Arbeitsvertrag digital unterschreiben: gültig oder nicht?

Stapelweise Arbeitsverträge per Hand zu unterzeichnen – in den meisten Personalbüros gibt es beliebtere Aufgaben. Mit einer digitalen Unterschrift wäre dies in einem Klick erledigt. Doch wie sieht hier die Rechtslage in Deutschland aus: Darf man den Arbeitsvertrag digital unterschreiben? Welche Folgen hätte eine formal falsche Unterschrift – und worauf müssen Unternehmen achten?

Das Wichtigste in Kürze: digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag

Im folgenden Beitrag erklären wir detailliert, wie die aktuelle Rechtslage in Deutschland aussieht, inklusive der Spezialfälle und Unklarheiten. Zuvor aber eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

• Ja, die digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag ist rechtsgültig, denn das deutsche Gesetz sieht für den Arbeitsvertrag die Formfreiheit vor.
• Ein Spezialfall sind befristete Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge, denn hier ist die Schriftform vorgeschrieben, aber die elektronische Form nicht ausgeschlossen. Das heißt, von den digitalen Unterschriften gilt nur die qualifizierte elektronische Signatur.
• Zu beachten ist weiterhin, dass das Nachweisgesetz Anfang 2024 reformiert wurde: Der Nachweispflicht müssen Arbeitgebende künftig nicht mehr in Schriftform nachkommen und sich diese händisch unterschreiben lassen. In Zukunft kann es ausreichen, die Rahmenbedingungen eines Arbeitsvertrags in digitaler Form zu kommunizieren.

Darf man den Arbeitsvertrag digital unterschreiben?

Hintergrundwissen: die Arten der digitalen Unterschrift

Eine digitale Unterschrift ist eine Methode, um auf digitalem Weg sein Einverständnis kundzutun. Allerdings gibt es bei digitalen Unterschriften gravierende Unterschiede, manche lassen sich einfach kopieren, andere sind absolut fälschungssicher. Aus rechtlicher Sicht sind vor allem die drei E-Signatur-Standards relevant:

• Einfache Elektronische Signatur (EES): der niedrigste Signatur-Standard, kaum Anforderungen (kann zum Beispiel durch Einscannen der handschriftlichen Unterschrift erstellt werden), wenig Beweiskraft vor Gericht.
• Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): der mittlere Signatur-Standard, erstellt mittels elektronischem Verschlüsselungsverfahren, hohe Beweiskraft vor Gericht.
• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): der höchste Signatur-Standard, hohe Anforderungen (Verschlüsselungsverfahren, Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen), maximale Beweiskraft vor Gericht, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Grundsätzlich gilt: Der Gesetzgeber kann eine bestimmte Form für einen Vertrag vorgeben (zum Beispiel Schriftform) oder eben keine Form vorgeben (Formfreiheit). Die formfreien Verträge sind mit allen elektronischen Signaturen gültig, sofern das Gesetz die elektronische Form nicht explizit ausschließt. Wenn Sie jedoch einen Vertrag digital unterschreiben möchten, der die Schriftform verlangt, dann können Sie dies nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur machen.

Arbeitsvertrag: elektronische Unterschrift möglich

Ist nun ein Arbeitsvertrag mit digitaler Unterschrift gültig? Ja, und zwar egal, um welche Art der digitalen Unterschrift es sich handelt. Denn für den Arbeitsvertrag gilt in Deutschland der eben erwähnte Grundsatz der Formfreiheit: Wie die beiden Vertragsparteien ihr Einverständnis kundtun, bleibt ihnen überlassen. Das kann mündlich, mit handschriftlicher Unterschrift sowie mit einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur geschehen.

Zu berücksichtigen: Die Nachweispflicht laut NachwG

Arbeitgeber sollten sich weiterhin bewusst sein, dass sie laut Nachweisgesetz der Nachweispflicht unterliegen. Das bedeutet, dem Mitarbeitenden müssen wesentliche Vertragsbedingungen wie Arbeitsort, Tätigkeit, oder Kündigungsfrist zur Unterschrift vorgelegt werden.

