Skribble
Probieren Sie das Signieren mit einfacher elektronischer Signatur aus.
10. April 2024
Die einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (kurz: EES) ist der tiefste der drei E-Signatur-Standards. Sie ist rechtsgültig bei Dokumenten, bei denen das Gesetz keine Form vorschreibt. In diesem Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Informationen rund um die EES: Was ist eine EES überhaupt? Welche gesetzlichen Anforderungen werden an sie gestellt und wie wird sie verwendet?
Das Wichtigste in Kürze
- Worum geht es? Beim elektronischen Unterschreiben unterscheidet das Gesetz drei verschiedene Formen, die sogenannten E-Signatur-Standards. Die einfache elektronische Signatur (EES) ist der niedrigste dieser E-Signatur-Standards.
- Gesetzliche Grundlage: In der EU ist die eIDAS-Verordnung die gesetzliche Grundlage, in der Schweiz das ZertES. Als einfache elektronische Signatur gilt jede elektronische Signatur, welche die Anforderungen für die höheren Standards nicht erfüllt.
- Anforderungen: Prinzipiell keine, außer dass es sich um elektronische Daten handeln muss, die anderen Daten hinzugefügt und zum Unterzeichnen verwendet werden.
- Erstellung: Es gibt viele Möglichkeiten, eine EES zu erstellen, beispielsweise ein Bild der Unterschrift einzufügen, auf einem Touchpad zu unterschreiben oder einfach den eigenen Namen einzutippen.
- Anwendung: Einfache elektronische Signaturen eignen sich für formfreie Dokumente mit geringem Haftungsrisiko, z. B. Kostenvoranschläge oder Bestellbestätigungen.
Definition: Was ist eine einfache elektronische Signatur?
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist der niedrigste der drei gesetzlich definierten E-Signatur-Standards. Es kann sich dabei um eine beliebige Form der elektronischen Unterschrift handeln. Eine eingescannte Unterschrift gilt also genauso als einfache elektronische Signatur wie der Schriftzug auf einem Tablet.
Gut zu wissen: Streng genommen gibt es für den Begriff „einfache elektronische Signatur“ keine Definition, da dieser im Gesetz gar nicht auftaucht. Er hat sich aber als Bezeichnung für all jene elektronischen Signaturen etabliert, welche die Anforderungen an die fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) nicht erfüllen.
Aufgrund ihrer Einfachheit hat die EES nur wenig Beweiskraft. Sie kommt zum Beispiel bei Lieferanten-Offerten, organisationsinternen Dokumente oder Bekanntmachungen zum Einsatz.
Einen informativen Vergleich der drei E-Signatur-Standards bietet Ihnen unsere Übersichtsseite.
Rechtssicherheit der EES
Die einfache elektronische Signatur (EES) hat im Vergleich zu den anderen zwei E-Signatur-Standards (FES und QES) die geringste Beweiskraft. Die einfache elektronische Signatur ist rechtsgültig bei Dokumenten ohne Formvorschrift. Das heißt, bei Dokumenten beziehungsweise Verträgen, die per Gesetz sowohl mündlich, per Handschlag wie auch schriftlich geregelt werden können. Dazu gehören Dokumente wie zum Beispiel Bekanntmachungen, interne Dokumente oder Lieferanten-Offerten.
Anforderungen an die EES
Das Gesetz (eIDAS in Deutschland und ZertES in der Schweiz) stellt an die Erstellung einer einfachen elektronischen Signatur (EES) keine speziellen Anforderungen. Das Einzige, was dort festgelegt ist: Bei einer (einfachen) elektronischen Signatur handelt es sich um Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Das trifft auf eine E-Mail-Signatur genauso zu, wie auf eine eingescannte Unterschrift.
Bei Skribble ist alles, was Sie brauchen, um mit der EES zu signieren, eine E-Mail-Adresse.
