Digitalisierungsschub: WALO signiert tausende Baudokumente elektronisch

WALO setzt auf die E-Signatur und erzielt damit seit Tag 1 ortsunabhängiges Arbeiten und mehr Effizienz. Bereits ein Jahr nach der Einführung vergrössert WALO das Signaturpaket. Heute signieren WALO Mitarbeitende jährlich mehrere tausend Dokumente und Verträge, die während des gesamten Bauprojektes anfallen. Besonders oft im Einsatz stehen die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur (EES und FES) für Offerten, Lieferantenverträge und Regierapporte. 

Wo der Schuh drückte

Im Rahmen einer Digitalisierungs-Initiative im Jahr 2020 haben ausgewählte WALO Mitarbeitende Ideen für eine digitale Customer Journey eingereicht. Dabei stach eine besonders ins Auge: Die Einführung einer elektronischen Unterschrift. Diese und weitere Ideen wurden mit Hilfe eines IT-Dienstleisters auf Potenzial und Machbarkeit geprüft und priorisiert.

Die E-Signatur überzeugte, da sie ab Tag 1 diverse Herausforderungen von WALO löste:  

• Ortsunabhängigkeit: Je nach Profitcenter – das sind Teams, die an einem Standort für einen Teilbereich wie zum Beispiel Strassenbau zuständig sind – sind ca. ein Drittel der Bauführer unterschriftsberechtigt. Da diese aber mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit nicht im Büro, sondern auf der Baustelle sind, musste eine Lösung her, die sie befähigt, Dokumente von überall aus zu unterschreiben. 
• Zeit sparen und Medienbrüche vermeiden: Ein Dokument mit drei an unterschiedlichen Orten befindenden Parteien von Hand zu unterschreiben, war für WALO ein Lauf mit vielen Hürden: Vertrag digital erstellen – ausdrucken – von Hand unterschreiben – einscannen – digital ablegen und per E-Mail verschicken. Oder: Vertrag digital erstellen – ausdrucken – von Hand unterschreiben – per Post verschicken. So oder so: der Vorgang musste 3 Mal erfolgen.
• Kosten sparen: Ein analoger Signaturprozess verursacht neben Kosten für Papier und Porto auch Koordinationsaufwand. Dann nämlich, wenn im Büro nach anwesenden unterschriftsberechtigten Personen gesucht werden muss oder diese extra ins Büro gehen müssen, um ein Dokument zu unterschreiben.

Skribble überzeugte mit bestem Preis und Schweizer Serviceanspruch

Im Vergleich zu anderen Anbietern, wie zum Beispiel DocuSign oder AdobeSign, hat Skribble alle Auswahlkriterien von WALO erfüllt. Besonders überzeugt hat Skribble mit: 

• Preis: Skribble war günstiger als andere Anbieter.  
• Schweizer Serviceanspruch: Als lokaler Ansprechpartner ist Skribble stets an WALOs Seite. Die E-Signatur-Experten von Skribble sind via Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar.
• Produktpaket: Bei anderen Anbietern ist man dazu verpflichtet, viel mehr als nur eine E-Signatur zu kaufen. So zum Beispiel eine Dokumentenablage- oder Prozesslösung. Was WALO jedoch brauchte, war ein Tool, um Verträge und andere Dokumente, die im Bauprozess anfallen, zu paraphieren. 
• Benutzerfreundlichkeit:Die E-Signatur-Plattform ist selbsterklärend und benutzerfreundlich. Jeder versteht sie – auch Mitarbeitende ohne technisches Know-how.

Wie Skribble bei WALO im Einsatz steht

Was Mitte 2020 als Idee eines Profitcenter-Leiters startete, stand bereits wenige Monate danach, im Januar 2021, im Rahmen eines Pilotprojektes im Einsatz. Ein voller Erfolg, zumal WALO per August desselben Jahres auf einen anderen Plan wechselte und die E-Signatur von Skribble für die ganze WALO-Gruppe möglich machte. 

