8 E-Signatur-Services als Alternative zu Paperless für 2026

Paperless-Alternativen setzen an unterschiedlichen Stellen rund um Dokumente und Verträge an. Manche bündeln Formulare und Vertragsverwaltung, andere legen den Schwerpunkt stärker auf elektronische Signaturen oder die Einbindung bestehender Systeme. Dieser Vergleich zeigt acht Anbieter und hilft Ihnen dabei, die Unterschiede für Ihren eigenen Einsatz einzuordnen.

Paperless-Alternative – Das Wichtigste in Kürze

• Paperless-Alternativen decken unterschiedliche Bereiche rund um Dokumente und Verträge ab. Je nach Software stehen Formularerstellung, Vertragsverwaltung, elektronische Signaturen oder automatisierte Dokumentenabläufe im Vordergrund.
• Für elektronische Unterschriften unterscheiden sich die Angebote unter anderem bei EES, FES und QES. Welche E-Signatur-Standards nötig sind, hängt von den jeweiligen Dokumenten, der gewünschten Beweiskraft und möglichen Formvorgaben ab.
• Beim Vergleich einer Paperless-Alternative zählen neben den Funktionen auch Datenschutz, Hosting und Schnittstellen. Ebenso können Bedienung, Zugänge für externe Personen, Support und die Einbindung bereits genutzter Systeme die Auswahl beeinflussen.
• Die Kosten einer Paperless-Software lassen sich am besten anhand der geplanten Nutzung vergleichen. Neben dem Grundpreis können Nutzungsgrenzen sowie zusätzliche Gebühren für QES, API-Zugang, Speicher oder Support relevant sein.

Diese Funktionen bieten Alternativen zu Paperless

Paperless-Alternativen können weit über das elektronische Unterschreiben hinausgehen. Je nach Schwerpunkt lassen sich damit Formulare erstellen, PDFs bearbeiten, Angaben einholen, Dokumente freigeben oder Verträge verwalten. Für den Vergleich lohnt es sich daher, die einzelnen Funktionsbereiche getrennt zu betrachten.

Typische Funktionen lassen sich in fünf Bereiche einteilen:

• Dokumente und Formulare vorbereiten: Vorlagen helfen bei wiederkehrenden Unterlagen, ausfüllbare Felder erfassen Angaben direkt im Dokument. Hinzu kommen je nach Software PDF-Bearbeitung, Datei-Uploads und die Gestaltung mit eigenem Logo oder eigenen Farben.
• Dokumente elektronisch unterschreiben: Für elektronische Unterschriften kommen die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) infrage. Ergänzend können Identitätsprüfungen, visuelle Signaturen oder das Signieren ohne eigenes Konto verfügbar sein.
• Freigaben und Unterzeichnungen steuern: Bei mehreren Beteiligten können Signatur-Reihenfolgen festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt unterschreibt. Automatische Erinnerungen, Statusmeldungen, persönliche Nachrichten und Anhänge helfen dabei, offene Vorgänge im Blick zu behalten.
• Verträge verwalten: Einige Angebote speichern Verträge, machen Inhalte durchsuchbar und erfassen Versionen, Laufzeiten oder Fristen. Andere konzentrieren sich stärker auf das Signieren und bieten solche Funktionen nur eingeschränkt.
• Bestehende Systeme anbinden: Schnittstellen können Dokumente mit Kundenverwaltung, Personalsoftware, Warenwirtschaft oder Cloud-Speichern verbinden. Eine Programmierschnittstelle (API), Plug-ins, Single Sign-On (SSO) und Zugriffsrechte können den Austausch zusätzlich erleichtern.

Welche Kriterien sind bei einer Paperless-Alternative noch wichtig?

Welche Punkte beim Vergleich stärker ins Gewicht fallen, hängt davon ab, welche Dokumente Sie bearbeiten und welche Schritte die Software abdecken soll. Für Teams mit vielen Formularen können andere Kriterien zählen als für Organisationen, die vor allem Verträge unterschreiben oder verwalten möchten.

