Verträge digital signieren: Die Skribble-Produktdemo Schritt für Schritt

Eine Signatureinladung fühlt sich beim ersten Mal oft komplizierter an, als sie ist: Welche Signaturart braucht dieser Vertrag? Wie lädt man mehrere Personen richtig ein? Und was passiert eigentlich, nachdem die Anfrage rausgegangen ist?

In dieser Produktdemo führt Sie Skribble-CEO Roni Oeschger direkt durch die Anwendung – vom Dashboard mit den offenen Signatureinladungen über die drei rechtlich anerkannten Signaturstufen bis zu Extras wie Beobachtern, signierenden Gruppen und dem automatischen Ablaufdatum. Alles am echten Beispiel, so wie Sie es später selbst nutzen.

Das nehmen Sie mit

• Wie die Übersicht mit den Status ausstehend, wartend, erledigt und abgebrochen funktioniert und wie Sie sie filtern
• Welche der drei Signaturarten – EES, FES oder QES – zu welchem Anwendungsfall passt
• Wie Sie mehrere Signierende parallel, nacheinander oder in gemischter Reihenfolge einladen
• Wie signierende Gruppen, Beobachter, Ablaufdatum und Anhänge im Alltag helfen
• Wie Sie nach dem Versand den Fortschritt steuern und das Signaturprotokoll für die Compliance nutzen

Die Übersicht: So sehen Ihre Signatureinladungen aus

Roni Oeschger: Herzlich willkommen zu unserer Produktdemonstration von Skribble. Ich freue mich, Ihnen einen etwas tieferen Einblick in die Nutzung unseres Produkts zu geben.

Ich bin hier bereits eingeloggt. Das heisst, wenn Sie sich bei Skribble einloggen, was normalerweise der erste Schritt ist, werden Sie von dieser Übersicht begrüsst. Sie zeigt Ihre ausstehenden Signatureinladungen, und die können in verschiedenen Status sein. Ganz oben erscheinen die Dokumente, die Sie selbst signieren müssen. Darunter kommen die, die auf andere warten – entweder haben Sie bereits signiert, oder Sie müssen selbst gar nicht signieren, aber andere noch, damit alles abgeschlossen ist. Zusätzlich gibt es den Status «erledigt»: Da wurden alle angefragten Signaturen bereits geleistet.

Da ich mich hier in meinem Demo-Environment befinde, sind nur drei Signatureinladungen offen – das können in der Praxis durchaus viele mehr sein, darum gibt es Filterfunktionen. Standardmässig zeigt die Übersicht alle Status an. Ich kann mich aber auch auf die fokussieren, wo ich noch selbst unterschreiben muss, die dazunehmen, wo andere signieren müssen, oder mich auf die erledigten konzentrieren – und sehe live, welche Dokumente das jeweils sind.

Es gibt zusätzlich den Status «abgebrochen». In meinem Demo-Account sind hier keine Dokumente. Das passiert, wenn jemand die Signatureinladung ablehnt, aus welchem Grund auch immer, oder wenn ich als einladende Person die Einladung zurückziehe, weil etwas nicht so ist, wie ich es haben möchte.

Weitere Filtermöglichkeiten gibt es nach Datum: Was ist in den letzten 24 Stunden passiert, oder auf mehrere Tage erweitert, oder ein benutzerdefinierter Zeitraum. Zusätzlich kann ich mir nur die Dokumente anzeigen lassen, die ich selbst versendet habe – in diesem Fall deckungsgleich mit den drei Dokumenten hier, da alle von mir gesendet wurden.

Das sehen Sie übrigens auch in dieser Spalte: die E-Mail-Adresse, die ich für diese Demos nutze, und das Datum, wann ich die Einladung gesendet habe. Man sieht auch die letzte Änderung – sobald etwas erstellt wird oder jemand signiert, also irgendeine Aktion auf dem Dokument passiert, ändert sich dieser Status.

Eine neue Signatureinladung erstellen: Upload und Sicherheitscheck

Das ist der tägliche Umgang mit Skribble. Die andere zentrale Funktion ist natürlich, eine Signatureinladung zu erstellen. Das mache ich über den blauen Plus-Knopf. Ein Klick, und ich lande beim Start der Signatureinladung. Zuerst lade ich eine Datei hoch. Skribble fokussiert sich auf PDF-Dateien – PDF steht für Portable Document Format, also portabel: Die Dateien werden auf vielen Geräten unterstützt, elektronische Signaturen lassen sich direkt integrieren, und am Schluss enthält die Datei selbst alles Nötige. Ein gutes Format, um Vertragsdokumente digital abzubilden.

