Die besten E-Signatur-Softwares für die HR-Abteilung im Vergleich

6min · Published on 12. Oktober 2025 · Updated on 17. Oktober 2025
Jasmine Oeschger
Jasmine Oeschger Marketing Manager, campaign & content
E-Signatur-Softwares für die HR-Abteilung
Jasmine Oeschger
Jasmine Oeschger Marketing Manager, campaign & content
 

Viele HR-Teams suchen nach einer einfachen Möglichkeit, Verträge rechtsgültig ohne Papier und ohne langes Warten zu unterschreiben. Wollen Sie Prozesse beschleunigen, Bewerbende besser einbinden und rechtlich auf der sicheren Seite sein, brauchen Sie ein geeignetes E-Signing-Tool. Wir stellen sieben E-Signatur-Softwares, die für HR geeignet sind, jeweils mit ihren Funktionen und Preisen vor:

  • Skribble
  • Dropbox Sign
  • DocuSign
  • sproof sign
  • Yousign
  • d.velop sign
  • Adobe Acrobat Sign

Beste E-Signatur-Software für die HR-Abteilung – Das Wichtigste in Kürze

  • Eine E-Signatur-Software hilft HR-Teams, Verträge, Freigaben und Onboardings schneller abzuwickeln. Viele Prozesse lassen sich dadurch ohne Papier oder Scanner in wenigen Minuten erledigen.
  • Gute Tools bieten alle drei gesetzlich anerkannten Standards von E-Signaturen. So lässt sich je nach Dokument die passende Variante von EES bis QES auswählen.
  • Setzen Sie ein E-Signatur-Tool im HR-Bereich ein, sollten Sie auf hohe Datensicherheit und klare Nachweise achten. Dazu können Hosting in der EU oder der Schweiz, ein fälschungssicheres Protokoll und verschlüsselte Übertragung gehören.
  • Eine E-Signatur-Software für HR-Abteilungen sollte sich leicht bedienen lassen. Eine verständliche Oberfläche, Nutzung im Browser und das Signieren ohne Konto machen den Ablauf einfacher für alle Beteiligten.

Welche Vorteile bringt E-Signatur-Software Ihrer HR-Abteilung?

Eine E-Signatur-Software entlastet Ihre Personalabteilung vor allem dort, wo es auf Tempo, Klarheit und Rechtsgültigkeit ankommt. Arbeitsverträge, Freigaben, Onboardings oder Vertraulichkeitserklärungen lassen sich mit wenigen Klicks unterschreiben.

Dadurch verkürzen sich viele Prozesse von mehreren Tagen auf wenige Minuten. Ihre HR-Abteilung kann dadurch bei Rückfragen Zeit sparen, Papierberge vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verbessern. Auch Bewerbende und Mitarbeitende profitieren: Sie können Dokumente direkt am Handy prüfen und signieren, ohne Dokumente auszudrucken oder einzuscannen.

Welche Vorteile bringt ein digitales Signatur-Tool Ihrer HR-Abteilung?

  • Kürzere Bearbeitungszeiten: Dokumente werden in Minuten statt Tagen unterzeichnet, was ideal für schnelle Vertragsabschlüsse oder kurzfristige Änderungen ist.
  • Weniger Fehlerquellen: Automatische Prüfmechanismen und Signaturfelder sorgen dafür, dass kein Dokument unvollständig bleibt.
  • Bessere Candidate Experience: Talente und neue Mitarbeitende erleben schon im Bewerbungsprozess, dass Ihre Organisation digital aufgestellt ist.
  • Rechtsgültigkeit auf Knopfdruck: Je nach Dokumenttyp wählen Sie den passenden Signatur-Standard: EES, FES oder QES.
  • Keine Systembrüche: Einbindung in HR- oder Dokumentensysteme sorgt für durchgängig digitale Workflows.

Welche Kriterien helfen bei der Auswahl eines E-Signing-Tools fürs Personalwesen?

