Signature avec «p. o.»: comment signer pour autrui en toute légalité

Si vous devez signer pour le compte d’une autre personne ou d’une organisation, de nombreuses questions se posent souvent: Faut-il une procuration écrite? Dois-je utiliser mon propre nom ou celui de la personne représentée? Et comment cela fonctionne-t-il avec une signature électronique?

Signature pour ordre (p. o.) – l’essentiel en bref

• Une signature en «p. o.» est toujours possible, à condition de disposer d’une procuration correspondante.
  Cette procuration peut être donnée oralement ou par écrit – la forme écrite est toutefois recommandée.
• Pour signer au nom d’une autre personne, utilisez votre propre nom, précédé de l’abréviation «p. o.» (pour ordre) ou «p. p.» (per procurationem).
• Encore plus simple que la signature manuscrite en représentation: avec une signature électronique, vous pouvez signer de n’importe où, même en déplacement professionnel.

Signer pour ordre : règles en détail

En principe, il n’y a aucun problème à signer pour une autre personne – à condition que les exigences légales soient remplies. Vous trouverez ci-dessous les points essentiels à connaître ainsi que la bonne manière de procéder.

Que signifie une signature d’un point de vue juridique ?

D’un point de vue juridique, la signature a généralement la fonction d’une expression d’intention: elle confirme votre accord avec le contenu d’un document, lequel produit ensuite des effets juridiques.

Les paragraphes suivants concernent les signatures ayant des conséquences légales. Si vous signez de cette manière pour une autre personne, vous agissez en tant que représentant légal. En Suisse, les règles relatives à la représentation et à la procuration s’appliquent conformément aux articles 32 et suivants du Code des obligations (CO).

Qui peut signer pour autrui ?

En principe, toute personne peut signer pour une autre, à condition d’avoir reçu une procuration. Celle-ci n’a pas besoin d’être écrite : elle peut également être donnée oralement. La loi ne prévoit pas de forme particulière (art. 32 ss. CO).

Il est toutefois recommandé d’établir une procuration écrite, afin de pouvoir en apporter la preuve en cas de doute. En effet, quiconque conclut un contrat au nom d’autrui sans disposer de la procuration correspondante agit sans mandat valable et risque d’engager sa responsabilité envers la partie adverse (art. 39 CO, dit falsus procurator).

Certaines exceptions existent pour la signature par représentation. Il s’agit d’actes juridiques dits strictement personnels, que seule la personne concernée peut accomplir. Cela comprend par exemple le mariage ou la rédaction d’un testament (art. 90 ss. CC, art. 505 ss. CC).

Quand puis-je signer «p. o.»?

Vous pouvez signer pour autrui lorsque vous disposez d’une procuration valable. Celle-ci peut concerner une seule action, une catégorie d’actes juridiques, ou encore l’ensemble des affaires autorisées.

Dans un contexte d’entreprise, la situation est un peu différente. Une personne morale (SA ou Sàrl) ne peut pas signer elle-même : ce sont toujours des personnes physiques qui agissent en son nom. En pratique, cela se fait souvent avec l’abréviation «p. o.» (pour ordre).

Des situations typiques sont, par exemple, la signature de documents du personnel par l’assistant·e de direction ou l’envoi d’offres commerciales par des collaborateur·trices du service des ventes.

L’importance du pouvoir de représentation

Les collaborateur·trices ne peuvent signer «p. o.» que si la direction ou une personne autorisée leur a donné cette permission de manière explicite.
Cette autorisation peut être informelle – par exemple une instruction orale, une directive interne ou la description du poste.

Pour les documents juridiquement contraignants (p. ex. contrats avec des tiers), une preuve écrite de la procuration est vivement recommandée, afin d’éviter toute ambiguïté en cas de litige.

Quel nom doit figurer sur la signature?

Lorsque vous signez pour le compte d’une autre personne, vous devez toujours utiliser votre propre nom. C’est essentiel : si vous signez avec le nom d’autrui, vous risquez de commettre un faux dans les titres (art. 251 CP).

