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Signature électronique qualifiée (SEQ)
C'est ce que vous lirez dans cet article :
- Qu'est-ce qu'une signature électronique qualifiée ?
- Signature électronique qualifiée : eIDAS et SCSE
- Quand faut-il utiliser la SEQ ?
- À quoi ressemble la signature électronique qualifiée ?
- Comment obtenir une signature électronique qualifiée ?
- La sécurité juridique
- SEQ, SEA ou SES ?
- Créer une SEQ avec Skribble
- Exemple d'utilisation pratique
La signature électronique qualifiée (SEQ) est le niveau le plus élevé des trois normes de signature électronique en Suisse, et donc la forme de signature électronique la plus sûre. Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur SEQ : Qu'est-ce que c'est exactement ? Quand ai-je besoin de SEQ en Suisse et comment puis-je signer avec ?
Les points clés en bref
- La signature électronique qualifiée (SEQ) est une forme particulière de signature numérique qui peut remplacer toute signature manuscrite.
- La sécurité des SEQs ne repose pas sur l'apparence de la signature, mais sur une association des données en arrière-plan.
- Pour créer une signature électronique qualifiée, vous devez faire appel à un prestataire de services de signature électronique, qui fournit l'infrastructure technique nécessaire.
- La SEQ a une valeur juridique sur presque tous les documents. Elle est aussi bien sur les documents sans forme que sur ceux pour lesquels l'écrit est obligatoire.
- La SEQ ont une valeur maximale de preuve en cas de procédure judiciaire.
- La signature électronique qualifiée est toujours requise lorsque la forme écrite est exigée ou lorsqu'un document est associé à des risques de responsabilité élevés.
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Qu'est-ce qu'une signature électronique qualifiée ?
Une signature électronique qualifiée (SEQ) est une signature électronique réglementée confirmée par un certificat qualifié. Il s'agit d'un type spécifique de signature électronique qui répond aux exigences les plus strictes en matière de sécurité et de conformité. La SEQ est la norme de signature électronique la plus élevée au monde. Avec une valeur juridique maximale, elle est reconnue par tous les tribunaux de Suisse et de l'Union européenne.
Le règlement eIDAS de l'Union européenne et la loi sur la signature électronique en suisse (SCSE) définissent donc la SEQ comme la seule forme de signature électronique équivalente à une signature manuscrite au regard de la loi.
Cela signifie que chaque fois que la forme écrite – c'est-à-dire une signature manuscrite – est légalement requise pour un contrat ou un document, elle peut être remplacée par SEQ. Bien entendu, pour se prémunir contre les risques potentiels, SEQ peut également être utilisé pour tout autre contrat nécessitant le plus haut niveau de sécurité de la signature. Les entreprises situées dans des environnements très réglementés peuvent choisir d'utiliser la SEQ comme signature standard pour des raisons de conformité.
SEQ est l'une des trois normes de signature électronique en vigueur en Suisse. Les autres sont :
- la signature électronique simple (SES) : Cette norme de signature électronique est facile à utiliser et a comparativement la force probante la plus faible.
- la signature électronique avancée (SEA) : Cette norme a une force probante plus élevée parce qu'elle peut être associée de manière unique au signataire, ce qui permet de l'identifier. En outre, la SEA est liée aux données auxquelles elle se réfère de telle sorte que ces données ne peuvent pas être modifiées ultérieurement.
Signature électronique qualifiée : eIDAS et SCSE
Bien que le règlement suisse SCSE et le règlement européen eIDAS présentent de nombreuses similarités, il existe également des différences significatives entre les deux règlements. Parce que la Suisse n'est pas membre de l'UE ou de l'EEE, des règles de certification différentes s'appliquent à la reconnaissance des signatures électroniques entre les deux espaces juridiques. Les certificats numériques délivrés en vertu du droit suisse ne sont pas automatiquement conformes à eIDAS et vice versa.
Cela peut représenter un défi pour les entreprises européennes opérant en Suisse. Il est crucial pour elles de choisir un prestataire de services de certification qui se conforme à la fois à eIDAS et à SCSE afin d'éviter les problèmes juridiques. Grâce à notre partenariat avec Swisscom AG, vous pouvez facilement signer des documents légalement valides conformément à SCSE et eIDAS avec Skribble.
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Quand faut-il utiliser la SEQ ?