Nicht jede Signatur-Software passt zu den Vorgaben Ihrer HR-Abteilung. Gerade bei Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Zielvereinbarungen oder internen Freigaben sind rechtliche Klarheit, einfache Nutzung und Datenschutz auf hohem Niveau sehr wichtig. Auch technische Schnittstellen und ein verlässlicher Support sollten nicht unterschätzt werden. Schließlich soll das Tool Ihre Abläufe unterstützen und nicht verkomplizieren.

Damit Sie strukturiert entscheiden können, lohnt sich ein Blick auf drei wichtige Kriterien.

1. Datenschutz und Rechtsgültigkeit

Eine gute E-Signatur-Software erfüllt die rechtlichen Vorgaben nach der eIDAS-Verordnung, der europäischen Verordnung für elektronische Signaturen. Wichtig ist auch, dass qualifizierte elektronische Signaturen (QES) angeboten werden, denn diese sind der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

Zusätzlich sollten Sie prüfen, wo die Daten gespeichert werden. Liegen die Server außerhalb der EU, könnten Datenschutzrisiken entstehen. Eine Zertifizierung nach ISO-Normen ist ein weiteres Qualitätsmerkmal, das Vertrauen schafft.

  • Darauf sollten Sie achten:

    • Alle drei gesetzlich anerkannten E-Signatur-Standards: EES, FES und QES
    • Hosting z. B. in ISO-zertifizierten Rechenzentren
    • Nachweise wie Zeitstempel und Prüfprotokoll für jede Signatur
Die eIDAS-Verordnung definiert drei E-Signatur-Standards (Quelle: Skribble)

2. Bedienbarkeit und Support

Ihre HR-Abteilung arbeitet oft unter Zeitdruck. Umso wichtiger ist es, dass sich das Tool intuitiv ohne Schulung oder lange Einarbeitung bedienen lässt. Dokumente sollten sich sowohl am PC als auch auf dem Smartphone direkt im Browser vorbereiten und versenden lassen. Auch externe Personen sollten bequem unterschreiben können, ohne sich registrieren zu müssen.

Ein verlässlicher, deutschsprachiger Support hilft bei Rückfragen und gibt Sicherheit im Tagesgeschäft. Eine kostenlose Testphase zeigt, wie gut das Tool in der Praxis funktioniert.

  • Was für Sie von Vorteil sein könnte:

    • Klar verständliche Oberfläche und mobile Nutzung ohne Installation
    • Keine Konto-Pflicht für externe Unterzeichnende
    • Schneller Support auf Deutsch, gut erreichbar per Mail oder Telefon

3. Technik und Integration

Die beste E-Signatur-Software bringt wenig, wenn sie nicht in Ihre bestehenden HR-Prozesse passt. Prüfen Sie deshalb, dass sich das Tool mit Ihrer HR-Software, Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder Ihrer Benutzerverwaltung verknüpfen lässt.

Schnittstellen wie API, Single Sign-On (SSO) oder Verzeichnisdienste wie LDAP können von Vorteil sein. Hilfreich ist auch eine klare Rollenverteilung: Wer darf unterschreiben, freigeben oder nur lesen?

  • Diese Punkte könnten Ihnen bei der Entscheidung helfen:

    • API oder Plug-ins für HR-, ERP- oder DMS-Systeme
    • Single Sign-On (z. B. via OpenID Connect oder SAML)
    • Rollen- und Rechtemanagement für unterschiedliche Zugriffe
Kriterium Empfehlung
Signatur-Standards

EES, FES und QES ohne Zusatzverträge

Hosting

In der EU oder Schweiz, ISO-zertifiziert

Datenschutz

DSGVO-konform, keine US-Zugriffe

Bedienung

Browserbasiert, mobil, ohne Registrierung

Integration

API, SSO, Anbindung an HR-Systeme

Support

Auf Deutsch, gut erreichbar, mit Testphase

Welche Funktionen sind beim Signieren für HR wichtig?