Il est également conseillé d’ajouter devant votre nom les abréviations «p. o.» (pour ordre) ou «p. p.» (per procurationem). Votre interlocuteur doit comprendre qu’il conclut le contrat avec la personne représentée, et non avec vous-même (art. 32 ss. CO).

Puis-je signer pour autrui sans procuration?

Si vous signez un contrat sans procuration et que la personne représentée ne l’approuve pas, le contrat n’entre pas en vigueur. Vous pouvez toutefois être tenu·e responsable envers la partie adverse (art. 39 CO, dit falsus procurator). En règle générale, cela ne constitue pas une infraction pénale.

En principe, une «procuration» ne désigne pas nécessairement un document écrit. Une autorisation orale donnée par le mandant est également valable. Cependant, en cas de litige, il vous sera difficile de prouver son existence. C’est pourquoi, pour les documents importants (par ex. contrats de vente, de travail ou de bail), une procuration écrite est fortement recommandée.

Signer «pour ordre», «en représentation» ou «par procuration»: quelles différences?

Lorsqu’une personne signe au nom d’autrui ou d’une entreprise, elle utilise souvent une abréviation pour indiquer la représentation. Les plus courantes sont:

• p. o.: abréviation de pour ordre
• p. p.: abréviation de per procurationem ou par procuration
• p. a.: abréviation de per procura autoritate (uniquement en cas de procuration commerciale formelle)

p. o.– signer pour ordre

L’abréviation «p. o.» (pour ordre) est utilisée lorsqu’une personne signe un document au nom d’une autre, sans nécessairement agir juridiquement en son propre nom.
C’est typiquement le cas dans les entreprises, les administrations ou les études d’avocats, lorsqu’un·e assistant·e signe une communication, une invitation ou une validation interne.

Dans la correspondance courante ou pour des démarches simples, il est fréquent de signer avec «p. o.». Souvent, cela se fait sans procuration écrite. Dans ces situations, la personne signataire agit en tant que messager·ère : elle transmet une déclaration, mais n’exprime pas sa propre volonté juridique.

p. p.– signer par procuration ou en représentation

L’abréviation «p. p.» signifie par procuration ou en représentation. Elle est utilisée lorsqu’une personne formule sa propre expression d’intention au nom d’une autre personne ou d’une organisation, par exemple lors de la signature d’un contrat.
Toute personne qui signe avec «p. p.» doit donc disposer d’une procuration valable.

En cas de doute, «p. p.» est la formule la plus claire pour indiquer une représentation juridique.

p. a.– uniquement avec une procuration commerciale (procuration inscrite)

L’abréviation «p. a.» (per procura autoritate) ne peut être utilisée que par les personnes ayant reçu une procuration commerciale formelle d’une entreprise. En Suisse, la procuration est régie par le Code des obligations (art. 458 ss. CO).

Les personnes titulaires d’une telle procuration disposent d’un pouvoir étendu dans les affaires commerciales, notamment pour conclure des contrats ou émettre des déclarations juridiques.
Toute personne signant avec «p. a.» sans inscription correspondante au registre du commerce agit sans autorisation valable et ne peut engager l’entreprise juridiquement.

p. o. ou p. p.: quelle abréviation convient à quelle signature?

Dans de nombreuses situations du quotidien, le choix entre «p. o.» et «p. p.» n’a pas de conséquence majeure, tant qu’il est clair pour toutes les parties que vous agissez au nom d’autrui. L’essentiel est :

• Utilisez toujours votre propre nom.
• Employez «p. p.» lorsque vous signez avec procuration et que l’acte est juridiquement contraignant.
• Utilisez «p. a.» uniquement si vous disposez d’une procuration commerciale inscrite.

En cas d’incertitude, il est conseillé d’indiquer la forme de représentation choisie directement dans le document, par exemple dans le pied de page ou dans un texte d’accompagnement.

