Unterschrift mit i. A.: So funktioniert das Unterschreiben im Auftrag rechtsgültig

Wenn Sie im Auftrag einer anderen Person oder Organisation unterschreiben sollen, sind oft viele Fragen offen: Brauche ich eine schriftliche Vollmacht? Muss ich meinen eigenen Namen verwenden oder den der vertretenen Person? Und wie funktioniert das Ganze mit einer elektronischen Signatur?

Unterschrift im Auftrag (i. A.) – Das Wichtigste in Kürze

• Eine Unterschrift im Auftrag für andere ist jederzeit möglich, wenn Sie eine entsprechende Vollmacht dazu haben.
• Die Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden, empfehlenswert ist aber die schriftliche Form.
• Um im Auftrag zu unterschreiben, nutzen Sie Ihren eigenen Namen und setzen davor das Kürzel «i. A.» (im Auftrag) oder «i. V.» (in Vollmacht).
• Noch einfacher als die Unterschrift in Vertretung: Mit einer digitalen Signatur ist das Unterschreiben von überall aus möglich, auch aufGeschäftsreise.

Im Auftrag unterschreiben: Regelungen im Detail 

Prinzipiell ist es kein Problem, für eine andere Person zu unterschreiben – zumindest wenn die Voraussetzungen stimmen. Worauf Sie achten müssen und wie Sie vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

Was bedeutet eine Unterschrift aus rechtlicher Sicht?

Aus rechtlicher Sicht hat die Unterschrift meist die Funktion einer Willenserklärung: Sie erklären damit Ihre Zustimmung zum Inhalt eines bestimmten Dokuments, das dann eine rechtliche Wirkung entfaltet.

Im Folgenden geht es um Unterschriften, die mit rechtlichen Folgen verbunden sind. Wenn Sie auf diese Weise für jemand anderen unterschreiben, treten Sie als dessen rechtlicher Vertreter auf. In der Schweiz kommen dafür die Bestimmungen zu „Vertretung und Vollmacht“ im Obligationenrecht (Art. 32 ff. OR) zur Anwendung.

Wer darf für andere unterschreiben?

Grundsätzlich darf jede Person für eine andere unterschreiben, sofern ihr dazu eine Vollmacht erteilt wurde. Die Vollmacht muss nicht zwingend schriftlich vorliegen, sie kann auch mündlich erteilt werden. Eine besondere Formvorschrift gibt es im Gesetz nicht (Art. 32 ff. OR).

Eine schriftliche Vollmacht ist jedoch empfehlenswert, um im Zweifel einen Nachweis zu haben. Denn: Wer einen Vertrag für jemand anderen schliesst, ohne die entsprechende Vollmacht zu besitzen, handelt vollmachtlos und läuft Gefahr, gegenüber der Gegenpartei schadenersatzpflichtig zu werden (Art. 39 OR, sog. falsus procurator).

Es gibt auch Ausnahmen für die Unterschrift in Vertretung. Dabei handelt es sich um sogenannte höchstpersönliche Rechtsgeschäfte. Diese muss man selbst abschliessen und darf sich nicht vertreten lassen. Dazu gehören etwa die Eheschliessung oder die Errichtung eines Testaments (Art. 90 ff. ZGB, Art. 505 ff. ZGB).

Wann darf ich i. A. unterschreiben?

Sie dürfen im Auftrag für andere unterschreiben, wenn Ihnen dafür eine Vollmacht erteilt wurde. Eine Vollmacht kann für eine einzelne Handlung gelten, für eine bestimmte Art von Geschäften oder auch umfassend für alle zulässigen Rechtsgeschäfte.

Im Unternehmenskontext sieht das etwas anders aus. Eine juristische Person wie eine AG oder GmbH kann selbst keine Unterschriften leisten. Es handeln immer natürliche Personen im Namen des Unternehmens. In der Praxis geschieht dies häufig mit dem Kürzel «i. A.».

Typische Situationen sind zum Beispiel die Unterzeichnung von Personalunterlagen durch die Assistenz der Geschäftsleitung oder das Versenden von Angeboten durch Mitarbeitende im Vertrieb.

Wichtig ist jedoch die Vertretungsbefugnis:

• Mitarbeitende dürfen nur dann «i. A.» unterschreiben, wenn ihnen dies von der Geschäftsführung oder einer entsprechend berechtigten Person ausdrücklich erlaubt wurde.
• Die Erlaubnis kann formlos sein, etwa durch eine mündliche Anweisung, eine interne Richtlinie oder durch die jeweilige Stellenbeschreibung.
• Für rechtlich bindende Dokumente (z. B. Verträge mit Dritten) ist ein schriftlicher Nachweis der Vollmacht dringend zu empfehlen, damit im Streitfall Klarheit herrscht.

Im Auftrag unterschreiben: Welcher Name kommt aufs Papier?

Wenn Sie im Auftrag für jemanden unterschreiben, nutzen Sie immer Ihren eigenen Namen. Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie mit einem fremden Namen unterschreiben, machen Sie sich möglicherweise wegen Urkundenfälschung strafbar (Art. 251 StGB).