Damit E-Signaturen in Ihrer Personalabteilung reibungslos funktionieren, braucht die Software bestimmte Funktionen. Es reicht nicht, dass Dokumente unterschrieben werden können. Sie müssen auch korrekt zugeordnet, rechtsgültig geprüft und leicht auffindbar sein. Gerade im HR-Bereich ist es wichtig, dass Dokumente vertraulich behandelt und mit der passenden Signatur versehen werden.

Je nach Art des Dokuments brauchen Sie eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte E-Signatur. Manche Tools machen diese Auswahl ohne Zusatzverträge oder Anbieterwechsel leicht. Auch die Identifikation sollte einfach und sicher möglich sein, zum Beispiel per eID, SMS oder Video-Ident.

Damit Sie nicht den Überblick verlieren, helfen automatisierte Abläufe. Dazu zählen Unterschriftsreihenfolgen, Erinnerungen und Signaturfelder. Für persönliche Gespräche vor Ort kann auch eine direkte Signatur auf dem Gerät sinnvoll sein (In-Person-Signing). Nicht zu vergessen: Funktionen zur Rechtevergabe, sichere Protokolle und ein sauberer Nachweis jeder Unterschrift.

Diese E-Signatur-Funktionen könnten für Sie sinnvoll sein:

  • Alle drei Signatur-Standards: EES für interne Freigaben, FES bspw. für Arbeitsverträge, QES bei Schriftformerfordernis
  • Identifikationsmethoden wie SMS-Code, AusweisApp oder Video-Ident
  • Erinnerungsfunktion für offene Unterschriften
  • Vorlagen für häufig genutzte HR-Dokumente
  • Rechtevergabe und Nachverfolgung je nach Rolle
  • Manipulationssicheres Protokoll mit Zeitstempel
  • Signatur ohne Konto für externe Personen

Welche 7 E-Signatur-Tools passen zu HR-Teams?

Die Auswahl an E-Signatur-Software für HR-Abteilungen ist groß. Doch welche Tools bieten die besten Funktionen, faire Preise und rechtsgültige Signaturen für Ihre Personalprozesse? Die folgende Übersicht hilft Ihnen beim Vergleich. Wir haben uns folgende E-Signatur-Anbieter für Sie angeschaut:

  • Skribble
  • Adobe Acrobat Sign
  • DocuSign
  • Dropbox Sign
  • Yousign
  • d.velop sign
  • sproof sign

#1 Skribble

Skribble ist eine cloudbasierte Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturen nach EU- und Schweizer Recht. Die Plattform unterstützt alle drei gesetzlich definierten Signatur-Standards: einfach (EES), fortgeschritten (FES) und qualifiziert (QES). Die Software kann im Browser genutzt oder über API und Plug-ins in bestehende Systeme eingebunden werden.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unterstützung aller drei E-Signatur-Standards (EES, FES, QES)
  • Signieren über Desktop, Smartphone oder Tablet
  • Einladungen an externe Signierende ohne Skribble-Konto
  • Verwaltung von Signaturprozessen im Admin-Bereich
  • Integration per API oder Plug-ins (z. B. Microsoft, Google)
  • Signatur-Protokolle pro Dokument als PDF-Download

Vorteile von Skribble

  • Weltweite Rechtsgültigkeit: Signaturen sind rechtsgültig nach eIDAS, ZertES, UETA und ESIGN.
  • Keine Softwareinstallation erforderlich: Die Nutzung läuft browserbasiert, ohne lokale Installation.
  • Datenschutzkonformes Hosting: Daten werden in der Schweiz oder Deutschland gespeichert und unterliegen DSGVO und DSG.

Preise & Pläne

Skribble bietet vier Tarife an, wobei die monatlichen Kosten bei monatlicher Abrechnung pro Nutzer bei 11 € (Individual), 29 € (Team) und 49 € (Pro) liegen. Der Individual-Plan enthält 120 einfache elektronische Signaturen (EES) pro Jahr. Im Team-Plan sind zusätzlich 72 fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen (FES/QES) sowie mehrere Verwaltungsfunktionen enthalten. Der Pro-Plan erweitert das Signaturkontingent auf 120 FES/QES pro Jahr und bietet ergänzend API-Zugriff, Branding-Möglichkeiten und automatische Löschfristen; der Scale-Plan ist verhandelbar.

