Skribble
14. November 2023
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) ist die höchste Stufe der drei E-Signatur-Standards – und damit die sicherste Form des digitalen Unterschreibens. In diesem Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Informationen rund um die QES: Worum handelt es sich genau? Wann brauche ich die QES und wie lässt sie sich erstellen?
Das Wichtigste in Kürze
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine spezielle Form der digitalen Unterschrift und kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen.
- Entscheidend für die Sicherheit der QES ist nicht das Schriftbild, sondern eine Datenverknüpfung im Hintergrund.
- Um eine QES zu erstellen, benötigen Sie den Service von einem E-Signatur-Anbieter, der die technische Infrastruktur bereitstellt.
- Die QES ist auf fast allen Dokumenten rechtsgültig: sowohl auf formfreien Dokumenten als auch auf solchen, für die die Schriftlichkeit vorgeschrieben ist.
- Die QES hat maximale Beweiskraft im Fall eines Gerichtsprozesses.
- Eine QES ist immer dann erforderlich, wenn für ein Dokument die Schriftform gilt oder wenn ein Dokument mit hohen Haftungsrisiken verbunden ist.
Definition: Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) handelt es sich um eine bestimmte Form der elektronischen Signatur. Denn das Gesetz unterscheidet bei der elektronischen Signatur drei verschiedene Standards:
- die einfache elektronische Signatur (EES),
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die QES ist der höchstverfügbare E-Signatur-Standard (Quelle: Skribble)
Die QES stellt dabei die höchste Stufe dar und kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen. Die rechtliche Wirkung und die genauen Anforderungen für die QES sind in der eIDAS-Verordnung (für die EU) bzw. im ZertES (für die Schweiz) geregelt.
Die eIDAS-Verordnung ist 2016 in Kraft getreten und bietet einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für das elektronische Unterschreiben. Eine wichtige Neuerung war, dass man seit eIDAS für das elektronische Signieren mit QES keine spezielle Hardware (z. B. Signaturkarte) mehr braucht. Es reicht ein Smartphone oder PC mit Internetverbindung.
Einen guten Vergleich der drei E-Signatur-Standards bietet Ihnen unsere Übersichtsseite. Zu den E-Signatur-Standards.
Wie sieht eine qualifizierte elektronische Signatur aus?
Am reinen Aussehen können Sie eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erkennen. Entscheidend ist nämlich eine Datenverknüpfung im Hintergrund, die mit bloßem Auge nicht zu sehen ist.
Meist wird zwar im PDF-Dokument ein Bild der handschriftlichen Unterschrift eingefügt, die sogenannte visuelle Signatur. Das Bild hat aber nichts damit zu tun, ob es sich nun um eine gültige qualifizierte elektronische Signatur handelt oder nicht.
Die visuelle Signatur bei Skribble können Sie individuell anpassen, das Aussehen spielt aber keine Rolle bei der Gültigkeit (Quelle: Skribble)
Wenn Sie das überprüfen möchten, können Sie einen QES-Validator nutzen. Dort laden Sie das PDF hoch und das Tool sagt Ihnen anschließend, ob die QES gültig ist.
Sie möchten das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur gleich ausprobieren?
Wie kann ich eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen?
Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gibt es genaue rechtliche und technische Vorgaben.
Um sie zu erstellen, braucht es:
- ein digitales Zertifikat und
- eine elektronische Signaturerstellungseinheit.
Beide müssen den rechtlichen Anforderungen für qualifizierte elektronische Signaturen entsprechen. Das klingt kompliziert? Keine Sorge, mit einem Anbieter für E-Signaturen wie Skribble ist das Signieren mit QES ganz einfach. Wir stellen Ihnen alles, was Sie brauchen, über unsere Plattform zur Verfügung.
Gut zu wissen: Sie benötigen keine spezielle Hardware (etwa Signaturkarte oder Kartenlesegerät). Mit Skribble signieren Sie bequem mit Smartphone, Tablet oder PC. Die Signaturerstellungseinheit befindet sich an einem anderen Ort.
