Digitales Vertragsmanagement: Darauf müssen Sie achten

Zu der digitalen Welt gehört auch die Digitalisierung von Vertragsprozessen — als eine Gegenmaßnahme gegen Fristen und Wartezeiten, die mit papierbasierten Abwicklungen verbunden sind. Dabei können sich aber auch Fragen und Probleme ergeben, etwa ob digital unterschriebene Verträge rechtsgültig sind. Wir klären in dem Ratgeber auf, was es über die Digitalisierung von Vertragsprozessen zu wissen gilt und ob digitales Vertragsmanagement etwas für Ihr Unternehmen sein könnte.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Digitales Vertragsmanagement umfasst die vollständige elektronische Abwicklung aller Schritte im Vertragsprozess, von der Erstellung bis zur Unterzeichnung mittels elektronischer Signaturen.
• Vorteile: Unternehmen profitieren von Zeit- und Kosteneinsparungen durch den Wegfall des Postversands, der digitalen Archivierung und der Möglichkeit, Verträge ortsunabhängig abzuschließen.
• Anwendungsbereiche: Verschiedene Abteilungen wie HR, Vertrieb und Finanzen können durch digitales Vertragsmanagement effizienter arbeiten, beispielsweise bei der digitalen Unterzeichnung von Arbeitsverträgen oder der Abwicklung von Kreditverträgen.
• Integration: Spezialisierte E-Signatur-Lösungen wie Skribble lassen sich nahtlos in bestehende Software-Systeme integrieren, um den gesamten Vertragsprozess zu digitalisieren.

Was ist digitales Vertragsmanagement? 

Bei digitalem Vertragsmanagement handelt es sich um einen Prozess, der es erlaubt, von der Vertragserstellung bis zum Unterzeichnen durch eine elektronische Signatur alle Schritte im Vertragsprozess digital abzuwickeln.

Damit lassen sich an vielen Stellen Zeit sowie Kosten einsparen – zum Beispiel:

• kein Postweg: Das Verschicken von Verträgen mit der klassischen Post fällt weg. 
• digitale Aufbewahrung: Verträge müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden, weshalb weniger Lagerfläche benötigt wird.
• weniger Dienstreisen: Verträge lassen sich auch im Home-Office oder unterwegs abschließen.

Vom Kaufvertrag bis zum Jahresabschluss: Durch digitales Vertragsmanagement entfällt der Aufwand mit dem Ausdrucken und Scannen. Es werden also mehrere Ressourcen gespart – nicht nur die Kosten für Postzustellung, Papier und Tinte, sondern auch die Zeit für das Prozessmanagement von papierbasiertem Unterschreiben.

Welche Vorteile hat digitales Vertragsmanagement? 

Von digitalem Vertragsmanagement können Unternehmen in nahezu allen Branchen profitieren und es kann in verschiedenen Abteilungen zum Einsatz kommen: So können beispielsweise HR-Abteilungen Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen, das Vertriebspersonal muss nicht mehr auf Rechnungsdokumente warten und die Kollegen im Finance können Kreditverträge von zu Hause aus arrangieren. So lässt sich der Unternehmensalltag neu gestalten – papierlos, rund um die Uhr ortsunabhängig und bereit für die Herausforderungen der digitalisierten Welt. 

Die wichtigsten Vorteile des digitalen Vertragsmanagements auf einen Blick:

• Dokumente können zeit- und ortsunabhängig unterzeichnet und abgerufen werden: Die Verträge sind sicher gespeichert und, im Gegenteil zu papierbasierten Dokumenten, jederzeit mithilfe von Software einsehbar. 
• Unternehmen bleiben in puncto Digitalisierung konkurrenzfähig: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht eine flexible und schnelle Arbeitsweise sowie Professionalität in allen geschäftlichen Situationen.
• Verträge gelangen schneller zum Abschluss: Das Warten, bis ein Dokument geliefert wird und dann noch die Vertragspartner unterschrieben erreicht, entfällt.
• Alle Vertragsprozesse an einem Ort: Jede gute Vertragsmanagement-Software bietet einen Überblick über den aktuellen Stand eines Dokuments. So wird sichergestellt, dass bei einem Vertragsabschluss alle notwendigen Schritte beachtet werden.
• Keine Fristen mehr vergessen: Digitales Vertragsmanagement sorgt für besseren Überblick über aktuell laufende Verträge. So läuft kein Vertrag mehr unbemerkt ab und keine Zahlungsfrist wird überschritten.
• Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten: Eine moderne Software für digitales Vertragsmanagement ist einfach bedienbar, aber auch auf individuelle Weise konfigurierbar. Das ist deshalb entscheidend, da die Anforderungen je nach Abteilung variieren können.