Mit dem Leistungsausbau stehen ihnen alle E-Signatur-Standards (EES, FES und QES) zur Verfügung. Das grösste Kontingent haben sie von der EES. Eine sinnvolle Kombination, zumal die meisten Dokumente, die WALO signiert, nur geringe bis hohe Beweiskraft erfordern.

Gut zu wissen: Das Gesetz unterscheidet zwischen der qualifizierten E-Signatur (QES), der fortgeschrittenen E-Signatur (FES) und der einfachen E-Signatur (EES). Die QES ist der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt. Die FES ist rechtsgültig bei Verträgen, bei denen das Gesetz keine spezielle Form vorschreibt. Und die EES kommt zur Anwendung, wenn ein geringes Haftungsrisiko vorliegt. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Des weiteren profitiert WALO von Features wie zum Beispiel:

• Single-Sign-On (SSO): automatisches Anmelden mit dem Unternehmenskonto  
• Persönliche Beratung: persönlicher Customer Success Manager inkl. Priority Zugang zum technischen Support
• Company Branding: Branding der Signatur-Plattform mit eigenem Logo 

Tausende Dokumente werden jährlich elektronisch unterschrieben 

Stand November 2023 setzt WALO die E-Signatur von Skribble über 6’000 Mal pro Jahr ein und wird von 257 Mitarbeitenden aktiv genutzt. Eine Verdreifachung zum Vorjahr, wo WALO ca. 2’000 Mal elektronisch signiert hat. WALO verwendet überwiegend die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur (EES und FES) für diverse Dokumente und Verträge, die im Laufe eines Bauprojektes anfallen. In der Regel werden diese von mindestens zwei unterschriftsberechtigten Personen signiert. Das sind zum Beispiel:

• Offerten
• Lieferantenverträge
• Regierapporte 
• Abnahmeprotokolle 
• Werkverträge 

Die Einführung von Skribble bei WALO hat viele Vorteile mit sich gebracht:

• Mehr Effizienz – weniger Kosten: Am meisten Effizienz hat WALO bei Offerten und Verträgen mit Partnern wie zum Beispiel Lieferanten gewonnen. Alle beteiligten Partner – von Signierenden bis Beobachtern – erhalten innerhalb von Sekunden die aktuelle Dokumente-/ Vertragsversion. Signiert wird über die Skribble-Plattform in nur einem Klick. Der Effizienzgewinn spiegelt sich wiederum in den Kosten wider. Neben offensichtlichen Kosten wie für Papier oder Porto, werden auch Aufwandskosten eingespart. 
• Nie mehr Fristen versäumen: In der Baubranche ist der Zeitdruck gross – der Umgang mit Fristen gehört zum Geschäftsalltag. So zum Beispiel müssen regelmässig Regierapporte innerhalb des gleichen Tages erstellt und unterschrieben der Bauleitung, welche nicht täglich vor Ort auf der Baustelle ist, zugestellt werden. Diese hat wiederum 7 Tage Zeit, das Dokument zu signieren. Die E-Signatur von Skribble hilft, diese Deadline einzuhalten. Regierapporte und andere Dokumente können von überall aus in Sekunden signiert werden.
• Sicherheitsgewinn mit digitalem Zertifikat: Ein wichtiger Sicherheitsgewinn gegenüber Stift und Papier ist für WALO die Möglichkeit, nach dem Setzen der E-Signatur nachvollziehen zu können, ob das signierte Dokument verändert wurde. Diese Transparenz haben von Hand unterschriebene Dokumente nicht.

Gut zu wissen: Jede digitale Signatur beinhaltet ein Zertifikat. Technisch gesehen handelt es sich hierbei um eine Verknüpfung von elektronischen Daten, die auf die Identität des Unterzeichnenden und die Unverändertheit (Integrität) des signierten Dokuments rückschliessen lassen.

Über WALO

Die Walo Bertschinger AG beschäftigt rund 2’500 Mitarbeitende und ist als innovatives Totalunternehmen in sämtlichen Märkten der Baubranche tätig. Das Familienunternehmen hat sich mit seiner jahrzehntelangen Erfahrung im Bauwesen und Infrastrukturprojekten in der Schweiz und weltweit behauptet.