Sie müssen sich lediglich einmalig identifizieren, um das digitale Zertifikat mit Ihrer persönlichen Identität zu verknüpfen. Das können Sie gleich bei Skribble machen, z. B. mit Video-Call oder Online-Banking (alle Identifikationsmöglichkeiten für die QES). Anschließend erstellen Sie die QES mit wenigen Klicks.
Wie das geht, sehen Sie im Video:
Rechtssicherheit der QES
Die qualifizierte elektronische Signatur ist in ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Unterschrift auf Papier gleichgestellt (gilt sowohl für die EU als auch die Schweiz). Das bedeutet:
- Sie besitzt maximale Beweiskraft vor Gericht: Sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen, dann ist die qualifizierte elektronische Signatur ein gleich starkes Beweismittel wie eine handschriftliche Signatur. Genau genommen ist die qualifizierte elektronische Signatur sogar noch sicherer, da sich ihre Echtheit leichter nachweisen lässt als die Echtheit einer handschriftlichen Unterschrift.
- Darüber hinaus ist sie auf fast allen Dokumenten rechtsgültig: sowohl auf formfreien Dokumenten als auch auf jenen Dokumenten, die per Gesetz die Schriftlichkeit verlangen. Dazu gehören z. B. der Leiharbeitsvertrag und der Konsumkreditvertrag.
Ausnahmen: In einigen wenigen Fällen können Sie die qualifizierte elektronische Signatur nicht einsetzen. Denn es gibt vereinzelte Dokumente, die laut Gesetzgeber explizit von Hand unterzeichnet oder notariell beurkundet werden müssen: z. B. das Testament oder die Bürgschaft.
Das Gesetz erachtet die QES als genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift (Quelle: Skribble)
Qualifizierte vs. fortgeschrittene elektronische Signatur
Was genau ist nun der Unterschied zwischen der qualifizierten und der fortgeschrittenen elektronischen Signatur? Für Unterzeichnende ist vor allem Folgendes relevant:
- Die qualifizierte elektronische Signatur gilt als der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt, die fortgeschrittene jedoch nicht.
- Die qualifizierte elektronische Signatur verfügt über deutlich mehr Beweiskraft im Falle einer juristischen Auseinandersetzung.
- Für die qualifizierte elektronische Signatur gelten aus rechtlicher Sicht strengere Vorgaben hinsichtlich der Identifikation – eine Identitätsprüfung mit amtlichem Ausweis oder die Bestätigung via E-Banking ist Voraussetzung.
Wann ist eine QES erforderlich?
Grundsätzlich können Sie mit der qualifizierten elektronischen Signatur nahezu alle Verträge digital unterschreiben, die Sie sonst per Hand signieren würden. Für manche Verträge – etwa einen Kaufvertrag oder eine Bestellung – reicht aber auch ein niedrigerer E-Signatur-Standard (also die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur).
Erforderlich ist die qualifizierte elektronische Signatur immer dann, wenn Sie auf digitalem Weg ein Dokument unterschreiben, für das die Schriftlichkeit gilt.
In der Schweiz sind das beispielsweise:
- Leiharbeitsverträge
- Konsumkreditverträge
- nachvertragliche Wettbewerbsverbote
Die qualifizierte elektronische Signatur ist außerdem empfehlenswert, wenn es um Verträge mit hohem geschäftlichen Risiko geht. Zum Beispiel:
- Audit-Reports
- Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen mit hohem Auftragsvolumen
Tipp: Selbstverständlich darf die QES aus Risikoabwägungen auch für jeden anderen Vertrag verwendet werden, für dessen Zeichnung man sich maximal absichern will. Unternehmen in einem stark reglementierten Umfeld können die QES aus Compliance-Sicht als Standard wählen.
QES, FES oder EES: Welche digitale Unterschrift brauche ich?
Bei der Entscheidung, ob sich EES, FES oder QES für Ihr zu unterzeichnendes Dokument eignen, sind folgende Fragen relevant:
- Gesetzliche Formvorschrift: Muss das betreffende Dokument die Schriftlichkeit haben? Dann müssen Sie die QES nutzen.
