18. August 2023

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in der Schweiz

Jasmine Oeschger
Jasmine Oeschger
Die qualifizierte elektronische Signatur in der Schweiz

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form des digitalen Unterschreibens und kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen. Allerdings sollte man aufpassen, für welchen Rechtsraum man signiert, denn die Vorschriften können sich durchaus unterscheiden. In diesem Artikel erklären wir speziell die Vorschriften für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in der Schweiz: Was ist der rechtliche Rahmen? Wann brauche ich nach Schweizer Recht eine QES? Gilt die Schweizer QES auch in der EU (und vice versa)? Woher bekomme ich eine Schweizer QES?

QES: Höchster E-Signatur-Standard in der Schweiz

Im Bereich der elektronischen Signaturen wird zwischen drei Standards unterschieden: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dabei ist die qualifizierte elektronische Signatur der höchste der drei E-Signatur-Standards. All dies gilt für die Schweiz genauso wie für den EU-Raum.

  • Alle E-Signatur-Standards: Signieren Sie mit Skribble rechtsgültig in der Schweiz & EU.

Die Unterschiede zwischen den drei E-Signatur-Standards auf einen Blick:

  • Beweiskraft: EES, FES und QES werden im Fall eines Gerichtsprozesses unterschiedlich stark gewichtet. Die QES besitzt maximale Beweiskraft.
  • Rechtsgültigkeit: Manche Dokumente sind nur mit QES rechtsgültig, mit FES oder EES aber nicht – und zwar all jene, für die per Gesetz die Schriftlichkeit vorgeschrieben ist. Hinweis: Für welche Dokumente die QES notwendig ist, hängt von der nationalen Gesetzgebung ab (z. B. Schweizer, deutsches oder österreichisches Recht).
  • Vorschriften für die Erstellung: Für EES, FES und QES gelten jeweils andere gesetzliche Vorschriften. Die betreffenden Vorschriften finden sich im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) für die Schweiz oder in der eIDAS-Verordnung für die EU.
Sowohl in der Schweiz als auch in der EU gibt es die gleichen E-Signatur-Standards (Quelle: Skribble)

Rechtliche Situation der QES in der Schweiz

Die rechtlichen Bestimmungen zur QES in der Schweiz regelt das „Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen“ (kurz: ZertES). Die Ähnlichkeiten zum Pendant der EU (eIDAS) sind gross.

Voraussetzungen für eine gültige QES in der Schweiz

Um in der Schweiz mit der qualifizierten elektronischen Signatur zu unterschreiben, ist ein digitales Zertifikat notwendig, das die eigene Identität bestätigt. Dieses digitale Zertifikat muss die Anforderungen an ein sogenanntes qualifiziertes Zertifikat erfüllen, welche im ZertES genau definiert sind. Unter anderem muss das Zertifikat den Namen des Inhabers sowie die Gültigkeitsdauer enthalten.

Ausgestellt wird das qualifizierte Zertifikat von einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle. Bevor Sie ein solches qualifiziertes Zertifikat erhalten und mit der QES in der Schweiz unterschreiben können, müssen Sie sich dort bzw. bei einer beauftragten Registrierungsstelle identifizieren (mehr dazu im Folgenden).

Um die QES zu erstellen, benötigen Sie schliesslich eine geeignete Signaturerstellungseinheit. Dazu nutzt man heutzutage meist eine Software, die Ihnen ein Anbieter für E-Signaturen (wie beispielsweise Skribble) zur Verfügung stellt.

Zusammenfassend gilt: Insgesamt sind die technischen und juristischen Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur in der Schweiz denen der EU sehr ähnlich. Trotzdem sind es zwei verschiedene Rechtsräume – und eine gegenseitige Anerkennung der jeweiligen E-Signaturen besteht aktuell noch nicht, obwohl das laut ZertEs grundsätzlich möglich wäre.

Identifikation für die Schweizer QES

Die Identifikation für die QES in der Schweiz können Sie entweder …

  • persönlich bei einer Registrierungsstelle vor Ort oder
  • online (z. B. Video- oder Selbst-Identifikaton) 

… durchführen. Die Möglichkeit der Online-Identifikation gibt es für die Schweiz erst seit März 2022 – seitdem ist das E-Signing nach Schweizer Recht noch einfacher und auch die letzten Hürden wurden abgebaut.

Zertifizierungsstellen in der Schweiz:

Zu den anerkannten Zertifizierungsstellen der Schweiz zählen beispielsweise die Swisscom AG und das Bundesamt für Information und Telekommunikation (BIT). Hier können Sie eine vollständige Liste mit allen anerkannten Stellen der Schweiz anschauen.