Fristen und Formen der Nachweispflicht

Dies muss – je nach Art der Information – am ersten Arbeitstag (zum Beispiel Arbeitsentgelt, Arbeitszeit), nach sieben Tagen (zum Beispiel Arbeitsort) oder spätestens einem Monat (zum Beispiel Urlaubsdauer) geschehen. Die Nachweispflicht entfällt, wenn es bereits einen Arbeitsvertrag gab, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen festgehalten wurden.

Als Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV hat der Gesetzgeber weiterhin beschlossen, dass für den Nachweis über die Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) ausreichend ist. Das bedeutet, Arbeitgebende kommen der Nachweispflicht nach, wenn Arbeitnehmende digital unterzeichnen oder den Empfang gegenüber dem Arbeitgeber in anderer Form bestätigen. Die einzige Bedingung ist, dass den Mitarbeitenden alle Dokumente dauerhaft zugänglich gemacht werden.

Spezialfall 1: Befristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Wie oben erwähnt, gilt für den Arbeitsvertrag an sich die Formfreiheit: Er ist mit jeder Art der digitalen Unterschrift rechtsgültig. Eine Ausnahme bildet jedoch die Vereinbarung einer Befristung.

Befristeter Arbeitsvertrag mit EES und FES ungültig

Möchten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben (lassen) – dann ist Vorsicht geboten. Denn nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz ist hier die Schriftform notwendig. (§ 14, TzBfG). Als Ersatz für die Schriftform kann aber allenfalls die qualifizierte elektronische Signatur dienen. Das bedeutet konkret:

Eine Unterschrift mit einfacher oder fortgeschrittener elektronischer Signatur ist für einen befristeten Arbeitsvertrag nicht gültig.

Einsatz von QES sollte möglich sein

Der höchste Signatur-Standard – die qualifizierte elektronische Signatur – sollte jedoch auch bei Befristungen infrage kommen. Denn diese kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen (§ 126a BGB). Zudem schreibt das Teilzeit- und Befristungsgesetz zwar die Schriftform vor, die elektronische Form wird jedoch nicht explizit untersagt.

Rechtlich ganz eindeutig ist diese Sache jedoch (noch) nicht. Denn die Normen sind bislang nicht an den aktuellen Stand der Digitalisierung angepasst und die oben genannte Auslegung wurde in der Praxis bis dato nur vom Arbeitsgericht Berlin bestätigt (Urt. v. 28.09.2021, Az. 36 Ca 15296/20). Klarheit könnte ein höchstrichterlicher Beschluss bringen.

Folgen bei falscher Form: Eine formal falsche Unterschrift macht die Befristung – jedoch nicht den Arbeitsvertrag an sich – unwirksam. Die Folgen können für Arbeitgeber also gravierend sein, da somit ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht und die entsprechenden Kündigungsregeln gelten.

Befristete Arbeitsverträge am Beispiel des Falls Gorillas

Mit den Konsequenzen einer unpassenden digitalen Unterschrift musste sich etwa der Start-up-Lieferdienst Gorillas auseinandersetzen. Im September 2021 verklagten zwölf Beschäftigte das Unternehmen – mit dem Ziel, dass ihre befristeten Arbeitsverträge in unbefristete umgewandelt werden sollten. Sie bekamen Recht.

Die richterliche Begründung: Die Verträge seien digital unterschrieben worden, allerdings nicht nach dem Signatur-Standard der qualifizierten elektronischen Signatur.

Im Dezember 2021 fiel daher die Entscheidung, dass die Befristungen unwirksam seien, da sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprächen. Die befristeten Arbeitsverträge mussten in unbefristete Arbeitsverträge umgewandelt werden.

Folge für die Praxis: Da anders als noch 2023 zur Erbringung der Nachweispflicht die E-Signatur nicht mehr explizit ausgeschlossen ist, können Arbeitsverträge vollständig digital unterschrieben werden. Elektronische Unterschriften gelten als gültig sowohl für den Abschluss eines Arbeitsvertrages als auch für seinen Nachweis.

Spezialfall 2: Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Enthält der Arbeitsvertrag ein „nachvertragliches Wettbewerbsverbot“, dann gilt im Prinzip Ähnliches wie beim befristeten Arbeitsvertrag. Auch in diesem Fall schreibt das Gesetz die Schriftform vor (§ 74 HGB).

