Digitale Signatur ungültig? Was Sie wissen müssen, um rechtsgültig zu unterschreiben

Viele denken noch immer: „Ein Vertrag ist nur gültig, wenn er handschriftlich unterschrieben wurde.“ Doch das stimmt längst nicht mehr. Digitale Signaturen sind heute rechtlich anerkannt und in den meisten Fällen sogar der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie sparen Zeit, reduzieren Papierkram und sind längst vielerorts Alltag. Trotzdem gibt es immer wieder Unsicherheiten: Welche digitale Signatur ist die richtige? Und was passiert, wenn sie doch mal angezweifelt wird?

In diesem Beitrag zeigen wir, wann eine digitale Signatur ungültig oder gültig ist und warum Sie sich auf sie verlassen können. Wir erklären die drei rechtlich geregelten Signatur-Standards, räumen mit gängigen Irrtümern auf und beantworten häufige Fragen, zum Beispiel: Darf eine gültige Signatur einfach abgelehnt werden? (Spoiler: nein.)

Digitale Signatur ungültig – Das Wichtigste in Kürze

• Eine digitale Signatur ist gültig, wenn sie zum Dokument passt und technisch korrekt erstellt wurde. Wichtig sind der Signatur-Standard und die Identitätsprüfung.
• Die einfache elektronische Signatur (EES) reicht oft aus, nicht aber bei Arbeitsverträgen mit Schriftformerfordernis. In solchen Fällen ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig.
• Ungültig wird eine Signatur dann, wenn das signierte Dokument im Nachhinein verändert oder das Zertifikat abgelaufen ist. Das senkt die Beweiskraft oder macht den Vertrag unwirksam.
• Mit Skribble vermeiden Sie diese Risiken: Wir bieten alle Signatur-Standards, verifizierte Identitäten und eine nachvollziehbare technische Absicherung.

Was bedeutet „digitale Signatur“ und wann ist sie gültig?

Eine digitale Signatur ist eine rechtsgültige Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen. Sie ersetzt in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift, denn sie ist rechtlich anerkannt und technisch gesichert. Das Prinzip ist einfach: Wer digital unterschreibt, erklärt seine Zustimmung zum Inhalt eines Dokuments und zwar so, dass es später nachvollziehbar und überprüfbar bleibt.

Die rechtliche Grundlage dafür bildet die eIDAS-Verordnung (EU) sowie in der Schweiz das ZertES. Beide regeln, wann eine elektronische Signatur gültig ist und welche Standards sie erfüllen muss. Die wichtigste Unterscheidung dabei: Nicht jede elektronische Signatur hat die gleiche Beweiskraft. Das heißt, selbst wenn eine digitale Unterschrift rechtlich zulässig ist, kann es Unterschiede geben, wie gut sie im Streitfall nachweisbar ist.

Rechtsgültigkeit bedeutet, dass die Signatur den gesetzlichen Rahmen erfüllt, zum Beispiel bei formfreien Verträgen. Die Beweiskraft beschreibt, wie sicher sich belegen lässt, wer unterzeichnet hat und dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde.

Die 3 E-Signatur-Standards im Vergleich: EES, FES und QES

Digitale Unterschriften gibt es in drei gesetzlich klar definierten und in ihrer Beweiskraft abgestuften Signatur-Standards. Jede dieser Signaturen ist grundsätzlich rechtsgültig, sofern sie zur Art des Dokuments passt.

Wer digitale Unterschriften nutzt, sollte neben der Rechtsgültigkeit auch auf den passenden Signatur-Standard, zum Beispiel bei Arbeitsverträgen, Vollmachten oder Angeboten, achten. Wir helfen Ihnen dabei, den richtigen Standard zu wählen.

Die eIDAS-Verordnung definiert drei E-Signatur-Standards (Quelle: Skribble)

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur wird verwendet, wenn keine speziellen gesetzlichen Formvorgaben bestehen. Sie kann zum Beispiel ein Name unter einer E-Mail sein oder eine eingescannte Unterschrift auf einem PDF. Die EES erfüllt ihren Zweck überall dort, wo die Zustimmung zum Inhalt dokumentiert werden soll, etwa bei formfreien Vereinbarungen.

Typische Anwendungsfälle:

• Angebote und Offerten
• interne Freigaben oder Bestätigungen
• Vereinbarungen ohne gesetzliche Formvorgabe

Wichtig: Auch bei der EES ist es entscheidend, dass der Einsatz gut dokumentiert ist, zum Beispiel durch E-Mail-Protokolle oder durch das verwendete Tool.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt bereits höhere Ansprüche. Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet und schützt das Dokument vor nachträglichen Veränderungen. Technisch wird sie meist durch Verschlüsselung und ein Prüfprotokoll abgesichert.

