Boosters d'efficacité : comment les tl optimisent leurs processus grâce à la signature électronique

Il y a quelques mois, une collègue de Skribble a dû retrouver un collègue capable d'imprimer un document, poser une signature « wet » au stylo, puis tout rescanner pour revenir dans un processus numérique. Un petit épisode presque absurde, qui montre à quel point une simple signature manuscrite peut encore grippers un processus par ailleurs très digital. C'est exactement ce type de friction que les tl — les transports publics de la région lausannoise — ont voulu éliminer à grande échelle.

Dans ce webinaire, Freddy Kaiser, de l'équipe produit de Skribble, explique pourquoi le papier et le crayon résistent encore dans tant d'organisations, ce que permet aujourd'hui le cadre légal suisse et européen, et comment fonctionne la plateforme Skribble avec une démo en direct. Il est accompagné de Sonia Taganova, responsable de gestion de contenu d'entreprise aux tl, qui raconte l'histoire réelle du projet : une échéance imposée par l'OFT, un appel d'offres à cinq fournisseurs, un premier contrat signé électroniquement en guise de lancement symbolique, et les enseignements opérationnels tirés du déploiement de la signature qualifiée auprès de dizaines de collaborateurs — dont certains signaient encore au stylo depuis des années.

Ce que vous retenez

• Pourquoi la signature papier survit encore dans les organisations, et les quatre à cinq raisons les plus citées par les entreprises qui décident d'y renoncer
• Comment le droit suisse (ZertES) et européen (eIDAS) définit trois niveaux de signature — simple (EES), avancée (FES) et qualifiée (QES) — et quand chacun s'applique
• Comment les tl ont choisi, déployé et étendu Skribble sur deux types de documents avec des échéances réglementaires strictes
• Ce qui a réellement permis une adoption rapide une fois le projet lancé, et ce que les tl referaient différemment
• Où les tl voient les prochaines opportunités : intégration SharePoint, SAP, onboarding RH et achats

Le papier et le crayon, et leurs limites

Freddy Kaiser : Le sujet du jour, c'est « Boosters d'efficacité ». On voit comment les transports publics de la région lausannoise optimisent leurs processus grâce à la signature électronique. Je suis Freddy Kaiser, de Skribble, membre de l'équipe produit, je travaille sur les innovations et les développements de la signature électronique. J'ai le plaisir d'avoir avec moi Sonia Taganova, des tl, qui partagera son expérience. On commence par un accueil et une présentation, ensuite le thème de la signature électronique avec une démo live, puis « Skribble en action chez les transports lausannois » avec Sonia, et on termine par une séance de questions-réponses — il y a un onglet de chat, mon collègue Simon l'animera et vous répondra pendant la session, et on aura encore une section dédiée au Q&A à la fin.

Sonia Taganova : Je suis responsable de gestion de contenu d'entreprise au tl — un titre un peu long pour dire que je suis en charge des questions de gouvernance de l'information, des outils collaboratifs, et de tous les projets de bascule d'usage. Côté métier, cela couvre les usages individuels, les usages collaboratifs, et les usages référentiels de gestion documentaire en particulier. La question de la signature électronique vient un peu dans mon périmètre, pour répondre à toutes les questions autour de cette signature, que ce soit d'un point de vue juridique, fonctionnel, ou workflow documentaire. Je m'occupe de ça depuis un peu plus de deux ans et demi — j'ai intégré les tl en juillet 2022, mais je travaillais déjà sur ces questions de gestion documentaire, et sur la signature électronique, bien avant.

Freddy Kaiser : On va parler principalement du papier et du crayon — bien connu, toujours utilisé, bien trop utilisé encore de nos jours, aussi bien dans l'administration que dans le secteur public. Des contrats de travail, des certificats, des accords de confidentialité toujours faits en printout, où on doit poser sa signature « wet » avec un crayon ou un stylo. Les attestations de résidence, il y en a des tonnes qui sont toujours faites manuellement. Dernièrement, chez Skribble, on a eu la même expérience : on est pourtant très électronique, mais on a dû refaire ce processus manuel en interne, pour un partenaire qui exigeait la forme manuscrite. Le grand défi était déjà de trouver un collègue capable d'imprimer le document. Quand on a demandé aux collègues après coup, on a vu qu'ils avaient adoré revivre ça — c'est pour ça qu'on se dit : on devrait tous passer à l'électronique.