Qualifizierte elektronische Signatur für die Schweiz erstellen

Sie möchten eine qualifizierte elektronische Signatur nach Schweizer Recht erstellen? Dann müssen Sie Folgendes beachten:

  • Suchen Sie zunächst einen Anbieter für E-Signaturen nach ZertES.
  • Prüfen Sie, ob dieser Anbieter auch die QES im Sortiment hat.
  • Führen Sie die Identifikation bei einer anerkannten Schweizer Zertifizierungsstelle durch.
  • Unterschreiben Sie per QES über die Software des gewählten E-Signatur-Anbieters.
  • Tipp: Bei Skribble bekommen Sie alles – E-Signatur, Identifikation und Zertifikat – aus einer Hand, da wir mit der Swisscom AG kooperieren, welche qualifizierte Zertifikate nach ZertES (und eIDAS) ausstellt

Für welche Dokumente brauche ich nach Schweizer Recht eine QES?

Prinzipiell ist es so: Wann immer das Schweizer Recht die Schriftlichkeit vorschreibt, müssen Sie eine QES nutzen, damit das Dokument rechtsgültig ist (es sei denn, Sie unterzeichnen auf althergebrachtem Weg per Hand).

Welche Dokumente sind es nun, für die in der Schweiz die Schriftlichkeit erforderlich ist? Dazu zählen folgende (Auswahl):

Selbstverständlich können Sie die QES auch für andere Dokumente nutzen, bei denen es keine Formvorschrift gibt. Solche formfreien Dokumente sind zwar prinzipiell mit jeder digitalen Unterschrift rechtsgültig (also auch mit EES und FES), aber die QES besitzt maximale Beweiskraft und empfiehlt sich besonders für Verträge mit hohen Haftungssummen.

In der Schweiz ist bei zahlreichen Dokumenten die Schriftlichkeit (QES) vorgeschrieben

Ausnahme: eigenhändige Abfassung

In seltenen Fällen schreibt das Gesetz nicht nur die Schriftlichkeit vor, sondern auch, dass Dokument muss außerdem eigenhändig (d.h. handschriftlich) verfasst werden muss. Beispiele sind das eigenhändige Testament (Art. 505 Abs. 1 ZGB) sowie die Bürgschaft (Art. 493 Abs. 1 OR). Hier ist sogar die QES – der höchste der drei E-Signatur-Standards – nicht ausreichend und es bedarf der physischen Unterschrift auf Papier.

Eine solche Formvorschrift hat in der Schweiz den Namen „qualifizierte Schriftlichkeit“, was unter Umständen verwirrend sein kann, da in manchen Fällen mit Vorschrift der qualifizierten Schriftlichkeit die qualifizierte elektronische Signatur eben nicht gilt.

Tipp: Eine ausführliche Übersicht, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Schweizer Verträge digital unterschreiben, finden Sie in unserem Blogbeitrag zu diesem Thema.

QES in der Schweiz – der Trend geht nach oben!

Unterschreiben mit der qualifizierten elektronischen Signatur war in der Schweiz noch nie einfacher als jetzt. Mit der Möglichkeit der Online-Identifikation lässt sich der gesamte Prozess digital abwickeln. Das sehen auch wir bei Skribble an unseren Nutzungszahlen in der Schweiz:

Von 2020 auf 2021 hat sich die Nutzung der QES um das 6-fache erhöht. Im Jahr 2022 hat sich die Nutzung dann noch einmal verdoppelt: Die QES wurde 2022 also 12-mal so oft genutzt wie noch 2020. 

Besonders häufig wird die QES eingesetzt für:

  • Verträge im Bereich HR, z. B. Arbeitsverträge, NDAs oder Zeugnisse
  • Verträge in Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen, z. B. Versicherungen 
  • Behördliche Dokumente, beispielsweise Behördeneingaben von Anwaltskanzleien oder öffentliche Ausschreibungen

Gilt die QES aus der EU auch in der Schweiz (und umgekehrt)?

Nein, nicht in dem Sinne, dass eine QES nach EU-Standards automatisch in der Schweiz anerkannt ist. Gleiches gilt vice versa. Denn die EU und die Schweiz haben kein Abkommen miteinander abgeschlossen, nach dem sie ihre elektronischen Signaturen gegenseitig anerkennen. 

Anerkennung dennoch wahrscheinlich

Aber: Die Richtlinien für die Erstellung sind in beiden Rechtsräumen nahezu identisch. Sollte es zu einem Gerichtsfall kommen, in dem die Gültigkeit einer Schweizer QES für die EU angefochten wird, dann ist stark davon auszugehen, dass eine solche Klage keinen Erfolg hat. 

Aktuelle Rechtsprechung im Fall Stadler Rail 

Im Herbst 2021 gab es hier einen Präzedenzfall: Das Schweizer Unternehmen Stadler Rail bewarb sich auf eine Ausschreibung der Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) – und bekam den Auftrag. Der Fall landete allerdings vor Gericht, weil Stadler Rail sein Angebot mit einer Schweizer QES unterschrieben hatte, die streng genommen in Österreich nicht gültig ist. Das Gericht entschied schlussendlich aber für die Gültigkeit der Schweizer QES und Stadler Rail konnte den Auftrag behalten.