Eine Vergleichstabelle hilft dabei, Angebote nach denselben Punkten zu prüfen:

Gerade bei mehreren passenden Angeboten kann es sinnvoll sein, neben dem Einstiegspreis auch Tarifgrenzen und mögliche Zusatzkosten zu vergleichen. So lässt sich besser einschätzen, welche Kosten bei der geplanten Nutzung tatsächlich entstehen.

Wie wichtig ein einfacher Zugang ist, zeigt der Skribble E-Signing-Report: 76 % der Befragten nutzen E-Signing direkt im Browser, weitere 12 % über Plug-ins und 12 % über APIs.

8 Alternativen zu Paperless.io im Vergleich

Hinweis: Grundlage dieses Vergleichs sind die öffentlich bereitgestellten Produkt-, Funktions- und Preisinformationen der jeweiligen Anbieter mit Stand August 2026. Da sich Software-Tarife und Leistungsumfänge jederzeit ändern können, sollten aktuelle Konditionen vor einer Entscheidung nochmals direkt beim Anbieter geprüft werden. Die Zusammenstellung dient als redaktionelle Orientierung und beruht nicht auf einem eigenen Praxistest der aufgeführten Systeme. Skribble ist Teil der Übersicht und einzelne Abschnitte können daher werblich geprägt sein. Geschäftsbeziehungen zwischen Skribble und den dargestellten Wettbewerbern bestehen nicht. Die Anordnung der Paperless-Alternativen folgt keiner Bewertung.

Anbieter digitaler Signaturen wie Paperless setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Einige verbinden Formulare mit Vertragsverwaltung, andere konzentrieren sich stärker auf elektronische Signaturen, PDF-Bearbeitung oder die Anbindung bestehender Systeme. Deshalb lohnt sich ein Blick darauf, welche Aufgaben die einzelnen Dienste abdecken und wie ihre Funktionen sowie Preise aufgebaut sind.

Welche bekannten Paperless-Alternativen gibt es?

• Docusign
• Adobe Acrobat Sign
• Skribble
• Dropbox Sign
• PandaDoc
• Flixcheck
• fynk
• ContractHero

#1 DocuSign

Mit Docusign können Unternehmen Dokumente elektronisch versenden, unterzeichnen und anschliessend speichern. Dadurch lassen sich unterschriftsbezogene Arbeitsschritte ohne Ausdruck, Postversand oder erneutes Einscannen abbilden.

Wiederverwendbare Vorlagen, Webformulare und Datenfelder unterstützen die Vorbereitung, während Erinnerungen und Statusmeldungen den weiteren Verlauf dokumentieren. Über Cloud- und Software-Anbindungen gelangen Dateien aus vorhandenen Systemen direkt in den Signaturprozess.

Vorteile:

• Elektronischer Versand statt papiergebundener Abläufe
• Unterstützung zahlreicher Dateiformate
• Vorlagen, Webformulare und Massensendungen
• Statusmeldungen und Erinnerungen in Echtzeit
• Anbindungen an Cloud-Speicher und Bürosoftware

Preise und Pläne:

• Mit Personal können Einzelpersonen für CHF 10 im Monat bis zu fünf Umschläge monatlich versenden und wiederkehrende Dokumente als Vorlagen speichern.
• Standard kostet CHF 24 je Nutzer und Monat. Der Plan unterstützt gemeinsame Vorlagen, Kommentare, Branding und 100 Umschläge pro Nutzer und Jahr.
• Für stärker automatisierte Dokumentenabläufe bietet Business Pro für CHF 40 monatlich Webformulare, Massensendungen, Datenvalidierung und Zahlungsfelder.
• Erweiterte Pläne verbinden individuell festgelegte Versandmengen mit Organisationsverwaltung, Single Sign-on sowie optionalen FES- und QES-Funktionen.

#2 Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat verbindet PDF-Bearbeitung und elektronische Unterschriften in einer gemeinsamen Produktfamilie. Dadurch können Dokumente erstellt, konvertiert, ausgefüllt, versendet und ohne Ausdruck zur Unterschrift weitergegeben werden.

