Skribble
Sie möchten das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur gleich ausprobieren?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
6min
·
Published on 7. Oktober 2024
·
Updated on 2. Mai 2025
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat die höchste Sicherheits-Stufe der 3 E-Signatur-Standards – und ist damit die sicherste Form des digitalen Unterschreibens. In diesem Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Informationen rund um die QES: Worum handelt es sich genau? Wann brauche ich in Deutschland die QES und wie lässt sie sich erstellen?
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und kann eine handschriftliche Unterschrift rechtswirksam ersetzen.
- Rechtsgültigkeit: Die QES ist in der gesamten EU sowie in der Schweiz gesetzlich anerkannt und erfüllt die Anforderungen an die Schriftform gemäß § 126a BGB und eIDAS-Verordnung.
- Einsatzbereiche: Erforderlich ist die QES bei Dokumenten mit gesetzlicher Schriftform, etwa bei Verbraucherdarlehen oder Arbeitnehmerüberlassungsverträgen.
- Technische Voraussetzungen: Für die Erstellung einer QES ist ein qualifiziertes Zertifikat notwendig, das mit einer einmaligen Identitätsprüfung verknüpft wird.
- Beweiskraft: Im Streitfall bietet die QES die höchste Beweissicherheit aller Signaturarten, da sie eindeutig einer Person zugeordnet und fälschungssicher ist.
Definition: Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Bei der qualifizierten digitalen Signatur handelt es sich um die sicherste Form der elektronischen Signatur, die die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann. Das Gesetz unterscheidet bei der elektronischen Signatur drei verschiedene Standards:
- Einfache elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist der höchste verfügbare E-Signatur-Standard (Quelle: Skribble)
Die genauen Anforderungen für die QES sind in der eIDAS-Verordnung (für die EU) und im ZertES (für die Schweiz) geregelt. Seit eIDAS wird für das elektronische Signieren mit QES keine spezielle Hardware (z. B. elektronische Signaturkarte) mehr benötigt. Es reicht ein Smartphone oder PC mit Internetverbindung.
Rechtssicherheit der QES
Die qualifizierte digitale Signatur ist in der EU in ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Unterschrift auf Papier gleichgestellt. Das bedeutet:
- Maximale Beweiskraft vor Gericht: Sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen, dann ist die QES ein gleich starkes Beweismittel wie eine handschriftliche Signatur. Da sich ihre Echtheit leichter nachweisen lässt als die Echtheit einer handschriftlichen Unterschrift, ist sie sogar noch sicherer.
- Fast immer rechtsgültig: sowohl auf formfreien Dokumenten als auch auf jenen Dokumenten, die per Gesetz die Schriftform verlangen. Dazu gehören z. B. der befristete Mietvertrag und der Verbraucherdarlehensvertrag.
Ausnahmen: In einigen wenigen Fällen können Sie die qualifizierte elektronische Signatur nicht einsetzen. Denn es gibt vereinzelte Dokumente, die laut Gesetzgeber explizit von Hand unterzeichnet oder notariell beurkundet werden müssen: z. B. das Testament, die Bürgschaft oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.
In unserem Leitfaden erfahren Sie detailliert, welchen Signaturstandard Sie für welches Dokument benötigen.
Wie kann ich eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen?
Um eine QES-Signatur zu erstellen, müssen Sie lediglich eine einmalige Identitätsprüfung machen, um das digitale Zertifikat mit Ihrer persönlichen Identität zu verknüpfen. Das können Sie direkt bei Skribble machen, z. B. mit Video-Call oder Online-Banking – Sie müssen keinen Vertrag mit Dritten abschließen. Danach erstellen Sie die QES mit wenigen Klicks. Wie einfach das bei Skribble geht, sehen Sie im Video:
Dokument wählen
PDF hochladen oder Skribble direkt in Ihre vorhandene Software einbinden.
Personen festlegen
Einfach alle Unterschreibenden angeben – intern, extern oder gemeinsam im Team.
Digital unterschreiben
Per Klick unterzeichnen – auf Smartphone, Tablet oder PC – jederzeit und überall.
Einsatzgebiete der qualifizierten digitalen Signatur
Die QES kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen – das macht sie im Unternehmenskontext besonders interessant. Denn damit lassen sich unter anderem Reise-, Papier- und Personalkosten einsparen. Durch ihre hohe Beweiskraft und Sicherheit wird die QES z. B. in folgenden Branchen und Bereichen genutzt:
10x schneller abschließen
Unterschreiben Sie mit wenigen Klicks jedes Dokument in nur 3 statt wie bisher 30 Minuten.
Kosten um 90 % reduzieren
Sie sparen 34 € pro e-signiertem Dokument und senken Ihre Kosten ab der ersten Signatur.
Effizienter arbeiten
Kunden, Mitarbeitende und Partner freuen sich über zeitsparende Prozesse ohne Medienbrüche.
Grundsätzlich können Sie mit der qualifizierten elektronischen Signatur nahezu alle Verträge digital unterschreiben, die Sie sonst per Hand signieren würden. Für manche Verträge – etwa einen Kaufvertrag oder eine Bestellung – reicht aber auch ein niedrigerer E-Signatur-Standard (also die EES oder FES).