Combinée à un horodatage qualifié, la signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite au sens de l'article 14, alinéa 2 du Code des obligations suisse (CO, RS 220). Elle est spécifiquement requise pour les transactions juridiques électroniques dont la forme écrite simple est exigée par la loi. La nécessité d'une signature électronique qualifiée est indiquée par des expressions telles que « par écrit », « sous forme écrite » ou « doit être signée ».
À quoi ressemble la signature électronique qualifiée ?
Une signature électronique qualifiée ne se reconnaît pas à sa simple apparence. Ce qui est déterminant, c'est une association des données en arrière-plan qui n'est pas visible à l'œil nu.
Une image de la signature manuscrite, appelée souvent « signature visuelle », est insérée dans le document PDF. Cette image n'a cependant rien à voir avec le fait qu'il s'agisse ou non d'une signature électronique valide et qualifiée.
Comment obtenir une signature électronique qualifiée ?
La signature électronique qualifiée (SEQ) est soumise à des exigences juridiques et techniques spécifiques.
Pour créer une telle signature, vous avez besoin :
- un certificat numérique et
- un dispositif de création de signature électronique.
Les deux doivent être conformes aux exigences légales en matière de signatures électroniques qualifiées. Cela semble compliqué ? Ne vous inquiétez pas ! Avec un fournisseur de signatures électroniques comme Skribble, signer avec SEQ est très simple. Nous mettons à votre disposition tout ce dont vous avez besoin via notre plate-forme.
Bon à savoir : Vous n'avez pas besoin de matériel spécial (comme une carte de signature ou un lecteur de carte). Avec Skribble, vous pouvez facilement signer à l'aide d'un téléphone portable, d'une tablette, d'un ordinateur ou d'un ordinateur portable. L'unité de création de signature se trouve ailleurs.
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Vous ne devez vous identifier qu'une seule fois pour relier le certificat numérique à votre identité personnelle. Vous pouvez le faire directement sur notre plateforme, par exemple via un appel vidéo ou via l'auto-identification (toutes les options d'identification pour la SEQ). Ensuite, vous pouvez créer la SEQ en quelques clics.
La sécurité juridique des signatures électroniques qualifiées
La signature électronique qualifiée est juridiquement équivalente à une signature manuscrite sur papier. Cela signifie que :
- Elle a une force probante maximale devant les tribunaux : En cas de conflit juridique, la signature électronique qualifiée constitue une preuve solide comparable à une signature manuscrite. La signature électronique qualifiée est en fait même plus sûre, car son authenticité peut être plus facilement vérifiée que celle d'une signature manuscrite.
- En outre, elle est juridiquement valable sur presque tous les documents : Aussi bien sur les documents informels que sur ceux qui nécessitent légalement une forme écrite. Il s'agit par exemple des contrats de location à durée déterminée, des contrats de location de salariés et des contrats de prêt à la consommation.
Exceptions : Dans certains cas, vous ne pouvez pas utiliser la signature électronique qualifiée. En effet, il existe des documents spécifiques qui, selon le législateur, doivent explicitement être signés à la main ou notariés (par exemple, un testament, une garantie ou la résiliation d'un contrat de travail).
Signature électronique avancée vs qualifiée
Quelle est la différence entre la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée ? Les aspects suivants sont particulièrement importants pour les signataires :
- La signature électronique qualifiée est juridiquement équivalente à toute signature manuscrite, alors que la signature avancée ne l'est pas.
- La signature électronique qualifiée a une force probante nettement plus forte en cas de conflit juridique.
- D'un point de vue juridique, la signature électronique qualifiée est soumise à des exigences plus strictes en matière d'identification. Un contrôle d'identité à l'aide d'une pièce d'identité officielle ou une confirmation par les services bancaires en ligne est nécessaire.
La signature électronique qualifiée en Suisse – quand est-elle nécessaire ?
En principe, la signature électronique qualifiée vous permet de signer électroniquement presque tous les contrats que vous signeriez autrement à la main. Pour certains contrats – comme un contrat de vente ou une commande – une norme de signature électronique inférieure (c'est-à-dire la signature électronique simple ou avancée) est cependant également suffisante.
Notez que la signature électronique qualifiée est toujours requise lorsque vous signez numériquement un document qui nécessite une forme écrite.