Formulare lassen sich aus Word- oder Papierdokumenten erzeugen und anschliessend über Webformulare oder persönliche Signatur-Einladungen verteilen. Nach dem Versand zeigen Echtzeitmeldungen den Bearbeitungsstand, während Prüfprotokolle die abgeschlossenen Vorgänge dokumentieren.

Vorteile:

• PDF-Bearbeitung und E-Signaturen in einem Abonnement
• Kein Drucken, Scannen oder postalisches Versenden nötig
• Umwandlung von Dokumenten in ausfüllbare PDF-Formulare
• Vorlagen, Webformulare und Statusmeldungen
• Zugriff über Browser, Desktop, Smartphone und Tablet

Preise und Pläne:

• Mit Acrobat Standard for Teams lassen sich für CHF 18 pro Lizenz und Monat PDF-Dateien bearbeiten, in Formulare umwandeln und zur elektronischen Unterschrift versenden.
• Acrobat Pro for Teams kostet CHF 24 und ergänzt diese Abläufe um erweiterte PDF-Werkzeuge, mehrere Unterzeichnende, Prüfprotokolle, Webformulare und Branding.
• Für CHF 33 monatlich kombiniert Acrobat Studio for Teams die Pro-Funktionen mit PDF Spaces, KI-Unterstützung und Adobe Express Premium.
• Unternehmen erhalten für Acrobat Sign Solutions ein separates Angebot, das unter anderem Workflow-Automatisierung, Business-Integrationen und erweiterte Sicherheitskontrollen abdecken kann.

#3 Skribble

Mit Skribble lassen sich papiergebundene Unterschriftsabläufe in einen elektronischen Prozess übertragen. Der E-Signatur-Service verarbeitet EES, FES und QES für Dokumente mit unterschiedlichen Haftungsrisiken und Formvorgaben.

Nach dem Hochladen werden Signierende eingeladen, Erinnerungen verschickt und abgeschlossene Dokumente samt Signatur-Protokoll gespeichert oder weitergeleitet. Stapel-Uploads, Anhänge und Integrationen unterstützen wiederkehrende Dokumentenabläufe.

Vorteile:

• Unterschriften ohne Drucken und Einscannen
• Nutzung direkt im Browser
• Mehrere Dokumente gemeinsam hochladen und signieren
• Verbindungen zu Word, Excel, OneDrive und Google Drive
• Rechtsgültige Signaturen nach EU- und Schweizer Recht

Preise und Pläne:

• Starter ermöglicht papierlose Signaturvorgänge ohne laufendes Abonnement. Für EES, FES und QES fallen jeweils nutzungsabhängige Kosten an.
• Für regelmässig versendete Dokumente enthält Team zum Preis von CHF 23 pro Nutzer und Monat unbegrenzte EES, 72 FES oder QES jährlich sowie Erinnerungen, Anhänge und Signatur-Protokolle.
• Pro kostet CHF 36 monatlich pro Nutzer und erweitert die Dokumentenabläufe um Integrationen, API-Zugang, automatische Löschfristen und 120 FES oder QES im Jahr.
• Im Scale-Plan werden Signaturmengen, Nutzerzahl, Kostenstellen, Support und Sicherheitsoptionen auf das Unternehmen abgestimmt.

#4 Dropbox Sign

Mit Dropbox Sign lassen sich Verträge und Formulare ohne Ausdruck, Scan oder postalischen Versand unterschreiben. Der Dienst verbindet elektronische Signaturen mit Dokumentenablage, Vorlagen und Cloud-Speichern.

Nach dem Hochladen werden Signaturfelder per Drag-and-drop platziert und die Dokumente an die Beteiligten versendet. Automatische Erinnerungen, Statusmeldungen und gespeicherte Kopien halten den papierlosen Ablauf bis zum Abschluss nachvollziehbar.