- Haftungsrisiko: Welche (finanziellen) Folgen hätte es, wenn der Inhalt des Dokuments angefochten wird? Wie hoch ist das Risiko dafür?
Die folgende Grafik zeigt Ihnen den Entscheidungsprozess:
So wählen Sie den richtigen Signaturstandard: EES, FES oder QES (Quelle: Skribble)
Die letztendliche Wahl des E-Signatur-Standards sollten Sie aber immer mit juristischer Beratung treffen.
Interessant zu wissen: Bei Skribble werden alle 3 E-Signatur-Standards gleichermaßen genutzt. Es gibt also kein Besser oder Schlechter – es kommt immer auf den Anwendungsfall an.
Die Kunden von Skribble nutzen alle E-Signatur-Standards ungefähr gleich häufig (Quelle: Skribble)
Einsatzgebiete der qualifizierten elektronischen Unterschrift
Die QES kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen – das macht sie im Unternehmenskontext besonders interessant. Denn damit lassen sich unter anderem Reise-, Papier- und Personalkosten einsparen.
Durch ihre hohe Beweiskraft und Sicherheit eignet sich die QES besonders für Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen – zum Beispiel:
Vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zur HR-Abteilung: Die qualifizierte elektronische Signatur vereinfacht Arbeitsprozesse in allen Unternehmensbereichen.
Und: In den letzten Jahren ist die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur in Deutschland viel einfacher geworden. Sie benötigen weder eine Smartcard noch sonstige Hardware und können sich ganz bequem online identifizieren. Aus diesem Grund greifen mehr und mehr Unternehmen auf die QES zurück.
QES erstellen bei Skribble – einem Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturen
Die genaue Vorgehensweise variiert natürlich, je nachdem, welchen QES-Anbieter Sie ausgewählt haben. Bei Skribble läuft es beispielsweise so ab:
1. Konto erstellen: Im ersten Schritt registrieren Sie sich bei Skribble und erstellen ein Konto.
2. Identität prüfen: Im zweiten Schritt müssen Sie sich identifizieren, damit sich die Signatur später eindeutig zu Ihrer Person zuordnen lässt. Sie können dies z. B. bequem per Video-Call oder persönlich vor Ort durchführen. Mit dieser einmaligen Identifikation lässt sich die QES freischalten und gilt dann für alle weiteren Signaturvorgänge.
3. Dokument hochladen: Sobald die Identitätsprüfung erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie das zu unterzeichnende Dokument auf unsere E-Signing-Plattform hochladen. Alternativ können Sie Skribble auch mittels API-Schnittstelle in Ihre Systeme (z. B. Microsoft OneDrive) einbinden und dann direkt aus Ihrer IT-Umgebung heraus signieren.
4. Visuelle Signatur platzieren: Wenn Sie möchten, können Sie noch ein Bild oder einen Scan Ihrer handschriftlichen Unterschrift – die sogenannte visuelle Signatur – hinzufügen, um das gewohnte Look-and-Feel einer handschriftlichen Unterschrift zu erhalten.
5. Signierende definieren und einladen: Wählen Sie, wer das Dokument signiert: Sie allein, andere Personen oder Sie gemeinsam mit anderen? Geben Sie die E-Mail-Adresse aller Signierenden ein, um eine Signatur-Einladung zu verschicken.
6. Signieren auf Knopfdruck: Falls Sie selber unterschreiben, fehlen jetzt nur noch ein paar Klicks. Klicken Sie auf „Jetzt signieren“ und bestätigen Sie die Signatur mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung, beispielsweise indem Sie einen SMS-Code auf Ihr Smartphone gesendet bekommen und diesen auf Skribble eingeben. Falls weiter Personen signieren müssen, werden Sie über E-Mail über den Stand der Signaturen informiert.
7. PDF downloaden: Sobald alle Signierenden erfolgreich signiert haben, ist der Vorgang abgeschlossen. Sie können nun das mit allen erforderlichen QES-Signaturen versehene Dokument herunterladen.
Probieren Sie das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur gleich selbst aus! Skribble bietet Ihnen eine kostenlose Testphase.