Das bedeutet: Möchten Sie einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, der ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot enthält, dann ist die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur nicht rechtsgültig. Ein solcherart unterschriebenes Wettbewerbsverbot wäre also unwirksam. Ob die qualifizierte elektronische Signatur gültig ist, ist rechtlich noch nicht eindeutig geklärt.

Spezialfall 3: Arbeitnehmerüberlassungsverträge (Leiharbeitsverträge)

Und auch bei Leiharbeitsverträgen (sogenannte Arbeitnehmerüberlassungsverträgen) können Sie nicht uneingeschränkt alle elektronischen Unterschriften verwenden. Mit dem „Arbeitnehmerüberlassungsvertrag" ist hier jener Vertrag gemeint, den Entleiher und Verleiher miteinander schließen. Nicht der Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer innerhalb der Verleihfirma.

Die Bedingungen für einen solchen Vertrag sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) geregelt. Dort steht, dass „der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher” der Schriftform bedarf(§ 12 AÜG). Das bedeutet, dass Sie diesen per Hand oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen müssen.

Prinzipiell ist der Vertrag so aufzubewahren, wie er unterzeichnet wurde. Das heißt:

• Einen Arbeitsvertrag mit digitaler Unterschrift müssen Sie immer auch in elektronischer Form abspeichern. Denn die Gültigkeit der E-Signatur entsteht durch das digitale Zertifikat im Hintergrund, welches durch das Ausdrucken verloren geht.
• Einen Arbeitsvertrag mit handschriftlicher Unterschrift auf Papier sollten Sie immer auch in Papierform aufbewahren, da hier die Beweiskraft mit dem Einscannen verloren geht. Jene Verträge, welche die Schriftform erfordern (etwa Befristung), müssen bei handschriftlicher Unterschrift unbedingt im Papieroriginal aufbewahrt werden, da sie sonst die Gültigkeit verlieren.

Hier zeigt sich einer der große Vorteile von E-Signaturen: Sie sind ein weiterer Schritt hin zu einer vollständig digitalen Personalakte und einem papierlosen Büro.

Weitere Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis

Papierlos signieren auf Knopfdruck: Der HR-Alltag lässt sich dank elektronischer Unterschrift entscheidend vereinfachen. Denn mit der E-Signatur können zahlreiche Dokumente aus dem HR-Umfeld unterzeichnet werden– beispielsweise:

• Urlaubsanträge
• Bonusvereinbarungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Versetzungsschreiben
• Elternzeitanträge

Es existieren nur einige wenige Dokumente, bei denen der deutsche Gesetzgeber die elektronische Form explizit ausschließt. Um keinerlei juristische Risiken einzugehen, ist es jedoch wichtig, diese zu kennen. Im Kontext des Arbeitsverhältnisses müssen insbesondere folgende Dokumente handschriftlich unterschrieben werden:

• Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)
• Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, § 109 GewO)

Arbeitsvertrag digital unterschreiben – für schnelles Onboarding

Verträge handschriftlich unterschreiben und per Post hin- und herschicken: Diese Vorgehensweise ist einfach nicht mehr zeitgemäß. Denn die Digitalisierung – im Mittelstand wie auch in Großkonzernen – schreitet unaufhaltsam voran. Höchste Zeit also, auch Unterschriften im HR-Bereich digital abzuwickeln.

In der Praxis kann dies zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

• Sie schicken den Arbeitsvertrag per E-Mail an den Wunschkandidaten für eine wichtige Position. Dieser kann den Arbeitsvertrag digital unterschreiben – noch bevor die Konkurrenz ihm ein Angebot macht.
• Der neue Mitarbeitende erhält alle wichtigen Dokumente digital. So geht das Onboarding effizient und reibungslos über die Bühne.
• Zeichnungsberechtigte müssen nicht zwischen verschiedenen Standorten hin- und herfahren und sparen überflüssige Dienstreisen.

Die wichtigsten Vorteile der E-Signatur im Personalwesen haben wir hier noch einmal zusammengefasst:

Überblick behalten

Verfolgen Sie den Status der Signaturen in Echtzeit. Bei erfolgreicher Signatur werden Sie benachrichtigt.

Ein Klick reicht

Unterzeichnen Sie einen ganzen Stapel Verträge mit nur einem Knopfdruck.

Rasche Abwicklung

Vermeiden Sie Postweg und Dienstreisen und schließen Sie Prozesse schnell ab.

FAQs: Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben

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