Die EES bei Skribble
Die einfache elektronische Signatur muss also per Gesetz keine speziellen Anforderungen erfüllen, um rechtsgültig zu sein. Eine kryptografische Verschlüsselung – wie zum Beispiel bei der QES – ist also nicht notwendig.
Skribble übertrifft jedoch diese Mindestanforderungen: Bei der Erstellung wird nämlich das Verschlüsselungsverfahren einer digitalen Signatur sowie ein digitales Zertifikat verwendet. Dadurch ließe sich z. B. eine nachträgliche Veränderung des Dokuments nachweisen und die EES bei Skribble gewinnt an Beweiskraft. Mehr Sicherheit steht aber nicht in Konkurrenz mit Einfachheit: Um mit EES auf Skribble zu signieren, brauchen Sie nur eine verifizierte E-Mail-Adresse.
Einfache elektronische Signatur erstellen
In nur wenigen Sekunden ist die einfache elektronische Signatur erstellt. Rechtlich gesehen gibt es dabei keine Vorgaben.
Voraussetzungen
Für die Erstellung einer einfachen elektronischen Signatur (EES) gelten keine besonderen Voraussetzungen. Eine kryptografische Verschlüsselung (etwa durch eine digitale Signatur) wie bei den anderen zwei E-Signatur-Standards FES oder QES ist per Gesetz nicht notwendig.
Vorgehensweise
Da die einfache elektronische Signatur (EES) keine rechtlichen Voraussetzungen erfüllen muss, ist die Erstellung einer solchen besonders einfach. Als EES gelten zum Beispiel:
- eingescannte Unterschrift
- Absenderangabe einer E-Mail
- Unterschrift auf dem Tablet des Postboten
Auch auf Skribble ist das Signieren mit der EES im Handumdrehen erledigt: Alles, was Sie brauchen, um eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, ist eine verifizierte E-Mail-Adresse.
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Einsatzgebiete: Wann verwende ich eine EES?
Die einfache elektronische Signatur (EES) kommt bei jenen Dokumenten rechtsgültig zum Einsatz, bei denen das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt. Das heißt, bei Dokumenten/Verträgen, die per Gesetz auch mündlich oder per Handschlag geregelt werden können. Zudem sollte für die betreffenden Dokumente ein geringes Haftungsrisiko vorliegen.
Typische Einsatzgebiete sind:
- Anmeldeformular für Wohnungsbesichtigung
- Ausbildungsvereinbarung
- Angebot/Kostenvoranschlag
- Auftrags- oder Bestellbestätigung
- Geheimhaltungserklärung (NDAs)
Mit Skribble schnell und unkompliziert eine einfache elektronische Signatur (EES) erstellen
Die EES im Vergleich mit der FES
Die niedrigste Stufe der elektronischen Signatur ist die einfache elektronische Signatur (EES). Sie bietet keine Sicherheit vor Fälschungen und weist wenig Beweiskraft auf.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet schon deutlich mehr Sicherheit bei der Zuordnung von Unterschrift und unterzeichnender Person. Grund dafür ist zum Beispiel, dass bei der FES eine Identitätsprüfung via Mobiltelefonnummer stattfindet, während für die EES schon eine verifizierte E-Mail-Adresse reicht.
Anwendung EES vs. FES
- Die EES kommt bei Dokumenten ohne gesetzliche Schriftformerfordernis und mit geringem Haftungsrisiko zum Einsatz. Sie wird z. B. häufig für Angebote, interne Dokumente oder Geheimhaltungserklärungen verwendet.
- Die FES kommt bei Dokumenten ohne gesetzliche Schriftformerfordernis und mit kalkulierbarem Haftungsrisiko zum Einsatz. Sie wird z. B. häufig verwendet für: Mietverträge, Kaufverträge oder Personenversicherungen.
Tipps: So wählen Sie den richtigen E-Signatur-Standard
Wie bereits erwähnt, unterscheidet das Gesetz zwischen der einfachen E-Signatur (EES), der fortgeschrittenen E-Signatur (FES) und qualifizierten E-Signatur (QES). Die drei Standards variieren hinsichtlich ihres Einsatzgebiets und ihrer Beweiskraft.