Anforderungen an die QES im Detail
Damit eine elektronische Signatur als qualifizierte elektronische Signatur gelten kann, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Diese sind in der eIDAS-Verordnung (für die EU) bzw. dem ZertES (für die Schweiz) festgeschrieben.
Einzuhalten sind zum einen jene Vorschriften, die bereits für den mittleren E-Signatur-Standard – die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) – gelten. Zum anderen legt das Gesetz für die qualifizierte elektronische Signatur weitere Kriterien fest.
Die QES erfordert einige Bedingungen
1. Vorschriften, die bereits für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten
Voraussetzung für eine QES ist zunächst, dass die Anforderungen für die FES erfüllt werden. Für eine solche Signatur muss deshalb gelten:
a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
d) Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.“ (eIDAS-Verordnung, Abschnitt 4, Artikel 25)
Um diese Bedingungen zu erfüllen, kommt bei FES und QES zumeist das Verschlüsselungsverfahren der digitalen Signatur zum Einsatz. Dieses Verfahren basiert auf einer Public-Key-Infrastructur – und ermöglicht es, sowohl den Urheber der Signatur als auch die nachträgliche Veränderung des Dokuments zweifelsfrei zu prüfen.
2. Zusätzliche Vorschriften für die qualifizierte elektronische Signatur
Darüber hinaus gelten für die Signatur mit QES weitere Vorschriften: Man benötigt dafür z. B. ein „qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen“ von einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle („Trust Service Provider“). Die Signatur selbst muss mit einer „qualifizierten Signaturerstellungseinheit“ erstellt werden und eine Reihe technischer Anforderungen erfüllen.
Das bedeutet: Wenn Sie eine QES erstellen möchten, benötigen Sie die Dienste eines Anbieters für E-Signaturen, der Ihnen die nötige technische Infrastruktur zur Verfügung stellt.
Gut zu wissen: Als Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet Skribble ausschließlich mit staatlich anerkannten Zertifizierungsstellen zusammen. Bei uns erhalten Unterzeichnende auf einfachem Weg eine qualifizierte elektronische Signatur, die alle Anforderungen erfüllt. Und das wahlweise nach EU- oder Schweizer Recht.
Qualifizierte elektronische Signatur: Beispiel aus der Praxis
Das KinderRechteForum (KRF), eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Köln, nutzt die qualifizierte elektronische Signatur von Skribble, um Verträge mit internationalen Partnern, Geldgebern und Mitarbeitenden abzuschließen.
Gerade bei internationalen Projekten bedeutet dies eine große Erleichterung: Mussten die Verträge vorher mühsam hin- und hergeschickt werden, geht das Unterzeichnen jetzt einfach per Klick. In wenigen Minuten kann das PDF des signierten Dokuments heruntergeladen werden. Auch die Identifikation von neuen Unterzeichnenden – die für die QES ja notwendig ist – lässt sich über Skribble einfach per Video-Call abwickeln.
Geschäftsführer (KRF) Üwen Ergün im Interview mit SkribbleWir schicken Externen eine kurze Anleitung per E-Mail und erklären, wie sie vorgehen und sich identifizieren müssen, damit sie nicht völlig überrascht sind. Das hat bisher meist tadellos geklappt und das Feedback ist sehr positiv. Zum Glück ist Skribble so intuitiv, dass wir wenig Rückfragen haben.
Durch die Digitalisierung der Unterschriftsprozesse konnte das KinderRechteForum zeitliche sowie finanzielle Ressourcen einsparen – die wiederum neuen gemeinnützigen Projekten zugutekommen. Zum ganzen Interview mit dem KinderRechteForum.
Lernen Sie, wie Sie die QES am besten einsetzen: Das Webinar mit der Baloise Bank
Häufige Fragen
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist zum einen dann notwendig, wenn Sie elektronisch unterzeichnen möchten, aber das Gesetz für den Vertrag die Schriftlichkeit vorschreibt. In diesem Fall ist die qualifizierte elektronische Signatur die einzige rechtsgültige elektronische Signatur. Zum anderen ist es ratsam, auch bei risikobehafteten geschäftlichen Verträgen (z. B. hohe Haftungssummen) auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückzugreifen.
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