Pourquoi les entreprises passent à la signature électronique : cinq axes

Freddy Kaiser : Quand on parle avec plusieurs entreprises, ce sont toujours les mêmes points qui ressortent.

Le premier, c'est le gain d'efficacité : imprimer, sortir les documents, les amener à la poste, les dispatcher, les traquer — ce n'est pas vraiment effectif. C'est la paperasse.

Le deuxième, c'est l'accélération de la transformation numérique : imprimer, faire scanner, faire signer, rescanner pour avoir une version électronique à dispatcher en interne — ce n'est pas non plus le summum.

Le troisième, c'est la partie légale : la signature électronique, ça fait plus de dix ans qu'elle est ancrée dans les lois, aussi bien suisses qu'européennes.

Le quatrième, c'est le travail hybride — on l'a vécu avec le Covid : pouvoir signer de n'importe où, pas forcément depuis le bureau, à distance. Là, on se demande souvent, dans le monde classique, comment les entreprises sont capables de vérifier que c'est bien la bonne personne qui signe.

Et le dernier, bien sûr, c'est la durabilité : avec le papier, le footprint du printout, mais aussi la transmission par poste, donc le CO2 qui est derrière.

Les chiffres derrière le passage à l'électronique

Freddy Kaiser : Pour résumer : la signature est dix fois plus rapide. On a estimé ça à 30 minutes pour collecter un document, on passe à 3 minutes. Ça, c'est l'économie. Bien sûr, les imprimantes, le toner, le papier, mais surtout la main-d'œuvre — le temps qu'il faut pour dispatcher, traquer, suivre, faire les relances, et collectionner tout ça.

Le troisième axe, c'est la durabilité. On économise du papier. On a fait un calcul chez Skribble l'année passée : à peu près 9 millions de feuilles de papier ont été économisées. Ça représente une centaine d'arbres préservés, selon la taille.

Les niveaux de signature et le cadre légal en Suisse et en Europe

Freddy Kaiser : Le dernier axe important, c'est la validité juridique. En Suisse et en Europe, on a plusieurs niveaux de signature définis dans la loi : la simple, l'avancée, et jusqu'à la qualifiée. La qualifiée, c'est l'équivalent de la signature manuscrite au niveau de la loi, et elle peut remplacer toute signature physique qui nécessite une forme écrite. On a deux zones juridiques : en Suisse, c'est ZertES (la loi fédérale sur la signature électronique) ; l'équivalent indépendant européen, c'est eIDAS.

Il faut savoir que tous les contrats ne doivent pas être signés de manière qualifiée. On a souvent une forme libre, avec des signatures simples ou avancées, qui baissent la barre technique. Techniquement, c'est la même chose, mais l'aspect qui change, c'est l'identification et le consentement. Passer à la signature électronique, c'est simple en soi, mais il faut encore une solution fiable et simple. Et c'est là que Skribble vient dans le jeu.

À propos de Skribble

Freddy Kaiser : Skribble est une société suisse, fondée en Suisse, avec une expertise locale — on a grandi en Suisse avec la loi de la signature qualifiée suisse. Nos serveurs sont hébergés en Suisse, sous la loi de protection des données suisse, sans hyperviseur américain étranger : vos documents transmis à Skribble pour signature restent dans le contexte suisse. La signature peut néanmoins être appliquée de n'importe où en Europe — on a étendu notre solution au contexte européen, pour que les non-Suisses aient les mêmes aspects que ce qu'on propose en Suisse. On est certifiés ISO, et on répond aux exigences de protection des données, donc le RGPD en Europe et la loi suisse sur la protection des données.

Quelques chiffres sur Skribble : on a fondé la société en 2018 — on a fêté nos 7 ans trois jours avant ce webinaire. On est fiers de plus de 160 000 utilisateurs actifs, avec des millions de signatures faites sur la plateforme. On a des références clients des plus petites jusqu'aux plus grandes : les CFF, les tl, mais aussi le domaine de la santé, pour n'en citer que quelques-uns.

Démo en direct : signer un document avec Skribble

Freddy Kaiser : Je vais vous montrer en live comment fonctionne la solution — ceux qui ont déjà l'habitude de Skribble peuvent prendre un café.

On voit la simplicité, et pour revenir à la « compétition » — le papier-crayon — l'interface est très intuitive : on a un aperçu rapide de ce qu'il y aurait à signer, ce qui n'est pas mon cas ici. Je vais donc mettre un document en signature — il suffit de déverser le document qu'on aimerait faire signer.

