Das lesen Sie in diesem Artikel:

• Das Wichtigste in Kürze: digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag
• Hintergrundwissen: die Arten der digitalen Unterschrift
• Arbeitsvertrag: elektronische Unterschrift möglich
• Zu berücksichtigen: Die Nachweispflicht laut NachwG
• Arbeitsvertrag digital unterschreiben – für schnelles Onboarding

Stapelweise Arbeitsverträge per Hand zu unterzeichnen – in den meisten Personalbüros gibt es beliebtere Aufgaben. Mit einer digitalen Unterschrift wäre dies in einem Klick erledigt. Doch wie sieht hier die Rechtslage in Deutschland aus: Darf man den Arbeitsvertrag digital unterschreiben? Welche Folgen hätte eine formal falsche Unterschrift – und worauf müssen Unternehmen achten?

Das Wichtigste in Kürze: digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag

Im folgenden Beitrag erklären wir detailliert, wie die aktuelle Rechtslage in Deutschland aussieht, inklusive der Spezialfälle und Unklarheiten. Zuvor aber eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

• Ja, die digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag ist rechtsgültig, denn das deutsche Gesetz sieht für den Arbeitsvertrag die Formfreiheit vor. 
• Ein Spezialfall sind befristete Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge, denn hier ist die Schriftform vorgeschrieben, aber die elektronische Form nicht ausgeschlossen. Das heißt, von den digitalen Unterschriften gilt nur die qualifizierte elektronische Signatur.
• Zu beachten ist unbedingt die Nachweispflicht gemäß Nachweisgesetz (mehr dazu weiter unten), hier ist die elektronische Form explizit ausgeschlossen und bei Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu 2000 Euro. 

Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Rechtslage in Deutschland. Zur Situation in der Schweiz empfehlen wir folgenden Artikel: Arbeitsverträge digital unterschreiben in der Schweiz.

Hintergrundwissen: die Arten der digitalen Unterschrift

Eine digitale Unterschrift ist eine Methode, um auf digitalem Weg sein Einverständnis kundzutun. Allerdings gibt es bei digitalen Unterschriften gravierende Unterschiede, manche lassen sich einfach kopieren, andere sind absolut fälschungssicher. Aus rechtlicher Sicht sind vor allem die drei E-Signatur-Standards relevant:

• einfache elektronische Signatur (EES): der niedrigste Signatur-Standard, kaum Anforderungen, (kann z. B. durch Einscannen der handschriftlichen Unterschrift erstellt werden), wenig Beweiskraft vor Gericht
• fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): der mittlere Signatur-Standard, erstellt mittels elektronischem Verschlüsselungsverfahren, hohe Beweiskraft vor Gericht
• qualifizierte elektronische Signatur (QES): der höchste Signatur-Standard, hohe Anforderungen (Verschlüsselungsverfahren, Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen), maximale Beweiskraft vor Gericht, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Grundsätzlich gilt: Der Gesetzgeber kann eine bestimmte Form für einen Vertrag vorgeben (z. B. Schriftform) oder eben keine Form vorgeben (Formfreiheit). Die formfreien Verträge sind mit allen elektronischen Signaturen gültig, sofern das Gesetz die elektronische Form nicht explizit ausschließt. Wenn Sie jedoch einen Vertrag digital unterschreiben möchten, der die Schriftform verlangt, dann können Sie dies nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur machen.

Arbeitsvertrag: elektronische Unterschrift möglich

Ist nun ein Arbeitsvertrag mit digitaler Unterschrift gültig ? Ja, und zwar egal, um welche Art der digitalen Unterschrift es sich handelt. Denn für den Arbeitsvertrag gilt in Deutschland der eben erwähnte Grundsatz der Formfreiheit: Wie die beiden Vertragsparteien ihr Einverständnis kundtun, bleibt ihnen überlassen. Das kann mündlich, mit handschriftlicher Unterschrift sowie genauso mit einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur geschehen.

Gut zu wissen: Ein Arbeitsvertrag ist also mit jeglicher elektronischen Unterschrift rechtsgültig. Möchten Sie jedoch – z. B. im Falle eines Rechtsstreits – beweisen, was vereinbart wurde, dann sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich einzustufen. Die qualifizierte elektronische Signatur bietet hier maximale Beweiskraft (lässt sich kaum abstreiten), die geringste Beweiskraft hat die einfache elektronische Signatur.

Zu berücksichtigen: Die Nachweispflicht laut NachwG

Arbeitgeber sollten sich jedoch bewusst sein, dass sie laut Nachweisgesetz eine Nachweispflicht haben – dem Mitarbeitenden müssen also die wesentlichen Vertragsbedingungen (Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist etc.) schriftlich ausgehändigt werden. 