Ideal ist die FES zum Beispiel für:

• Miet- oder Kaufverträge
• Kontoeröffnungen
• HR-Dokumente ohne Schriftformerfordernis

Hier empfiehlt sich die FES, wenn Sie eine rechtsgültige und zugleich praktikable Signatur für geschäftliche Zwecke suchen.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist der höchste gesetzliche Standard. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und basiert auf einer qualifizierten Identitätsprüfung, etwa per Ausweis oder Video-Ident.

Die QES ist verpflichtend bei:

• befristeten Arbeitsverträgen
• Konsumkreditverträgen
• Schriftformpflichtigen Vereinbarungen (z. B. Bürgschaften)

Mit der QES erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben. Sie erhalten maximale Beweiskraft vor Gericht. Über unsere Plattform können Sie die QES unkompliziert einsetzen, nach der Identifikation ohne zusätzlichen technischen Aufwand.

Wann ist eine digitale Unterschrift ungültig?

Digitale Signaturen sind rechtsgültig, wenn sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und technisch korrekt umgesetzt werden. Bei Schriftformerfordernis ist etwa die qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgeschrieben. Typische Fehler wie fehlende Identitätsprüfung, abgelaufene Zertifikate oder nachträgliche Änderungen am Dokument können die Gültigkeit der Signatur aufheben.

Halten Sie sich nicht an diese Punkte, riskieren Sie, dass ein unterschriebenes Dokument vor Gericht nicht anerkannt wird oder Verträge als nicht geschlossen gelten. Damit das nicht passiert, sollten Sie die häufigsten Fehlerquellen kennen und vermeiden:

• Ungeeigneter Signatur-Standard: Bei Schriftformerfordernis ist ausschließlich die QES zulässig. Wird nur eine einfache oder fortgeschrittene Signatur verwendet, fehlt die rechtliche Wirksamkeit.
• Fehlende Identitätsprüfung: Eine Signatur ist nur gültig, wenn sich zweifelsfrei nachweisen lässt, wer unterzeichnet hat. Das gilt vor allem bei strengeren Sicherheitsrichtlinien.
• Nachträgliche Veränderung des Dokuments: Wird ein signiertes Dokument im Nachhinein bearbeitet, verliert es seine Integrität. Das macht die Signatur ungültig.
• Abgelaufenes oder ungültiges Zertifikat: Signaturzertifikate sind zeitlich befristet. Wurde ein Dokument mit einem abgelaufenen oder widerrufenen Zertifikat unterzeichnet, ist es unter Umständen nicht rechtswirksam.
• Fehlendes Prüfprotokoll: Ohne Nachweis, wann und wie signiert wurde, sinkt die Beweiskraft auch bei korrektem Signatur-Standard.
• Unklare Zustimmung zur Signatur: Wurde nicht eindeutig dokumentiert, dass die unterzeichnende Person der Signatur bewusst zugestimmt hat, kann sie rechtlich angefochten werden.

Skribble als professioneller E-Signatur-Anbieter stellt sicher, dass Ihre Dokumente alle rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllen, unabhängig vom gewählten Standard. Sie entscheiden, welchen Signatur-Standard Sie benötigen und wir übernehmen den Rest: mit klar dokumentierten Prozessen, europaweit anerkannten Zertifikaten und maximaler Sicherheit.

So vermeiden Sie ungültige Unterschriften, Zeitverluste, rechtliche Risiken und Unsicherheiten im Arbeitsalltag.

Wie erkenne ich, ob eine digitale Signatur ungültig bzw. rechtsgültig ist?

Ein gutes Indiz, dass eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, ist ein sogenanntes Prüfprotokoll. Dieses enthält unter anderem Informationen zur Identität der unterzeichnenden Person, den Zeitpunkt der Signatur und einen fälschungssicheren Nachweis, dass das Dokument nicht verändert wurde. 

Folgende Merkmale helfen bei der Überprüfung einer digitalen Signatur:

• Zertifikat eines vertrauenswürdigen Anbieters: Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (TSP) bestätigt die Echtheit der Signatur.
• Zeitstempel und Prüfvermerk: Die Datei enthält Angaben zum Zeitpunkt der Signatur sowie deren technische Gültigkeit.
• Signaturprüfung im PDF-Reader: In vielen Fällen zeigt bereits ein Klick auf die Signatur im Dokument, ob sie gültig ist, inklusive Zertifikatsdetails.
• Unveränderte Datei: Die Datei darf seit der Signatur nicht verändert worden sein. Andernfalls verliert die Signatur ihre Beweiskraft.