Vorteile:

• Unterzeichnung über Desktop, Tablet und Smartphone
• Verbindung mit Dropbox, OneDrive und Google Drive
• Wiederverwendbare Dokumentvorlagen
• Erinnerungen und Benachrichtigungen in Echtzeit
• Audit-Trail für abgeschlossene Dokumente

Preise und Pläne:

• Free: drei kostenlose Signatur-Anfragen im Monat für gelegentliche Dokumente.
• Essentials: EUR 13.33 monatlich bei Jahreszahlung; unbegrenzte Anfragen, fünf Vorlagen und Cloud-Integrationen für einen Nutzer.
• Standard: EUR 24 je Nutzer und Monat; zusätzlich stehen 15 Vorlagen, Branding, Massenversand, Berichte und Team-Funktionen bereit.
• Premium: Preis auf Anfrage mit unbegrenzten Vorlagen, SSO, erweitertem Reporting, Datenresidenz und Unterstützung mehrerer Teams.

#5 PandaDoc

PandaDoc bündelt Dokumentenerstellung, Zusammenarbeit, Genehmigungen, elektronische Signaturen und Ablage auf einer Plattform. Damit lassen sich Angebote, Kostenvoranschläge, Formulare und Verträge ohne papiergebundene Zwischenschritte bearbeiten.

Bestehende DOCX-Dateien können hochgeladen oder neue Unterlagen aus Vorlagen und gespeicherten Inhaltsbausteinen erstellt werden. Anschliessend verfolgen Benachrichtigungen und Audit-Trails den Verlauf, während Zahlungen und CRM-Daten direkt in Dokumentabläufe eingebunden werden können.

Vorteile:

• Dokumentenerstellung und E-Signaturen in einem Tool
• Vorlagen, Content-Bibliothek und Drag-and-drop-Editor
• Kommentare und Freigaben direkt im Dokument
• Echtzeit-Tracking und automatische Erinnerungen
• Zahlungen sowie CRM-Anbindungen verfügbar

Preise und Pläne:

• Free: kostenfrei mit fünf versendeten Dokumenten und fünf E-Signaturen pro Monat sowie begrenzter Vorlagennutzung.
• Starter: USD 19 monatlich pro Nutzer bei Jahreszahlung, mit unbegrenztem Versand, Signaturen und Speicherplatz.
• Business: USD 49 pro Nutzer und Monat, einschliesslich Branding, Deal-Räumen, Webformularen, Massenversand und CRM-Integrationen.
• Enterprise: individuelles Lizenz- oder Dokumentmodell mit Workflow-Automatisierung, CPQ, SSO, intelligenten Inhalten und API.

#6 Flixcheck

Flixcheck ist eine Plattform für elektronische Kundenkommunikation, Formulare und Unterschriften. Als Paperless-Alternative verbindet der Dienst Dokumentenrückläufe mit Versand, Kontaktverwaltung und Auswertung.

Über E-Mail, SMS, WhatsApp, Links oder eingebettete Website-Formulare können Unternehmen Angaben und Dateien anfordern. PDF-Editor, E-Signaturen, automatische Erinnerungen und API-Trigger begleiten die Vorgänge bis zum Export als PDF, CSV oder über die API.

Vorteile:

• EES, FES und QES verfügbar
• Versand über mehrere Kommunikationskanäle
• Wiederverwendbare Vorlagen und PDF-Editor
• Automatisierungen, API-Zugang und Single Sign-on
• ISO 27001 und Hosting in Deutschland

Preise und Pläne:

• Starter: EUR 39 monatlich im Jahresabonnement, inklusive eines Nutzers, 100 Checks, 100 SMS, Online-Formularen, PDF-Editor und EES.
• Professional:  EUR 69 monatlich für zwei Nutzer, 300 Checks und 100 SMS; ergänzt Website-Einbindung, KI-Funktionen, FES und Telefon-Support.
• Business:  EUR 99 monatlich für drei Nutzer, 500 Checks und 200 SMS; hinzu kommen Kampagnenversand, ein persönlicher Check-Link und integrierter WhatsApp-Absprung.
• Enterprise: Preis auf Anfrage mit frei vereinbarten Kontingenten und Nutzerzahlen sowie API, Single Sign-on, persönlicher Beratung und Corporate-Design-Anpassung.

#7 Fynk

fynk ist eine Plattform für Vertragsverwaltung, Dokumentenerstellung und elektronische Unterschriften. Als Paperless-Alternative bildet der Dienst den Vertragslebenszyklus vom Entwurf über Freigaben bis zur Ablage ab.

