December 13, 2022

Nachweisgesetz neu: Änderungen 2022

Jasmine Oeschger
Jasmine Oeschger
Mit dem neuen Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber einige Faktoren beachten

Seit dem 01.08.2022 gilt ein neues Nachweisgesetz (NachwG). Durch die Gesetzesänderung müssen Arbeitgeber allen neu eingestellten Mitarbeitenden eine handschriftlich unterschriebene Niederschrift der wesentlichen Inhalte des Arbeitsvertrages übergeben. Welche Änderungen das NachwG sonst noch beinhaltet und ob Sie Arbeitsverträge weiterhin digital signieren können, lesen Sie in diesem Artikel.

Die Hintergründe zum neuen Nachweisgesetz

Am 01.08.2022 wurde das bisherige Nachweisgesetz (NachwG) durch das neu geschaffene Nachweisgesetz angepasst. Dieses wurde am 23. Juni 2022 im Deutschen Bundestag verabschiedet, um die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) in nationales Recht umzuwandeln. Das Gesetz umfasst Änderungen sowohl für neue als auch bestehende Arbeitsverträge.

Nachweisgesetz 2022: Änderungen im Überblick

Das neue Nachweisgesetz betont die Informationspflicht des Arbeitgebers. Doch was ändert sich genau – und was bedeuten die Änderungen für Sie als Arbeitgeber? 

  • Neue verpflichtende Inhalte: Die bereits bestehenden Nachweispflichten werden erweitert und ergänzt. Zudem werden weitere Mindestanforderungen an bestimmte Arbeitsbedingungen festgelegt.
  • Bußgeld bei Verstoß: Arbeitgeber, die sich nicht an das neue Nachweisgesetz halten, riskieren ein Bußgeld von 2000 Euro. 
  • Änderung der Fristen: Die bislang geltende Frist zur Erbringung des Nachweises von einem Monat wird deutlich verkürzt auf 1 respektive 7 Tage.

Digitale Arbeitsverträge – weiterhin erlaubt?

Laut Nachweisgesetz 2022 ist die Antwort klar: Ja! Die elektronische Signatur auf dem Arbeitsvertrag ist weiterhin gültig:

Arbeitsverträge können weiterhin mittels elektronischer Signatur wirksam abgeschlossen werden. Der Nachweis gemäß den Regelungen des Nachweisgesetzes kann dann, getrennt vom Arbeitsvertrag, schriftlich vom Arbeitgeber unterschrieben den Arbeitnehmenden übergeben werden. Beides ist voneinander unabhängig.

Dr. Annette Sättele, Partnerin und Fachanwältin für Arbeitsrecht bei RITTERSHAUS Rechtsanwälte Steuerberater PartmbB

Änderung am Nachweisgesetz – was Sie beachten sollten:

Es ist also weiterhin zugelassen, Arbeitsverträge digital zu unterschreiben. Aber: Laut den Änderungen des Nachweisgesetzes müssen die wichtigsten Arbeitsbedingungen zwischen dem 1. und 30. Arbeitstag niedergeschrieben und vom Arbeitgeber handschriftlich unterschrieben dem Arbeitnehmenden ausgehändigt werden. Hier ist die elektronische Form explizit ausgeschlossen. Liegt der Arbeitsvertrag in digitaler Form vor, dann sollte der Nachweis der Arbeitsbedingungen separat auf Papier erfolgen. Ansonsten droht das oben genannte Bußgeld von 2.000 Euro.

Erforderliche Informationen laut Nachweisgesetz

Aufgrund der Änderungen des Nachweisgesetzes ist nicht jedem Arbeitgeber klar, welche Neuerungen nun wirklich relevant sind. Folgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Änderungen im Nachweisgesetz.

Wie gehabt: verpflichtende Inhalte im alten Nachweisgesetz

Es gibt Inhalte, die sowohl im alten als auch neuen Nachweisgesetz gleichermaßen verankert sind: 

  • Name sowie Anschrift beider Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses (sofern befristet)
  • Arbeitsort
  • Beschreibung der Tätigkeit sowie ihre Bezeichnung
  • Zusammensetzung sowie Höhe des Arbeitslohns
  • Arbeitszeit
  • Anzahl der jährlichen Urlaubstage
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeine Hinweise auf Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Tarifverträge, welche die Tätigkeit betreffen

Neues Nachweisgesetz – zusätzliche verpflichtende Inhalte ab 01.08.2022

Durch das neue Nachweisgesetz werden folgende Inhalte zusätzlich vorausgesetzt: 