Ich lade jetzt zwei PDF-Dateien zu Testzwecken hoch, ausgewählt von meinem Computer. Sie werden im Hintergrund hochgeladen und kurz überprüft: Wir prüfen zum Beispiel, dass keine Schadsoftware im PDF steckt – das ist möglich, PDFs sind mächtige Dateien, über die sich sogar Viren verteilen liessen, und wird hier bereits abgefangen. Zusätzlich prüfen wir, ob das PDF-Dokument dem Standard folgt, damit die spätere Signatur ebenfalls standardkonform ist.

Signaturart wählen: EES, FES oder QES – und die Solo-Abkürzung

Im nächsten Schritt kommt die wohl wichtigste Auswahl: die Beweiskraft der elektronischen Signatur. Das Schweizer und das europäische Recht sehen drei Standards vor: die einfache elektronische Signatur (EES) mit der geringsten Beweiskraft, die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit etwas mehr Beweiskraft, und die maximale Beweiskraft erreicht die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – je nach Rechtsraum die eIDAS im EU-Recht oder das ZertES im Schweizer Recht. Um es in diesem Beispiel einfach zu halten, wähle ich die einfache elektronische Signatur.

Hier oben gibt es noch eine Abkürzung: Soll nur ich selbst signieren – ich lade also nur mich selbst zum Signieren ein, keine weiteren Personen –, kann ich diesen verkürzten Flow nehmen, der einige spätere Schritte überspringt, weil sie dann nicht relevant sind. Umfasst die Signaturanfrage aber mehrere Personen oder ist etwas komplexer, gibt es den ausführlicheren Flow, den ich jetzt zeige.

Signierende festlegen: Parallel, nacheinander oder in Gruppen

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wer signieren soll. Das läuft über E-Mail-Adressen: Ich tippe eine ein, zum Beispiel eine, die ich früher bereits zum Einladen genutzt habe – die letzten drei genutzten Adressen werden automatisch vorgeschlagen, weitere erscheinen beim Tippen. Ich kann auch mich selbst als Signierenden hinzufügen. So habe ich jetzt zwei Personen, die signieren.

Standardmässig signieren beide gleichzeitig, also parallel: Die Einladung geht an beide raus, und wer zuerst Zeit hat, signiert zuerst. Ich kann aber auch eine Signaturreihenfolge erzwingen – dann signiere zuerst ich, danach die andere E-Mail-Adresse. Bei einer dritten Adresse lassen sich beide Modi mischen: Ich verschiebe die E-Mail-Adressen so, dass zuerst ich signiere und danach die beiden anderen Signierenden parallel.

Die letzte Möglichkeit sind signierende Gruppen, vordefiniert im Backend von Skribble und aus mehreren Usern des eigenen Accounts zusammengesetzt – ein Beispiel ist das Backoffice. Wähle ich diese Gruppe aus, bedeutet das: Nachdem die oben genannten Personen signiert haben, wird das Backoffice eingeladen. Alle Personen in der Gruppe erhalten die Einladung, und wer Zeit hat und sich zuständig fühlt, signiert – der Prozess schreitet fort. Der Einfachheit halber entferne ich jetzt ein paar E-Mail-Adressen wieder und gehe zum nächsten Schritt.

Dokumente prüfen und visuelle Signaturen platzieren

Jetzt sehen wir die beiden hochgeladenen Vertragsdokumente – den Demo-Vertrag und das Testdokument mit zwei Signierenden. Ich kann direkt zum zweiten Dokument springen, es mir anschauen, alle Seiten sind gerendert, ich kann nochmals durchsehen.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Platzhalter für die visuellen Signaturen der beiden eingeladenen E-Mail-Adressen. Das erste Dokument soll von mir signiert werden – ich ziehe meine visuelle Signatur darauf, kann sie in Grösse und Position anpassen. Beim zweiten Vertrag, den zwei Personen unterzeichnen sollen, platziere ich sowohl mich selbst als auch den zweiten Signierenden auf dem Dokument. In einer kleinen Übersicht sehe ich anschliessend nochmals beide Dokumente und wer jeweils signiert.

Letzte Details: Betreff, Nachricht, Ablaufdatum, Beobachter und Anhänge

Damit komme ich zum letzten Screen der Einladung. Hier lässt sich noch der Betreff der Signatureinladung definieren – standardmässig werden die Dateinamen der hochgeladenen Dateien übernommen, was beim Testen oft nicht passt, darum trage ich hier «Demo-Verträge» ein. Zusätzlich kann ich eine optionale Nachricht an alle Empfänger mitschicken, die bei der Einladung mitgesendet wird, etwa um Kontext zum Vertrag zu geben.