Quels sont les types de procurations existantes?

Les procurations peuvent être classées selon leur portée juridique:

• Procuration spéciale ou individuelle: autorise uniquement un acte juridique déterminé, par exemple une signature sur un document précis.
• Procuration de genre ou de catégorie: permet d’accomplir un certain type d’actes juridiques, par exemple effectuer des commandes régulières.
• Procuration générale: confère le pouvoir d’accomplir tous les actes juridiques autorisés au nom d’une autre personne.
  Sont exclues les affaires strictement personnelles, comme le mariage ou la rédaction d’un testament.
• Sous-procuration: il s’agit de la transmission d’une procuration existante à un tiers.
  Elle n’est valable que si la procuration principale l’autorise expressément, et son étendue ne peut dépasser celle de la procuration initiale.

Signer «p. o.» et «p. p.»: règles dans le contexte professionnel

La signature pour ordre est la plus courante dans le cadre professionnel. Qu’il s’agisse de commandes, de documents du personnel ou d’opérations de crédit, la direction d’une entreprise ne peut pas signer tous les documents elle-même. Et comme il s’agit souvent de montants élevés, des règles claires et juridiquement valables en matière de signature sont indispensables.

Quand puis-je signer pour autrui dans une entreprise ?

Les mêmes principes s’appliquent que dans d’autres situations: quiconque dispose d’une procuration valide peut signer pour autrui. Dans le monde des affaires, une preuve écrite de cette procuration est particulièrement importante, afin que la personne signataire soit juridiquement protégée.

Une particularité du droit des sociétés est que, en plus des règles générales de représentation prévues par le Code des obligations (art. 32 ss. CO), deux formes spécifiques de procuration sont reconnues et ancrées dans le droit du registre du commerce:
la procuration commerciale (procuration) et la procuration d’exploitation (mandat d’exploitation).

Formes particulières de procuration selon le Code des obligations

1. Procuration commerciale

La procuration commerciale est une forme de mandat étendu. Elle autorise son titulaire à effectuer, au nom de l’entreprise, tous les actes juridiques liés à l’exploitation commerciale, à l’exception des opérations immobilières, qui nécessitent une autorisation spéciale (art. 459 CO).

La procuration commerciale est inscrite au registre du commerce et peut être accordée individuellement ou conjointement («à deux»). Il est d’usage de signer avec la mention «p. a.» (per procura autoritate).

1. Mandat d’exploitation 

La procuration d’exploitation est moins large que la procuration commerciale. Elle autorise les actes usuels nécessaires à la gestion quotidienne d’une entreprise. Certaines opérations exigent toutefois une autorisation particulière, notamment la conclusion d’emprunts, la conduite de procès ou la signature d’engagements de change (art. 462 CO).

Cette procuration n’est pas inscrite au registre du commerce. Son étendue dépend du type d’autorisation accordée:

• pour une opération précise (mandat individuel),
• pour une catégorie d’opérations (mandat de genre),
• pour l’ensemble des affaires ordinaires de l’entreprise (mandat général).

Quelle abréviation utiliser: «p. o.», «p. p.» ou «p. a.» ?

Selon le type de procuration, l’abréviation varie:

• Procuration commerciale: les personnes titulaires d’une telle procuration signent généralement avec la mention «p. a.» (per procura autoritate).
• Procuration d’exploitation: les signataires utilisent le plus souvent «p. p.» (par procuration).
  Pour les mandats de genre ou individuels, «p. p.» ou «p. o.» peuvent également être employés.

Signer soi-même, sans représentation

La signature pour autrui implique plusieurs conditions. La solution la plus simple reste la signature personnelle. Avec une signature électronique, vous pouvez signer à tout moment et depuis n’importe où – que vous soyez en voyage d’affaires ou en télétravail.
En quelques clics sur smartphone, PC ou tablette, vos documents sont signés avec la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

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Signer pour ordre («p. o.») – Questions fréquentes