February 23, 2022

Verträge digital unterschreiben: ein Leitfaden

Luc Lippuner
Leitfaden: Verträge digital unterschreiben

In welcher Situation kann ich Verträge digital unterschreiben? Die kurze Antwort ist: fast immer. Es gibt heute nur noch wenige rechtliche Vorgänge, die eine Unterschrift auf Papier unerlässlich machen. Für alle anderen Fälle gibt es die elektronische Unterschrift oder Signatur.  Die Vorteile liegen auf der Hand: Der digitale Weg spart Zeit, Kosten und schont die Umwelt. Dieser Blogartikel beantwortet die Frage, wie und wann man Verträge digital unterschreiben kann – welche Signatur-Standards gibt es und welche Art von Vertrag signiere ich damit rechtsgültig? Weiter geben wir konkrete Anleitung, wie Sie eine elektronische Signatur anbringen können.

Vertrag digital unterschreiben – rechtsgültig oder nicht?

Digital unterschriebene Verträge sind in den meisten Fällen rechtsgültig. Es kommt allerdings darauf an, wie eine elektronische Unterschrift zustande kommt. Generell gilt: Je sicherer das jeweilige technische Verfahren und je genauer die Identität des Unterschreibenden geprüft wird, desto mehr Beweiskraft erhält die Unterschrift vor Gericht. Welche Formen der E-Signatur in welchem Fall rechtsgültig sind, erfahren Sie in unserem Beitrag zu den elektronischen Signaturstandards.

Sie möchten Verträge digital unterschreiben: möglichst einfach, aber absolut sicher und rechtsgültig?

Testen Sie jetzt Skribble und unterschreiben Sie in allen 3 Signaturstandards.

Wie sieht eine digitale Unterschrift aus?

Eine digitale Signatur sieht ganz anders aus als eine Unterschrift auf Papier. Maßgebend ist nicht das visuelle Schriftbild, sondern die Technologie dahinter. Das Gesetz unterscheidet zwischen drei verschiedenen Standards der E-Signatur: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Mit allen kann man einen Vertrag digital unterschreiben. Diese unterscheiden sich primär in ihrer Sicherheit und Aussagekraft vor Gericht.

Auch gibt es bestimmte Einschränkungen bezüglich der Art des unterzeichneten Dokuments: Während für bestimmte Dokumente jede Form der E-Signatur möglich ist, sind Verträge mit Schriftformerfordernis nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig.

Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist ein Sammelbegriff für alle Signaturdienste, die nicht auf fortgeschrittener oder qualifizierter Stufe sind. Sie hat im Streitfall daher auch die geringste Beweiskraft vor Gericht. Die EU-Richtlinie eIDAS regelt diesen Standard nicht genauer und spricht lediglich von der „elektronischen Signatur“. Diese Definition lässt Spielraum für Interpretationen. So gelten auch …

  • ein Fingerwisch auf dem Touch-Display,
  • eine E-Mail-Signatur oder
  • eine eingescannte Unterschrift

… als „einfache“ elektronische Signatur. Der große Vorteil liegt in ihrer Benutzerfreundlichkeit, die einen reibungslosen Ablauf des Signaturprozesses ermöglicht – daher sind heute die meisten weltweit erstellten Signaturen „einfach“.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss höhere Anforderungen an die technische Sicherheit erfüllen und ist in der eIDAS-Verordnung der EU und dem schweizerischen Signaturgesetz ZertES klar geregelt.

Die Identitätsprüfung des Unterzeichnenden unterliegt hier strengeren Kriterien, die den eindeutigen Rückschluss auf den Unterzeichnenden erlauben. Dies kann zum Beispiel mittels einer Mobiltelefonnummer und SMS-Code geschehen – da in der EU SIM-Karten nur nach vorgängiger Ausweisprüfung herausgegeben werden, gelten Mobiltelefonnummern als sicheres Identitätsmerkmal für eine FES. 

