Darauf sollten Sie achten:
- Alle drei gesetzlich anerkannten E-Signatur-Standards: EES, FES und QES
- Hosting z. B. in ISO-zertifizierten Rechenzentren
- Nachweise wie Zeitstempel und Prüfprotokoll für jede Signatur

Viele HR-Teams suchen nach einer einfachen Möglichkeit, Verträge rechtsgültig ohne Papier und ohne langes Warten zu unterschreiben. Wollen Sie Prozesse beschleunigen, Bewerbende besser einbinden und rechtlich auf der sicheren Seite sein, brauchen Sie ein geeignetes E-Signing-Tool. Wir stellen sieben E-Signatur-Softwares, die für HR geeignet sind, jeweils mit ihren Funktionen und Preisen vor:
Eine E-Signatur-Software entlastet Ihre Personalabteilung vor allem dort, wo es auf Tempo, Klarheit und Rechtsgültigkeit ankommt. Arbeitsverträge, Freigaben, Onboardings oder Vertraulichkeitserklärungen lassen sich mit wenigen Klicks unterschreiben.
Dadurch verkürzen sich viele Prozesse von mehreren Tagen auf wenige Minuten. Ihre HR-Abteilung kann dadurch bei Rückfragen Zeit sparen, Papierberge vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verbessern. Auch Bewerbende und Mitarbeitende profitieren: Sie können Dokumente direkt am Handy prüfen und signieren, ohne Dokumente auszudrucken oder einzuscannen.
Welche Vorteile bringt ein digitales Signatur-Tool Ihrer HR-Abteilung?
Nicht jede Signatur-Software passt zu den Vorgaben Ihrer HR-Abteilung. Gerade bei Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Zielvereinbarungen oder internen Freigaben sind rechtliche Klarheit, einfache Nutzung und Datenschutz auf hohem Niveau sehr wichtig. Auch technische Schnittstellen und ein verlässlicher Support sollten nicht unterschätzt werden. Schließlich soll das Tool Ihre Abläufe unterstützen und nicht verkomplizieren.
Damit Sie strukturiert entscheiden können, lohnt sich ein Blick auf drei wichtige Kriterien.
Eine gute E-Signatur-Software erfüllt die rechtlichen Vorgaben nach der eIDAS-Verordnung, der europäischen Verordnung für elektronische Signaturen. Wichtig ist auch, dass qualifizierte elektronische Signaturen (QES) angeboten werden, denn diese sind der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.
Zusätzlich sollten Sie prüfen, wo die Daten gespeichert werden. Liegen die Server außerhalb der EU, könnten Datenschutzrisiken entstehen. Eine Zertifizierung nach ISO-Normen ist ein weiteres Qualitätsmerkmal, das Vertrauen schafft.
Darauf sollten Sie achten:

Ihre HR-Abteilung arbeitet oft unter Zeitdruck. Umso wichtiger ist es, dass sich das Tool intuitiv ohne Schulung oder lange Einarbeitung bedienen lässt. Dokumente sollten sich sowohl am PC als auch auf dem Smartphone direkt im Browser vorbereiten und versenden lassen. Auch externe Personen sollten bequem unterschreiben können, ohne sich registrieren zu müssen.
Ein verlässlicher, deutschsprachiger Support hilft bei Rückfragen und gibt Sicherheit im Tagesgeschäft. Eine kostenlose Testphase zeigt, wie gut das Tool in der Praxis funktioniert.
Was für Sie von Vorteil sein könnte:
Die beste E-Signatur-Software bringt wenig, wenn sie nicht in Ihre bestehenden HR-Prozesse passt. Prüfen Sie deshalb, dass sich das Tool mit Ihrer HR-Software, Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder Ihrer Benutzerverwaltung verknüpfen lässt.
Schnittstellen wie API, Single Sign-On (SSO) oder Verzeichnisdienste wie LDAP können von Vorteil sein. Hilfreich ist auch eine klare Rollenverteilung: Wer darf unterschreiben, freigeben oder nur lesen?
Diese Punkte könnten Ihnen bei der Entscheidung helfen:
| Kriterium | Empfehlung |
|---|---|
Signatur-Standards | EES, FES und QES ohne Zusatzverträge |
Hosting | In der EU oder Schweiz, ISO-zertifiziert |
Datenschutz | DSGVO-konform, keine US-Zugriffe |
Bedienung | Browserbasiert, mobil, ohne Registrierung |
Integration | API, SSO, Anbindung an HR-Systeme |
Support | Auf Deutsch, gut erreichbar, mit Testphase |
Damit E-Signaturen in Ihrer Personalabteilung reibungslos funktionieren, braucht die Software bestimmte Funktionen. Es reicht nicht, dass Dokumente unterschrieben werden können. Sie müssen auch korrekt zugeordnet, rechtsgültig geprüft und leicht auffindbar sein. Gerade im HR-Bereich ist es wichtig, dass Dokumente vertraulich behandelt und mit der passenden Signatur versehen werden.
