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3. Mai 2023

Dokumente digital unterschreiben: So gehen Sie vor

Jasmine Oeschger
Jasmine Oeschger
Dokumente digital unterschreiben: So gehen Sie vor

Sie möchten ein Dokument digital unterschreiben? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: Wir zeigen Ihnen verschiedene Wege, um ein Dokument digital zu signieren und erklären Ihnen, wann digitale Unterschriften rechtsgültig sind. Außerdem liefern wir Ihnen einen praktische Entscheidungshilfe, um die richtige Art der digitalen Unterschrift zu wählen.

Wie kann ich Dokumente digital unterschreiben?

Vorab: In der digitalen Welt ist Unterschrift nicht gleich Unterschrift. Es gibt nämlich verschiedene Arten der digitalen Unterschrift – die sogenannten E-Signatur-Standards. Dazu zählen:

Wenn Sie ein Dokument mit einfacher elektronischer Signatur unterschreiben möchten, können Sie Ihre Unterschrift z. B. einscannen bzw. zeichnen und einfügen. Für die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur benötigen Sie ein digitales Zertifikat.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie jeweils vorgehen.

Sie möchten ein PDF-Dokument unterschreiben, indem Sie ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen? Dann würde es sich um eine einfache elektronische Signatur handeln. Sie können dazu z. B. den Adobe Acrobat Reader verwenden.

A) Zunächst müssen Sie die Unterschrift digitalisieren:

  1. Unterschreiben Sie mit schwarzem Stift auf einem weißen Blatt Papier.
  2. Scannen Sie das Dokument. Dafür können Sie einen Scanner nutzen oder auch Ihr Smartphone mit einer Scanner-App. Tipp: Die App „Microsoft Lens“ eignet sich gut. Einfach App installieren, die Unterschrift mit der App scannen und anschließend den Filter „Dokument“ auswählen, damit der Hintergrund weiß erscheint. 
  3. Speichern Sie das Bild Ihrer Unterschrift in einem geeigneten Dateiformat (PNG oder JPG) ab.
  4. Schneiden Sie das Bild auf die passende Größe zu. Tipp: Das geht z. B. mit der Windows-Fotoanzeige. Dazu einfach das Bild mit Doppelklick öffnen und dann in der Fotoanzeige auf das Symbol mit Stift klicken.

B) Anschließend können Sie das Bild der Unterschrift in das PDF einfügen, z. B. mit dem Adobe Acrobat Reader:

  1. Öffnen Sie das PDF mit dem Adobe Acrobat Reader.
  2. Klicken Sie in der rechten Spalte auf das Feld „Ausfüllen und unterschreiben“.
  3. In der oberen Menüzeile wählen Sie nun „Selbst signieren“ und klicken dann auf „Unterschrift hinzufügen“.
  4. Fügen Sie nun Ihre Unterschrift hinzu. Klicken Sie dazu auf die Option „Bild“, wählen Sie dann die Bilddatei Ihrer Unterschrift aus und klicken Sie auf „Anwenden“.
  5. Platzieren Sie Ihre Unterschrift an der passenden Stelle. Anschließend können Sie noch die Größe anpassen.

Eine andere Möglichkeit, eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, ist das Zeichnen auf einem Touchscreen. Das geht zum Beispiel auf dem Tablet, auf dem Smartphone – aber auch auf dem Apple MacBook.

A) Unterschrift auf dem Smartphone zeichnen

Sie können dafür eine der zahlreichen Grafik-Zeichen-Apps nutzen, beispielsweise Photoshop oder Sketchbook. Wenn Sie ein PDF-Dokument unterschreiben möchten, können Sie beispielsweise die App Adobe Acrobat Reader verwenden.

  1. Öffnen Sie das Dokument am Smartphone mit dem Adobe Acrobat Reader.
  2. Tippen Sie auf das Feld „Ausfüllen“ und dann rechts auf die Füllfeder und auf „Signatur hinzufügen“.
  3. Nun können Sie Ihre Signatur mit dem Finger oder dem Eingabestift einzeichnen.

