Les Transports publics de la région lausannoise (tl) modernisent leurs processus administratifs avec la signature électronique de Skribble. En seulement quelques mois, la solution a été intégrée dans plusieurs départements, garantissant une mise en conformité rapide avec les nouvelles exigences réglementaires et une optimisation des workflows internes. Aujourd’hui, plus de 5'300 documents sont signés électroniquement chaque année, réduisant les coûts et améliorant l’efficacité opérationnelle.

Skribble chez tl : L'essentiel en bref

• Branche : Transports publics
• Utilisation de la signature électronique : Service technique, achats et ressources humaines
• Signatures utilisées par an : 5'300+
• Standards de signature utilisés : SES, SEQ

Pourquoi les tl ont adopté la signature électronique ?

Avec l’entrée en vigueur de l’exigence de l’Office fédéral des transports (OFT) imposant l’usage de la signature électronique qualifiée (QES) dès le 1er janvier 2024, les tl ont dû rapidement se conformer aux nouvelles réglementations. Mais ce projet a été bien plus qu’une simple mise en conformité : il a ouvert la voie à une modernisation des processus et à une plus grande fluidité dans les échanges administratifs.

Parmi les critères décisifs dans le choix de la solution, on retrouve :

• Simplicité d’utilisation : un outil intuitif et rapide à prendre en main.
• Conformité et sécurité : une solution répondant aux normes suisses et européennes.
• Hébergement des données en Suisse : un critère clé pour garantir la souveraineté et la protection des données.

Comment les tl utilisent la signature électronique ?

L’intégration de Skribble a permis une adoption rapide et fluide dans plusieurs processus stratégiques :

• PAP (Procédure d’approbation des plans / Ferroviaire) : accélération des validations grâce à un circuit entièrement digitalisé.
• CAMAC (Centrale des autorisations en matière de construction / Route) : dématérialisation et simplification des autorisations, réduisant les délais administratifs.

Grâce à Skribble, ces processus sont devenus plus transparents, plus rapides et bien plus faciles à gérer.

Les bénéfices concrets pour les tl

Depuis l’implémentation de la signature électronique, les tl ont observé des améliorations significatives :

• Mise en conformité immédiate avec les réglementations en vigueur.
• Optimisation du suivi et des relances grâce à l’automatisation.
• Réduction du nombre d’interactions manuelles et des délais de validation.
• Adoption rapide par les équipes, grâce à une expérience utilisateur intuitive.

Un retour sur investissement mesurable

En seulement quelques mois, les tl ont déjà enregistré des gains tangibles :

• CHF 13'872 économisés sur les coûts administratifs.
• 22 jours de travail libérés grâce à la suppression des tâches chronophages.
• 8'160 feuilles de papier économisées, soit une réduction de 39 kg de CO₂.
• Amélioration de la productivité, avec une gestion optimisée des signatures.

*Ces chiffres sont des estimations basées sur l’expérience des tl. Une chose est certaine : la signature électronique permet un gain de temps et une réduction des coûts significatifs.

Défis et enseignements

Comme tout projet de transformation digitale, l’introduction de la signature électronique a nécessité quelques ajustements :

Défis rencontrés :

• Gestion sécurisée des documents signés et archivage à long terme.
• Accompagnement des VIP pour assurer une transition en douceur.
• Déploiement progressif vers d’autres processus et documents plus complexes.
  

Enseignements clés :

• Une transformation imposée, mais bénéfique, qui a accéléré l’adoption du digital.
• Un déploiement rapide, facilité par une sélection rigoureuse des premiers cas d’usage.
• Une modernisation des workflows, qui optimise la gestion documentaire.

tl x Skribble: Les prochaines étapes

Suite au succès du déploiement initial, les tl comptent élargir l’usage de la signature électronique à d’autres départements. Les priorités incluent :

• Intégration aux processus d’achats et de ressources humaines, afin de digitaliser davantage les flux internes.
• Déploiement à de nouveaux types de documents, nécessitant une signature qualifiée ou avancée.
• Mise en place d’une intégration avec SAP, pour automatiser encore plus les processus et faciliter la gestion des contrats.

Avec ces prochaines étapes, les tl renforcent leur engagement en faveur de la digitalisation et de l’optimisation de leurs opérations.

À prospos des Transports publics de la région lausannoise

Les Transports publics de la région lausannoise (tl) assurent la gestion et l’exploitation du réseau de transport en commun de Lausanne et de son agglomération. Grâce à une flotte de véhicules modernes et à une infrastructure évolutive, les tl facilitent la mobilité quotidienne de milliers d’usagers tout en s’engageant pour un transport durable et efficace. L’entreprise compte 1'800 collaboratrices et collaborateurs qui œuvrent chaque jour à garantir une expérience de transport fluide, accessible et sécurisée.

À propos Sonia Taga Novo y Boudar

Sonia Taga Novo y Boudar est responsable de la gestion des contenus d'entreprise aux Transports publics de la région lausannoise (tl). Spécialiste en gouvernance de l'information, elle pilote des projets de digitalisation et de modernisation des outils collaboratifs et documentaires. Depuis son arrivée aux tl en juillet 2022, elle joue un rôle clé dans l’évolution des pratiques numériques et l’adoption de nouvelles technologies, notamment la signature électronique. Forte d’une expérience approfondie dans la gestion documentaire, elle apporte une expertise essentielle à la transformation digitale de l’entreprise.