Elektronische Signatur und elektronische Unterschrift – die Grundlagen

Wir von Skribble haben uns auf elektronische Signaturen spezialisiert und möchten diese möglichst einfach und auf höchstem Sicherheitsniveau bereitstellen. Doch worum handelt es sich eigentlich bei einer elektronischen Signatur genau? Wo liegt der Unterschied zur elektronischen Unterschrift? Wann kann ich sie einsetzen – und ist sie rechtlich verbindlich? Das und vieles mehr erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Eine elektronische Signatur ist eine digitale Methode, um die Zustimmung zu einem Dokument zu bestätigen.
• Rechtsgültigkeit in Deutschland: Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und somit verbindlich.
• Vorteile: Elektronische Signaturen ermöglichen ortsunabhängiges Signieren, steigern die Effizienz von Arbeitsabläufen und reduzieren Kosten.
• Anwendungsgebiete: Sie eignen sich für verschiedene Dokumente und Branchen, wobei der passende E-Signatur-Standard je nach rechtlichen Anforderungen und Haftungsrisiko gewählt werden sollte.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (oder: E-Signatur) ist eine Methode, um sein Einverständnis mit einem Dokument auf digitalem Weg zu dokumentieren. Je nach Art der elektronischen Signatur bzw. den rechtlichen Anforderungen an das Dokument ist diese auch rechtlich bindend und kann eine handschriftliche Unterschrift ersetzen. Technisch gesehen handelt es sich um eine Verknüpfung von elektronischen Daten, die auf die Identität des Unterzeichnenden und die Integrität des signierten Dokuments rückschließen lassen.

Elektronische Unterschrift vs. elektronische Signatur

Neben dem Begriff „elektronische Signatur“ ist häufig auch von der „elektronischen Unterschrift“ die Rede. Im Prinzip ist damit das Gleiche gemeint: Eine rechtsgültige Methode, um in der digitalen Welt zu unterschreiben. Einen Unterschied gibt es aber: Im juristischen Kontext ist „elektronische Signatur“ der passendere Begriff, da dieser auch im Gesetzestext (eIDAS-Verordnung oder ZertES) verwendet wird.

Hinweis: Im folgenden Text verwenden wir daher die Begriffe „elektronische Unterschrift“ und „elektronische Signatur“ als Synonyme.

Die Vorteile einer E-Signatur

Eine elektronische Signatur – oder kurz E-Signatur – bietet viele Vorteile gegenüber der Unterschrift auf Papier, denn sie vereinfacht Arbeitsabläufe für Privatpersonen und Unternehmen.

Wie bekomme ich eine E-Signatur?

Für eine rechtsgültige, sichere E-Signatur wenden Sie sich am besten an einen spezialisierten Anbieter für elektronische Signaturen. Bei Skribble können Sie zum Beispiel ganz unkompliziert elektronische Signaturen erstellen – in allen drei E-Signatur-Standards.

Skribble bietet – je nach Bedarf – Pakete mit elektronischen Signaturen für Unternehmen in unterschiedlicher Größe sowie für Einzelunternehmer. Probieren Sie unsere kostenlose Testversion und lernen Sie unser Angebot kennen.

Anwendungsgebiete für E-Signaturen

E-Signaturen lassen sich in fast allen Bereichen wie eine handschriftliche Unterschrift einsetzen. Sie können damit gängige Dateiformate wie Word-Dokumente und PDFs unterzeichnen und Ihre Arbeitsabläufe entscheidend vereinfachen. Erfahren Sie hier, wie und wann elektronische Unterschriften zur Anwendung kommen.

Dokumente

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Je nach Dokument können Sie einen höheren oder niedrigeren E-Signatur-Standard wählen. 

Der höchste Standard, die qualifizierte elektronische Signatur, ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Mit dieser besonders sicheren E-Signatur können Sie nahezu alle Verträge digital unterschreiben.

So eignen sich elektronische Unterschriften beispielsweise für:

• Arbeitsverträge
• Kaufverträge
• Jahresabschlüsse
• Kontoeröffnungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Konsumkreditverträge
• Versicherungspolicen
• … und viele weitere Dokumente

Klären Sie am besten vorher juristisch ab, welche Art der E-Signatur (in Deutschland, der Schweiz bzw. einem sonstigen Land) für das zu unterzeichnende Dokument notwendig und ratsam ist.

Branchen und Abteilungen

Elektronisch zu unterschreiben ist zum einen praktisch für Privatpersonen. Zum anderen eignen sich elektronische Unterschriften gerade für Unternehmen. Diese können z. B. in folgenden Branchen zum Einsatz kommen:

• Versicherungen
• Steuerberater
• Immobilien
• Anwälte

Ob im Einkauf, Vertrieb oder der HR-Abteilung: Mit der Digitalisierung der Signaturvorgänge lassen sich in vielen Bereichen Effizienzgewinne erzielen.

Das Video zeigt Ihnen noch einmal anschaulich, wie das elektronische Signieren mit Skribble abläuft, wenn Sie selbst – und mehrere andere – ein Dokument unterschreiben möchten:

System-Integration

Sie können Skribble mittels Schnittstelle in Ihre bestehenden Systeme einbinden und so direkt in der Software unterzeichnen. Einige Beispiele:

• Google Drive Web App
• Microsoft OneDrive
• SharePoint Online
• SAP
• Microsoft Teams
• Flatfox
• Consor Universal

Elektronische Signatur: Arten

Als gesetzliche Grundlagen für elektronisches Signieren gelten die eIDAS-Verordnung (EU) und das ZertES (Schweiz). Dort wird zwischen drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden, den sogenannten E-Signatur-Standards:

• Einfache elektronische Signatur (EES)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Es ist sehr wichtig, diese Unterschiede zu kennen, da es von der Art der elektronischen Signatur abhängen kann, ob diese rechtsgültig ist oder nicht.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die niedrigste Stufe der elektronischen Signatur wird meist als einfache elektronische Signatur bezeichnet.