Verträge lassen sich aus Vorlagen erstellen, gemeinsam bearbeiten und mit EES, FES oder QES unterzeichnen. Zusätzlich stehen Massenimport, Fristenüberwachung, automatische Erinnerungen, KI-Auswertungen sowie Integrationen und eine API bereit.

Vorteile:

• EES, FES und QES verfügbar
• Zentrale Ablage mit Kalender und Laufzeitüberwachung
• Vorlagen, dynamische Felder und Freigabe-Workflows
• Unbegrenzte Dokumente und Signaturen
• Hosting in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren

Preise und Pläne:

• Kostenlos: EUR 0 für einen Nutzer, inklusive unbegrenzter Dokumente, E-Signaturen, PDF-Versand, Vorlagen und ausgewählter KI-Funktionen.
• Essential:  EUR 19 pro Nutzer und Monat; ergänzt Integrationen, Massen-Dokumentenerstellung, Automatisierungen und ein Dokumentenarchiv.
• Business:  EUR 39 pro Nutzer und Monat; zusätzlich stehen mehrere Unternehmenseinheiten, API-Zugang und eigenes Branding bereit.
• Pro: individuelles Angebot mit SAML-basiertem Single Sign-on, persönlicher Betreuung, Trainings, priorisiertem Support sowie angepassten Service- und Datenschutzvereinbarungen.

#8 ContractHero

ContractHero ist eine Plattform für Vertragsmanagement, elektronische Signaturen und Compliance-Aufgaben. Als Paperless-Alternative bildet der Dienst Vertragsprozesse von der Erstellung und Freigabe bis zur Unterzeichnung und Archivierung ab.

In einer gemeinsamen Vertragsdatenbank lassen sich Dokumente durchsuchen, versionieren und mit Fristen sowie Aufgaben verknüpfen. Hinzu kommen Vorlagen, KI-gestützte Vertragsanalysen, automatische Erinnerungen und Signaturvorgänge mit FES oder QES.

Vorteile:

• FES und QES direkt in der Plattform
• Zentrale Ablage mit OCR-Volltextsuche
• Fristenmanagement und automatische Erinnerungen
• Freigaben, Versionierung und Audit-Trail
• ISO-27001-Zertifizierung und Hosting in Deutschland

Preise und Pläne:

• Essential: Preis auf Anfrage, inklusive 500 Verträgen, fünf Nutzern, KI-Analyse, Fristenmanagement, Workflows, Import und Export.
• Professional: Preis auf Anfrage, mit unbegrenzten Verträgen und 15 Nutzern; ergänzt Vorlagen, unbegrenzte FES, REST-API, Webhooks, Kalenderintegration und Reporting.
• Enterprise: Preis auf Anfrage, mit unbegrenzten Verträgen und 50 Nutzern; hinzu kommen Mehrmandantenfähigkeit, SSO, Multifaktor-Authentifizierung, erweiterte Rechte und individuelle Service-Vereinbarungen.
• Weitere Funktionen wie Freigabeprozesse und eigene Systemanbindungen können je nach Plan als Zusatzmodul gebucht werden.

Wie finden Sie eine geeignete Paperless-Alternative in nur 6 Schritten?

Für einen schnellen Abgleich zeigt die folgende Übersicht, welche Funktionen Paperless und die vorgestellten Alternativen rund um Dokumente, E-Signaturen und automatisierte Abläufe bereitstellen:

Welche Paperless-Alternative zu Ihnen passt, hängt vor allem von Ihren Dokumenten und Abläufen ab. Mit den folgenden sechs Schritten können Sie die acht Angebote systematisch eingrenzen.

Schritt 1: Dokumente und Rechtslage einordnen

Starten Sie mit den Unterlagen, die Sie regelmässig erstellen, bearbeiten oder unterschreiben. Dazu können etwa Arbeitsverträge, Angebote, Bestellungen oder Einwilligungen gehören.

Prüfen Sie dabei:

• Welche Dokumente werden ausgefüllt, freigegeben oder unterschrieben?
• Welche Unterlagen müssen anschliessend gespeichert werden?
• Reicht eine einfache elektronische Signatur (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)?
• Wird für einzelne Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigt?

