Jeder zweite Vertrag in Europa wird noch ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt und das oft, obwohl es gar nicht nötig wäre. Der Aufwand kostet nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen: Wer darf was unterschreiben? Welche Unterschrift ist gültig? Und wo liegen die unterschriebenen Dokumente eigentlich? Elektronische Signaturen lösen genau dieses Problem: Aber nur, wenn sie rechtssicher, intuitiv und datenschutzkonform eingesetzt werden. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und stellen sieben Anbieter im Detail vor.
Wir vergleichen sieben bekannte Tools und zeigen, welche Funktionen in keiner E-Signatur-Software fehlen dürfen. Neben Kosten, Bedienung und Sicherheitsniveau werfen wir auch einen Blick auf die Rechtsgrundlage in der EU. Sie erfahren, wie sich die Angebote unterscheiden und warum alle drei Signatur-Standards (EES, FES und QES) in einer Anwendung wichtig sind.
Papierverträge kosten Zeit, binden Mitarbeitende und bremsen Umsätze. Eine passende E-Signing-Software verkürzt die Zeit zum Signieren eines Dokuments auf Minuten. Doch nicht jedes Tool erfüllt die europäischen Vorgaben. Viele US-Plattformen speichern Dokumente außerhalb des EWR und rechnen jede Unterschrift einzeln ab. Die Folge: steigende Kosten, mehr Prüfaufwand und Unsicherheit bei der DSGVO.
Wir bieten als europäischer E-Signatur-Service alle drei Signatur-Standards (EES, FES, QES) in einer Oberfläche. Ihre Teams unterschreiben per Browser oder API und halten jede Frist ein. Durch Hosting in der Schweiz bleiben vertrauliche Daten in Europa, Prüfprotokolle stehen sofort bereit.
Elektronische Signaturen gewinnen dabei weiter an Bedeutung: Neue gesetzliche Regelungen in Europa erleichtern den rechtsgültigen Einsatz und erweitern die Einsatzmöglichkeiten im Alltag.
BEG IV: Was sich seit 1. Januar 2025 geändert hat
Mit der neuen Regelung sparen Unternehmen nicht nur Porto und Archivfläche. Sie senken Haftungsrisiken, weil jede Unterschrift eindeutig einer Person zugeordnet ist. Eine direkte Anbindung an CRM-, HR- und ERP-Systeme zeigt den Vertragsstatus zudem jederzeit aktuell an. So behalten Sie jederzeit den Überblick, auch bei hohem Volumen.
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Eine gute E-Signatur-Software muss mehr leisten, als nur Dokumente zu unterschreiben. Sie sollte rechtssicher arbeiten, sich einfach bedienen lassen und Ihre Abläufe nicht stören.
Maximale Rechtsgültigkeit für fast alle Dokumente entsteht nur, wenn der Dienst die eIDAS-Vorgaben erfüllt und eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) anbietet. Achten Sie außerdem auf den Standort der Server: Hosting in der EU oder Schweiz schützt Ihre Daten zuverlässig.
Die Bedienoberfläche sollte übersichtlich sein und mobile Freigaben ermöglichen, damit Ihre Teams auch unterwegs unterschreiben können. Ebenso wichtig sind Schnittstellen, um CRM-, HR- und Buchhaltungssysteme direkt anzubinden.
Schauen Sie genau auf die Preisstruktur: Klare Pakete ohne versteckte Zusatzkosten erleichtern die Planung. Ein schneller, deutschsprachiger Support stellt sicher, dass Fragen zügig gelöst werden.
Ihr Kurz-Check für E-Signing-Software:
Eine verlässliche E-Signatur-Software braucht bestimmte Funktionen, damit Ihre Verträge rechtssicher und reibungslos bearbeitet werden. Nur wenn alle Bausteine stimmen, läuft der gesamte Unterschriftsprozess reibungslos ab.
Achten Sie darauf, dass alle drei anerkannten Signatur-Standards (EES, FES, QES) verfügbar sind – ohne Zusatzverträge. Die Software sollte Drag-and-Drop-Workflows bieten, eine visuelle Signatur mit Ihrem Firmenlogo ermöglichen und sich per API oder Plug-in in Ihre Systeme einfügen lassen.
Auch der Schutz Ihrer Daten muss stimmen: Serverstandorte in der EU oder Schweiz, ISO-27001-Zertifizierung und verschlüsselte Übertragungen sind sinnvoll. Jede Signatur sollte eine lückenlose Prüfdatei mit Zeitstempel erzeugen, die im Ernstfall als Nachweis dient.