Darf eine digitale Unterschrift verweigert werden?

Grundsätzlich gilt: Solange keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform besteht, dürfen Vertragspartner:innen frei entscheiden, in welcher Form sie Verträge abschließen. Das bedeutet: Ja, eine digitale Signatur zu leisten, darf im Vorfeld abgelehnt werden.

Anders sieht es aus, wenn ein Dokument bereits rechtsgültig digital signiert wurde. Die eIDAS-Verordnung schreibt vor, dass eine gültige elektronische Signatur nicht allein deshalb abgelehnt werden darf, weil sie elektronisch geleistet wurde. Das nennt sich „Grundsatz der Nichtdiskriminierung“. Eine bereits geleistete Signatur darf also nicht einfach pauschal zurückgewiesen werden.

So begegnen Sie typischer Skepsis gegenüber der E-Signatur:

Was sind konkrete Praxisbeispiele für eine ungültige digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ungültig, wenn der falsche Signatur-Standard gewählt wurde, etwa eine einfache statt einer qualifizierten Signatur bei Schriftformerfordernis. Auch nachträgliche Änderungen am Dokument oder eine Signatur durch eine unbefugte Person machen sie rechtlich unwirksam.

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Kleine Fehler können große Folgen haben. Wenn ein Dokument nicht korrekt unterzeichnet wurde, kann es im schlimmsten Fall rechtlich unwirksam sein. Damit Sie solche Risiken vermeiden, zeigen wir vier typische Beispiele, wie digitale Signaturen ungültig werden und was Sie daraus lernen können.

Ist eine eingescannte Unterschrift ohne Authentifizierung rechtsgültig?

Ein Scan einer handschriftlichen Unterschrift sieht auf den ersten Blick gültig aus und ist es mit Einschränkungen auch. Denn diese Form der Unterzeichnung entspricht einer einfachen elektronischen Signatur (EES). Sie hat im Vergleich zur FES und QES zwar eine geringere Beweiskraft vor Gericht, ist aber gerade bei normalen Kaufverträgen oder ähnlichen Dokumenten eine gute Wahl. 

Was passiert bei einem falschen Signatur-Standard bei Schriftformerfordernis?

Ein Arbeitsvertrag oder eine Kündigung muss in bestimmten Fällen die gesetzliche Schriftform einhalten. Wird stattdessen eine EES oder FES verwendet, ist die digitale Signatur ungültig. Ein Beispiel: Ein befristeter Arbeitsvertrag, der nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet wurde, entfaltet keine rechtliche Wirkung. Hier reicht keine einfache elektronische Signatur (EES). Es braucht einen rechtlich gleichwertigen Ersatz zur handschriftlichen Unterschrift.

Welche Folgen hat ein manipuliertes Dokument nach der Signatur?

Wird ein digital signiertes Dokument nachträglich verändert, verliert es seine Gültigkeit. Jede Veränderung, selbst ein einzelnes Zeichen, macht die Signatur technisch ungültig. Der Grund: Die Integrität des Dokuments ist nicht mehr gesichert. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre E-Signatur-Software eine automatische Unveränderbarkeit prüft, wie durch das Prüfprotokoll bei Skribble.

Was geschieht bei einer Signatur durch eine unbefugte Person?

Wenn eine Person ohne Berechtigung ein Dokument digital unterschreibt, etwa im Namen einer anderen Person oder Firma, ist die Signatur nicht rechtsgültig. Auch ein internes Missverständnis über Vertretungsbefugnisse kann zu rechtlich unwirksamen Vereinbarungen führen. Ohne eine verlässliche Identitätsprüfung ist der Schutz vor solchen Fehlern kaum möglich.

Wie können Sie mit Skribble rechtsgültig digital unterschreiben?

Mit der passenden E-Signatur vermeiden Sie rechtliche Unsicherheiten. Damit Sie jederzeit korrekt und gültig digital unterschreiben, bietet Skribble Ihnen freie Wahl: Sie wählen genau den Signatur-Standard, der zu Ihrem Dokument passt: einfach, sicher und in Sekunden einsatzbereit.

Mit Skribble ist jede Signatur rechtsgültig und absolut benutzerfreundlich. Die Plattform führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, egal ob am Laptop, Tablet oder Smartphone. Dabei erfüllt Skribble alle Vorgaben der eIDAS-Verordnung sowie ZertES und ist so rechtskonform in der gesamten EU und der Schweiz.

Digitale Signatur ungültig – Häufige Fragen und Antworten

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