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    Effizientes E-Signing für HR - Eine umfassende Einführung ins E-Signing und seine Rolle im Hybrid-Work-Umfeld

#2 Adobe Acrobat Sign

Adobe Sign ist die E-Signatur-Komponente innerhalb von Adobe Acrobat und ermöglicht das elektronische Unterzeichnen von PDF-Dokumenten. Die Software ist cloudbasiert, in Acrobat Pro und Acrobat Standard integriert und kann per Desktop, Web oder Mobile genutzt werden. Sie ist Bestandteil der Adobe Document Cloud und unterstützt den Versand, die Erfassung und das Nachverfolgen von Signaturen.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Versand von E-Signaturanfragen an mehrere Personen gleichzeitig
  • Echtzeit-Statusverfolgung von Signaturen
  • Integration mit Microsoft 365, Salesforce, Workday und SharePoint
  • Branding durch Einfügen von Logos in Dokumente
  • Verwaltung von Nutzerlizenzen über eine Admin-Konsole
  • Schwärzen (Redaction) sichtbarer Inhalte in PDFs

Vorteile von Acrobat Sign

  • Unbegrenzte Anzahl elektronischer Signaturen: Innerhalb der Teams-Abos können beliebig viele Signaturanfragen gestellt werden.
  • Lizenzverwaltung: Die Admin-Konsole ermöglicht das Zuweisen, Entfernen und Verwalten von Lizenzen auf Unternehmensebene.
  • Rechtsgültigkeit und Compliance: Adobe Sign erfüllt internationale Vorgaben zu elektronischen Signaturen, inklusive eIDAS in der EU und UETA/ESIGN in den USA.

Preise & Pläne

Acrobat Sign ist in zwei Team-Plänen erhältlich: Acrobat Standard für 17,84 € pro Lizenz und Monat sowie Acrobat Pro für 28,55 € pro Lizenz und Monat, jeweils bei jährlicher Bindung mit monatlicher Abrechnung. Beide Varianten beinhalten Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Konvertieren und elektronischen Signieren von PDF-Dokumenten. Der Pro-Tarif bietet darüber hinaus erweiterte Signaturfunktionen wie Webformulare, Schwärzungswerkzeuge und die Integration in Microsoft 365 oder SharePoint.

#3 DocuSign

Die Software unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen im Einklang mit internationalen Vorschriften wie eIDAS und DSGVO. DocuSign bietet neben Signaturfunktionen auch Optionen zur Workflow-Automatisierung, Identitätsprüfung und Systemintegration.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unterstützung aller drei Signatur-Standards (EES, FES, QES)
  • Wiederverwendbare Vorlagen zur Standardisierung von Dokumenten
  • Versand an mehrere Empfänger mit parallelem oder seriellem Routing
  • Echtzeit-Statusverfolgung und Audit-Trail
  • API-Integration und über 900 vorgefertigte Integrationen (z. B. Microsoft 365, Salesforce)
  • Web Forms für interaktive Datenerfassung und Signaturprozesse

Vorteile von DocuSign

  • Globale Rechtskonformität: Unterstützung von eIDAS, ESIGN, UETA und DSGVO-konformer Datenverarbeitung.
  • Skalierbarkeit für verschiedene Unternehmensgrößen: Pläne für Einzelpersonen bis hin zu Großkonzernen mit erweiterten Funktionen und Integrationsmöglichkeiten.
  • Zugangskontrolle und Nutzerverwaltung: Admin-Funktionen zur Verwaltung von Berechtigungen, Rollen und Richtlinien.

Preise & Pläne

DocuSign bietet drei eSignature-Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der Personal-Plan kostet 14 € pro Monat und erlaubt bis zu 5 Signaturvorgänge („Umschläge“) monatlich. Der Standard-Plan liegt bei 39 € pro Nutzer und Monat und erweitert das Kontingent auf 10 Umschläge sowie Teamfunktionen wie gemeinsame Vorlagen und Kommentaroptionen. Der Business Pro-Plan kostet 62 € pro Nutzer und Monat und ergänzt den Funktionsumfang um Massenversand, Anhänge, bedingte Logik und Zahlungsabfragen.