Je nach Art des Dokuments brauchen Sie eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte E-Signatur. Manche Tools machen diese Auswahl ohne Zusatzverträge oder Anbieterwechsel leicht. Auch die Identifikation sollte einfach und sicher möglich sein, zum Beispiel per eID, SMS oder Video-Ident.
Damit Sie nicht den Überblick verlieren, helfen automatisierte Abläufe. Dazu zählen Unterschriftsreihenfolgen, Erinnerungen und Signaturfelder. Für persönliche Gespräche vor Ort kann auch eine direkte Signatur auf dem Gerät sinnvoll sein (In-Person-Signing). Nicht zu vergessen: Funktionen zur Rechtevergabe, sichere Protokolle und ein sauberer Nachweis jeder Unterschrift.
Diese E-Signatur-Funktionen könnten für Sie sinnvoll sein:
Die Auswahl an E-Signatur-Software für HR-Abteilungen ist groß. Doch welche Tools bieten die besten Funktionen, faire Preise und rechtsgültige Signaturen für Ihre Personalprozesse? Die folgende Übersicht hilft Ihnen beim Vergleich. Wir haben uns folgende E-Signatur-Anbieter für Sie angeschaut:
Skribble ist eine cloudbasierte Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturen nach EU- und Schweizer Recht. Die Plattform unterstützt alle drei gesetzlich definierten Signatur-Standards: einfach (EES), fortgeschritten (FES) und qualifiziert (QES). Die Software kann im Browser genutzt oder über API und Plug-ins in bestehende Systeme eingebunden werden.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von Skribble
Preise & Pläne
Skribble bietet vier Tarife an, wobei die monatlichen Kosten bei monatlicher Abrechnung pro Nutzer bei 11 € (Individual), 29 € (Team) und 49 € (Pro) liegen. Der Individual-Plan enthält 120 einfache elektronische Signaturen (EES) pro Jahr. Im Team-Plan sind zusätzlich 72 fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen (FES/QES) sowie mehrere Verwaltungsfunktionen enthalten. Der Pro-Plan erweitert das Signaturkontingent auf 120 FES/QES pro Jahr und bietet ergänzend API-Zugriff, Branding-Möglichkeiten und automatische Löschfristen; der Scale-Plan ist verhandelbar.
Kostenloser Leitfaden:
Effizientes E-Signing für HR - Eine umfassende Einführung ins E-Signing und seine Rolle im Hybrid-Work-Umfeld
Adobe Sign ist die E-Signatur-Komponente innerhalb von Adobe Acrobat und ermöglicht das elektronische Unterzeichnen von PDF-Dokumenten. Die Software ist cloudbasiert, in Acrobat Pro und Acrobat Standard integriert und kann per Desktop, Web oder Mobile genutzt werden. Sie ist Bestandteil der Adobe Document Cloud und unterstützt den Versand, die Erfassung und das Nachverfolgen von Signaturen.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von Acrobat Sign
Preise & Pläne
Acrobat Sign ist in zwei Team-Plänen erhältlich: Acrobat Standard für 17,84 € pro Lizenz und Monat sowie Acrobat Pro für 28,55 € pro Lizenz und Monat, jeweils bei jährlicher Bindung mit monatlicher Abrechnung. Beide Varianten beinhalten Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Konvertieren und elektronischen Signieren von PDF-Dokumenten. Der Pro-Tarif bietet darüber hinaus erweiterte Signaturfunktionen wie Webformulare, Schwärzungswerkzeuge und die Integration in Microsoft 365 oder SharePoint.
Die Software unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen im Einklang mit internationalen Vorschriften wie eIDAS und DSGVO. DocuSign bietet neben Signaturfunktionen auch Optionen zur Workflow-Automatisierung, Identitätsprüfung und Systemintegration.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von DocuSign
Preise & Pläne
DocuSign bietet drei eSignature-Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der Personal-Plan kostet 14 € pro Monat und erlaubt bis zu 5 Signaturvorgänge („Umschläge“) monatlich. Der Standard-Plan liegt bei 39 € pro Nutzer und Monat und erweitert das Kontingent auf 10 Umschläge sowie Teamfunktionen wie gemeinsame Vorlagen und Kommentaroptionen. Der Business Pro-Plan kostet 62 € pro Nutzer und Monat und ergänzt den Funktionsumfang um Massenversand, Anhänge, bedingte Logik und Zahlungsabfragen.