Form der Nachweispflicht

Dies muss – je nach Art der Information – am ersten Arbeitstag (z.B. Arbeitsentgelt, Arbeitszeit), nach sieben Tagen (z.B. Arbeitsort) oder spätestens einem Monat (z.B. Urlaubsdauer) geschehen. Und: Hier ist die elektronische Form explizit ausgeschlossen. 

Dazu müssen Sie Folgendes wissen:

• Die Nachweispflicht entfällt, wenn es bereits einen Arbeitsvertrag gab, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen festgehalten wurden.
• Wenn dieser Arbeitsvertrag jedoch digital unterschrieben wurde, dann entfällt die Nachweispflicht nicht.

Das bedeutet: Wenn Sie als Arbeitgeber die Nachweispflicht erfüllen möchten, dann müssen Sie entweder gleich einen physischen Arbeitsvertrag mit handschriftlicher Unterschrift schließen – oder  den Mitarbeitenden innerhalb der genannten Fristen die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich unterzeichnet (einseitig) und im Original übergeben.

Rechtliche Änderungen am 01.08.2022

Mit dem neuen Nachweisgesetz wurde noch einmal bekräftigt, dass die elektronische Form für die Nachweispflicht weiterhin untersagt bleibt. Außerdem wird der Verstoß nun strenger bestraft. 

Gab es vorher kaum Folgen zu befürchten, so gilt der Verstoß gegen die Nachweispflicht nun als Ordnungswidrigkeit und wird mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet. Der Arbeitsvertrag an sich bleibt jedoch auch bei Verstoß gegen die Nachweispflicht gültig.

Mit Skribble kann in allen drei Signaturstandards digital signiert werden

Folge für die Praxis: Arbeitsverträge können nach wie vor digital unterschrieben werden. Um die Nachweispflicht zu erfüllen, empfiehlt es sich, die entsprechenden Arbeitsbedingungen in einem separaten Dokument schriftlich festzuhalten, als Arbeitgeber zu unterschreiben und im Original dem Arbeitnehmer  auszuhändigen. Es ist zudem sinnvoll, dieses Dokument auch vom Arbeitnehmer gegenzeichnen zu lassen.

Spezialfall 1: Befristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben

Wie besprochen, gilt für den Arbeitsvertrag an sich die Formfreiheit: Er ist mit jeder Art der digitalen Unterschrift rechtsgültig. Eine Ausnahme bildet jedoch die Vereinbarung einer Befristung. 

Befristeter Arbeitsvertrag mit EES und FES ungültig

Möchten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben (lassen) – dann ist Vorsicht angebracht. Denn nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz ist hier die Schriftform notwendig.  (§ 14, TzBfG). Als Ersatz für die Schriftform kann aber allenfalls die qualifizierte elektronische Signatur dienen. Das bedeutet konkret:

Eine Unterschrift mit einfacher oder fortgeschrittener elektronischer Signatur ist am befristeten Arbeitsvertrag nicht gültig.

Einsatz von QES sollte möglich sein

Der höchste Signatur-Standard – die qualifizierte elektronische Signatur – sollte jedoch auch bei Befristungen in Frage kommen. Denn diese kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen (§ 126a, BGB). Zudem schreibt das Teilzeit- und Befristungsgesetz zwar die Schriftform vor, die elektronische Form wird jedoch nicht explizit untersagt.

Rechtlich ganz eindeutig ist diese Sache jedoch (noch) nicht. Denn die Normen sind noch nicht an den aktuellen Stand der Digitalisierung angepasst und die oben genannte Auslegung wurde in der Praxis noch nicht gerichtlich bestätigt. Klarheit könnte ein höchstrichterlicher Beschluss bringen.

Folgen bei falscher Form: Eine formal falsche Unterschrift macht die Befristung – jedoch nicht den Arbeitsvertrag an sich – unwirksam. Die Folgen können also für Arbeitgeber gravierend sein, da somit ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht und die entsprechenden Kündigungsregeln gelten.

Befristete Arbeitsverträge und der Fall Gorillas

Dass eine unpassende digitale Unterschrift weitreichende Folgen haben kann – damit musste bzw. muss sich aktuell auch der Start-up-Lieferdienst Gorillas auseinandersetzen. Im September 2021 klagten 12 Beschäftigte das Unternehmen – mit dem Ziel, dass deren befristete Arbeitsverträge in unbefristete umgewandelt würden. 

Die rechtliche Begründung: Die Verträge seien digital unterschrieben worden, allerdings nicht nach dem Signatur-Standard der qualifizierten elektronischen Signatur. Die Entscheidung des Verfahrens steht aktuell noch aus.

Spezialfall 2: Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Enthält der Arbeitsvertrag ein „nachvertragliches Wettbewerbsverbot“, dann gilt im Prinzip Ähnliches wie beim befristeten Arbeitsvertrag. Auch in diesem Fall schreibt das Gesetz die Schriftform vor (§ 74 HGB).

