Anna Szkudlarek: Beides. Es kommt darauf an, was für ein Mandat das ist. Spielt aber im Moment keine grosse Rolle.

Roni Oeschger: Genau. Ich finde, das sind schon beeindruckende Zahlen, wenn man das so anschaut. Und damit würde ich sagen, gehen wir in die Fragen-und-Antworten-Sektion.

Fragen und Antworten aus dem Webinar

Bietet Skribble Schulungen zu Datenschutz und Rechtsgültigkeit an?

Roni Oeschger: Zu Datenschutz geben wir keine Schulungen. Wenn man nach der europäischen DSGVO konform sein will, muss man Mitarbeiterschulungen machen, die aber wesentlich weiter gehen als nur den Umgang mit einer eSignatur-Plattform. Wir haben hier einen spezialisierten Anbieter im Einsatz, und ich empfehle das auch anderen. Bei uns kann man einfach sagen: Alle Dokumente, die wir handhaben, dafür muss man sich nicht kümmern – der Datenschutz auf unserer Seite ist gewährleistet.

Zu Rechtsgültigkeit haben wir einiges an Material auf unserer Website und in unserem Blog. Wir sind aber natürlich keine Anwaltskanzlei und können hier keine rechtliche Auskunft geben. Im Zweifelsfall ist die Anlaufstelle die Compliance-Abteilung in der eigenen Firma oder die Anwaltskanzlei, mit der man normalerweise zusammenarbeitet. Bei uns findet man aber Indikationen dazu, wann das Gesetz eine Schriftlichkeitserfordernis vorschreibt. Das findet man in der Schweiz ultimativ im Obligationenrecht (OR).

Gab es bei Kendris interne Widerstände oder Herausforderungen bei der Einführung von Skribble?

Anna Szkudlarek: Vielen Dank, Karin, für diese Frage. Eigentlich nicht – wir hatten Herausforderungen, aber nicht so viel Widerstand. Von Anfang an haben alle die Idee gut gefunden und wollten es ausprobieren.

Im Verlauf des Tages sind manche dann aber einfach zurück zum alten Prozess gegangen und haben nach der Mappe gefragt. Das war die grösste Herausforderung: die Personen, die unterschreiben dürfen, dazu zu bringen, dass sie sich an den neuen Prozess halten. Das musste wirklich im Kopf passieren – dass ich als unterschriftsberechtigte Person sage: Keine Mappe bitte, ich will das Dokument über Skribble erhalten, dort prüfen und entweder unterschreiben oder zur Korrektur ablehnen. Das war wahrscheinlich die grösste Herausforderung.

Signiert Kendris die internen Checklisten auch mit QES?

Anna Szkudlarek: Nein, einfache Signatur ohne QES.

Roni Oeschger: Das macht auch Sinn. Hier gibt es keine Formvorschrift, das ist für euch selbst, und ihr wisst ja, wer signiert.

Grosse Schweizer Banken akzeptieren elektronisch signierte Dokumente von Skribble nicht – wie geht Skribble damit um?

Roni Oeschger: Das ist leider ein Fakt. Das Schweizer Gesetz sagt, dass die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist. Das heisst, man kann so oder so signieren. Es schreibt aber nicht vor, dass eine Firma sie akzeptieren muss.

Unsere Strategie: Wir machen so viel Education, wie wir können. Es liegt nicht vollumfänglich in unserer Macht, aber ich bin hundertprozentig davon überzeugt, dass das nur ein Übergangsproblem ist. Wenn man in Länder schaut, die digital weiter sind als die Schweiz – und das sind in Europa erstaunlich viele, vor allem die nordischen Länder, aber auch Italien, Frankreich, Spanien –, sieht man eine wahnsinnig hohe Adoption von eSignaturen, weil es von den Firmen erwartet wird. Diese Länder haben teilweise auch schon nationale eIDs eingeführt. Ich glaube, der Druck, zumindest von Seiten der Nutzenden, wird steigen, und dann werden sich auch die grossen Firmen bewegen.

Reicht die bestehende Registrierung für eine QES, um auch im EU-Raum qualifiziert zu signieren, oder braucht es eine separate Identifikation?