Geeigneten Rechtsraum auswählen spart Mühe und Kosten

Auch wenn es im Fall Stadler Rail glimpflich ausgegangen ist: Wer von vornherein den richtigen Rechtsraum für die QES auswählt, spart sich möglicherweise einen aufwändigen Gerichtsprozess. EU-Unternehmen, die in der Schweiz tätig sind, sollten daher für Schweizer Rechtsgeschäfte auch eine Schweizer QES wählen (und umgekehrt).  

Im Einzelfall kann es auch sinnvoll sein, die QES zwei Mal zu erstellen: einmal nach EU- und einmal nach Schweizer Standards.

Skribble: Ihr Anbieter für QES aus der Schweiz

Skribble hat es sich zur Aufgabe gemacht, das elektronische Unterschreiben so einfach wie möglich zu machen. Sie unterzeichnen bei uns mühelos in wenigen Klicks – selbstverständlich unter Einhaltung sämtlicher Vorschriften. 

Signieren in allen drei E-Signatur-Standards

Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur? Bei Skribble erhalten Sie alles aus einer Hand und können flexibel den passenden E-Signatur-Standard wählen. Alle notwendigen Zertifikate bekommen Sie über unsere Plattform, da wir mit anerkannten Zertifizierungsstellen zusammenarbeiten – sowohl für den Schweizer als auch den EU-Raum.

Besonders praktisch: Auch die Identifikation für die QES können Sie gleich über Skribble abwickeln. Wir bieten verschiedene Möglichkeiten für die Identifikation, u. a. persönlich vor Ort oder bequem per Online-Identifikation.

EU oder Schweiz? Sie entscheiden nach Bedarf!

Als Schweizer Anbieter haben wir selbstverständlich die QES nach dem Schweizer Recht (ZertES) im Angebot. Aber auch Signieren nach EU-Standards ist bei uns kein Problem – wir bieten die QES für beide Rechtsräume an.

Sie können bei jeder E-Signatur frei entscheiden, ob diese den rechtlichen Vorgaben der EU oder der Schweiz entsprechen soll:

Wählen Sie aus, ob Sie eine E-Signatur nach Schweizer Recht oder EU-Standard benötigen

Darüber hinaus können Sie den Rechtsraum, den Sie am häufigsten nutzen, als persönliche Standardeinstellung wählen:

Wählen Sie den E-Signatur-Standard sowie den Rechtsraum aus

Sicher ist sicher: Hosting auf Schweizer Servern

QES aus der Schweiz – das bedeutet auch höchste Sicherheit für Ihre Daten. Denn wir speichern diese (EU-kompatibel) auf Schweizer Servern des höchsten verfügbaren Standards (Tier IV). Dies entspricht dem Bankenlevel. 

Qualifizierte elektronische Signatur in der Schweiz: Jetzt auch mit Video-ID!

Das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur in der Schweiz ist nun noch einfacher, da seit 2022 endlich die Video-Identifikation möglich ist. Besonders für Nicht-Schweizer, die eine QES nach Schweizer Standard benötigen, ist das ein riesiger Fortschritt. Nun können Sie die Identifikation nach Schweizer Recht von überall aus durchführen. Einfach bei Skribble anmelden, online identifizieren und mit der QES loslegen!

Häufige Fragen

Sie benötigen die qualifizierte elektronische Signatur für alle Dokumente mit Schriftlichkeitserfordernis. In der Schweiz betrifft das z. B. den Konsumkreditvertrag und den Leiharbeitsvertrag. In vielen weiteren Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur zwar nicht gesetzlich verpflichtend, aber sinnvoll – etwa bei Verträgen mit hohen Haftungssummen.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift und entspricht dem höchsten der drei E-Signatur-Standards. Sie kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen und verfügt über maximale Beweiskraft vor Gericht.

Eine qualifizierte elektronische Signatur bekommen Sie von einem Anbieter für E-Signaturen, der Ihnen die passende Software zur Verfügung stellt – wie beispielsweise Skribble. Außerdem benötigen Sie ein geeignetes digitales Zertifikat. Bei Skribble ist dieses Zertifikat bereits in unserem Service inkludiert.

Ja, bis auf wenige Ausnahmen. Bei Dokumenten ohne gesetzliche Formvorschrift ist jede Art der digitalen Unterschrift gültig.  Für manche Dokumente (Schriftlichkeitserfordernis) benötigen Sie eine besondere Art der digitalen Unterschrift, und zwar den E-Signatur-Standard der qualifizierten elektronischen Signatur. Darüber hinaus gibt es vereinzelte Fälle (z. B. Testament), in denen der Gesetzgeber explizit die handschriftliche Unterschrift vorgibt.

Die Preise hängen vom jeweiligen Anbieter und vom gewählten Preisplan ab. Bei Skribble können Sie die QES beispielsweise pro Stück oder im Paket bezahlen. Hier finden Sie unsere aktuellen Preise und Pläne.

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