Elektronische Signatur bei der Ausschreibung: Wie Sie Angebote rechtsgültig und digital einreichen

Sie möchten ein Angebot bei einer Ausschreibung einreichen und fragen sich, wie Sie es korrekt unterschreiben. Vielleicht steht in den Unterlagen etwas von Textform, elektronischer Form oder Schriftform. Was davon gilt, ist oft nicht sofort klar. Doch genau diese Entscheidung ist ausschlaggebend für die Gültigkeit Ihres Angebots.

Elektronische Signatur bei Ausschreibungen – Das Wichtigste in Kürze

• Bei öffentlichen Ausschreibungen ist oft eine elektronische Signatur nötig. In vielen Fällen reicht dafür die Textform mit einer einfachen elektronischen Signatur aus.
• Steht in den Unterlagen einer Ausschreibung „Schriftform“, ist eine QES erforderlich. Diese qualifizierte elektronische Signatur können Sie mit Skribble rechtsgültig erstellen.
• Die E-Vergabe ist bei EU-weiten Ausschreibungen Pflicht. Angebote müssen digital eingereicht und elektronisch signiert werden, meist im PDF-Format.
• Skribble bietet alle gesetzlich anerkannten Signatur-Standards in einem Tool. Damit können Sie Ausschreibungsunterlagen korrekt unterzeichnen und sofort übermitteln.

Was ist eine öffentliche Ausschreibung und wer muss sie durchführen?

Öffentliche Ausschreibungen können zum Beispiel Bauaufträge, Dienstleistungen oder Lieferungen betreffen, etwa bei Schulrenovierungen, Software für Behörden oder medizinische Geräte für Krankenhäuser. Öffentliche Stellen müssen prüfen, wer das beste Angebot macht. Dabei gibt es klare Regeln.

Wer muss öffentlich ausschreiben?

Zur Ausschreibung verpflichtet sind unter anderem:

• Bund, Länder und Kommunen, z. B. Stadtverwaltungen oder Ministerien
• Öffentliche Institutionen, z. B. Schulen, Hochschulen, Kliniken oder Krankenkassen
• Betriebe in Staatsnähe, etwa Energieversorger oder Verkehrsbetriebe, wenn sie staatlich kontrolliert werden

Auch privatrechtlich organisierte Einrichtungen können ausschreibungspflichtig sein, zum Beispiel Stiftungen oder Verbände, wenn sie hauptsächlich vom Staat finanziert oder beaufsichtigt werden.

Was bedeutet elektronische Vergabe und warum ist sie verpflichtend?

Die elektronische Vergabe, kurz „e-Vergabe“, beschreibt den Ablauf öffentlicher Ausschreibungen im Internet. Sie ist seit 2016 verpflichtend für alle staatlichen Vergabeverfahren in Deutschland und in der EU. Von der Bekanntmachung bis zur Angebotsabgabe läuft der gesamte Prozess digital ab.

Das Ziel: weniger Papier, weniger Aufwand, mehr Transparenz.

Was schreibt das Gesetz für elektronische Vergaben vor?

Die Pflicht zur e-Vergabe ergibt sich aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Vergabeverordnung (VgV). Für alle Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Angebote elektronisch eingereicht werden. Auch bei vielen Unterschwellenvergaben ist das mittlerweile der Regelfall.

Statt Briefumschlag und handschriftlicher Unterschrift werden Angebote heute auf digitalen Plattformen eingereicht, meist im PDF-Format. Das spart Zeit und schützt vor Manipulation. Damit ein Angebot gültig ist, muss es in der geforderten Form signiert werden.

In der Regel genügt die sogenannte Textform. In manchen Fällen, etwa bei vertraulichen Inhalten, kann die Vergabestelle aber auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verlangen.

Warum ist die Signatur bei E-Vergaben so wichtig?

Die elektronische Signatur stellt sicher, dass das Angebot:

• von einer berechtigten Person stammt
• nicht nachträglich verändert wurde
• juristisch nachvollziehbar dokumentiert ist

Wir bieten Ihnen alle drei gesetzlich zugelassenen Signatur-Standards direkt über Ihren Browser. So reichen Sie Ihre Unterlagen schnell, sicher und europaweit rechtsgültig ein.

Welchen Signatur-Standard brauche ich für öffentliche Ausschreibungen?

Bei öffentlichen Ausschreibungen müssen Angebote in der vorgeschriebenen Form eingereicht werden. Zu beachten ist, ob in den Vergabeunterlagen die Textform oder die Schriftform verlangt wird.