Es ist zudem ratsam, vor den eigenen Namen die Abkürzungen «i. A.» (im Auftrag) oder «i. V.» (in Vollmacht) zu setzen. Ihrem Vertragspartner muss klar sein, dass er nicht mit Ihnen, sondern mit der vertretenen Person den Vertrag schliesst (Art. 32 ff. OR).

Kann ich auch ohne Vollmacht im Auftrag unterschreiben?

Wenn Sie ohne Vollmacht einen Vertrag unterschreiben und die vertretene Person diesen Vertrag nicht genehmigt, kommt der Vertrag nicht zustande. Sie können jedoch gegenüber der Gegenpartei schadenersatzpflichtig werden (Art. 39 OR, sogenannter falsus procurator). Strafbar machen Sie sich damit in der Regel nicht.

Grundsätzlich ist mit «Vollmacht» nicht zwingend ein Schriftstück gemeint. Auch eine mündliche Zusage des Auftraggebers gilt als Vollmacht. Als unterzeichnende Person tragen Sie dann allerdings das Risiko, die Erteilung der Vollmacht im Streitfall nicht beweisen zu können. Bei wichtigen Schriftstücken (z. B. Kauf-, Arbeits- oder Mietverträgen) ist deshalb eine schriftliche Vollmacht unbedingt zu empfehlen.

Im Auftrag, in Vertretung, in Vollmacht unterschreiben: Was sind die Unterschiede?

Wer für eine andere Person oder ein Unternehmen unterschreibt, nutzt häufig ein Kürzel, um die Vertretung kenntlich zu machen. Die gängigsten Abkürzungen lauten:

• i. A.: Abkürzung für «im Auftrag»
• i. V.: Abkürzung für «in Vollmacht» oder «in Vertretung»
• ppa.: Abkürzung für «per procura autoritate» (nur bei Prokura)

i. A. – im Auftrag unterschreiben

Die Abkürzung «i. A.» steht für «im Auftrag». Sie wird verwendet, wenn eine Person ein Dokument stellvertretend für jemand anderen unterzeichnet, dabei aber nicht unbedingt selbst rechtsgeschäftlich handelt. Typisch ist das in Unternehmen, Verwaltungen oder Kanzleien, etwa wenn eine Assistenz eine Nachricht, eine Einladung oder eine interne Freigabe weiterleitet.

Gerade bei Routinekorrespondenz oder einfachen Geschäftsvorgängen wird häufig mit «i. A.» unterschrieben. Oft geschieht das auch ohne schriftliche Vollmacht. In solchen Fällen tritt die unterzeichnende Person formal als Bote auf: Sie überbringt eine Erklärung, gibt aber keine eigene Willenserklärung ab.

i. V. – in Vollmacht oder Vertretung unterschreiben

Das Kürzel «i. V.» steht für «in Vollmacht» oder «in Vertretung». Es wird genutzt, wenn eine eigene Willenserklärung im Namen einer anderen Person oder Organisation abgegeben wird, zum Beispiel beim Unterzeichnen eines Vertrags. Wer mit «i. V.» unterschreibt, muss daher über eine Vollmacht verfügen.

Im Zweifel ist «i. V.» die klarere Variante, um eine rechtliche Vertretung kenntlich zu machen.

ppa. – nur mit erteilter Prokura

Die Abkürzung «ppa.» (lat. per procura autoritate) darf nur verwenden, wer durch ein Unternehmen formell mit Prokura ausgestattet wurde. In der Schweiz ist die Prokura im Obligationenrecht geregelt (Art. 458 ff. OR). Prokuristinnen und Prokuristen handeln mit umfassender Vollmacht im kaufmännischen Verkehr, etwa bei Vertragsabschlüssen oder rechtlichen Erklärungen.

Wer ohne entsprechende Eintragung im Handelsregister mit «ppa.» unterschreibt, handelt unzulässig und kann das Unternehmen rechtlich nicht wirksam vertreten.

i. A. oder i. V.: Welche Abkürzung passt zu welcher Unterschrift?

Ob Sie mit «i. A.» oder «i. V.» unterschreiben, macht in vielen Alltagssituationen keinen grossen Unterschied, solange für alle Beteiligten klar ist, dass Sie im Namen einer anderen Person handeln. Wichtig ist:

• Verwenden Sie immer Ihren eigenen Namen.
• Nutzen Sie «i. V.», wenn Sie ausdrücklich mit Vollmacht rechtsverbindlich unterschreiben.
• Verwenden Sie «ppa.» ausschliesslich, wenn Sie Prokura besitzen.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die gewählte Form der Vertretung auch im Dokument selbst kurz zu erläutern, zum Beispiel durch einen Hinweis in der Fusszeile oder im Begleittext.

Welche Arten der Vollmacht gibt es?

