La signature électronique : expliquée simplement

C'est ce que vous lirez dans cet article :

• Signature électronique : Qu'est-ce que c'est ?
• Les avantages d'une signature électronique
• Créer une signature électronique
• Comment utiliser les e-signatures ?
• Les trois normes de signature électronique
• Comment fonctionne la signature électronique ?
• Validité juridique

Chez Skribble, nous sommes spécialisés dans les signatures électroniques et nous souhaitons les rendre aussi simples et sûres que possible. Mais qu'est-ce qu'une signature électronique exactement ? Quand puis-je l'utiliser et est-elle juridiquement contraignante ? C'est ce que vous découvrirez dans l'article suivant, et bien plus encore.

Les points clés en bref

• La signature électronique est une méthode juridiquement valable pour signer par voie numérique. 
• La e-signature simplifie et numérise les processus de travail et convient aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises.
• Il existe trois normes de signature électronique : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ).
• La SEQ est la plus élevée des trois normes et peut remplacer toute signature manuscrite. 
• Presque tous les contrats peuvent être valablement signés avec l'une de ces trois normes de signature électronique. 

Signature électronique : Qu'est-ce que c'est ?

Une signature électronique – également appelée signature numérique ou e-signature – est une méthode permettant de documenter son accord avec un document par voie électronique. Selon le type de signature électronique ou les exigences légales auxquelles le document est soumis, elle est aussi juridiquement contraignante et peut remplacer une signature manuscrite. D'un point de vue technique, il s'agit d'une association de données électroniques qui permet de déduire l'identité du signataire et l'intégrité du document signé.

Bon à savoir : En allemand, il existe deux termes de signature électronique – « elektronische Signatur » et « elektronische Unterschrift ». En principe, ils désignent la même chose : une méthode juridiquement valable pour signer dans le monde digital. Il y a cependant une différence : dans le contexte juridique, « elektronische Signatur » est le terme le plus approprié, car il est également utilisé dans le texte de loi (règlement eIDAS ou SCSE).

Les avantages d'une signature électronique

Une signature électronique – ou e-signature – présente de nombreux avantages par rapport à une signature sur papier, car elle simplifie les processus de travail pour les personnes privées et les entreprises.

Comment créer une signature électronique ?

Pour obtenir une signature électronique juridiquement valable et sécurisée, il est préférable de s'adresser à un fournisseur de signatures électroniques spécialisé. Skribble, par exemple, vous permet de créer simplement des signatures électroniques – dans les trois normes d'e-signature.

Skribble propose des paquets de signatures électroniques pour les entreprises de différentes tailles et les entrepreneurs individuels, en fonction de leurs besoins. Testez notre version d'essai gratuite pour en savoir plus sur notre offre.

La vidéo vous montre encore une fois clairement comment se déroule la signature électronique avec Skribble :

Comment utiliser les e-signatures ? 

Les signatures électroniques peuvent être utilisées dans presque tous les domaines, comme une signature manuscrite. Vous pouvez ainsi signer des formats de fichiers courants tels que des documents Word et des PDF et simplifier considérablement vos processus de travail. Découvrez ici comment et quand les signatures électroniques sont utilisées.

Documents

Il existe en principe trois types de signature électronique : la signature électronique simple (SES), la signature électronique avancée (SEA) et la signature électronique qualifiée (SEQ). Selon le document, vous pouvez choisir une norme de signature électronique plus ou moins élevée. 

La norme la plus élevée, la signature électronique qualifiée, est juridiquement équivalente à la signature manuscrite. Avec cette signature électronique particulièrement sûre, vous pouvez signer numériquement presque tous les contrats.

Ainsi, les signatures électroniques conviennent par exemple pour :

• contrats de travail
• contrats de vente
• comptes annuels
• ouverture de compte
• accords de non-divulgation
• contrats de crédit à la consommation
• polices d'assurance et
• beaucoup d'autres documents.

Il est préférable de vérifier au préalable auprès d'un juriste quel type de signature électronique (en Allemagne, en Suisse ou dans un autre pays) est nécessaire et conseillé pour le document que vous souhaitez signer.

Secteurs et départements

La signature électronique est commode pour les personnes privées. D'autre part, ce sont les entreprises qui profitent fortement des signatures électroniques. Celles-ci peuvent être utilisées dans les secteurs suivants, par exemple :

• Assurances
• Conseil fiscal
• Immobilier
• Avocats

Que ce soit pour les achats, les ventes ou les RH, la numérisation des processus de signature permet de réaliser des gains d'efficacité dans de nombreux domaines.

Intégration dans les systèmes

Vous pouvez intégrer Skribble à vos systèmes existants au moyen d'une interface et signer ainsi directement dans le logiciel. En voici quelques exemples :

• Google Drive Web App
• Microsoft OneDrive
• SharePoint Online
• SAP
• Microsoft Teams
• Flatfox
• Consor Universal

Les trois normes de signature électronique

Les bases légales pour la signature électronique sont le règlement eIDAS (UE) et la SCSE (Suisse). Il y est fait une distinction entre trois types de signature électronique, appelés normes de signature électronique :

• La signature électronique simple (SES)
• La signature électronique avancée (SEA)
• La signature électronique qualifiée (SEQ)

Il est très important de connaître ces différences, car la norme de signature électronique peut déterminer si elle est juridiquement valable ou non.