• Die Textform nach § 126b BGB lässt sich mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) erfüllen.
• Die Schriftform nach § 126 BGB verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Was bedeutet Textform bei öffentlichen Ausschreibungen?

Die Textform ist die häufigste Formvorgabe bei Ausschreibungen. Sie verlangt keine handschriftliche Unterschrift und keine qualifizierte elektronische Signatur. Es genügt, dass das Dokument:

• in lesbarer Form vorliegt (z. B. PDF)
• den Namen der erklärenden Person enthält
• dauerhaft gespeichert werden kann

Eine einfache elektronische Signatur (EES) mit Skribble erfüllt diese Vorgaben vollständig. Sie ersetzt die Unterschrift und macht das Angebot rechtsgültig.

Was bedeutet Schriftform bei öffentlichen Ausschreibungen?

Die Schriftform wird seltener verlangt, ist aber bei manchen Ausschreibungen Pflicht, etwa bei vertraulichen Inhalten. Sie verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Das bedeutet:

• Das Dokument muss elektronisch erstellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden.
• Die Identität der unterschreibenden Person muss eindeutig nachgewiesen werden.

Mit Skribble können Sie diese Vorgabe inklusive Identifikation und rechtsgültiger Nachweisspeicherung bequem online erfüllen.

Wie unterschreibe ich eine Ausschreibung korrekt mit elektronischer Signatur?

Die Art der Unterschrift bei Ausschreibungen hängt davon ab, welche Form verlangt wird. In den meisten Fällen genügt die Textform, die sich mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) umsetzen lässt. Diese ist mit Skribble rechtsgültig und ohne Zusatzsoftware möglich.

Nur wenn in den Vergabeunterlagen ausdrücklich von „elektronischer Form“ oder „Schriftform“ die Rede ist, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Auch diese können Sie inklusive Online-Identifikation mit Skribble erstellen.

So ist der Ablauf bei einer öffentlichen Ausschreibung:

1. Formvorgabe prüfen: Schauen Sie in den Ausschreibungsunterlagen nach:
2. Textform → EES genügt
3. Elektronische Form / Schriftform → QES erforderlich
4. Unterlagen vorbereiten: Erstellen Sie Ihr Angebot im geforderten Format (meist PDF). Achten Sie auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.
5. Signatur erstellen mit Skribble:
6. Bei Textform: Einfach per Klick im Browser elektronisch unterschreiben
7. Bei QES: Online identifizieren, qualifiziert signieren
8. Signatur prüfen: Öffnen Sie das Dokument im PDF-Reader. Bei QES wird der Status „gültig signiert“ angezeigt. Bei EES genügt ein sichtbarer Name, ergänzt durch den elektronischen Nachweis.
9. Angebot einreichen: Übertragen Sie das signierte Dokument auf die Plattform der Vergabestelle, z. B. eVergabe.de oder bund.de. Kontrollieren Sie die Übertragung.

Wie unterstützt mich Skribble bei der Angebotsabgabe in Ausschreibungen?

Mit Skribble können Sie alle drei gesetzlich zugelassenen Standards elektronischer Signaturen nutzen. Sie brauchen dafür kein Kartenlesegerät, keine Zusatzsoftware und kein Vorwissen. Sie melden sich einfach im Browser an, wählen die passende Signatur und unterzeichnen Ihre Dokumente direkt online.

Die einfache Bedienung spart Zeit, senkt Fehlerquellen und sorgt dafür, dass Ihre Unterlagen rechtzeitig und rechtsgültig bei der Vergabestelle eingehen.

Auch externe Personen können problemlos unterzeichnen, zum Beispiel Projektpartner oder interne Freigabestellen. Ein eigenes Skribble-Konto ist dafür nicht nötig. Sie laden die Person einfach ein, fügen eine Nachricht hinzu und behalten jederzeit den Überblick über den Fortschritt.

Fazit: Elektronische Signatur für Ausschreibungen richtig einsetzen

Die elektronische Vergabe ist längst Standard. Um Angebote rechtsgültig einzureichen, müssen sie korrekt signiert sein. Das heißt: in der Form, die in den Ausschreibungsunterlagen vorgegeben ist.

Meist genügt die Textform nach § 126b BGB. Sie lässt sich mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) umsetzen. In wenigen Fällen wird eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verlangt, etwa bei vertraulichen Inhalten oder hohem Schutzbedarf.

Die passende Signatur zu setzen, ist Teil des offiziellen Einreichungsprozesses. Wer nicht korrekt signiert, riskiert den Ausschluss vom Verfahren.

Elektronische Signatur Ausschreibung – Häufige Fragen und Antworten

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