Man kann Vollmachten in unterschiedliche Arten einteilen. Dies richtet sich danach, wie weitreichend sie sind:

• Spezial- oder Einzelvollmacht: Hier erhält man nur die Vollmacht für ein bestimmtes Rechtsgeschäft, zum Beispiel eine einzelne Unterschrift auf einem bestimmten Dokument.
• Gattungs- oder Artvollmacht: Hier erhält man die Vollmacht, eine bestimmte Art von Rechtsgeschäften durchzuführen, etwa regelmässige Bestellungen aufzugeben.
• Generalvollmacht: Hier erhält man die Vollmacht, alle Rechtsgeschäfte für jemanden abzuschliessen, bei denen eine Vertretung erlaubt ist. Ausgenommen sind höchstpersönliche Rechtsgeschäfte, zum Beispiel die Eheschliessung oder die Errichtung eines Testaments.
• Untervollmacht: Hier geht es um die Weitergabe einer bereits erteilten Vollmacht an eine dritte Person. Sie ist nur wirksam, wenn die Hauptvollmacht die Erteilung einer Untervollmacht ausdrücklich erlaubt. Der Umfang der Untervollmacht darf den der Hauptvollmacht nicht überschreiten.

Unterschreiben i. A. und i. V.: Regelungen im Geschäftskontext

Die Unterschrift im Auftrag kommt im geschäftlichen Kontext am häufigsten vor. Von Bestellungen über Personaldokumente bis hin zu Kreditgeschäften: Die Unternehmensleitung kann unmöglich alle relevanten Dokumente selbst unterzeichnen. Gleichzeitig geht es dabei oft um hohe Beträge. Eine klare und rechtlich einwandfreie Regelung bezüglich Unterschriften ist deshalb sehr wichtig.

Wann darf ich im Unternehmen für andere unterschreiben?

Grundsätzlich gelten die gleichen Regeln wie sonst auch: Wer die passende Vollmacht hat, darf im Auftrag für andere unterschreiben. Ein schriftlicher Nachweis der Vollmacht ist im Geschäftsleben besonders wichtig, damit Unterzeichnende rechtlich abgesichert sind.

Eine Besonderheit im Unternehmenskontext ist, dass neben den allgemeinen Regeln des Stellvertretungsrechts im Obligationenrecht (Art. 32 ff. OR) zwei spezielle Arten der Vollmacht bestehen, die im Handelsregisterrecht verankert sind: die Prokura und die Handlungsvollmacht.

Spezielle Arten der Vollmacht nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Spezielle Arten der Vollmacht nach dem Obligationenrecht

1. Prokura

Die Prokura ist eine besonders weitreichende kaufmännische Vollmacht. Wer mit Prokura ausgestattet ist, darf im Namen des Unternehmens alle Rechtshandlungen vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt – ausgenommen sind Grundstücksgeschäfte, die eine besondere Ermächtigung erfordern (Art. 459 OR).

Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und kann als Einzel- oder Kollektivprokura («zu zweien») ausgestaltet sein. Üblich ist die Unterschrift mit dem Zusatz «ppa.» (lat. per procura autoritate).

1. Handlungsvollmacht

Die Handlungsvollmacht ist weniger umfassend als die Prokura. Sie ermächtigt zu den gewöhnlichen Geschäften, die der Betrieb eines Unternehmens mit sich bringt. Bestimmte Rechtshandlungen sind ohne besondere Ermächtigung ausgeschlossen, etwa die Aufnahme von Darlehen, die Führung von Prozessen oder die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten (Art. 462 OR).

Die Handlungsvollmacht wird nicht im Handelsregister eingetragen. Der Umfang richtet sich nach der Erteilung:

• für ein bestimmtes Geschäft (Einzelhandlungsvollmacht)
• für eine bestimmte Art von Geschäften (Arthandlungsvollmacht)
• für alle gewöhnlichen Geschäfte des Unternehmens (Generalhandlungsvollmacht)

Welches Kürzel ist zu verwenden: i. A., i. V. oder ppa.?

Je nach Art der Vollmacht ist ein anderes Kürzel üblich:

• Prokura: Wer als Prokurist oder Prokuristin unterschreibt, kennzeichnet dies üblicherweise mit dem Zusatz «ppa.» (per procura).
• Handlungsvollmacht: Wer mit Handlungsvollmacht unterschreibt, verwendet meist «i. V.» (in Vollmacht). Bei Art- oder Einzelhandlungsvollmachten können auch «i. V.» oder «i. A.» genutzt werden.

Statt im Auftrag: Selbst unterschreiben auf digitalem Weg

Beim Unterschreiben im Auftrag gibt es also einiges zu beachten. Unkomplizierter ist es, wenn die betreffende Person einfach selbst unterschreibt. Mit einer digitalen Unterschrift geht das von überall aus und zu jeder Zeit. Auf Geschäftsreise oder im Home-Office: Digital unterzeichnen Sie in wenigen Klicks am Smartphone, PC oder Tablet und genauso rechtsgültig wie per Hand.

Mit Skribble ist das digitale Unterschreiben denkbar einfach: In wenigen Schritten können Sie das Dokument auf unsere Plattform hochladen und auf Knopfdruck signieren. Bei uns erhalten Sie digitale Unterschriften in den drei rechtlich anerkannten E-Signatur-Standards und sind damit für alle Anwendungsfälle gerüstet.

Im Auftrag (i. A.) unterschreiben – Häufige Fragen und Antworten

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