Dann gibt es ein Ablaufdatum: ein Datum in der Zukunft, an dem der Vertrag automatisch zurückgezogen wird, falls bis dahin nicht alle signiert haben – ich wähle den 19. Juli. Eine weitere Funktion sind Beobachter, ebenfalls per E-Mail-Adresse oder Gruppe: Personen oder Gruppen, die Zugriff auf die Signatureinladung erhalten, den Fortschritt sehen, das Dokument herunterladen können und per E-Mail informiert werden, sobald jemand signiert – ohne selbst zu signieren.

Das letzte Element sind Anhänge: weitere Dateien, die zur Signatureinladung gehören, aber nicht selbst signiert werden – zum Beispiel allgemeine Geschäftsbedingungen, die im Vertrag referenziert sind. Statt eines Links lassen sich die AGB direkt anhängen, auch in anderen Formaten als PDF, etwa Word oder Excel.

Anfrage senden und den Signaturprozess im Blick behalten

Damit bin ich fertig und schliesse die Anfrage per Klick auf «Anfrage senden» ab. Im Hintergrund werden nun die E-Mails an die angegebenen Adressen versendet, jeweils mit einem Link zum Dokument.

Über «Ansehen» komme ich wieder in den Viewer mit den beiden Vertragsdokumenten. Im Unterschied zu vorher ist meine visuelle Signatur jetzt bereits platziert – noch als gestreifter Platzhalter, bis ich tatsächlich signiert habe. Auf der rechten Seite sehen Sie ebenfalls diese visuelle Signatur; je nach Rolle in der Firma lassen sich mehrere Ausprägungen davon vordefinieren.

Sie sehen ausserdem, von wem Sie eingeladen wurden: Hier steht «Company Branding» – das ist dieselbe Stelle, die Sie auf der Übersicht oben links sehen. Ihr eigenes Logo könnte hier stehen, damit Ihre Company Identity mitgetragen wird. Man sieht die E-Mail-Adresse und den Namen der einladenden Firma – in diesem Fall unser Skribble-Demo-Account. Zusätzlich sieht man das Datum der Einladung, wann sie abläuft, dass ich auf beiden Verträgen signieren soll, sowie wann automatische Erinnerungen an noch nicht signierte Personen versendet werden, und die mitgeschickte Nachricht.

Selbst signieren und was danach passiert

Ich bin nun an der Reihe. Als Nächstes folgt die eingeladene E-Mail-Adresse, die ohne Skribble-Konto signiert, weil noch keines erstellt wurde – auch das ist auf Skribble möglich. Jetzt zum eigentlichen Signieren: Bei der einfachen elektronischen Signatur geht das schnell. Ein Klick auf «Jetzt signieren» genügt.

Die einfache elektronische Signatur basiert auf der E-Mail-Adresse: Da ich mit dieser Adresse gerade in meinem Skribble-Account eingeloggt bin, weiss Skribble, dass ich Zugriff darauf habe und sie zu mir gehört – damit ist die Signatur bereits geleistet. Im Vertrag ist meine visuelle Signatur nun eingebrannt, ebenso auf der letzten Seite des zweiten Dokuments. Ich kann das PDF in diesem teilsignierten Zustand bereits herunterladen; vollständig wird es, sobald auch die zweite E-Mail-Adresse signiert hat.

Als Ersteller der Signatureinladung habe ich weiterhin Optionen: weitere Signierende einladen, solange der Prozess läuft, Beobachter hinzufügen, oder die Einladung zurückziehen, falls ein Fehler passiert ist. Ich kann auch manuell eine Erinnerung an eine Person auslösen, die noch nicht signiert hat, oder das Signaturprotokoll herunterladen – eine zusätzliche, ebenfalls signierte PDF-Datei mit Prozessdaten wie Upload-Zeitpunkt, Zeitpunkt der Ansicht und der Signatur, relevant etwa für die Compliance-Abteilung. Zudem lässt sich ein noch nicht signierender Empfänger wieder entfernen – als Einladender habe ich vollen Editierzugriff.

Verlasse ich den Viewer, sehe ich die Demo-Verträge nun mit dem Zeitpunkt meiner Einladung; ich selbst warte auf die andere Person. Sobald auch sie signiert, wechselt der Status auf «erledigt».

Über Roni Oeschger

Roni Oeschger ist Mitgründer und CEO von Skribble. Er hat Informatik mit Schwerpunkt Visual Computing und Machine Learning an der ETH Zürich studiert und Skribble 2018 zusammen mit Philipp Dick, David Fürsinger und Waldemar Dick gegründet.