Das bedeutet: Möchten Sie einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, der ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot enthält, dann ist die einfache oder fortgeschrittene elektronischer Signatur nicht rechtsgültig. Ein solcherart unterschriebenes Wettbewerbsverbot wäre also unwirksam. Ob die qualifizierte elektronische Signatur gültig ist, ist rechtlich noch nicht eindeutig geklärt.

Spezialfall 3: Arbeitnehmerüberlassungsverträge (Leiharbeitsverträge)

Und auch bei Leiharbeitsverträgen (sogenannte Arbeitnehmerüberlassungsverträgen) können Sie nicht uneingeschränkt alle elektronischen Unterschriften verwenden. Mit „Arbeitnehmerüberlassungsvertrag“ ist übrigens jener Vertrag gemeint, den Entleiher und Verleiher miteinander schließen, – und nicht der Arbeitsvertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer innerhalb der Verleihfirma.

Die Bedingungen für einen solchen Vertrag sind im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) geregelt. Dort steht, dass „der Vertrag zwischen dem Verleiher und dem Entleiher” der Schriftform bedarf (§ 12 AÜG). Das bedeutet, dass Sie diesen mit Hand oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen müssen.

Ein Arbeitsvertrag kann unter Berücksichtigung einiger Faktoren digital unterschrieben werden

Aufbewahrung des Arbeitsvertrags mit digitaler Unterschrift

Prinzipiell ist der Vertrag so aufzubewahren, wie er unterzeichnet wurde. Das heißt:

• Einen Arbeitsvertrag mit digitaler Unterschrift müssen Sie immer auch in elektronischer Form abspeichern. Denn die Gültigkeit der E-Signatur entsteht durch das digitale Zertifikat im Hintergrund, welches durch das Ausdrucken verloren geht.
• Einen Arbeitsvertrag mit handschriftlicher Unterschrift auf Papier sollten Sie immer auch in Papierform aufbewahren, da hier die Beweiskraft mit dem Einscannen verloren geht. Jene Verträge, welche die Schriftform erfordern (z. B. Befristung), müssen bei handschriftlicher Unterschrift unbedingt im Papier-Original aufbewahrt werden, da sie sonst die Gültigkeit verlieren.

Hier zeigt sich der große Vorteil von E-Signaturen: Sie sind ein weiterer Schritt hin zu einer vollständig digitalen Personalakte und einem papierlosen Büro.

Weitere Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis 

Papierlos signieren auf Knopfdruck: Der HR-Alltag lässt sich dank elektronischer Unterschrift entscheidend vereinfachen. Denn mit der E-Signatur können zahlreiche Dokumente aus dem HR-Umfeld unterzeichnet werden– beispielsweise:

• Urlaubsverträge
• Bonusvereinbarungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Versetzungsschreiben
• Elternzeitanträge

Es sind nur einige wenige Dokumente, bei denen der deutsche Gesetzgeber die elektronische Form explizit ausschließt. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, diese zu kennen, um keinerlei juristische Risiken einzugehen. Im Kontext des Arbeitsverhältnisses müssen beispielsweise folgende Dokumente handschriftlich unterschrieben werden:

• Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)
• Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen (§2 NachwG)

Arbeitsvertrag digital unterschreiben – für schnelles Onboarding

Verträge handschriftlich unterschreiben und per Post hin- und herschicken: Eine Vorgehensweise, die mittlerweile nicht mehr zeitgemäß erscheint. Denn die Digitalisierung – im Mittelstand wie auch in Großkonzernen – schreitet voran. Höchste Zeit auch Unterschriften im HR-Bereich digital abzuwickeln. 

In der Praxis kann dies z. B. folgendermaßen aussehen:

• Sie schicken den Arbeitsvertrag per E-Mail an den Wunschkandidaten für eine wichtige Position. Dieser kann den Arbeitsvertrag digital unterschreiben – noch bevor die Konkurrenz ihm ein Angebot macht.
• Der neue Mitarbeitende erhält alle wichtigen Dokumente digital. So geht das Onboarding effizient und reibungslos über die Bühne.
• Zeichnungsberechtigte müssen nicht zwischen verschiedenen Standorten hin- und herfahren und sparen überflüssige Dienstreisen.

Die wichtigsten Vorteile der E-Signatur im Personalwesen haben wir hier noch einmal zusammengefasst: 

Überblick behalten

Verfolgen Sie den Status der Signaturen in Echtzeit. Bei erfolgreicher Signatur werden Sie benachrichtigt.

Ein Klick reicht

Unterzeichnen Sie einen ganzen Stapel Verträge mit nur einem Knopfdruck.

Rasche Abwicklung

Vermeiden Sie Postweg und Dienstreisen und schließen Sie Prozesse schnell ab.

FAQs: Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben

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