À noter : Bien entendu, la SEQ peut également être utilisée pour tout autre contrat nécessitant un niveau de sécurité maximal en termes d'évaluation des risques. Les entreprises opérant dans des environnements très réglementés peuvent choisir SEQ comme norme de conformité.
SEQ, SEA ou SES : De quelle signature électronique ai-je besoin ?
Avec Skribble, vous pouvez signer en utilisant trois normes de signature électronique différentes : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ). Mais quelle norme est utilisée dans quelle situation ? Les questions suivantes vous aideront à faire votre choix :
- Exigence de forme juridique : Le document doit-il être sous forme écrite ? Si oui, vous devez utiliser SEQ.
- Risque de responsabilité : Quelles sont les conséquences (financières) d'une contestation du contenu du document ? Quel est le niveau de risque ?
Le choix final de la norme de signature électronique doit cependant toujours être fait avec l'aide d'un conseiller juridique.
Il est intéressant de noter qu’avec Skribble, les trois normes de signature électronique sont utilisées de la même manière. Il n'y a pas de meilleur ou de pire. Cela dépend toujours du cas d'utilisation.
Applications de la signature électronique qualifiée
La SEQ peut remplacer la signature manuscrite, ce qui la rend particulièrement intéressante dans le contexte de l'entreprise. En effet, elle permet notamment d'économiser des frais de déplacements, de papier et de personnel.
Grâce à son haut niveau de preuve et de sécurité, la SEQ est particulièrement adaptée aux secteurs ayant des exigences de conformité élevées – par exemple :
- Assurances
- Conseil fiscal
- Immobilier
- Avocats
La SEQ simplifie les processus de travail dans tous les secteurs de l'entreprise – des achats aux ventes en passant par les RH.
Créer une SEQ avec Skribble – un fournisseur de signatures électroniques qualifiées
La manière dont vous créez une SEQ dépend du logiciel que vous utilisez. Avec Skribble, cela fonctionne comme suit :
- Créer un compte : Tout d'abord, inscrivez-vous sur Skribble et créez un compte.
- Vérifier votre identité : Ensuite, vous devez vous identifier afin que la signature puisse être clairement associée à votre personne. Vous pouvez facilement le faire par appel vidéo ou en vous rendant sur place. Cette identification unique débloque la SEQ, qui est ensuite appliquée à tous les processus de signature ultérieurs.
- Téléverser (uploader) le document : Une fois que la vérification de l'identité a été effectuée avec succès, vous pouvez téléverser le document à signer sur notre plateforme de signature électronique. Vous pouvez également intégrer Skribble à vos systèmes (par exemple Microsoft OneDrive) via une interface API et y apposer votre signature.
- Placez une signature visuelle : Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une image ou un scan de votre signature manuscrite – ce que l'on appelle une signature visuelle – afin de conserver l'aspect et la sensation familiers d'une signature manuscrite.
- Définir et inviter les signataires : Décidez qui signera le document. Serez-vous le seul signataire ou d'autres personnes signeront-elles également ? Saisissez les adresses e-mail de tous les signataires pour envoyer une invitation à signer.
- Signez en un seul clic : Si vous signez vous-même, quelques clics suffisent. Cliquez sur « Signer maintenant » et confirmez la signature à l'aide d'une authentification à deux facteurs, par exemple en saisissant un code SMS envoyé à votre téléphone portable sur notre site web. Si d'autres personnes doivent signer, elles seront informées par courrier électronique du statut de la signature.
- Téléchargez le document PDF : Une fois que tous les signataires ont signé avec succès, le procédé est terminé. Vous pouvez alors télécharger le document contenant toutes les signatures SEQ requises.
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Combien coûte la signature électronique qualifiée?
Vous savez maintenant exactement ce qu'est une signature électronique qualifiée, quels sont les avantages et comment en créer une facilement et conformément à la loi avec Skribble.
Mais combien coûte la création d'une signature électronique qualifiée ? Avec Skribble, le coût d'une SEQ commence à 2,50 CHF ou €. Cependant, le coût exact dépend également du plan tarifaire que vous avez choisi. Ceux qui créent beaucoup de signatures bénéficient généralement d'un coût unitaire plus faible. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre page Tarification.
