Das lesen Sie in diesem Artikel:

• Wie möchten Sie das PDF digital unterschreiben?
• PDF unterschreiben mit Adobe Acrobat Reader
• Digitale Unterschrift in PDF einfügen mit Online-Tools
• PDF signieren mit Microsoft und Apple
• Sicher und rechtsgültig: PDF mit digitaler Signatur erstellen

PDF-Dateien sind der gültige Standard für digitale Dokumente, deren Inhalt nicht verändert werden soll – wie beispielsweise Verträge. Möchte man einen Vertrag im PDF-Format unterschreiben, so muss nicht notwendigerweise ein Drucker ins Spiel kommen. Denn mittlerweile können Sie das PDF auch digitalsignieren. Wir zeigen verschiedene Wege auf, wie sich eine digitale Unterschrift in ein PDF einfügen lässt.

Unterschrift in PDF einfügen: So lässt sich ein PDF signieren

PDF-Dateien sind der gültige Standard für digitale Dokumente, deren Inhalt nicht verändert werden soll – wie beispielsweise Verträge. Möchte man einen Vertrag im PDF-Format unterschreiben, so muss nicht notwendigerweise ein Drucker ins Spiel kommen. Denn mittlerweile können Sie das PDF auch digital signieren. Wir zeigen verschiedene Wege auf, wie sich eine digitale Unterschrift in ein PDF einfügen lässt.  

Wie möchten Sie das PDF digital unterschreiben?

Wenn Sie ein PDF digital unterschreiben möchten, sollten Sie zuerst überlegen, welche Art der digitalen Unterschrift Sie erstellen möchten. Denn aus rechtlicher Sicht – hier spricht man von sogenannten elektronischen Signaturen – gibt es drei verschiedene Standards: 

• die einfache elektronische Signatur
• die fortgeschrittene elektronische Signatur
• die qualifizierte elektronische Signatur

Häufig möchte man nur ein Bild der gescannten Unterschrift im PDF-Dokument einfügen oder die Unterschrift in das Dokument zeichnen – das wäre dann eine sehr simple Form der einfachen elektronischen Signatur. Wie Sie dabei vorgehen, zeigen wir Ihnen im ersten Teil des Artikels.

Im letzten Teil gehen wir darauf ein, wie Sie ein PDF mit der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur unterschreiben und Ihrer Unterschrift so mehr Beweiskraft verleihen können. 

PDF unterschreiben mit Adobe Acrobat Reader

Wer eine PDF-Datei unterschreiben möchte, kann z. B. den Adobe Acrobat Reader nutzen. Hier können Sie die Unterschrift entweder zeichnen, tippen oder als Bild einfügen. 

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader, indem Sie mit rechts auf die Datei klicken und dann „Öffnen mit“ und „Adobe Acrobat DC“ auswählen.

PDF mit Adobe Reader öffnen

2. Klicken Sie in der rechten Spalte auf das Feld „Ausfüllen und unterschreiben“.

Auf Ausfüllen und unterschreiben klicken

3. Wählen Sie in der oberen Menüzeile das Feld „Selbst signieren“ und dann „Unterschrift hinzufügen“.

So fügen Sie die Unterschrift hinzu

4. Fügen Sie nun Ihre Unterschrift ein: Sie können diese entweder eintippen, zeichnen oder als Bild hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“.

Unterschrift eintippen, zeichnen oder als Bild hinzufügen

5. Platzieren Sie die elektronische Unterschrift im PDF an der gewünschten Stelle und passen Sie die Größe an.

Größe der Unterschrift anpassen

6. Speichern Sie die unterschriebene Version des PDF-Dokuments ab.

Hinweis: Wenn Sie auf diese Weise ein PDF unterschreiben, entspricht das nur einer sehr simplen Form der einfachen elektronischen Signatur. Diese ist nicht in allen Fällen rechtsgültig und hat wenig Beweiskraft. Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, benötigen Sie eine kostenpflichtige Version vom Adobe Acrobat Reader und einen Zusatzvertrag mit einer Zertifizierungsstelle. 

Bei Skribble bekommen Sie sowohl einfache, als auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur aus einer Hand – ganz ohne Zusatzvertrag. Und: Auch die einfache elektronische Signatur ist bei Skribble deutlich beweiskräftiger als nur das Bild einer Unterschrift, da sie mithilfe eines digitalen Zertifikats erstellt wird.

Digitale Unterschrift in PDF einfügen mit Online-Tools

Wer keine Software herunterladen möchte, kann die digitale Unterschrift auch online in das PDF einfügen. 

Dazu gibt es diverse Websites, wo Sie Ihre PDF-Datei zunächst hinaufladen, dann unterschreiben (via Zeichnen oder Einfügen eines Bildes) und schließlich wieder herunterladen können. Es handelt sich hier also auch um Unterschriften des Standards „einfache elektronische Signatur“.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie wirklich schnell und denkbar unkompliziert ist. Ein Nachteil ist allerdings, dass man das PDF-Dokument auf eine fremde Website hochladen muss. Gerade bei Dokumenten mit vertraulichem Inhalt sollte genau geprüft werden, ob und wie hochgeladene Dateien gespeichert werden.

Tipp: Lesen Sie in einem weiteren Blogbeitrag, wie Sie Ihre Unterschrift digitalisieren können, indem Sie ein Bild von Ihrem Schriftzug erstellen.