On est dans l'environnement de test. On définit d'abord qui doit signer : on peut signer tout seul, comme un shortcut, ou ajouter plusieurs signataires. Ensuite, on choisit la norme de signature — de la basique, en passant par l'élevée, jusqu'à la maximum (qualifiée) — et la zone de régulation, Suisse ou européenne. Je vais garder la Suisse et plusieurs personnes. Quand on ajoute des signataires, il y a aussi l'option « secrétaire » : la personne qui place le document à signer sans faire elle-même partie de la signature.

On peut définir une séquence — par exemple, d'abord Freddy, puis Simon — plutôt que de laisser tout le monde signer en parallèle, si l'ordre compte. Pour la démo, je garde ça simple et je signe moi-même. On a vu que les gens aiment bien apposer leur signature visuelle sur le document — on peut la pré-placer, puis envoyer le tout en signature.

Comme je suis la première personne de la séquence, je peux signer simplement le document et apposer ma signature visuelle. Comme c'est une signature qualifiée, le consentement se fait via mon mobile, où je dois quittancer. Et voilà : j'ai signé de manière qualifiée — l'équivalent de la signature manuscrite — un contrat de travail. On peut ensuite télécharger le document : la signature est dans le document lui-même, donc pas besoin de le garder sur Skribble, on peut l'envoyer par e-mail classique ou dans n'importe quel autre système.

Comment les tl sont arrivés à la signature électronique

Freddy Kaiser : On passe maintenant à votre partie — Skribble en action chez les tl. Ma première question : comment les tl sont arrivées au besoin de la signature électronique ?

Sonia Taganova : Ça a été une longue histoire. Les sujets de signature électronique sont arrivés avant mon arrivée, post-Covid, parce que pendant le Covid, un processus a dû être trouvé pour valider les signatures et continuer à faire avancer les documents pour les métiers. Une première étude a été menée en 2021 pour obtenir les besoins des différents métiers concernés, et voir comment remplacer le processus de validation par mail avec ajout d'image de signature — conforme, mais pas une vraie signature électronique.

Cette première étude a abouti à un mandat de projet, que j'ai récupéré à mon arrivée et relancé — mais j'ai ensuite été prise par d'autres priorités, c'était en 2022. En juillet 2023, l'OFT confirme qu'à partir du 1er janvier 2024, certains documents — les Procédures d'Approbation des Plans (PAP) — devaient être soumis en ligne, sur leur site, avec une signature qualifiée. Ce détail nous a un peu simplifié la vie : on savait que c'était de la QES, et qu'il fallait y aller, et vite.

On a revu le mandat, on l'a re-soumis à la direction, on a obtenu un délai auprès de l'OFT pour couvrir le démarrage, on a validé le mandat en décembre, et on s'est lancés en janvier 2024, après avoir sélectionné un chef de projet pour nous accompagner. Voilà l'historique du projet.

Choix et déploiement de la solution

Freddy Kaiser : Et le déroulement, ça s'est passé comment ?

Sonia Taganova : Plus rapidement que l'histoire qui a précédé le lancement. Le projet s'est déroulé en deux phases : d'abord le choix d'une solution, puisque par définition on n'en avait pas, ensuite une mise en œuvre rapide de la solution choisie. Pour le choix, on a adressé un questionnaire et mené des interviews pour recenser toutes les fonctionnalités absolument nécessaires, avec une grille d'évaluation couvrant le SI, l'ergonomie, la sécurité, le juridique (quelles législations couvrir), la facilité d'utilisation, et l'aspect fonctionnel.

La grille d'évaluation a été élaborée avec tous les métiers, en incluant le scope obligatoire : les PAP — Procédures d'Approbation des Plans — pour le domaine ferroviaire, puisqu'aux tl, on a deux domaines, le ferroviaire et la route. Pour la route, on avait les CAMAC, un document d'approbation interne pour les demandes de travaux à proximité de nos lignes de bus. Deux documents juridiquement importants pour les projets autour des transports publics. Métiers concernés, achats, ressources humaines, SI et cybersécurité étaient tous représentés autour de la table. On a invité cinq fournisseurs à répondre à notre cahier des charges ; deux ont été retenus pour une présentation, dont Skribble — et on a sélectionné Skribble à l'unanimité.

Freddy Kaiser : C'est d'ailleurs là qu'on s'est connus.