Welche Branchen können besonders von digitalem Vertragsmanagement profitieren? 

Egal, in welchem Bereich Ihr Unternehmen tätig ist: Die Rechtsgültigkeit und Sicherheit der Arbeit ist oft nur durch unterschriebene und archivierte Dokumente gewährleistet. Damit bietet digitales Vertragsmanagement grundsätzlich Chancen für alle Branchen. Gerade KMUs können hier enorm profitieren, da bei der Digitalisierung im Mittelstand noch viel Potenzial ungenutzt bleibt. Darüber hinaus gibt es spezielle Branchen, in denen das Vertragsmanagement eine große Rolle spielt – und für die sich dementsprechend die Umstellung auf eine digitale Variante besonders lohnt.

Immobilien – für effizientes Arbeiten

Mit dem Einsatz von Software zum digitalen Vertragsmanagement können Immobilien-Manager ihre Objekte schneller und professioneller vermieten. Entsprechende Softwarelösungen eignen sich für verschiedene Abläufe, wie z.B.:

• Mietverträge unterschreiben,
• Mietverträge archivieren,
• Nebenkostenabrechnungen anhängen und organisieren. 

Mit der digitalen Abwicklung von Verträgen wird außerdem ein modernes Kundenerlebnis geschaffen. Aufwändige Arbeitsschritte wie Drucken und Versenden fallen weg. Unternehmen vereinfachen so die Immobilienverwaltung und entlasten ihre Mitarbeitenden.

Steuerberater – für sichere Prozessabläufe

Auch Steuerberater und ihre Mandanten können von der digitalen Vertragsmanagement-Software profitieren. Mit der entsprechenden Software können Dokumente, wie z. B. Jahresabschlüsse oder Mandantenverträge, binnen Sekunden rechtsgültig elektronisch signiert werden. So sind Drucker und Papier nicht mehr nötig, und Prozessabläufe werden beschleunigt. Auch das Archivieren von Verträgen ist viel einfacher: Mit den gängigen Softwareprogrammen lassen sich wichtige Dokumente sicher aufbewahren und bei Bedarf abrufen.

Versicherungen - für vereinfachte Zusammenarbeit

Auch für die Versicherungsbranche bietet digitales Vertragsmanagement enorme Effizienzgewinne. Der Großteil der Dokumente in der Branche kann rechtsgültig elektronisch unterschrieben werden, was Prozesse erheblich beschleunigt. Davon profitieren letztendlich auch die Kunden, denn diese erhalten schnelleren Service. Anträge, Policen oder Versicherungsverträge – all diese Dokumente sind mit einer digitalen Vertragsmanagement-Software einfach zu verwalten.

Probleme beim digitalen Vertragsmanagement

Neben den vorher erwähnten Vorteilen halten wir es für wichtig, auch potenzielle Probleme beim digitalen Vertragsmanagement anzusprechen. Unternehmen haben aus verschiedensten Gründen Bedenken, diesen Schritt zu wagen. Das ist auch vollkommen nachvollziehbar, denn die Sicherheit der Dokumente und Daten hat auch in der digitalisierten Welt höchste Priorität.

Sind digital unterschriebene Verträge rechtsgültig?

Eine häufige Unsicherheit bezieht sich auf die Rechtsgültigkeit der digital unterzeichneten Verträge. Gemäß eIDAS-Verordnung (EU) bzw. ZertES (Schweiz) gilt jedoch: Verträge, die mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet wurden, sind den handschriftlich unterzeichneten Verträgen gleichgesetzt (eIDAS, Art. 25, VERORDNUNG (EU) Nr. 910/2014).

Datenschutz und Datensicherheit

Weitere wichtige Fragen betreffen die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit. In puncto Datenschutz sind vor allem die EU-weite Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) maßgebend.

In Bezug auf die Datensicherheit spielen unter anderem das Hosting und der Standort der Server eine große Rolle.Das Thema Sicherheit hat für Skribble höchste Priorität: Wir hosten die Daten unserer Kunden auf Schweizer Servern auf dem höchsten verfügbaren Standard (Tier IV). Für die Sicherheit der Daten garantiert die Zertifizierung gemäß ISO-27001, für die Unveränderbarkeit der Verträge die Verschlüsselung mittels AES 256.

Digitales Vertragsmanagement: Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!

Die digitale Transformation macht auch vor Vertragsabschlüssen nicht Halt: Mit dem digitalen Vertragsmanagement lassen sich alle Schritte im Vertragsprozess noch effizienter abwickeln, inklusive Unterzeichnung und Aufbewahrung des Vertrags. Mit der passenden Softwarelösung für Vertragsabwicklung und digitales Unterschreiben sparen Unternehmen Personal-, Reise- und Druckkosten.

Digitales Vertragsmanagement: häufige Fragen 

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