Roni Oeschger: Gute Frage, danke dafür. Und die Antwort ist, wie bei allen interessanten Fragen: Es kommt darauf an. Es gibt gewisse Identifikationsmethoden, beispielsweise die Face-to-Face-Identifizierung mittels der sogenannten RA-App, die wir in Zusammenarbeit mit unserem Vertrauensdienstanbieter Swisscom anbieten – hier kann eine Firma selbst Identifikationen machen. In diesem Fall kann die identifizierte Person beide Rechtsräume bedienen.

Andere Drittanbieter-Identifikationen, Videoidentifikationen und einige app-basierte Identifikationen sind spezifisch für einen Rechtsraum, weil sich die beiden leicht unterscheiden. Es gibt aber inzwischen auch neue Remote-Identifikationsverfahren, die beide Rechtsräume in einer Identifikation abdecken. Sobald eines davon von der Usability her gut genug ist, binden wir es natürlich auch bei uns ein.

Gibt es bei der Gegenpartei Widerstände, weil sie sich für die QES zuerst identifizieren muss?

Roni Oeschger: Unsere Erfahrung ist: Der grösste Widerstand gegenüber der qualifizierten elektronischen Signatur ist genau dieser Identifikationsschritt, weil er teurer und zeitlich aufwendiger ist als die eigentliche Signatur. Wenn wir Widerstände sehen, dann meistens dort. Dann ist es eine Frage, wie wichtig einem der Prozess ist und wie häufig man ihn wiederholt.

Anna Szkudlarek: Nein, eher nicht. Das machen wir mit unseren Kunden nicht, wenn sie die ID nicht hinterlegt haben.

Ist Skribble auch für kleine Firmen interessant, oder lohnt sich das nur für Grossunternehmen?

Roni Oeschger: Nein, wir sind nicht nur an Grossfirmen interessiert. Skribble hat Angebote von ganz klein bis ganz gross. Wir haben Firmen, die effektiv kleiner sind als 18 Personen und trotzdem einen hohen Bedarf an eSignaturen haben. Unser SSO ist bepreist, weil wir sehen, dass dort häufig Aufwand entsteht – ein Hin und Her mit dem Kunden, um den SSO optimal aufzusetzen, und gewisse Firmen haben dabei einen grösseren Beratungsbedarf als andere. Aber nein, wir möchten elektronische Signaturen zu allen Firmen bringen.

Anna Szkudlarek: Ja, und wir bei Kendris haben auch ohne SSO gestartet. Das wurde erst später eingeführt.

Roni Oeschger: Genau. Den grössten Benefit von SSO haben ganz grosse Firmen, damit sie alle Logins unter ihrer Kontrolle haben – Onboarding und Offboarding geschieht dort häufiger. Je grösser die Firma, desto mehr Effizienzgewinn kann man daraus auch ziehen.

Nach welchen Kriterien entscheidet Kendris, welcher Signaturstandard eingesetzt wird?

Anna Szkudlarek: Wir schauen uns sicher die Compliance-Anforderungen in den verschiedenen Ländern an. Das wichtigste Kriterium ist aber: Ist es ein Kundendokument oder ein internes Dokument? Bei einem Kundendokument setzen wir sofort die qualifizierte eSignatur ein. Bei internen Dokumenten reicht die einfache Signatur.

Gibt es eine Übersicht, welche elektronische Signatur wofür verwendet werden kann, zum Beispiel für Werkverträge in der Baubranche?

Roni Oeschger: Auch hier können wir keinen strikten Legal Advice geben. Wir haben einige Informationen auf unserer Website zu den groben Entscheidungskriterien. Am Ende ist es, wenn das Gesetz keine QES vorschreibt, eine interne Abschätzung: Die meisten Verträge kann man theoretisch mit der einfachen Signatur abschliessen, in der Schweiz auch viele per Handschlag. Wenn das Gesetz eine Schriftlichkeit explizit vorschreibt, muss es die QES sein. In den anderen Fällen ist es eine Abwägung, wie viel Beweiskraft man in der elektronischen Signatur haben möchte. Deshalb setzt zum Beispiel auch Kendris im Kundenkontext meist auf die QES, obwohl es rechtlich nicht immer nötig wäre – einfach, damit die Wertigkeit gewährleistet ist.

In der Baubranche weiss ich, dass bei Baueingaben mit Starkstrom – zumindest im Transportbereich – letztes Jahr eine Gesetzesänderung dazu geführt hat, dass diese neu mit QES signiert werden müssen. Für einzelne Branchen gibt es also Spezialist:innen, die besser Bescheid wissen.

Was sind für einen Standard-User die Vorteile von Skribble gegenüber DocuSign?

