July 5, 2021

Wie Wincasa dank der E-Signatur ihren Vermietungsprozess digitalisiert

Luc Lippuner

Die Digitalisierung ist auch in der Immobilienverwaltung ein grosses Thema. Doch noch immer läuft der reguläre Vermietungsprozess von Räumlichkeiten und Parkplätzen auf dem analogen Weg ab – Gründe dafür sind mitunter die komplexen rechtlichen Anforderungen sowie die vom Mieter erforderliche Unterschrift. Wincasa hat mit E-Rent ein innovatives Tool auf den Markt gebracht, das die Vermietung von Aussenparkplätzen komplett digitalisiert und automatisiert. Eine Erweiterung auf andere Mietflächen ist im Gange.

Marco Kissling ist Leiter Business & Digital Excellence bei Wincasa und wird uns heute ein paar Fragen zu E-Rent und zur Digitalisierung von Vermietungsprozessen beantworten. Herzlichen Dank Herr Kissling, dass Sie sich Zeit für uns nehmen.

Sehr gerne.

War das Gebiet der digitalen Signaturen Neuland für Sie?

Nein. Ich kam bereits während meines Studiums mit Teilgebieten der elektronischen Signatur, unter anderem der Kryptografie, in Kontakt. 2011 nutzte ich dann das erste Mal die elektronische Unterschrift in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) bei meinem damaligen Arbeitgeber. Praktisch begann ich mich dann aber vor rund vier Jahren mit elektronischen Signaturen in der Immobilienbranche und deren Möglichkeiten zu beschäftigen – also noch lange bevor ich zu Wincasa stiess.

Das Konzept des digitalen Mietvertrags hatte ich bereits damals gedanklich erarbeitet. Allerdings fehlten noch die technischen Grundlagen und es gab keine passende E-Signatur auf dem Markt, die dafür wirklich infrage kam. Die elektronischen Signaturen der ersten Generation waren allesamt teuer, für eine nahtlose Integration zu umständlich und generell für eine einfache und elegante Handhabung ungeeignet.

Marco Kissling ist Leiter Business & Digital Excellence bei Wincasa und mitverantwortlich für die Schaffung der Rahmenbedingungen und des Gesamtkonzepts für E-Rent (Quelle: Clara Tuma)

Sie haben die Entwicklungen auf dem E-Signatur-Markt also schon länger mitverfolgt? 

Ja, ich kannte die gesetzlichen Auflagen, die Technologie, die Anwendungsprozesse sowie die wichtigsten Player auf dem Markt. Ich war im März 2019 live am Zürcher Trust Square mit dabei, als Skribble seine Lösung lancierte. Im September desselben Jahres wechselte ich dann zu Wincasa. Wincasa hatte bereits mit einem jungen talentierten Team gute Arbeit mit dem digitalen Bewerbungsmanagement geleistet, so dass wir gemeinsam innerhalb von wenigen Wochen das Gesamtkonzept für E-Rent inklusive dem digitalen Mietvertrag erarbeiten konnten. Kurz darauf erhielten wir von der Geschäftsleitung den Auftrag, das Konzept als Pilotprojekt umzusetzen. So bieten wir seit rund einem halben Jahr die Vermietung von (vorerst) Aussenparkplätzen aus dem Portfolio der Swiss Prime Anlagestiftung in der ganzen Schweiz an – komplett digital und vollautomatisch. Damit waren wir die ersten auf dem Markt.

Das ist sehr spannend. Können Sie etwas mehr dazu sagen?

Der analoge und papierlastige Prozess zur Vermietung von Mietflächen ist nicht mehr zeitgemäss. Aussenparkplätze eigneten sich als Pilot, da sie über relativ einheitliche Flächen und Vertragsbausteine verfügen. Skribble hat uns den benötigten Baustein der integrierten E-Signatur geliefert und somit einen wichtigen Beitrag zur Umsetzung unserer Vision geleistet. Der digitale Mietvertragsabschluss auf dem Smartphone ersetzt die bisher notwendige handschriftliche Unterschrift.

Elektronischer Prozess bei der Vermietung von Aussenparkplätzen (Quelle: Wincasa)


Welcher E-Signatur-Standard kommt bei E-Rent zum Einsatz? 

Bei E-Rent setzen wir aufgrund der Formfreiheit auf die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), die über eine hohe Beweiskraft verfügt und deren vertragliche Einwilligung einfach über eine Schweizer Mobiltelefonnummer vorgenommen werden kann.