Erforderlich ist die qualifizierte elektronische Signatur immer dann, wenn Sie auf digitalem Weg ein Dokument unterschreiben, für das die Schriftform gilt.
In Deutschland sind das beispielsweise:
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
- Verbraucherdarlehensverträge
- nachvertragliche Wettbewerbsverbote
Tipp: Selbstverständlich darf die QES aus Risikoabwägungen auch für jeden anderen Vertrag verwendet werden, für dessen Zeichnung man sich maximal absichern will. Unternehmen in einem stark reglementierten Umfeld können die QES aus Compliance-Sicht als Standard wählen.
Anforderungen an die QES-Signatur im Detail
Damit eine elektronische Signatur als qualifizierte digitale Signatur gelten kann, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Diese sind in der eIDAS-Verordnung (für die EU) festgeschrieben.
1. Vorschriften, die bereits für die FES gelten
Einzuhalten sind zum einen jene Vorschriften, die bereits für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten:
a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
d) “Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.“ (eIDAS-Verordnung, Abschnitt 4, Artikel 26)
Um diese Bedingungen zu erfüllen, kommt bei FES und QES zumeist das Verschlüsselungsverfahren der digitalen Signatur zum Einsatz. Dieses Verfahren basiert auf einer Public-Key-Infrastruktur und ermöglicht es, sowohl den Urheber der Signatur als auch die nachträgliche Veränderung des Dokuments zweifelsfrei zu prüfen.
2. Zusätzliche Vorschriften für die QES
Darüber hinaus gelten für die Signatur mit QES weitere Vorschriften: Man benötigt dafür z. B. ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen von einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle. Die Signatur selbst muss mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt werden und eine Reihe technischer Anforderungen erfüllen.
Das bedeutet: Wenn Sie eine QES erstellen möchten, benötigen Sie die Dienste eines Anbieters für E-Signaturen, der Ihnen die nötige technische Infrastruktur zur Verfügung stellt.
Gut zu wissen: Als Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet Skribble ausschließlich mit staatlich anerkannten Zertifizierungsstellen zusammen. Bei uns erhalten Unterzeichnende auf einfachem Weg eine qualifizierte elektronische Signatur, die alle Anforderungen erfüllt. Und das wahlweise nach europäischem oder Schweizer Recht.
In jedem Fall rechtsgültig
Alle 3 Sicherheitsstufen in einem System – keine Verträge mit Dritten nötig. Identifikation und Signatur erfolgen durchgängig über Skribble.
Einfach online identifizieren
Die Identitätsprüfung für die QES läuft bequem per Video-Call. Ohne Papierkram, ohne Wartezeiten – direkt startklar im digitalen Workflow.
Flexibel nutzbar & datensicher
Direkt im Browser oder via API integrierbar. Ihre Daten bleiben sicher – gespeichert auf Servern in Deutschland und der Schweiz, 100 % DSGVO-konform.
Die QES bei Skribble: Praxisbeispiel
Das KinderRechteForum (KRF), eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Köln, nutzt die QES von Skribble, um Verträge mit internationalen Partnern, Geldgebern und Mitarbeitenden abzuschließen. Gerade hier bedeutet dies eine große Erleichterung: Mussten die Verträge vorher mühsam hin- und hergeschickt werden, geht das Unterzeichnen jetzt einfach per Klick.
Geschäftsführer (KRF) Üwen Ergün im Interview mit SkribbleWir schicken Externen eine kurze Anleitung per E-Mail und erklären, wie sie vorgehen und sich identifizieren müssen, damit sie nicht völlig überrascht sind. Das hat bisher meist tadellos geklappt und das Feedback ist sehr positiv. Zum Glück ist Skribble so intuitiv, dass wir wenig Rückfragen haben.
Durch die Digitalisierung der Unterschriftsprozesse konnte das KinderRechteForum zeitliche sowie finanzielle Ressourcen einsparen – die wiederum neuen gemeinnützigen Projekten zugutekommen. Lesen Sie hier das komplette Interview.
Skribble – Ihr Anbieter für qualifizierte elektronische Signaturen
Höchste Rechtssicherheit auf digitalem Weg: Das bietet Ihnen die qualifizierte elektronische Signatur. Ihr Unternehmen spart damit wertvolle Zeit und auch die Compliance-Abteilung ist glücklich. Mit Skribble ist das Unterschreiben außerdem besonders einfach. Registrieren Sie sich jetzt kostenlos, um die QES direkt zu testen!
Erstellen Sie jetzt gleich eine qualifizierte elektronische Signatur!
Häufige Fragen
Die qualifizierte elektronische Signatur ist grundsätzlich so lange gültig, wie das zugehörige qualifizierte Zertifikat gültig ist – meist 2 Jahre. Nach Ablauf bleibt die signierte Datei weiterhin rechtsgültig, da das Zertifikat zum Zeitpunkt der Signatur gültig war. Für den Nachweis empfiehlt sich ein qualifizierter Zeitstempel.