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste gesetzlich definierte Standard der E-Signatur und kann in nahezu allen Fällen die handschriftliche Unterschrift ersetzen – auch dann, wenn die Schriftform verlangt wird. Man kann mit ihr also jede Art von Vertrag digital unterschreiben. Ausgenommen sind lediglich Verträge, die eine notarielle Beglaubigung erfordern oder explizit von Hand unterzeichnet werden müssen – z.B. das Testament.

Die hohe Sicherheit der QES liegt darin, dass der Unterzeichnende sich einer vorgängigen Identitätsprüfung mittels amtlichem Ausweis unterziehen muss und die Signatur mit einem Zertifikat eines anerkannten Vertrauensdienste-Anbieters (VDA) versehen wird.

Mit Skribble können sie in allen drei Signaturstandards rechtsgültig unterschreiben

Verträge digital unterschreiben – weitere rechtliche Bedingungen

Prinzipiell ist eine Signatur rechtsgültig, wenn aus ihr hervorgeht, dass der Unterzeichnende dem Inhalt des signierten Dokuments zustimmt. Weiter soll die elektronische Unterschrift den Rückschluss auf die Identität des Unterzeichnenden erlauben. Wenn das Gesetz nicht ausdrücklich die Schriftform verlangt, ist jede Form von elektronischer Signatur rechtsgültig. Allerdings hat nicht jede Signatur die gleiche Beweiskraft vor Gericht – diese hängt mitunter vom verwendeten E-Signatur-Standard ab.

Rechtsgültig vs. beweiskräftig: Was ist der Unterschied?

Rechtsgültig ist grundsätzlich jede Form der elektronischen Signatur – es sei denn, die geltende Gesetzgebung verlangt die Schriftform. In diesem Fall ist lediglich eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig, will man einen Vertrag digital unterschreiben.

Die verschiedenen Arten von E-Signaturen unterscheiden sich deshalb primär in ihrer Beweiskraft – das heißt, der Aussagekraft vor Gericht, falls es zu einem Rechtsstreit kommt. Generell gilt: Je höher der Sicherheitsstandard und die Qualität der Identifizierung des Unterzeichnenden, desto höher die Beweiskraft. In der Praxis wählen viele Unternehmen aus Sicherheits-Erwägungen einen höheren E-Signatur-Standard als den effektiv erforderlichen. 

Welche digitale Unterschrift für welchen Vertrag?

Die folgenden Beispiele sollen aufzeigen, für welchen Anwendungsfall welcher Standard zu empfehlen ist. Bitte beachten Sie aber, dass die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards immer Aufgabe eines Juristen ist und je nach Land und Unternehmen stark variieren kann. Alle folgenden Beispiele beziehen sich auf Deutschland.

Beispiele – hier ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig

  • Angebot für Lieferanten
  • Bestellung/Auftrag
  • organisationsinternes Dokument
  • Bekanntmachung
  • Kostenvoranschlag
  • Datenschutzerklärung
  • Dienstleistungsvertrag
  • unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Geheimhaltungserklärung
  • unbefristeter Mietvertrag (Immobilien)
  • Makleralleinauftrag
  • Übergabeprotokoll
  • Mandatsbrief

Beispiele – hier ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig, aber eine fortgeschrittene empfehlenswert, um die Beweiskraft zu erhöhen

Die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards ist immer Aufgabe eines Juristen ist und kann je nach Land und Unternehmen stark variieren. 

  • Mietvertrag
  • Kaufvertrag
  • einfacher Arbeitsvertrag
  • Kontoeröffnung
  • Gesellschaftsvertrag (GbR, OHG, KG)
  • Beschluss der Geschäftsführer einer GmbH
  • Patent-, Marken oder Urheberrechtsvertrag
  • Sozialversicherungs-/ Rentenversicherungsdokument
  • bestimmte Leasingverträge
  • Personenversicherung wie bspw. Lebensversicherung, Unfallversicherung oder Berufsunfähigkeitsversicherung, die nicht unter das Geldwäschereigesetz fallen
Je nach Land und Unternehmen kann sich der erforderliche E-Signatur-Standard ändern

Beispiele – hier ist nur eine qualifizierte elektronische Signatur rechtsgültig

Zu beachten: Die finale Bestimmung des erforderlichen E-Signatur-Standards ist immer Aufgabe eines Juristen ist und kann je nach Land und Unternehmen stark variieren. 