Einerseits liegt die Beweiskraft einer Unterschrift in der Qualität der Identifizierung – beziehungsweise bei EES in der Authentifizierung – der unterzeichnenden Person; andererseits in dem Nachweis, dass das unterzeichnete Dokument tatsächlich das vorgelegte ist.
Wann Sie welchen E-Signatur-Standard einsetzen, ist von gesetzlich festgelegten Formvorschriften und unternehmensinternen Richtlinien abhängig. Grundsätzlich gilt:
- Die EES eignet sich für Dokumente ohne gesetzliche Schriftformerfordernis mit geringem Haftungsrisiko.
- Die FES eignet sich für Dokumente ohne gesetzliche Schriftformerfordernis mit kalkulierbarem Haftungsrisiko.
- Die QES eignet sich für Dokumente mit gesetzlicher Schriftformerfordernis und/oder hohem Haftungsrisiko.
Die folgende Grafik stellt den Entscheidungsprozess übersichtlich dar:
EES, FES oder QES: So wählen Sie den richtigen E-Signatur-Standard
Welchen E-Signatur-Standard brauche ich für welches Dokument? Das erklären wir detailliert in unserem Leitfaden.
Anwendung der einfachen elektronischen Signatur - Beispiel
Die einfache elektronische Signatur (EES) gilt immer dann als rechtsgültige Unterschrift, wenn das Gesetz für den jeweiligen Vertrag bzw. das jeweilige Dokument die Formfreiheit zulässt. Zudem sollte das Haftungsrisiko im entsprechenden Use Case gering sein. Unser Kunde easyJet Switzerland hat die einfache elektronische Signatur zum Beispiel folgendermaßen eingesetzt:
Durch den Einsatz der EES von Skribble konnte easyJet Switzerland den Prozess für das Einholen von monatlich 900 Unterschriften in nur 10 Tagen digitalisieren. Profitiert hat easyJet vor allem von der Möglichkeit, dass Externe – in diesem Fall waren das easyJet Mitarbeitende – kein Konto eröffnen müssen, um mit EES zu signieren.
Sarah Jackson, Country HR Manager, easyJet SwitzerlandDurch eine Verknüpfung von Dox42 mit der E-Signing-Plattform von Skribble können individuell ausgestellte Dokumente von den Mitarbeitenden direkt signiert werden. easyJet verwendet hierfür die einfache elektronische Signatur, für die Mitarbeitende kein Konto erstellen müssen.
Mehr zum Anwendungsfall lesen Sie in der easyJet Customer Story.
Einfache elektronische Signatur – der digitale Handschlag
Was ist eine einfache elektronische Signatur? Das ist tatsächlich „einfach“ erklärt: Es handelt sich dabei um den niedrigsten von drei E-Signatur-Standards. Damit die digitale Unterschrift als EES gilt, müssen keine besonderen Anforderungen erfüllt werden. Aus diesem Grund wird die EES auch als digitaler Handschlag bezeichnet. EES sind zum Beispiel: E-Mail-Signaturen, eingescannte Unterschriften oder Schriftzüge auf einem Tablet.
Die einfache elektronische Signatur bietet keine Sicherheit vor Fälschungen und weist nur geringe Beweiskraft auf. Für wichtige Dokumente und Verträge sollten beziehungsweise müssen Sie daher auf die höheren E-Signatur-Standards (FES oder QES) zurückgreifen.
FAQs
Grundsätzlich können alle elektronischen Daten, die jemand zum Unterzeichnen nutzt, als elektronische Signatur gelten, der Scan einer Unterschrift genauso wie der Name unter einem E-Mail. Wichtig zu wissen ist aber: Im Gesetz wird zwischen drei verschiedenen Standards der elektronischen Signatur unterschieden. Und nicht jeder Standard ist für jedes Dokument gültig.
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