Exigences détaillées pour la SEQ
Pour qu'une signature électronique puisse être considérée comme une signature électronique qualifiée, certaines conditions doivent être remplies. Celles-ci sont définies dans la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).
La SEQ est en quelque sorte une signature électronique avancée avec un certificat qualifié. C'est pourquoi les exigences qui s'appliquent déjà à la SEA doivent être remplies en premier lieu. En outre, la loi définit d'autres critères spécifiques à la signature électronique qualifiée.
1. Réglementations déjà applicables à la signature électronique avancée
Une condition préalable à une signature électronique qualifiée est que les exigences d'une signature électronique avancée soient remplies. Par conséquent, une telle signature doit …
a) ... être clairement associé au signataire.
b) ... permettre l'identification du signataire.
c) ... être créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser avec un haut niveau de confiance et sous son seul contrôle.
d) ... être liée aux données signées de manière à ce que toute modification ultérieure des données puisse être détectée.
Pour remplir ces conditions, la SEA et SEQ utilisent généralement la méthode de cryptage de la signature électronique. Cette méthode repose sur une infrastructure à clé publique et permet une vérification unique du signataire et de toute modification ultérieure du document.
2. Règles supplémentaires pour la signature électronique qualifiée
La SEQ est également soumise à des règles supplémentaires : Comme mentionné précédemment, elle requiert en outre un « certificat qualifié de signature électronique » délivré par une autorité de certification reconnue par l'Etat (« prestataire de services de confiance »). La signature elle-même doit être créée à l'aide d'un « dispositif de création de signature qualifié » et répondre à un certain nombre d'exigences techniques.
En d'autres termes : Si vous souhaitez créer des SEQs, vous devez faire appel aux services d'un fournisseur de signatures électroniques capable de fournir l'infrastructure technique nécessaire.
Bon à savoir : En tant que fournisseur de signatures électroniques qualifiées, Skribble travaille exclusivement avec des autorités de certification reconnues par le gouvernement. Nous offrons aux signataires un moyen simple d'obtenir une signature électronique qualifiée qui répond à toutes les exigences et, au choix, à la législation européenne ou suisse.
Signature électronique qualifiée : exemple d'utilisation pratique
Le KinderRechteForum (Français : Forum sur les droits de l'enfant), une organisation caritative basée à Cologne, utilise la signature électronique qualifiée de Skribble pour conclure des contrats avec des partenaires internationaux, des donateurs et des employés.
Il s'agit d'une simplification considérable, en particulier pour les projets internationaux. Au lieu d'envoyer et de recevoir des contrats, ces derniers peuvent être signés en un seul clic. Le PDF du document signé peut être téléchargé en quelques minutes. En outre, l'identification des nouveaux signataires – requise par SEQ – peut facilement être effectuée par appel vidéo avec Skribble.
Üwen Ergün, directeur général (KRF), lors d'une interview avec SkribbleNous envoyons par e-mail aux parties externes un petit guide expliquant la procédure et la manière dont elles doivent s'identifier afin de ne pas être totalement prises au dépourvu. En général, cela fonctionne parfaitement et les retours sont très positifs. Heureusement, Skribble est si intuitif que nous ne recevons que rarement des questions.
La digitalisation des processus de signature a permis au KinderRechteForum d'économiser à la fois du temps et des ressources financières qui, à leur tour, ont profité à de nouveaux projets caritatifs. Lisez l'interview complète ici (en allemand).
La signature électronique qualifiée – aussi sûre que la signature manuscrite
Une sécurité juridique maximale sous forme électronique : C'est ce que vous offre la signature électronique qualifiée. Votre entreprise gagnera un temps précieux et votre service de conformité sera satisfait. Signer avec Skribble est incroyablement simple. Il vous suffit de vous enregistrer, de vous identifier en ligne via notre plate-forme et vous êtes prêt à commencer. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une pièce d'identité avec photo pour la première identification et d'un téléphone portable ou d'un ordinateur portable.
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Questions fréquemment posées
Non, étant donné que la signature électronique qualifiée est juridiquement équivalente à une signature manuscrite, elle est utilisée pour les documents PDF et non pour les e-mails. La signature électronique qualifiée certifie qu'un document numérique n'a pas été modifié après sa création et que la signature provient du signataire. Toutefois, un document signé avec une SEQ peut bien entendu être joint à un e-mail en tant que fichier.