  • Konsumkreditvertrag
  • Leiharbeitsvertrag
  • befristeter Arbeitsvertrag
  • Revisionsbericht
  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag(Zeitarbeit)
  • nachvertragliches Wettbewerbsverbot
  • befristeter Mietvertrag über ein Jahr Laufzeit (Immobilien)
  • Staffel- oder indexierter Miet- oder Leasingvertrag (Immobilien)
  • Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingvertrag (Immobilien)
  • Verbraucherdarlehensvertrag   
  • Bankkontoeröffnung

Beispiele – hier ist die elektronische Form komplett ausgeschlossen

Bei einigen wenigen Dokumenten ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen, diese müssen also zwingend von Hand gezeichnet werden. Bitte beachten Sie, dass auch diese Anforderungen von Land zu Land variieren können. Einige Beispiele für Deutschland:

  • Kündigung
  • Testament
  • Aufhebungsvertrag
  • Arbeitszeugnis
  • Sozialplan
  • Betriebsvereinbarung

Wie kann ich einen Vertrag digital unterschreiben?

Das digitale Unterschreiben eines Vertrages ist keine Hexerei – wählt man die einfache elektronischen Signatur, so kann schon ein Scan als digitale Unterschrift gelten. Das Verwenden von echten digitalen Signaturen wie der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur, die mit dem Zertifikat einer Zertifizierungsstelle (Vertrauensdienste-Anbieter) erstellt werden, erfordern ein Konto bei einem anerkannten Anbieter für E-Signaturen.

Vertrag unterschreiben: mit einfacher elektronischer Signatur

Da bereits eine E-Mail-Signatur oder eingescannte Unterschrift als einfache elektronische Signatur gelten, hat wohl jede und jeder schon elektronisch unterschrieben. Solche Signaturen können allerdings einfach kopiert und kaum verifiziert werden. Daher bieten sie wenig Sicherheit.

Es empfiehlt sich daher, auf eine sichere Form der einfachen elektronischen Signatur zurückzugreifen, die verschlüsselt wird und die Identität des Unterzeichnenden verifiziert – zum Beispiel anhand einer überprüften E-Mail-Adresse.

Vertrag unterschreiben: mit fortgeschrittener elektronischer Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert die Verschlüsselung über ein mathematisches Verfahren, das den alleinigen Zugriff des Unterzeichnenden sicherstellt. Weiter muss sie den Rückschluss auf die Identität des Signierenden erlauben. Eine FES erfordert daher fast immer die Dienste eines offiziellen Anbieters von E-Signaturen, der mit Zertifikaten von Zertifizierungsstellen arbeitet.

Wenn Sie mittels FES einen Vertrag digital unterschreiben möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schritt: Konto bei einem Anbieter für E-Signaturen erstellen, der FES anbietet

2. Schritt: Sicherstellen, dass FES aktiviert ist

3. Schritt: Das zu signierende Dokument als PDF hochladen

4. Schritt: Signatur auslösen

5. Schritt: Mit etwas bestätigen, das ich besitze (z.B. Mobiltelefon)

Das signierte Dokument kann nun als PDF mit Zertifikat heruntergeladen und verschickt werden.

Mit Skribble schnell und einfach elektronische Signaturen erstellen

Vertrag unterschreiben: mit qualifizierter elektronischer Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist stark reglementiert. Sie benötigen dazu das Zertifikat einer von der Regierung anerkannten Zertifizierungsstelle. Der Anspruch an die Qualität der Identifikation des Signierenden ist ebenfalls die höchste – wer mit QES signieren will, muss sich einmalig mit einem amtlichen Ausweis identifizieren. Je nach Rechtsraum kann das über Video, persönlich vor Ort oder mittels Identifikation über Online-Banking geschehen.