Roni Oeschger: Wenn man den lokalen Support und unser Know-how im eSigning nicht braucht: Skribble hat die Daten in der Schweiz, das heisst, es sind keine amerikanischen Daten dahinter. Unsere Kunden bestätigen uns eine sehr hohe Usability – die User Experience ist einfach für alle, DocuSign ist da anspruchsvoller.

Um fair zu sein: DocuSign bietet als Ganzes auch mehr Funktionalität. Sie sind seit rund 15 Jahren unterwegs und haben einen gewissen Vorsprung. Aber die meisten dieser Funktionen brauchen die meisten Nutzenden gar nicht – man hat die Komplexität im User Interface, nutzt sie aber nicht.

Und zu guter Letzt hat Skribble, je nachdem, ob man Integrationen braucht, auch Integrationen in Schweizer oder europäische Systeme, die DocuSign nicht unbedingt hat. Ursprünglich konnte man bei DocuSign nur die einfache elektronische Signatur haben; für höhere Standards musste man separate Verträge mit Vertrauensdiensteanbietern abschliessen. DocuSign sind aber, wie gesagt, Pioniere, die vieles richtig machen, und können auch eine sehr gute Wahl sein.

Wird Skribble bei Kendris auch im Human-Resources-Bereich genutzt, zum Beispiel für Arbeitsverträge?

Anna Szkudlarek: Danke, Sonja, für diese Frage. Wir nutzen Skribble in HR, aber nur für die internen Checklisten. Arbeitsverträge werden weiterhin auf Papier unterschrieben, dort haben wir Skribble noch nicht im Einsatz.

Roni Oeschger: Okay, das ist spannend, Anna – da können wir auch mal drüber reden. Ich kann sagen: Kendris nutzt es anscheinend nicht, aber viele unserer Kunden starten eigentlich aus dem Human-Resources-Bereich, weil man dort viele Verträge hat und in einigen Fällen auch die Schriftlichkeitserfordernis besteht. Das ist normalerweise häufig ein Einstiegspunkt.

Erhalten Kunden ein elektronisch signiertes PDF, oder erscheint zuerst eine Fehlermeldung, solange Skribble nicht als vertrauenswürdig hinterlegt ist?

Roni Oeschger: Das ist ein interessantes Problem. Ich nehme an, es geht darum, dass beim Öffnen des Dokuments in Adobe eine Fehlermeldung erscheint. Das sollte bei Skribble-Dokumenten eigentlich nicht der Fall sein, weil die Vertrauensdiensteanbieter, die wir im Hintergrund für die elektronische Signatur nutzen, offiziell zertifiziert sind und normalerweise bereits in den PDF-Readern hinterlegt sind. Es sei denn, diese sind nicht aktuell – dann müsste man schauen, warum das so ist, und ein Update mit dem neuen Zertifikat machen. Wenn wir hier mehr Details erfahren würden, könnten wir besser Auskunft geben.

Reicht bei bestehender QES-Registrierung eine separate EU-Identifikation, um auch im EU-Raum zu signieren? (Ergänzende Frage)

Roni Oeschger: Wie oben beschrieben, kommt es auf die verwendete Identifikationsmethode an – bei der Face-to-Face-Identifizierung über die RA-App kann eine Person nach der Identifikation beide Rechtsräume bedienen, bei anderen Verfahren ist teilweise eine separate Identifikation pro Rechtsraum nötig.

Warum wurde der QR-Code aus der Signatur entfernt?

Roni Oeschger: Er hat zu mehr Konfusion geführt, als er genutzt hat. Wir überlegen, ob wir wieder ein solches Pendant einführen, das ist im Moment aber noch nicht geplant.

Das Transkript endet hier – die restlichen Publikumsfragen wurden aus Zeitgründen im Webinar nicht mehr im Detail beantwortet.

Über Roni Oeschger
Roni Oeschger ist Mitgründer und CEO von Skribble. Er hat sich bereits während seines Informatikstudiums mit den kryptografischen Grundlagen digitaler Signaturen beschäftigt und Skribble 2018 mitgegründet.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ronioeschger/

Über Anna Szkudlarek

Anna Szkudlarek ist Partnerin bei Kendris und leitet dort die Digital Solutions und die digitale Transformation. Sie verantwortet bei Kendris unter anderem die Einführung und Weiterentwicklung von Skribble.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/annaszkudlarek/