#4 Dropbox Sign

Dropbox Sign ist eine cloudbasierte Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturen. Sie unterstützt einfache und qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Die Plattform bietet Funktionen für Dokumentenversand, Signaturerfassung, Datenvalidierung sowie viele Integrationsmöglichkeiten.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unbegrenzte Anzahl an Signaturanfragen
  • Wiederverwendbare Vorlagen und Vorlagengalerie
  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES) über IDnow
  • Unterzeichnerfelder mit Datenvalidierung
  • Integration in Tools wie Google Drive, Microsoft Word und HubSpot
  • Audit-Trail mit vollständigem Prüfprotokoll

Vorteile von Dropbox Sign

  • Rechtskonformität nach eIDAS und DSGVO: Elektronische Signaturen sind gesetzlich anerkannt und datenschutzkonform.
  • Verwaltung über Admin-Konsole: Teams und Benutzer können verwaltet und Rollen zugewiesen werden.
  • Zugriff auf mehrere Sprachen und Branding-Funktionen: Signaturprozesse sind in über 20 Sprachen verfügbar und können visuell angepasst werden.

Preise & Pläne

Dropbox Sign bietet zwei Standardpläne mit monatlicher Abrechnung an: Der „Essentials“-Plan kostet 17,50 € pro Monat für Einzelnutzer, wohingegen der „Standard“-Plan bei 29 € pro Nutzer und Monat liegt und für Teams ausgelegt ist. Beide Pläne beinhalten unbegrenzte Signaturanfragen, Prüfprotokolle und grundlegende Integrationen. Der „Standard“-Plan erweitert den Funktionsumfang um Teamfunktionen, Vorlagenlinks, Branding-Optionen und Massensendungen.

#5 Yousign

Yousign ist eine europäische Plattform für elektronische Signaturen, die cloudbasiert über eine Web-App oder API genutzt werden kann. Sie unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Die Software bietet Funktionen zur Dokumentenvorbereitung, Authentifizierung, Signaturverfolgung und Teamverwaltung.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unterstützung aller drei E-Signatur-Standards (EES, FES, QES)
  • Erstellung und Wiederverwendung von Vorlagen
  • Automatische und manuelle Signatur-Erinnerungen
  • Rollen- und Rechteverwaltung für Teammitglieder
  • Integrationen mit Tools wie Zapier und HubSpot
  • Erstellung eines Prüfprotokolls mit Zeitstempel pro Signatur

Vorteile von Yousign

  • Rechtskonformität nach eIDAS: Alle Signaturvorgänge sind rechtlich anerkannt und werden in der EU gehostet.
  • Unbegrenzte Signaturanfragen in Plus- und Pro-Tarifen: Keine Limitierung der Anzahl versendeter Dokumente bei entsprechenden Plänen.
  • Viele Authentifizierungsoptionen: Unterzeichner-Identifikation per E-Mail, SMS oder qualifizierter Ausweiskontrolle möglich.

Preise & Pläne

Yousign bietet vier Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der kostenlose Free-Plan erlaubt bis zu 2 Signaturanfragen pro Monat. Der kostenpflichtige One-Plan für 11 € netto pro Monat richtet sich an Einzelnutzende mit gelegentlichem Bedarf und umfasst 10 Signaturanfragen sowie grundlegende Funktionen wie Erinnerungen und Vorlagen. Der Plus-Plan kostet 30 € netto pro Lizenz und bietet unbegrenzte Signaturanfragen, SMS-Authentifizierung, Zapier-Integration und Teamfunktionen. Der Pro-Plan für 48 € netto pro Lizenz erweitert dies um automatisierte Formulare, Stapelsignatur und persönliches Branding für größere Teams.