Dropbox Sign ist eine cloudbasierte Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturen. Sie unterstützt einfache und qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Die Plattform bietet Funktionen für Dokumentenversand, Signaturerfassung, Datenvalidierung sowie viele Integrationsmöglichkeiten.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von Dropbox Sign
Preise & Pläne
Dropbox Sign bietet zwei Standardpläne mit monatlicher Abrechnung an: Der „Essentials“-Plan kostet 17,50 € pro Monat für Einzelnutzer, wohingegen der „Standard“-Plan bei 29 € pro Nutzer und Monat liegt und für Teams ausgelegt ist. Beide Pläne beinhalten unbegrenzte Signaturanfragen, Prüfprotokolle und grundlegende Integrationen. Der „Standard“-Plan erweitert den Funktionsumfang um Teamfunktionen, Vorlagenlinks, Branding-Optionen und Massensendungen.
Yousign ist eine europäische Plattform für elektronische Signaturen, die cloudbasiert über eine Web-App oder API genutzt werden kann. Sie unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Die Software bietet Funktionen zur Dokumentenvorbereitung, Authentifizierung, Signaturverfolgung und Teamverwaltung.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von Yousign
Preise & Pläne
Yousign bietet vier Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der kostenlose Free-Plan erlaubt bis zu 2 Signaturanfragen pro Monat. Der kostenpflichtige One-Plan für 11 € netto pro Monat richtet sich an Einzelnutzende mit gelegentlichem Bedarf und umfasst 10 Signaturanfragen sowie grundlegende Funktionen wie Erinnerungen und Vorlagen. Der Plus-Plan kostet 30 € netto pro Lizenz und bietet unbegrenzte Signaturanfragen, SMS-Authentifizierung, Zapier-Integration und Teamfunktionen. Der Pro-Plan für 48 € netto pro Lizenz erweitert dies um automatisierte Formulare, Stapelsignatur und persönliches Branding für größere Teams.
d.velop sign ist eine cloudbasierte Software zur digitalen Unterzeichnung von PDF- und XML-Dokumenten. Sie unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen nach eIDAS-Verordnung. Die Software wird in Deutschland entwickelt und in europäischen Rechenzentren der Open Telekom Cloud betrieben.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von d.velop sign
Preise & Pläne
d.velop sign bietet drei kostenpflichtige Pläne mit monatlicher Abrechnung an: Der „sign basic“-Tarif kostet 9,99 € pro Monat und enthält ein Jahreskontingent von 50 Signaturen. „sign business“ liegt bei 24,99 € pro Monat und umfasst 150 Signaturen pro Jahr, wohingegen „sign ultimate“ für 39,99 € pro Monat ein Kontingent von 250 Signaturen bietet. Alle Pläne ermöglichen beliebig viele Nutzer und enthalten sowohl Siegel- als auch personenbezogene Signaturen gemäß eIDAS. Zusatzsignaturen kosten in allen Plänen 4,50 € pro Stück, eigene Logos und Support sind inklusive.v
sproof sign ist eine cloudbasierte Software zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten nach eIDAS-Verordnung. Sie unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, die vollständig innerhalb der EU gehostet und verarbeitet werden. Die Plattform bietet Funktionen zur Verwaltung von Signaturprozessen im Team sowie zur Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.
Ausgewählte Funktionen für HR-Abteilungen
Vorteile von sproof sign
Preise & Pläne
sproof sign bietet einen kostenlosen Plan für die private Nutzung sowie zwei kostenpflichtige Business-Tarife. Der Business-Plan kostet 14 € pro Monat und Nutzer (bei jährlicher Abrechnung) und enthält 200 fortgeschrittene sowie 20 qualifizierte elektronische Signaturen pro Jahr. Er erweitert die Standardfunktionen um Teamverwaltung, Branding und Serienversand. Der Enterprise-Plan ist frei konfigurierbar und bietet u. a. API-Zugriff, SSO und skalierbare Signaturkontingente.
Die Einführung einer E-Signatur-Software in der HR-Abteilung beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Wichtig ist, dass Sie ein Tool wählen, das zu Ihren Prozessen, Sicherheitsvorgaben und Dokumenttypen passt. Deshalb lohnt es sich, Schritt für Schritt vorzugehen und am Ende in einer Testphase zu prüfen, wie gut das Tool im Alltag funktioniert. So gehen Sie strukturiert vor:
Für HR-Abteilungen, die häufig mit personenbezogenen Dokumenten arbeiten und großen Wert auf Datenschutz und Nachvollziehbarkeit legen, kann Skribble ein geeignetes Tool sein. Eine kostenlose Testphase ermöglicht es, das Tool in eigenen Prozessen zu prüfen, zum Beispiel bei der Unterschrift eines neuen Arbeitsvertrags.
Testen Sie Skribble 14 Tage kostenlos und ohne Verpflichtung.

Viele Tools erlauben es, Dokumente per Link an externe Personen zu senden, die dann direkt im Browser unterschreiben können. Eine Registrierung ist dabei nicht erforderlich. Das ist ideal für Bewerbende oder neue Mitarbeitende.

Weltweit einsetzbar, gehostet in Deutschland und der Schweiz.
Kostenlose Testphase verfügbar.
Keine Kreditkarte nötig.
Nutzbar auf Deutsch, Englisch und Französisch.