Gut zu wissen:  In den Gesetzestexten kommt dieser Begriff zwar nicht vor, er hat sich allerdings für all jene elektronischen Signaturen eingebürgert, die nicht die Voraussetzungen für den fortgeschrittenen oder qualifizierten Standard erfüllen.

Damit eine digitale Unterschrift als einfache elektronische Signatur gelten kann, müssen keine besonderen Anforderungen erfüllt werden. Laut eIDAS-Verordnung sind alle E-Signaturen

Das Schweizer Gesetz verwendet eine ähnliche Formulierung.

Das bedeutet, jede Art der elektronischen Daten, die jemand zum Unterzeichnen nutzt, kann als einfache elektronische Signatur gelten. Dazu zählen beispielsweise:

• E-Mail-Signatur
• eingescannte Unterschrift
• Schriftzug am Tablet

Selbstverständlich bieten solche Signaturen keine Sicherheit vor Fälschungen. Für wichtige Dokumente und Verträge sollten Sie daher auf die höheren E-Signatur-Standards zurückgreifen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet schon deutlich mehr Sicherheit bei der Zuordnung der Unterschrift. Denn hier kommen spezielle Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz, die z. B. sicherstellen, dass das unterzeichnete Dokument nicht mehr nachträglich verändert wurde.

Gut zu wissen: Skribble verwendet diese Verschlüsselungstechnik – obwohl rein rechtlich nicht gefordert – bereits bei der einfachen elektronischen Signatur.

Zudem müssen sich Unterzeichnende identifizieren, etwa durch geprüfte Unternehmens-E-Mail-Adresse und/oder eine Mobiltelefonnummer, damit ihnen die Signatur später eindeutig zugeordnet werden kann.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der höchste E-Signatur-Standard. Rechtlich ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (sowohl in der EU als auch in der Schweiz).

Der Unterschied zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur besteht vor allem darin, dass noch höhere Standards bezüglich der Verschlüsselung gelten und die Identifikation strenger geregelt ist. Unterzeichnende müssen einmalig ihre Identität bei speziellen autorisierten Stellen, sogenannten Zertifizierungsstellen oder Vertrauensdienste-Anbietern, nachweisen. Dies kann beispielsweise durch folgende Verfahren geschehen:

• Persönlich vor Ort
• Video-Call
• Online-Banking

Elektronische Signatur: Funktionsweise und Technisches

Wie funktioniert nun eine elektronische Signatur? Zuallererst ist es auch hier wichtig, nicht alle elektronischen Signaturen über einen Kamm zu scheren. Denn: Eine einfache elektronische Signatur muss sich per Gesetz keiner besonderen Technologie bedienen. So könnte allein schon der getippte Name unter einer E-Mail als einfache elektronische Signatur gelten.

Grundlage: Kryptografische Verschlüsselung

Bei der fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur sind jedoch bestimmte Verschlüsselungsverfahren notwendig. Hier kommt die Methode der digitalen Signatur zum Einsatz. Das ist ein Verfahren, mit dem geprüft werden kann, ob …

… die Signatur wirklich vom angegebenen Urheber stammt,

… das Dokument, das unterzeichnet wurde, nachträglich nicht verändert wurde.

Sichere elektronische Signatur dank Zertifikat

Wichtiger Bestandteil des oben genannten Verfahrens ist zudem ein sogenanntes digitales Zertifikat: Dieses kann man sich ähnlich wie einen digitalen Personalausweis vorstellen. Es ist genau einer bestimmten Person (oder Institution) zugeordnet.

Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen

Elektronische Signaturen können rechtlich genauso verbindlich sein wie traditionelle Unterschriften. Aber: Es kommt sowohl auf die Art des Dokuments als auch die Art der elektronischen Signatur an. Entscheidend ist dabei: Schreibt das Gesetz für den betroffenen Vertrag die Schriftform vor oder kann dieser formfrei geschlossen werden?

• Formfreie Verträge sind mit jeglicher Art der elektronischen Signatur rechtsgültig. Das trifft auf die meisten Verträge zu, beispielsweise den Kaufvertrag, die Kontoeröffnung oder den einfachen Arbeitsvertrag.
• Verträge, welche die Schriftform (in der Schweiz: „einfache Schriftlichkeit“) erfordern, lassen sich auf digitalem Weg nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig unterzeichnen. Beispiele dafür sind der befristete Arbeitsvertrag in Deutschland oder der Konsumkreditvertrag in der Schweiz.

Beweiskraft erhöhen

In vielen Fällen ist es ratsam, auch bei formfreien Verträgen einen höheren E-Signatur-Standard zu wählen. Denn im Streitfall kann eine Signatur vor Gericht als Beweis der Willensbekundung dienen. Je nach Art der Signatur besitzt diese dann maximale (qualifizierter Standard), hohe (fortgeschrittener Standard) oder nur wenig (einfacher Standard) Beweiskraft.

Mit der elektronischen Signatur Zeit und Kosten sparen

Das Unterschreiben per Hand ist einer der letzten Bereiche, in dem die Digitalisierung noch zögerlich abläuft. Das wollen wir bei Skribble ändern, denn: Die elektronische Signatur bietet eine Alternative, die genauso rechtsgültig und sicher ist – aber viel praktischer, günstiger und nachhaltiger. Unternehmen, die auf die elektronische Unterschrift umsteigen, können Kosten sparen und kommen gleichzeitig ihren Nachhaltigkeitszielen ein Stück näher. Wenn das keine Win-win-Situation ist!

Häufige Fragen

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