#6 d.velop sign

d.velop sign ist eine cloudbasierte Software zur digitalen Unterzeichnung von PDF- und XML-Dokumenten. Sie unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen nach eIDAS-Verordnung. Die Software wird in Deutschland entwickelt und in europäischen Rechenzentren der Open Telekom Cloud betrieben.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unterstützung aller eIDAS-Signatur-Standards (EES, FES, QES)
  • Signaturumläufe mit mehreren Personen
  • Signaturfelder und Vorlagen mit Signaturassistent
  • API-Schnittstelle für Integration in Drittsysteme
  • Automatisierte Erinnerungsfunktion
  • Filter- und Suchfunktionen für Signaturvorgänge

Vorteile von d.velop sign

  • Rechtskonformität nach eIDAS und DSGVO: Alle Signaturen sind rechtlich anerkannt und werden auf EU-Servern verarbeitet.
  • Keine Signaturkarten oder Lesegeräte notwendig: Qualifizierte Fernsignatur wird über zertifizierte Vertrauensdienste realisiert.
  • Beliebig viele Nutzende pro Account: In allen Tarifen kann die Anzahl der Nutzer nach Bedarf skaliert werden.

Preise & Pläne

d.velop sign bietet drei kostenpflichtige Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der „sign basic“-Tarif kostet 9,99 € pro Monat und enthält ein Jahreskontingent von 50 Signaturen. „sign business“ liegt bei 24,99 € pro Monat und umfasst 150 Signaturen pro Jahr, wohingegen „sign ultimate“ für 39,99 € pro Monat ein Kontingent von 250 Signaturen bietet. Alle Pläne ermöglichen beliebig viele Nutzer und enthalten sowohl Siegel- als auch personenbezogene Signaturen gemäß eIDAS. Zusatzsignaturen kosten in allen Plänen 4,50 € pro Stück, eigene Logos und Support sind inklusive.v

#7 sproof sign

sproof sign ist eine cloudbasierte Software zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten nach eIDAS-Verordnung. Sie unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, die vollständig innerhalb der EU gehostet und verarbeitet werden. Die Plattform bietet Funktionen zur Verwaltung von Signaturprozessen im Team sowie zur Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.

Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen

  • Unterstützung für FES und QES
  • Signaturworkflows mit Reihenfolge, Fortschrittsanzeige und Erinnerungsfunktion
  • Dokumentenmappen und Vorlagen
  • Stapelsignatur und One-Click-Signatur (mit Upgrade)
  • API-Zugriff für Drittsoftware
  • Single Sign-on (SSO)

Vorteile von sproof sign

  • Hosting und Datenverarbeitung ausschließlich in der EU: Erfüllt die Vorgaben der DSGVO ohne US-Bezug.
  • Skalierbare Nutzung mit Nutzer- und Rechteverwaltung: Teams lassen sich an einem Ort organisieren und verwalten.
  • Integrierte Validierung vorhandener Signaturen: Bereits signierte Dokumente werden auf Echtheit geprüft.

Preise & Pläne

sproof sign bietet einen kostenlosen Plan für die private Nutzung sowie zwei kostenpflichtige Business-Tarife. Der Business-Plan kostet 14 € pro Monat und Nutzer (bei jährlicher Abrechnung) und enthält 200 fortgeschrittene sowie 20 qualifizierte elektronische Signaturen pro Jahr. Er erweitert die Standardfunktionen um Teamverwaltung, Branding und Serienversand. Der Enterprise-Plan ist frei konfigurierbar und bietet u. a. API-Zugriff, SSO und skalierbare Signaturkontingente.

Wie finden Sie die passende E-Signatur-Software Schritt für Schritt?