Checkliste für Ihre Auswahl:
Skribble ist ein europäischer E-Signing-Anbieter. Die Rechenzentren in der Schweiz erfüllen die ISO 27001-Norm.
Die QES erfolgt bei Skribble direkt in der Plattform, weitere Verträge mit Drittanbietern entfallen. Eine integrierte Identitätsprüfung per Ausweis oder SMS sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen unterschreiben. Über eine API können Sie die Signatur in CRM-, HR- oder ERP-Systeme einbinden.
Preise (Stand: April 2025):
Alle Pakete enthalten DSGVO-konformes Hosting, ein Signaturprotokoll für jede Unterschrift und die Möglichkeit, externe Personen ohne Konto einzubinden.
Stärken auf einen Blick:
Sie möchten das Signieren mit der E-Signatur gleich ausprobieren?
Adobe Sign ist Teil der Adobe Document Cloud. Die Anwendung läuft im Browser und lässt sich gut in bekannte Programme wie Microsoft 365 oder Google Workspace einbinden. Auch mit anderen Adobe-Produkten funktioniert sie reibungslos – zum Beispiel mit Acrobat.
Für Unternehmen bietet Adobe mehrere Team-Tarife an:
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei Adobe Sign jedoch nur über Drittanbieter möglich. Einige Funktionen, etwa SSO oder API-Zugang, sind nur in der Enterprise-Version enthalten.
DocuSign zählt zu den weltweit bekanntesten Tools für elektronische Signaturen. Der Dienst wird von vielen Unternehmen genutzt, die auf eine erprobte Plattform mit vielen Funktionen und Integrationen setzen. Die Anwendung ist webbasiert und in mehreren Sprachen nutzbar.
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei DocuSign nur mit Zusatzvertrag und Mindestmenge erhältlich.
Dropbox Sign (ehemals HelloSign) ist eine cloudbasierte Software für E-Signaturen und Teil des Dropbox-Produktportfolios. Dank direkter Verbindung zu Dropbox, Google Drive und anderen Tools ist der Einstieg schnell möglich.
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist bei Dropbox Sign nur als Zusatzoption erhältlich. Die API-Nutzung ist nicht in allen Tarifen enthalten.
Xodo Sign ist eine benutzerfreundliche E-Signatur-Software mit grundlegenden Funktionen rund ums elektronische Signieren. Sie erlaubt es, Dokumente schnell und einfach online zu unterzeichnen. Auch In-Person-Signing und Vorlagenmanagement sind je nach Tarif enthalten.
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Bei Xodo Sign ist keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten und der Serverstandort liegt in den USA.
PandaDoc kombiniert elektronische Signaturen mit Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Vor allem Teams im Vertrieb profitieren von Tools wie Vorlagen, Drag-and-drop-Editor, Analysefunktionen und CRM-Integrationen. Die Plattform richtet sich eher an Nutzende, die neben dem Signieren auch komplette Dokumentenprozesse steuern möchten.
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) gibt es bei PandaDoc gegen Aufpreis.
Yousign ist ein französischer Anbieter, der einfache und fortgeschrittene E-Signaturen anbietet. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist über Drittanbieter verfügbar.
Preise (Stand: April 2025):
Stärken:
Auch bei Yousign gibt es die QES nur mit Zusatzkosten über externe Partner.
Die Auswahl an E-Signatur-Services ist groß. Vor allem im Hosting oder Datenschutz auf europäischem Niveau gibt es Unterschiede. Viele US-Dienste speichern Daten außerhalb der EU. Andere bieten nicht alle Signatur-Standards an oder verlangen Zusatzverträge für die QES.
Ein starker E-Signatur-Service muss drei Dinge leisten: rechtlich absichern, einfach funktionieren und sich reibungslos integrieren lassen. Genau hier setzen wir an. Skribble bietet Ihnen:
Ob Start-up oder Großunternehmen: Wer papierlose Verträge schnell und sicher umsetzen möchte, findet in uns einen verlässlichen Partner – und kann direkt starten.
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Die Preise variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang – einfache Tools starten bei rund 10 € im Monat, Software mit QES und API ab ca. 30 € pro Nutzer. Wichtig ist, ob wichtige Funktionen wie Audit-Trails, API-Zugriff und Signatur-Standards bereits im Tarif enthalten sind.
Weltweit einsetzbar, gehostet in Deutschland und der Schweiz.
Kostenlose Testphase verfügbar.
Keine Kreditkarte nötig.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch und Französisch.
Skribble