Signature électronique simple (SES)

Le niveau le plus bas de la signature électronique est généralement appelé signature électronique simple.

Bon à savoir :  Bien que ce terme n'apparaisse pas dans les textes de loi, il est devenu courant pour toutes les signatures électroniques qui ne remplissent pas les conditions de la norme avancée ou qualifiée.

Il existe trois normes de signature différentes

Loi sur la signature électronique en Suisse (SCSE) décrit toutes les signatures électroniques, comme suit : 

Le règlement européen eIDAS utilise une formulation similaire. 

Cela signifie que tout type de données électroniques que vous utilisez pour signer peut-être considéré comme une signature électronique simple. Cela inclut par exemple :

• signature électronique
• signature scannée
• écriture sur tablette

Bien entendu, ces signatures n'offrent aucune garantie contre les falsifications. Pour les documents et contrats importants, il est donc préférable de recourir aux normes de signature électronique plus élevées.

Signature électronique avancée (SEA)

La signature électronique avancée offre déjà beaucoup plus de sécurité dans l'attribution de la signature. En effet, elle fait appel à des techniques de cryptage spéciales qui garantissent, par exemple, que le document signé n'a pas été modifié ultérieurement.

Bon à savoir : Skribble utilise déjà cette technique de cryptage – bien que cela ne soit pas exigé d'un point de vue purement juridique – pour la signature électronique simple.

De plus, les signataires doivent s'identifier, par exemple par une adresse e-mail d'entreprise vérifiée et/ou un numéro de téléphone portable, afin que la signature puisse leur être attribuée sans équivoque par la suite.

La signature électronique qualifiée (SEQ)

La signature électronique qualifiée est la norme de signature électronique la plus élevée. Juridiquement, elle est équivalente à la signature manuscrite (tant dans l'UE qu'en Suisse).

La différence avec la signature électronique avancée réside principalement dans le fait que des normes encore plus élevées s'appliquent en matière de cryptage et que l'identification est réglementée de manière plus stricte. 

Les signataires doivent prouver une seule fois leur identité auprès d'organismes autorisés spéciaux, appelés autorités de certification (en allemand : Zertifizierungsstellen), également appelés en Suisse fournisseurs de services de certification reconnus (en allemand : Anbieterinnen von anerkannten Zertiifizierungsdiensten).

Cela peut se faire par exemple par les procédures suivantes :

• en personne sur place
• appel vidéo
• banque en ligne

Bon à savoir : Avec Skribble, vous n'avez pas à vous soucier séparément de l'identification. Vous pouvez le faire rapidement et facilement via notre plateforme.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Tout d'abord, il est important de ne pas mettre toutes les signatures électroniques dans le même panier. En effet, la loi n'exige pas qu'une signature électronique simple fasse appel à une technologie particulière. Ainsi, le simple fait de taper un nom sous un e-mail pourrait être considéré comme une signature électronique simple.

Bon à savoir : Il existe néanmoins des signatures électroniques simples qui vont au-delà des exigences légales et qui utilisent des méthodes de cryptage — par exemple celles de Skribble.

Les procédures de signature numérique 

Contrairement à la signature simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée requièrent certaines procédures de cryptage. La méthode de la signature numérique est utilisée ici. Il s'agit d'une procédure qui permet de vérifier…

... que la signature provient bien de l'auteur déclaré,

... que le document signé n'a pas été modifié ultérieurement.

Bon à savoir : Les termes « signature digitale » et « signature électronique » ne signifient pas la même chose. La signature numérique est simplement la technologie qui détermine la valeur probante de la signature électronique.

Signature électronique sécurisée grâce au certificat

Un élément important de la procédure susmentionnée est en outre ce que l'on appelle un certificat numérique : on peut l'imaginer comme une carte d'identité électronique. Il est attribué à une personne (ou une institution) précise. Lors de la vérification de la signature électronique, le système vérifie si le signataire dispose du certificat numérique correspondant.

Validité juridique des signatures électroniques

Les signatures électroniques peuvent avoir la même valeur juridique que les signatures traditionnelles. Mais : cela dépend à la fois du type de document et de la norme de signature électronique. Il est important de savoir si la loi impose la forme écrite pour le contrat concerné ou si celui-ci peut être conclu sans forme particulière.

• Les contrats sans forme sont juridiquement valables avec n'importe quel type de signature électronique. C'est le cas de la plupart des contrats, par exemple le contrat de vente, l'ouverture d'un compte ou le simple contrat de travail.
• Les contrats qui requièrent la forme écrite (en allemand : einfache Schriftlichkeit) ne peuvent être valablement signés par voie numérique qu'avec la signature électronique qualifiée. Le contrat de travail à durée déterminée en Allemagne ou le contrat de crédit à la consommation en Suisse en sont des exemples.

Augmenter la force probante

Dans de nombreux cas, il est conseillé d'opter pour une norme de signature électronique plus élevée, même pour les contrats ne nécessitant aucune forme particulière. En effet, en cas de litige, une signature peut servir de preuve de la manifestation de volonté devant un tribunal. Selon le type de signature, celle-ci possède alors une force probante maximale (norme qualifiée), élevée (norme avancée) ou faible (norme simple).

Questions fréquemment posées