Sonia Taganova : Exactement, lors de cette présentation, fin mars. On a validé en comité de pilotage, on a lancé la contractualisation — et le premier document signé électroniquement aux tl, c'était justement le contrat entre les tl et Skribble, initialisé via un workflow Skribble pour marquer le coup. C'est là qu'on s'est rendu compte que signer électroniquement, ce n'est pas juste apposer une signature : il faut aussi récupérer le document et l'adresser aux bonnes personnes. Ce premier exemple nous a beaucoup appris sur l'accompagnement à mettre en œuvre.

Ensuite, l'ouverture du portail s'est faite avec le paramétrage du SSO, et on a fait une formation live par Teams avec Simon, enregistrée, en accompagnant les métiers qui avaient un peu plus de besoins. Une chose importante : un PAP, c'est en fait un dossier — un ensemble de documents à porter sur le portail, récupérer une fois signés, puis transférer sur le site de l'OFT. On a travaillé ça avec le chef de projet, en accompagnant les métiers, y compris sur l'identification et l'authentification — parce que signer de façon qualifiée, ça ne veut pas juste dire valider un mail, il faut que chaque personne soit vraiment authentifiée, identifiée.

Les PAP et les CAMAC en pratique

Sonia Taganova : Ce travail a été fait à partir de mai, et au bout de trois mois, tout le monde était embarqué. Aujourd'hui, sur les PAP, c'est environ 35 personnes qui sont signataires, avec des externes qu'on a aussi embarqués. Les CAMAC se sont lancés plus tard, et c'est un processus intégré directement depuis SharePoint — des signatures uniquement internes.

Freddy Kaiser : Donc le premier contrat — celui que j'ai mentionné où les collègues ont dû signer à l'ancienne — ce n'est pas celui qu'on a vu avec toi.

Sonia Taganova : Voilà, c'est ça, exactement. Ça s'est très bien passé.

Freddy Kaiser : Et les PAP, combien de personnes doivent signer ? C'est quoi la complexité ? En parallèle ou en séquentiel ? Et j'ai bien compris, vous envoyez depuis SharePoint ?

Sonia Taganova : Ça dépend. Pour les PAP, on n'envoie pas depuis SharePoint, on dépose en ligne dans le portail. Il y a entre deux et quatre signataires, de mémoire, et plusieurs documents — jusqu'à une cinquantaine parfois. On remplaçait des palettes d'impression de documents. Si je devais caricaturer : les PAP devaient être adressés en plusieurs exemplaires papier, et là, tout à coup, il fallait les signer électroniquement et les envoyer en ligne — on a sauvé des arbres, clairement.

Les CAMAC, à l'inverse, avaient moins de signataires — une dizaine, peut-être une quinzaine au total, souvent les mêmes personnes, des directeurs. Ça remplaçait ce qu'on pourrait appeler une « fausse signature électronique » — l'ajout de l'image de la signature après validation par mail — avec beaucoup de clics, en gardant le mail, le document initial et le document signé. Ça, c'est vraiment simplifié aujourd'hui.

Les bénéfices constatés

Sonia Taganova : La facilité d'utilisation individuelle compte : une signature électronique ne peut pas être déléguée. C'est la personne qui signe qui doit se connecter et apposer sa signature et son approbation — dans nos deux cas, on est sur de la QES, donc c'est vraiment la personne qui doit signer.

Les relances et les suivis sont aussi plus faciles : si un signataire est en vacances au moment du lancement du workflow, il est plus facile d'aller chercher un autre signataire et de l'identifier presque immédiatement. On a aussi une mise en conformité immédiate, puisque c'était l'exigence de l'OFT. Et finalement, on se retrouve avec quelque chose de 100 % dématérialisé : plus besoin d'imprimer, de scanner, d'envoyer par mail à quelqu'un qui réimprime et rescanne, ou de faire circuler un parapheur. On a gagné du temps : on peut lancer le matin une demande de signature pour que, le soir même, le document soit signé et envoyé aux bonnes personnes.

Et après : intégration SharePoint et au-delà

Freddy Kaiser : Est-ce qu'une étude de déploiement plus large est prévue ?

Sonia Taganova : Oui. Pendant le projet, on a fait un POC (Proof of Concept) pour valider l'intégration d'un plugin Skribble dans notre plateforme SharePoint, validé par les achats et les ressources humaines. Ce plugin est aujourd'hui déployé sur toute la plateforme, et c'est justement les signataires des CAMAC qui l'utilisent : depuis l'interface SharePoint, on met en signature, ça part dans le portail, et ça revient signé au même endroit.