Dass alle drei Signatur-Standards in der Praxis relevant sind, zeigen eigene Daten von Skribble: Die Nutzung verteilt sich im E-Signing-Report auf 35 % EES, 30 % FES und 35 % QES.

Schritt 2: Bestehende Abläufe aufzeichnen

Gehen Sie einen typischen Vorgang einmal vollständig durch, vom Erstellen des Dokuments bis zur fertigen Datei. So erkennen Sie schneller, an welchen Stellen heute zusätzliche Arbeit entsteht.

Achten Sie zum Beispiel auf:

• mehrfach eingegebene Angaben
• Wechsel zwischen mehreren Programmen
• manuelle Erinnerungen
• lange Freigabewege
• häufige Rückfragen

Das Potenzial solcher Abläufe ist beträchtlich: 53 % der Befragten im Skribble E-Signing-Report geben an, mit E-Signing fünf- bis zehnmal schneller zu sein als mit Unterschriften auf Papier.

Schritt 3: Pflichtfunktionen festlegen

Teilen Sie die gewünschten Funktionen in notwendig, hilfreich und verzichtbar ein. So verhindern Sie, dass ein grosser Funktionsumfang automatisch besser bewertet wird.

Ein Formular-Baukasten kann etwa relevant sein, wenn Sie regelmässig Angaben abfragen. Liegt der Schwerpunkt dagegen auf elektronischen Unterschriften, können E-Signatur-Standards, Identitätsprüfung und Signatur-Reihenfolgen stärker ins Gewicht fallen.

Schritt 4: Datenschutz und Hosting prüfen

Nach der fachlichen Vorauswahl können Sie klären, wie die jeweiligen Dienste mit Ihren Dokumenten umgehen.

Prüfen Sie unter anderem: Serverstandort, Sitz des Betreibers, mögliche Drittlandzugriffe, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verschlüsselung und vorhandene Zertifizierungen.

Bei vertraulichen Personal-, Finanz- oder Vertragsdaten kann es sinnvoll sein, interne Datenschutz- oder Rechtsstellen früh einzubeziehen.

Schritt 5: Schnittstellen und Rechte klären

Entscheidend ist nicht die Zahl der verfügbaren Verbindungen, sondern die Anbindung der Programme, die Sie tatsächlich nutzen.

Prüfen Sie daher, ob relevante Systeme über fertige Integrationen, Plug-ins oder eine Programmierschnittstelle (API) verbunden werden können. Auch Single Sign-On (SSO), Zugriffsrechte, Freigaben und Zugänge für externe Personen können Sie in diesem Schritt einordnen.

Schritt 6: Gesamtkosten und Testphase vergleichen

Betrachten Sie zum Schluss nicht allein den monatlichen Grundpreis. Je nach Angebot können weitere Kosten hinzukommen.

Dazu zählen zum Beispiel:

• zusätzliche E-Signaturen oder Dokumente
• QES
• API-Zugang
• Speicher
• Einrichtung
• Support

Nehmen Sie anschliessend zwei oder drei Angebote in die engere Auswahl. Ein Test mit einem echten Dokument und mehreren Signierenden zeigt meist schneller als jede Funktionsliste, wie gut die Software zu Ihren Abläufen passt.

Fazit: Wann ist Skribble eine geeignete Paperless-Alternative für Sie?

Wenn bei Ihnen vor allem elektronische Signaturen im Mittelpunkt stehen, kann Skribble gut als Paperless-Alternative passen. Wir bündeln EES, FES und QES in einem Tool und ermöglichen damit elektronische Unterschriften für unterschiedliche Dokumente und rechtliche Vorgaben.

Liegt Ihr Schwerpunkt dagegen auf einem umfangreichen Formular-Baukasten oder der Verwaltung von Verträgen über alle Phasen hinweg, sollten Sie den benötigten Funktionsumfang genau mit den anderen Angeboten abgleichen. Wir konzentrieren uns vor allem auf das elektronische Signieren und die Schritte rund um die Unterschrift.

Paperless-Alternative – Häufige Fragen und Antworten