B) Unterschrift auf dem MacBook zeichnen

Besonders praktisch: Auf einem MacBook können Sie die Unterschrift ebenfalls zeichnen, und zwar über das Trackpad.

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit der Anwendung „Vorschau“ (Rechtsklick auf die Datei > „Öffnen mit“ > „Vorschau)
  2. Klicken Sie auf „Werkzeugleiste einblenden“ (das Feld mit der Stiftspitze darauf).
  3. Klicken Sie nun auf „Unterschreiben“ (das Feld mit dem Schriftzug darauf) und anschließend auf „Unterschrift erstellen“.
  4. Wählen Sie die Option „Trackpad“.
  5. Jetzt können Sie Ihre Unterschrift mit dem Finger auf dem Trackpad einzeichnen.
  6. Drücken Sie danach eine beliebige Taste und dann „Fertig“.
  7. Klicken Sie wieder auf das Feld „Unterschreiben“ (mit dem Schriftzug darauf).
  8. Nun sehen Sie Ihre Unterschrift. Klicken Sie darauf, um diese einzufügen.
  9. Verschieben Sie Ihre Unterschrift an die richtige Stelle und passen Sie die Größe an.

Sie möchten Ihr Dokument mit der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben? Dann benötigen Sie ein sogenanntes digitale Zertifikat. Damit lässt sich nachweisen, dass die Unterschrift auch wirklich von Ihnen stammt.

Eine solche Unterschrift mit Zertifikat erhalten Sie von einem E-Signatur-Anbieter wie beispielsweise Skribble. Bei Skribble geht das Unterschreiben ganz einfach in wenigen Klicks:

  1. Dokument hochladen
  2. Bild der Signatur platzieren
  3. Ggf. andere Signierende einladen
  4. Signatur auslösen mit einem Klick
  5. Bestätigung über das Mobiltelefon (Zwei-Faktor-Authentifizierung)
  6. Signiertes Dokument herunterladen

Vor Ihrer ersten digitalen Unterschrift müssen Sie einmalig Ihre Identität bestätigen. Das geht z. B. mit einer Mobiltelefonnummer oder Unternehmens-E-Mail (für die fortgeschrittene elektronische Signatur) oder mit Video-, Bank- oder Selbst-Identifikation (für die qualifizierte elektronische Signatur).

Dokument digital unterschreiben mit Skribble

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Ist die Unterschrift auf digitalen Dokumenten rechtsgültig?

Prinzipiell lässt sich sagen, dass die digitale Unterschrift, bis auf ganz wenige Ausnahmen, genauso gültig ist wie die handschriftliche. Trotzdem sollte man sich im Einzelfall genau informieren. Ob eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist oder nicht, hängt von der Art des Dokuments und vom gewählten E-Signatur-Standard ab.

Rechtliche Grundlage für das digitale Signieren von Dokumenten

Die rechtliche Grundlage für digitale Unterschriften ist die eIDAS-Verordnung der europäischen Union aus dem Jahr 2016. Im Rechtskontext spricht man übrigens von „elektronischen Signaturen“. Laut eIDAS-Verordnung darf eine elektronische Signatur nicht allein deshalb als ungültig erklärt werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt:

Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.

eIDAS, Art. 25, Absatz. 1, VERORDNUNG (EU) Nr. 910/2014

Außerdem definiert die eIDAS-Verordnung drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur – die E-Signatur-Standards – und legt Anforderungen fest, wie diese zu erstellen sind.

E-Signatur-Standards für die Unterschrift auf digitalen Dokumenten

Wie oben bereits erwähnt, unterscheidet eIDAS drei verschiedene Standards der elektronischen Signatur:

  • Die einfache elektronische Signatur (EES) ist der tiefste Standard. Hier gibt es keine rechtlichen Anforderungen. Eine gescannte Unterschrift kann genauso als EES gelten wie ein gezeichneter Schriftzug auf dem Tablet.
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) entspricht dem mittleren Standard. Sie muss dem Unterzeichnenden eindeutig zuzuordnen sein und beweisen, dass das unterzeichnete Dokument nicht nachträglich verändert wurde.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste Standard. Sie muss alle Anforderungen an die FES erfüllen, außerdem gibt es strengere Vorschriften für die Identitätsprüfung und das dahinterliegende digitale Zertifikat.
Es gibt drei unterschiedliche Standards der elektronischen Signatur (Quelle: Skribble)
Es gibt drei unterschiedliche Standards der elektronischen Signatur (Quelle: Skribble)

