Wincasa treibt die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen voran. Ganz vorne mit dabei ist das Personalwesen: in der HR-Abteilung hat der Kugelschreiber ausgedient – die Archivierung und Unterzeichnung aller Dokumente erfolgt elektronisch. Selbst Arbeitsverträge und -zeugnisse werden nur noch digital ausgestellt. Das verkürzt die Durchlaufzeiten um ein Vielfaches.

Daniel Joost ist Leiter HR Beratung & Rekrutierung bei Wincasa und wird uns heute aufzeigen, wie das HR den Papierkrieg beendet und selbst vertrauliche Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsverträge mit Externen elektronisch signieren kann.

Herr Joost, Ihr Kollege Marco Kissling erwähnte im Blog-Interview zur Digitalisierung des Vermietungsprozesses, HR sei der digitale Vorreiter innerhalb von Wincasa. Können Sie das erläutern?
Ja, wir nutzen Skribble im HR sehr intensiv. Bereits heute werden sämtliche Arbeitsverträge und Vertragsänderungen ausschliesslich digital signiert. Auch die Arbeitszeugnisse stellen wir nur noch digital aus. Weiter hat die Bewirtschaftung dank Skribble auch die Vollmachten digitalisiert, für welche Mitarbeitende ermächtigt werden, Wincasa vor der Schlichtungsbehörde zu vertreten.

Daniel Joost ist Leiter HR Beratung & Rekrutierung bei Wincasa (Quelle: Clara Tuma)

Diese Anwendungen erfordern ein hohes Mass an Sicherheit. Welchen E-Signatur-Standard nutzen Sie dafür im HR? Wenn immer möglich und sinnvoll, nutzen wir die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit maximaler Beweiskraft. Das ist anders als in der digitalen Vermietung, wo die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zum Einsatz kommt. Besonders im Austausch mit den Ämtern nutzen wir die QES.  

Welche Erfahrung haben Sie mit der E-Signatur im HR bisher gemacht?
Die Erfahrung ist durchwegs positiv: Skribble ist ja von der Handhabung her so einfach, dass es jeder auf Anhieb versteht. Auch von Externen erhielten wir bisher nur positive Rückmeldungen. Wir sind dank der E-Signatur so viel schneller und effizienter geworden, dass wir uns heute einen Arbeitsalltag ohne sie gar nicht mehr vorstellen können. 

Wie regeln Sie die für QES nach Schweizer Recht erforderliche persönliche Identifikation?
Für unsere Mitarbeitenden haben wir die QES als Standard definiert. So müssen sie sich keine Gedanken machen, mit welchem E-Signatur-Standard sie nun welches Dokument unterzeichnen müssen. Mit der QES sind sie immer auf der sicheren Seite.

Für das Onboarding haben wir intern einige Mitarbeitende als RA-Agenten definiert, die nun selbständig mit der RA-App von Swisscom andere Mitarbeitende identifizieren und für die QES befähigen.

Welchen Mehrwert kann Skribble speziell im HR bieten?
Der Mehrwert ist enorm: Unsere Durchlaufzeiten haben sich um ein Vielfaches verkürzt. Speziell bei Arbeitsverträgen ist der Effizienzgewinn beachtlich: von Wochen zu Tagen oder gar Stunden. Dabei haben wir jederzeit den Überblick und sehen, ob ein Vertrag schon unterzeichnet ist. Auf dem Papierweg ist das unmöglich. Mit der E-Signatur wird alles stringent, medienbruchfrei, rechtskonform und zeitgemäss. Auch die Empfänger freuen sich darüber, da wir hier noch eine positive Ausnahme sind.

Gibt es neben HR weitere Abteilungen, die Skribble nutzen? 
Andere Abteilungen haben dank uns den Mehrwert der E-Signatur erkannt und folgen nach und nach. Insgesamt signieren heute über 150 Mitarbeitende mit der QES von Skribble.

Herzlichen Dank an Daniel Joost für dieses spannende Interview.