PDF signieren mit Microsoft und Apple

Grundsätzlich können Sie aber auch ganz einfach die mitgelieferte Software von Microsoft oder Apple nutzen, um ein PDF zu signieren. Nutzen Sie dafür entweder den Browser Microsoft Edge oder – bei Apple-Geräten – die Anwendung „Vorschau“.

Microsoft Edge auf Windows

Wenn Ihr PC oder Notebook mit Windows läuft, dann können Sie dort mit dem Programm Microsoft Edge Ihre Unterschrift in ein PDF-Dokument zeichnen.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit Microsoft Edge, indem Sie mit rechts auf die Datei klicken, über das Feld „Öffnen mit“ scrollen und dann „Microsoft Edge“ auswählen.

PDF mit Microsoft Edge öffnen

2. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zeichnen“.

Auf den menüpunkt Zeichnen klicken

3. Wählen Sie die gewünschte Farbe und Dicke des Stifts.

4. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Dokument.

5. Klicken Sie auf das Disketten-Symbol mit dem Stift, um das unterschriebene Dokument in einer separaten Datei zu speichern.

PDF speichern

Achtung: Klicken Sie nicht auf das reine Disketten-Symbol, das sich links daneben befindet. Damit wird die Original-Datei überschrieben und die nicht unterschriebene Version geht verloren.

„Vorschau“ auf dem MacBook

Wenn Sie ein MacBook besitzen, dann gibt es zwei sehr einfache Möglichkeiten, um das PDF digital zu signieren. 

Möglichkeit A – Zeichnen mit Trackpad

1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit der Anwendung „Vorschau“.

PDF mit Klick auf Vorschau bei einem MacBook öffnen

2. Klicken Sie auf „Werkzeugleiste einblenden“ (das Feld mit der Stiftspitze darauf).

Blenden Sie die Werkzeugleiste ein

3. Klicken Sie nun auf „Unterschreiben“ (das Feld mit dem Schriftzug darauf) und anschließend auf „Unterschrift erstellen“.

So können Sie eine Unterschrift erstellen

4. Wählen Sie nun die Option „Trackpad“.

Auch Trackpad klicken

5. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger auf das Trackpad. Drücken Sie anschließend eine beliebige Taste und danach „Fertig“.

6. Klicken Sie nun wieder auf „Unterschreiben“: Nun sehen Sie Ihren Schriftzug.

Nun können Sie mit dem Trackpad Ihren Schriftzug zeichnen

7. Klicken Sie auf Ihren Schriftzug, um ihn einzufügen.

8. Verschieben Sie den Schriftzug an die gewünschte Stelle und passen Sie die Größe an.

Möglichkeit B – Unterschrift erfassen mit Kamera

Folgen Sie den Schritten 1-3 wie oben beschrieben.

4. Wählen Sie nun die Option „Kamera“.

5. Unterschreiben Sie auf einem weißen Blatt Papier und halten Sie es anschließend in die Kamera. Warten Sie, bis die Unterschrift angezeigt wird, und klicken Sie danach auf „Fertig“.

6. Klicken Sie nun wieder auf „Unterschreiben“: Nun sehen Sie Ihren Schriftzug.

7. Klicken Sie auf Ihren Schriftzug, um ihn einzufügen.

8. Verschieben Sie den Schriftzug an die gewünschte Stelle und passen Sie die Größe an.

Sicher und rechtsgültig: PDF mit digitaler Signatur erstellen

Nun haben wir verschiedene Wege besprochen, wie Sie ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen können oder auch die Unterschrift einzeichnen können. Das entspricht rechtlich dem E-Signatur-Standard der einfachen E- Signatur (EES) mit geringer Beweiskraft, da diese Form der EES über kein digitales Zertifikat verfügt.

Einfache E-Signatur nicht immer ausreichend

Für heikle Dokumente, etwa einen Versicherungsvertrag, bedarf es einer elektronischen Signatur, die mindestens hohe Beweiskraft hat – also in einem Gerichtsprozess als Beweis gelten könnte. In diesem Fall sollten Sie eine fortgeschrittene (FES) oder qualifizierte E-Signatur (QES) erstellen. Hier kommt ein sogenanntes digitales Zertifikat zum Einsatz, womit die Echtheit der Unterschrift gewährleistet wird.

Gut zu wissen: Bei Skribble kommt sogar bei der einfachen elektronischen Signatur (EES) ein digitales Zertifikat zum Einsatz (was rechtlich gar nicht vorgeschrieben) ist. Deshalb ist auch unsere EES deutlich beweiskräftiger als das reine Bild der Unterschrift.

Mit Skribble ist das digitale Unterschreiben ganz einfach – wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Anmeldung und einmalige Identifikation

Zunächst erstellen Sie bei Skribble ein Konto und geben die erforderlichen Angaben ein. Für die EES reicht eine E-Mail-Adresse, für die FES braucht es die Bestätigung auf einem Mobiltelefon. Für die QES ist eine einmalige Identifikation erforderlich – zum Beispiel via Video Call . Falls Sie jemand via Skribble zum Signieren einlädt, geht das Signieren sogar ganz ohne Konto.  

PDF signieren mit Skribble

Nun können Sie gleich loslegen und Ihre PDFs mit Skribble unterschreiben:

1. PDF-Dokument hochladen

2. E-Signatur-Standard wählen (EES, FES oder QES) 

3. Visuelle Signatur im Dokument platzieren

4. Auf „Signieren“ klicken

5. Unterschriebenes Dokument herunterladen

PDF elektronisch unterschreiben: FAQs

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