Skribble
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Elektronische Signatur: Definition, Vorteile & Anwendung
5min
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Published on 7. Oktober 2024
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Updated on 14. Mai 2025
Mit der elektronischen Signatur unterzeichnen Unternehmen Verträge einfach, sicher und rechtsgültig – ganz ohne Papierkram. Ob Mietverträge, Angebote oder Kundenvereinbarungen: Die digitale Unterschrift ermöglicht schnelle Prozesse, spart Ressourcen und sorgt für ein erstklassiges Nutzererlebnis.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Die elektronische Signatur ist eine digitale, rechtssichere Alternative zur handschriftlichen Unterschrift.
- Signaturarten: Es gibt 3 gesetzlich definierte Typen: EES, FES und QES – mit jeweils unterschiedlicher Beweiskraft.
- QES: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt.
- Effizienz: Elektronisches Signieren spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Papierverbrauch.
- Einsatzbereiche: Von HR und Vertrieb bis hin zu stark regulierten Branchen wie Versicherungen oder Kanzleien.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine E-Signatur besteht technisch betrachtet nicht aus einem sichtbaren Schriftzug, sondern aus einer digitalen Verknüpfung von Daten, die einer bestimmten Person eindeutig zugeordnet werden kann. Dadurch lässt sich nachweisen, wer ein Dokument wann signiert hat – und ob der Inhalt seitdem unverändert geblieben ist.
Die Art dieser Signatur und ihr rechtlicher Stellenwert richten sich nach dem verwendeten Standard:
- Einfache elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Elektronische Signatur vs. elektronische Unterschrift
Die Begriffe elektronische Signatur und elektronische Unterschrift werden im Alltag oft synonym verwendet – rechtlich ist das jedoch nicht ganz korrekt. Die elektronische Signatur ist ein juristisch definierter Begriff, der die digitale Willensbekundung beschreibt. Sie kann, muss aber nicht zwingend einem sichtbaren Unterschriftsbild entsprechen.
Die elektronische Unterschrift hingegen bezeichnet häufig nur eine eingescannte oder mit dem Finger gezeichnete Unterschrift auf einem digitalen Gerät. Diese Form ist zwar bequem, bietet aber kaum Beweiskraft.
Warum lohnt sich die Umstellung auf digitales Signieren?
Elektronisches Signieren ist ein entscheidender Hebel, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit zu erfüllen.
Der administrative Aufwand in Unternehmen ist hoch. Verträge müssen erstellt, ausgedruckt, versendet, unterschrieben, gescannt und archiviert werden. Elektronische Signaturen eliminieren viele dieser Schritte. Dokumente können sofort verschickt und rechtskräftig unterzeichnet werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Ressourcen – Stichwort Nachhaltigkeit.
Hinzu kommt: Die Erwartungshaltung von Kunden, Mitarbeitenden und Partnern hat sich geändert. Wer heute digital abschließt, erwartet durchgängig digitale Prozesse – inklusive Unterschrift.
10x schneller abschließen
Unterschreiben Sie mit wenigen Klicks jedes Dokument in nur 3 statt wie bisher 30 Minuten.
Kosten um 90 % reduzieren
Sie sparen 34 € pro e-signiertem Dokument und senken Ihre Kosten ab der ersten Signatur.
Effizienter arbeiten
Kunden, Mitarbeitende und Partner freuen sich über zeitsparende Prozesse ohne Medienbrüche.
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
Mit Skribble gelingt digitales Signieren in wenigen, intuitiven Schritten – ganz ohne technisches Vorwissen oder zusätzliche Softwareinstallation. So einfach erstellen Sie elektronische Signaturen mit Skribble:
Dokument wählen
PDF hochladen oder Skribble direkt in Ihre vorhandene Software einbinden.
Personen festlegen
Einfach angeben, wer unterschreibt – intern, extern oder gemeinsam im Team.
Digital unterschreiben
Per Klick unterzeichnen – auf Smartphone, Tablet oder PC, jederzeit und überall.
Typische Einsatzfelder der E-Signatur
Digitale Unterschriften sind in nahezu allen Branchen einsetzbar. Besonders stark verbreitet sind sie in folgenden Bereichen:
- Versicherungen: Schadenmeldungen, Policen, Kundenvereinbarungen, Maklerverträge
- Immobilien: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Reservierungen, Maklervereinbarungen
- Anwaltskanzleien & Steuerberatung: Vollmachten, Mandatsvereinbarungen, Schriftsätze, Vertraulichkeitserklärungen
- Vertrieb: Angebote, Verkaufsverträge, Rahmenvereinbarungen
- Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, NDA-Formulare
- HR: Arbeitsverträge, Onboarding-Dokumente, Homeoffice-Vereinbarungen, Zusatzvereinbarungen
Wichtig: Je nach Dokumententyp kann ein anderer Signaturstandard erforderlich sein. Für einfache interne Dokumente reicht meist die EES, bei Arbeitsverträgen empfiehlt sich die FES, bei Verträgen mit gesetzlicher Schriftformpflicht ist die QES erforderlich.
In unserem Leitfaden erfahren Sie detailliert, bei welchem Dokument welcher Signaturstandard gültig ist.
Darum entscheiden sich Unternehmen für Skribble
Skribble bietet Unternehmen eine rechtssichere und intuitive Lösung zum digitalen Signieren – inklusive aller drei Signaturstandards (EES, FES, QES) aus einer Hand. Für die QES ist keine separate Partnerschaft mit Drittanbietern nötig.
Die Identifikation erfolgt online per Video- oder Bank-Ident. Alle Komponenten sind integriert, ein Systemwechsel ist nicht erforderlich. Die Daten werden DSGVO-konform in deutschen und Schweizer Rechenzentren gespeichert.
Skribble funktioniert direkt im Browser, lässt sich bei Bedarf aber auch unkompliziert per API integrieren.
Sie möchten Skribble ausprobieren? Starten Sie gleich Ihre kostenlose Testphase.
Mit der elektronischen Signatur Zeit und Kosten sparen
Das Unterschreiben per Hand ist einer der letzten Bereiche, in dem die Digitalisierung noch zögerlich abläuft. Das wollen wir bei Skribble ändern, denn: Die elektronische Signatur bietet eine Alternative, die genauso rechtsgültig und sicher ist – aber viel praktischer, günstiger und nachhaltiger.
Unternehmen, die auf die elektronische Unterschrift umsteigen, können Kosten und Zeit sparen und kommen gleichzeitig ihren Nachhaltigkeitszielen ein Stück näher. Wenn das keine Win-win-Situation ist!
Kostenloser Leitfaden:
E-Signieren mit Rechtsgültigkeit - Dokumente sicher elektronisch unterschreiben in Deutschland
Häufige Fragen
Nein, beim Ausdrucken geht der technische Nachweis der Signatur verloren. Rechtlich gültig bleibt die Signatur nur digital, da nur dort Integrität und Authentizität verifiziert werden können. Für Prüfungen ist deshalb immer die digitale Datei erforderlich.