Die Schnittstelle mit Skribble wurde mittels API-Anbindung integriert. Dies bedeutet für die Bewerbenden keinen Mehraufwand und sie müssen auch kein Konto bei Skribble erstellen. Der Mietvertrag wird seitens Wincasa mittels einem Organisations-Siegel, lautend auf Wincasa AG, unterzeichnet und ersetzt die persönlichen Unterschriften der Bewirtschafter. So können die Mietenden und die Bewirtschafter zu jedem Zeitpunkt prüfen, ob der Mietvertrag auch wirklich von Wincasa stammt und ob dieser seit der Erstellung verändert wurde. Das wird bei einer steigenden Zahl digitaler Verträge helfen, Originale von «Fakes» zu unterscheiden. Technisch gesehen ist unser digitaler Mietvertrag mit dem digitalen Impfpass vergleichbar. 


Kamen keine anderen Anbieter infrage? Weshalb haben Sie sich für Skribble entschieden?

Natürlich haben wir verschiedene Anbieter geprüft. Aber wie zuvor erwähnt, hatte ich mich bereits im Vorfeld mit der Materie und den verfügbaren Lösungen auf dem Markt auseinandergesetzt – das half bei der Bestimmung der Bedürfnisse sowie bei der Erwägung der richtigen Lösung respektive des richtigen Partners für unser Vorhaben.

Skribble hatte schlicht das passendste Angebot für unsere Bedürfnisse – sowohl preislich als auch technisch. Es war klar, dass wir für E-Rent eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) mit einfacher Identifizierung über den Telco-Anbieter brauchen, um es den Bewerbenden so einfach wie möglich zu machen.

Solange keine E-ID flächendeckend verfügbar ist, kommt eine QES für dieses Projekt nicht infrage. Die FES mit Identifizierung über die Mobiltelefonnummer gab es nur bei Skribble. 

Die verschiedenen E-Signatur-Standards gemäss EU- und Schweizer Gesetzgebung (Quelle: Skribble)

Wie haben Sie den Kontakt mit Skribble erlebt?

Ich erlebte den Kontakt mit Skribble als sehr angenehm und kompetent – die Gespräche mit Skribble fanden immer auf Augenhöhe statt. Unser Ansprechpartner war stets erreichbar und gab schlüssige Antworten auf unsere Fragen. Das war ein weiteres starkes Argument für Skribble. 

Hatten Sie keine Vorbehalte, weil Skribble damals noch so neu auf dem Markt war? 

Natürlich flossen solche Überlegungen mit ein.

Da Skribble allerdings mit Swisscom eine starke Partnerin im Hintergrund hatte, fühlten wir uns auf der sicheren Seite. Das eindrückliche Wachstum, das Skribble seither hingelegt hat und die stetige Verbesserung der Lösung, gibt uns recht. Wir sind mit unserer Wahl nach wie vor sehr zufrieden. Auch unterstützen wir Skribble partnerschaftlich bei der Weiterentwicklung der Lösung aus Kundensicht. 

Sind Erweiterungen auf andere Mietflächen geplant?

Ja, wir sind bereits dabei, das Konzept auf Hobbyräume auszuweiten – genau wie die Parkplätze gelten sie als Nebenmietobjekte. Das macht den Digitalisierungs-Prozess etwas einfacher. Mietwohnungen sind da komplexer, da wir bei diesen Objekten auch auf soziografische Daten achten müssen. Es muss beispielsweise gewährleistet sein, dass ein Interessent frei wählen kann, ob er sich nun auf dem digitalen oder analogen Weg für eine Wohnung bewerben will. Eine komplette Digitalisierung und Automatisierung ist bei Wohnungen also nicht so einfach. Wir versuchen daher, mit Anreizen zu arbeiten – die Leute also zu motivieren, ihre Bewerbung digital einzureichen. Dabei versetzen wir uns immer in die Situation eines potenziellen Mieters. 

Gibt es abgesehen von E-Rent weitere Anwendungen der E-Signatur bei Wincasa?

Ja, wir nutzen Skribble vor allem im HR sehr intensiv. HR ist bei uns effektiv der digitale Vorreiter. Dort allerdings, wenn immer möglich und sinnvoll, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) via Browser. Mehr dazu im separaten Blog-Interview mit Daniel Joost, dem Leiter HR Beratung & Rekrutierung. Dieses folgt in einigen Wochen.  

Herzlichen Dank Marco Kissling für diesen spannenden Einblick in die Welt der digitalen Mietverträge.

Ein mann steht mit einem riesen füller neben einem elektronischen dokument

Signieren Sie rechtsgültig
mit wenigen Klicks

Weltweit einsetzbar, gehosted in der Schweiz.

Jetzt loslegen Pläne vergleichen

Kostenlose Testphase verfügbar.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch und Französisch.
Italienisch möglich für Kunden, die ohne Konto signieren.