1. Schritt: Konto bei einem Anbieter für E-Signaturen erstellen, der QES nach eIDAS / ZertES anbietet

2. Schritt: Identifikation auf höchster Stufe für QES durchführen

3. Schritt: Das zu signierende Dokument als PDF hochladen

4. Schritt: Signatur auslösen

5. Schritt: Mit etwas bestätigen, das ich besitze (z.B. Mobiltelefon) und weiss (z.B. Passwort oder Biometrie)

6. Schritt: Signiertes Dokument als PDF herunterladen

Das signierte Dokument kann nun als PDF mit Zertifikat heruntergeladen und verschickt werden.

Skribble: Die einfachste Lösung für elektronische Signaturen

Sie möchten rechtssicher elektronisch unterschreiben – so einfach wie möglich? Skribble ist ein führender Anbieter für E-Signaturen aus der Schweiz, der alles aus einer Hand bietet. Profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  • Intuitive Nutzung für schnelles Signieren
  • Sofort loslegen und mit jedem E-Signatur-Standard auf Knopfdruck signieren
  • Integrierte Identifikationsmethoden, sodass auch das Signieren mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ein Kinderspiel ist
  • Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle inkludiert, keine zusätzlichen Anbindungen und Verträge notwendig

Jetzt Preise vergleichen

Verträge digital unterschreiben – spart Geld und Zeit

Sie wollen Verträge digital unterschreiben? Das ist in nahezu jedem Fall möglich – die rechtliche Basis dazu haben die Gesetzgeber vor Jahren gelegt. Um mit einer sicheren elektronischen Signatur zu unterschreiben, bedarf es der Dienste eines anerkannten Anbieters für E-Signaturen, der idealerweise mit allen drei gesetzlichen Standards arbeitet: der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur. 

Vertrag digital unterschreiben: häufige Fragen

Können ja, sie verliert dabei aber einen Großteil ihrer Gültigkeit. Echte digitale Signaturen werden verschlüsselt ausgestellt und mit einem E-Zertifikat bestätigt, welches an das PDF angehängt wird. Dieser Nachweis geht beim Ausdrucken verloren.

Grundsätzlich ja, es sei denn, das Gesetz verlangt ausdrücklich die Schriftform – in diesem Fall gilt nur eine qualifizierte elektronische Signatur. Da es sich bei einer eingescannten Unterschrift aber lediglich um eine Kopie des Originals handelt, ist sie weder fälschungssicher noch besonders vertrauenswürdig und hat daher wenig Beweiskraft.

Grundsätzlich können Sie jede Art von Vertrag digital unterschreiben. Ausgenommen sind lediglich Urkunden, die eine notarielle Beglaubigung erfordern und ein paar wenige weitere Verträge, die von Hand unterzeichnet werden müssen – in Deutschland zum Beispiel das Testament oder die Kündigung.

Eine elektronische Signatur ist eine rechtsgültige technische Methode, dem Inhalt eines Dokuments oder Vertrages auf dem digitalen Weg zuzustimmen respektive sein Einverständnis zu geben. Sie ist somit das digitale Abbild der handschriftlichen Unterschrift, welche sie in nahezu allen Anwendungsfällen ersetzen kann. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen unterschiedlichen Sicherheitsstandards, die über mehr oder weniger Beweiskraft verfügen.

Nein. Der Begriff der elektronischen Signatur ist in erster Linie ein juristischer. Darunter ist jede Form von Zustimmung zu einem Dokument zu verstehen, die auf dem elektronischen Weg erfolgt – so zum Beispiel auch eine eingescannte Unterschrift. Eine digitale Signatur hingegen ist ein mathematisches Verschlüsselungsverfahren, um eine sichere Form der elektronischen Signatur herzustellen.

Signieren Sie rechtsgültig
mit wenigen Klicks

Weltweit einsetzbar, gehostet in der Schweiz.

Kostenlose Testphase verfügbar.
Keine Kreditkarte nötig.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch und Französisch.