Die Einführung einer E-Signatur-Software in der HR-Abteilung beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Wichtig ist, dass Sie ein Tool wählen, das zu Ihren Prozessen, Sicherheitsvorgaben und Dokumenttypen passt. Deshalb lohnt es sich, Schritt für Schritt vorzugehen und am Ende in einer Testphase zu prüfen, wie gut das Tool im Alltag funktioniert. So gehen Sie strukturiert vor:

  1. Klären Sie Ihren Nutzungsbereich: Welche Dokumente sollen unterschrieben werden? Dazu zählen z. B. Arbeitsverträge, Vertraulichkeitserklärungen, Betriebsvereinbarungen, Zielvereinbarungen oder Freigaben.
  2. Ermitteln Sie den Signaturbedarf: Je nach Dokumenttyp brauchen Sie unterschiedliche Signatur-Standards. Arbeitsverträge erfordern meist eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, interne Dokumente oft nur eine einfache.
  3. Definieren Sie Beteiligte und Abläufe: Wer unterschreibt? Intern oder extern? Wird in bestimmten Reihenfolgen signiert? Gibt es Rückfragen oder mehrere Abteilungen, die beteiligt sind?
  4. Prüfen Sie die rechtlichen Angaben: Ist die Software eIDAS-konform? Werden qualifizierte elektronische Signaturen ohne Zusatzverträge angeboten? Gibt es ein lückenloses Prüfprotokoll?
  5. Achten Sie auf Datenschutz und Hosting: Liegt der Serverstandort in der EU oder der Schweiz? Der Anbieter sollte keine Daten in Drittländer übertragen und nach ISO 27001 zertifiziert sein.
  6. Bewerten Sie die Bedienbarkeit: Funktioniert das E-Signatur-Tool ohne Installation im Browser? Können auch externe Personen ohne Konto unterschreiben, z. B. am Smartphone?
  7. Beachten Sie technische Anbindungen: Lässt sich die Software mit Ihrer HR-Plattform oder dem Dokumentenmanagement verbinden? Gibt es APIs oder Integrationen für Ihre Systeme?
  8. Rechnen Sie mit dem Preis: Achten Sie auf eine transparente Kostenstruktur. Gibt es alle Signatur-Standards ohne Aufpreis? Wie staffeln sich die Kosten bei wachsendem Volumen?
  9. Führen Sie eine Testphase durch: Wenn das Tool zur Auswahl steht, prüfen Sie es im Alltag. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase ohne Verpflichtung. Das ist ideal für Onboardings.

Ist die E-Signatur-Software Skribble eine gute Wahl für HR-Abteilungen?

Für HR-Abteilungen, die häufig mit personenbezogenen Dokumenten arbeiten und großen Wert auf Datenschutz und Nachvollziehbarkeit legen, kann Skribble ein geeignetes Tool sein. Eine kostenlose Testphase ermöglicht es, das Tool in eigenen Prozessen zu prüfen, zum Beispiel bei der Unterschrift eines neuen Arbeitsvertrags.

Beste E-Signatur-Software für die HR-Abteilung – Häufige Fragen und Antworten

Ja, Arbeitsverträge sind grundsätzlich formfrei und können daher elektronisch unterschrieben werden. Bei befristeten Arbeitsverträgen und Arbeitnehmerüberlassungsverträgen gilt jedoch Schriftformpflicht. Hier ist nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) rechtsgültig.

Für interne Protokolle oder Freigaben genügt meist die einfache elektronische Signatur (EES). Arbeitsverträge ohne Schriftformpflicht lassen sich rechtssicher mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) unterzeichnen, wohingegen bei befristeten Verträgen oder gesetzlichen Schriftformerfordernissen zwingend die qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig ist.

Viele E-Signatur-Dienste bieten Schnittstellen zu gängigen HR-Systemen wie SAP, Personio, Abacus oder anderen Tools für Personalverwaltung und Dokumentenmanagement. Auch Single Sign-On und Benutzerverzeichnisse wie Active Directory lassen sich häufig einbinden.

Wichtig sind Funktionen wie Signaturfelder, Erinnerungen, Signaturreihenfolgen und ein klar nachvollziehbares Protokoll. Auch Rechteverteilung, Vorlagen und der Versand ohne Konto-Pflicht erleichtern den Alltag deutlich.

Viele Tools erlauben es, Dokumente per Link an externe Personen zu senden, die dann direkt im Browser unterschreiben können. Eine Registrierung ist dabei nicht erforderlich. Das ist ideal für Bewerbende oder neue Mitarbeitende.

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