Il faut encore des études du déploiement avec les autres métiers pour savoir comment ils vont l'intégrer dans leur workflow métier — et surtout quel niveau de signature pour quel type de document, ce qui implique une étude du périmètre documentaire et une analyse juridique de qui sont les signataires autorisés. Aux ressources humaines par exemple, il y a un cas déjà évident : le candidat, pas encore employé des tl, à qui on envoie tout un tas de documents à signer — ça simplifierait vraiment l'onboarding, on embauche entre 10 et 20 personnes certains mois. Aux achats, il y a des cas similaires déjà identifiés.

Freddy Kaiser : Côté SAP, on a aussi des connecteurs et des experts qui savent comment intégrer cet outil, pour prendre le flux d'impression directement et le transférer dans Skribble.

Défis et enseignements

Freddy Kaiser : Est-ce que tout a fonctionné comme sur des roulettes, ou est-ce qu'il y a eu des défis, des petits couacs ?

Sonia Taganova : Oui, on en a eu quelques-uns. Pendant la période de choix de la solution, on avait autorisé certaines personnes à avoir des comptes gratuits. Une fois qu'on a pris le bundle tl, il a fallu rapatrier ces gens-là et adapter les comptes — mais ça a été très rapide.

Un des défis actuels, c'est la GED qui va permettre de garder ces documents signés électroniquement. On est en pleine réflexion sur le remplacement de notre GED, et il va falloir trouver comment bien garder ces documents engageants au bon endroit.

Signer individuellement, c'est aussi un changement de paradigme, notamment pour les VIP habitués à déléguer leur signature — ils sont tous onboardés aujourd'hui, mais certains ont nécessité un accompagnement particulier.

Pour la suite, il faut vraiment identifier les documents qui ont réellement besoin d'une signature — distinguer l'approbation dans un processus de gestion documentaire dématérialisé d'un document pour lequel, juridiquement, on doit apposer une signature à un niveau précis. Ce sont vraiment deux choses différentes.

Freddy Kaiser : Et sur ça, je pense qu'on t'a souvent demandé : pourquoi ne pas juste mettre mon petit gribouillis, non ?

Sonia Taganova : Parce que personne ne prouve que le petit gribouillis a bien été mis par la personne. C'est souvent ce qui se passe : cette action est déléguée, on valide par mail le contenu, et c'est parfois une autre personne qui ajoute cette signature. Avec la signature électronique, on a la certitude que c'est vraiment la personne qui signe qui a apposé sa signature.

Freddy Kaiser : Effectivement — techniquement, l'intégrité du document est aussi garantie : si on la touche, on le voit tout de suite. Beaucoup de gens ne pensent même pas que leur signature peut être facilement copiée-collée dans un autre document.

Pour ceux qui aiment encore Word et Excel, on a aussi des plugins Word et Excel : en un clic, vous transmettez le document directement dans Skribble pour définir qui doit signer et à quel emplacement.

Freddy Kaiser : Finalement, quels enseignements tu peux partager avec nous ?

Sonia Taganova : D'abord, on a eu un changement contraint, qui peut être positif, puisqu'on a satisfait à l'exigence de l'OFT et qu'on est aujourd'hui en conformité. On espère maintenant passer à des changements plutôt co-construits avec les métiers.

Ensuite, on a eu une adoption rapide. On a mis longtemps à se lancer, mais une fois lancés, l'adoption utilisateur a été très rapide, parce que les métiers concernés étaient embarqués dans le choix et dans le projet — c'est important pour la conduite du changement.

Enfin, notre cas d'usage bien délimité sur un périmètre documentaire pour lequel on connaissait le niveau de signature a simplifié cette adoption — plus facile à mettre en place qu'avec un périmètre plus étendu. Les PAP et les CAMAC, c'était très délimité, et malgré quelques couacs, ça s'est bien déroulé dans l'ensemble.

Freddy Kaiser : D'autres idées en vue chez les tl ?

Sonia Taganova : Aujourd'hui, on a testé l'intégration avec SharePoint pour la gestion documentaire, mais nos documents ne sont pas que dans SharePoint — il y a peut-être des besoins d'intégration avec SAP. Ce sont probablement des choses à intégrer dans l'étude et le futur projet de réalisation plus global.