  • Eckdaten zum Arbeitslohn: Zusammensetzung, Höhe, Art der Auszahlung sowie Fälligkeit
  • Dauer der Probezeit
  • Enddatum befristeter Arbeitsverträge
  • Vergütung von Überstunden (sowie deren Bedingungen)
  • Ruhezeiten sowie -pausen
  • Schichtsystem- und rhythmus sowie Richtlinien für Schichtänderungen
  • Verfahren sowie Fristen, die bei Kündigung einzuhalten (sowie Hinweise zur Kündigungsschutzklage)
  • Informationen zur Remote-Tätigkeit (falls vorgesehen)
  • Details zur Arbeit auf Abruf (falls vorgesehen)
  • Regelungen zu Fortbildungen (falls vorgesehen)
  • Details zu Arbeitsort und Entlohnung bei vorübergehender Beschäftigung von mindestens vier aufeinanderfolgenden Wochen im Ausland (falls vorgesehen)
  • Etwaiger Versorgungsträger der betrieblichen Altersversorgung 
  • Hinweis auf bestehende Tarifverträge (falls vorhanden)
  • Angaben zu innerbetrieblichen Bußgeldvorschriften (falls vorhanden)
  • Regelungen auf der Basis kirchlichen Rechts (falls kirchlicher Arbeitgeber)
Durch das neue Nachweisgesetz gibt es zusäzlichE verpflichtende Inhalte zu beachten

Tipp für Arbeitgeber: Neueinstellungen

Bei Neueinstellungen müssen Arbeitgeber sofort tätig werden, um den Verpflichtungen des geänderten Nachweisgesetzes nachzukommen. Statt die notwendigen Änderungsaspekte in Arbeitsverträge einzuarbeiten, genügt eine entsprechende Vorlage. Diese wird bei Arbeitsbeginn mit dem Arbeitsvertrag übergeben. Auch entsprechend angepasste Musterarbeitsverträge können eine praktische Option darstellen.

Tipps für Arbeitgeber: bestehende Arbeitsverhältnisse

Wichtig: Das Nachweisgesetz bezieht sich nicht nur auf neue, sondern auch bereits bestehende Arbeitsverhältnisse. Die schriftliche Darlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen muss innerhalb von 7 Tagen nach Aufforderung durch den Arbeitnehmende erfolgen – zusätzliche Details dürfen innerhalb von 30 Tagen nachgereicht werden. 

Bestehende Verträge prüfen

Nach Prüfung bereits bestehender Verträge können ergänzende Dokumente, die die im Altvertrag fehlenden Angaben enthalten, erstellt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Aufwand. Die Anpassung der bestehenden Arbeitsverträge ist auf diese Weise nämlich nicht nötig.

Übergabe bestätigen lassen

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, das Dokument von Arbeitnehmenden gegenzeichnen zu lassen – so können sie im Zweifelsfall den Beweis für die Erfüllung der Nachweispflicht vorlegen. 

Neues Nachweisgesetz – sorgt für Diskussionen

Das neue Nachweisgesetz soll für mehr Transparenz sorgen. Dennoch bedeutet es einen höheren Aufwand für Arbeitgeber. Schließlich müssen nicht nur weitere Aspekte in neue Arbeitsverträge aufgenommen werden – auch vor dem 01.08.2022 eingestellte Mitarbeitende können jederzeit ein Dokument mit Auflistung der wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangen. Wichtig zu erwähnen ist hierbei auch, dass Arbeitsverträge weiterhin digital unterzeichnet werden können. Der E-Signatur-Service von Skribble sorgt daher für einen rechtsgültigen und effizienten Unterschriftsprozess. 

Häufige Fragen

Arbeitsverträge könnten weiterhin elektronisch signiert werden. Laut den Änderungen des Nachweisgesetzes müssen nur die wichtigsten Arbeitsbedingungen handschriftlich vom Arbeitgeber und -nehmenden unterschrieben werden.

Arbeitgeber, die die angepasste Nachweispflicht nicht einhalten, haben Bußgelder von bis zu 2.000 Euro zu befürchten. Auch Schadensersatzansprüche sind durch die Nachweisgesetzänderung 2022 möglich. Der Arbeitsvertrag bleibt jedoch gültig.

Den Gesetzestext zum neuen Nachweisgesetz finden Sie auf dieser Seite des Bundesministeriums.

Wurde ein Arbeitsvertrag vor dem 01.08.2022 geschlossen, muss dieser nicht verändert werden. Jedoch ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitenden die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich auszuhändigen – falls sie dies verlangen sollten. Hier gilt eine Frist von sieben Tagen. Weitergehende Informationen, wie beispielsweise zur betrieblichen Altersvorsorge, zu Pflichtfortbildungen, Kündigungsverfahren oder Kollektivvereinbarungen, sollten innerhalb von maximal 30 Tagen nach der Anfrage zur Verfügung stehen.

Die Änderungen des Nachweisgesetzes 2022 sollen für mehr Transparenz bei den Arbeitnehmenden sorgen: Schließlich ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, noch genauer und schneller über die wesentlichen Punkte des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Dies führt auf beiden Seiten zu mehr Rechtssicherheit.

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