Le retour sur investissement

Freddy Kaiser : Parlons bénéfices — on a un calculateur de retour sur investissement en interne. J'ai mis vos données, et sur un projet très court dans la durée, il y a déjà un retour. Tu veux commenter ces chiffres ?

Sonia Taganova : Oui. On n'a pas complètement un an de déploiement sur ce premier périmètre, et on voit déjà des chiffres apparaître dans votre calculateur. J'ai aussi utilisé d'autres calculateurs et indicateurs existants, notamment des indicateurs du numérique responsable, et on voit qu'on économise effectivement des kilogrammes de CO2. 13 000 francs, c'est déjà une somme pour nous, si on devait qualifier les choses en remplaçant le purement papier par de l'électronique. Ces chiffres vont probablement augmenter avec le déploiement dans les autres métiers. On a un retour sur investissement immédiat sur la mise en place, et le nombre de clics pour faire signer un document diminue aussi — c'est vraiment une donnée à prendre en compte dans la plus-value du projet.

Freddy Kaiser : Exact. On a un autre client avec d'autres chiffres — je pense que les tl seront là dans quelques mois avec les mêmes ordres de grandeur. On voit le retour, surtout la somme de papier économisée, qui est impressionnante : 310 000 feuilles pour cet autre client, ce qui représente environ 30 mètres de papier entassé — un bel immeuble, comme on dirait — et un million de francs d'économie. Si vous voulez calculer avec vos propres chiffres, contactez-nous.

Questions et réponses du webinaire

Est-il possible de placer les signatures visuelles au travers de l'API ?

Freddy Kaiser : Oui, tout ce qui se fait via l'interface peut se faire via l'API, y compris placer l'emplacement des signatures par coordonnées ou par nom de champ, sur les pages définies.

L'enregistrement du webinaire sera-t-il partagé ?

Freddy Kaiser : Oui, c'est un enregistrement audio, on vous l'enverra par la suite.

Si c'était à refaire, que changeriez-vous ?

Sonia Taganova : On y serait allés plus tôt, je pense. On a trop tardé à s'y mettre, et on s'est retrouvés pressés par le temps avec cette exigence réglementaire. Il aurait fallu négocier un peu plus de temps, ou en tout cas ne pas le faire en même temps que d'autres projets. Je n'ai pas eu la bande passante suffisante pour me pencher tout de suite sur l'accompagnement au changement — c'est peut-être là qu'on a un peu péché : vraiment envisager cet accompagnement dès le début, y consacrer du temps, voir quels moyens pour diffuser. Même si, sur le site de Skribble, il y avait tout ce qu'il fallait : beaucoup de personnes ont réussi leur authentification directement avec les indications de la FAQ, et ça, ça m'a aidée.

Comment avez-vous transité les VIP du stylo BIC à la signature numérique ?

Sonia Taganova : C'était typiquement là où il y avait une délégation de signature, souvent — je pense que c'est vrai dans toutes les entreprises. On les a accompagnés un peu plus près, en les informant de ce qui allait arriver, pour qu'ils ne soient pas surpris par une notification arrivant par le portail. On les a onboardés pour l'authentification et l'identification en amont, et ils devaient paramétrer leur signature, avec l'image s'ils le souhaitaient — même si ce qui fait foi, c'est le certificat qui accompagne le PDF, pas l'image elle-même. Dans l'ensemble, ça s'est bien passé, même parfois dans l'urgence ; c'est juste une population à bien prendre en compte pour la conduite du changement — expliquer l'avant, préparer l'après.

Refacturez-vous en interne quand vous achetez des signatures en grand nombre ?

Sonia Taganova : Non, on a un bundle de sièges, basé sur le nombre de signataires et une estimation du nombre de signatures QES nécessaires, auquel on a ajouté un nombre de signatures EES pour pouvoir tester certaines choses en interne. Il n'y a pas de refacturation interne pour l'instant — c'est un contrat sur trois ans, et on verra après comment les choses évoluent chez nous.

Pourquoi ne pas simplement toujours utiliser la signature qualifiée ?

Freddy Kaiser : Il y a un aspect technique. Pour qualifier une signature, il faut une identification — avant la pandémie, il fallait physiquement passer dans un office Skribble pour s'inscrire. Avec la pandémie, les solutions à distance se sont déployées, donc on peut maintenant s'identifier sans devoir passer physiquement quelque part. Avec les e-ID — dont le lancement est prévu courant 2026 — ça va encore se simplifier : les personnes disposeront d'une identité numérique pour être habilitées à signer de manière qualifiée.

Il y a aussi le consentement : en signature simple, on consent par clic, juste par mail ; en qualifiée, un deuxième canal est lancé, le plus souvent le mobile, via une app ou une notification push, qu'il faut valider — une contrainte en plus par rapport aux autres signatures. Et comme mentionné, on n'a pas besoin de tout signer en qualifié selon la base légale, comme le font les tl en interne pour certains documents — sans oublier la différence de prix entre signatures simples et qualifiées. Je pense que le développement des signatures qualifiées va s'accélérer avec la facilité d'identification apportée par les e-ID.

Avez-vous rencontré des résistances à la mise en œuvre ?

Sonia Taganova : Pas vraiment, dans notre cas, puisque c'était un changement contraint dès le départ, ce qui nous a plutôt simplifié la vie. L'interface était aussi facile à appréhender : je n'ai même pas fait la formation, j'y suis allée directement toute seule.

Comment accélérer la mise en signature groupée de plusieurs documents, sachant qu'un dossier PAP, c'est 50 à 60 documents ?

Sonia Taganova : On peut uploader plusieurs documents en même temps pour les mettre en signature — la signature de masse est tout à fait possible.

Qu'est-ce que votre GED conserve exactement ?

Sonia Taganova : Bonne question — ça dépend ce qu'on appelle la GED chez nous. Au sens propre, notre GED, c'est Alfresco. Sinon, les workflows documentaires migrent aujourd'hui vers SharePoint, et je suis en charge de tout un programme — GAIA, gouvernance des actifs informationnels et des archives — qui prévoit les bascules d'usage des différentes GED, on en a plusieurs selon les métiers. Il y a un historique derrière tout ça, et la GED finale qui devrait sauvegarder et conserver ces documents signés devrait être demain SharePoint.

Sonia Taganova : C'est un projet de bascule qu'on a, pas encore fait.

Freddy Kaiser : Une dernière — pour une entreprise de grande ampleur qui achète des milliers de signatures d'un coup, est-ce qu'un décompte est fait sur un board admin où chaque signataire des tl est facturé individuellement ?

Sonia Taganova : Non, on a un bundle de sièges, basé sur le nombre de signataires et une estimation du nombre de signatures QES nécessaires, plus quelques signatures EES pour tester. Il n'y a pas de refacturation interne pour l'instant, c'est un contrat sur trois ans, et on verra comment les choses évoluent.

Le transcript s'arrête ici.

Freddy Kaiser : On a encore plein de questions, on va les traiter après le webinaire. Le webinaire lui-même est enregistré, on partagera le lien. Je vérifie juste avec mon collègue Simon s'il a une question importante que j'aurais loupée.

Sonia Taganova : Je réponds à une question sur les résistances à la mise en œuvre — comme dit, il n'y en a pas vraiment eu dans notre cas, puisqu'on était de toute façon contraints, ce qui a simplifié les choses. L'interface était aussi facile à appréhender.

Sonia Taganova : Et une autre question sur l'accélération de la mise en signature groupée — oui, on peut uploader plusieurs documents en même temps, la signature de masse est tout à fait possible.

Freddy Kaiser : On vous envoie tout ça par mail. N'oubliez pas de nous suivre sur LinkedIn, on a aussi un blog. Un grand merci à toi, Sonia, d'avoir participé et partagé ces informations — je pense qu'on a appris plein de choses qu'on peut réaliser en interne.

Sonia Taganova : Merci de m'avoir invitée.

Freddy Kaiser : À la prochaine, et merci de nous avoir écoutés.

Sonia Taganova : Au revoir.

À propos de Freddy Kaiser

Freddy Kaiser fait partie de l'équipe produit de Skribble, où il travaille sur l'innovation et le développement autour de la signature électronique.

À propos de Sonia Taganova

Sonia Taganova est responsable de gestion de contenu d'entreprise aux tl (Transports publics de la région lausannoise), en charge de la gouvernance de l'information, des outils collaboratifs et des projets de bascule d'usage, dont le programme GAIA (gouvernance des actifs informationnels et des archives). Elle a intégré les tl en juillet 2022 et travaille sur les questions de gestion documentaire, y compris la signature électronique, depuis bien plus longtemps.