Um ein Dokument mit FES oder QES zu unterschreiben, bedarf es einer geeigneten technischen Infrastruktur. Skribble stellt Ihnen diese zur Verfügung: So können Sie ganz bequem in ein paar Klicks eine EES, eine FES oder eine QES erstellen. Sie brauchen nichts weiter als Ihren PC, Laptop oder das Smartphone.

Formvorschrift des Dokuments ist entscheidend

Die E-Signatur-Standards zu kennen ist sehr wichtig, denn: Manche Dokumente sind nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig (sofern sie digital unterschrieben werden). Konkret betrifft das alle Dokumente, die in Schriftform vorliegen müssen und bei denen die elektronische Form nicht explizit ausgeschlossen ist – in Deutschland beispielsweise der befristete Arbeitsvertrag.

Wenn Sie ein Dokument digital unterschreiben möchten, dann müssen Sie sich also mit dessen Formvorschrift auseinandersetzen:

  • Keine Formvorschrift: Sie können das Dokument mit EES, FES oder QES rechtsgültig digital unterschreiben.
  • Schriftform erforderlich: Sie können das Dokument nur mit QES rechtsgültig digital unterschreiben.

Darüber hinaus gibt es eine Handvoll Dokumente, bei denen der Gesetzgeber die elektronische Form komplett ausschließt, beispielsweise das Testament. Diese Dokumente können Sie nicht digital unterschreiben.

Tipp: Weiter unten finden Sie eine Liste der wichtigsten Dokumente und dem jeweils erforderlichen E-Signatur-Standard.

Den passenden E-Signatur-Standard wählen

Wenn Sie Dokumente bzw. Verträge digital unterschreiben, dann ist aber nicht nur die Rechtsgültigkeit entscheidend. Ein weiterer Punkt, in dem sich die E-Signatur-Standards unterscheiden, ist die Beweiskraft. Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen, dann hat eine QES maximale Beweiskraft. Die FES hat immer noch starke Beweiskraft, eine EES hat in der Regel nur wenig Beweiskraft.

Um den richtigen E-Signatur-Standard zu wählen, sind also zwei Fragen entscheidend:

  • Rechtsgültigkeit: Welche Formvorschrift gilt für das betreffende Dokument?
  • Beweiskraft: Wie hoch ist das Haftungsrisiko im Rechtsfall?

 Die nachfolgende Grafik illustriert den Entscheidungsprozess:

Der passende E-Signatur-Standard hängt von unterschiedlichen Faktoren ab (Quelle: Skribble)
Der passende E-Signatur-Standard hängt von unterschiedlichen Faktoren ab (Quelle: Skribble)

Dokumente digital signieren: Welche E-Signatur brauche ich?

Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert? Wenn Sie schnell herausfinden möchten, mit welcher E-Signatur Sie Ihre Dokumente digital signieren können, dann haben wir hier eine hilfreiche Übersicht zusammengestellt.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Dokumente in verschiedenen Bereichen und jeweils die folgenden Informationen:

  • Welche E-Signatur-Standards sind rechtsgültig? Entscheidend ist hier die gesetzlich vorgegebene Formvorschrift.
  • Welcher E-Signatur-Standard wird von uns unverbindlich empfohlen? Entscheidend sind hier die Formvorschrift und die mit dem Dokument verbundenen Haftungsrisiken.

Hinweis: Die Wahl des E-Signatur-Standards ist von geltenden Formvorschriften und internen Richtlinien abhängig und kann von den aufgeführten Beispielen abweichen. Konsultieren Sie eine Rechtsberatung für Ihren konkreten Fall.

Immobilien

Diese E-Signatur-Standards sind im Immobilien-Bereich rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)
Diese E-Signatur-Standards sind im Immobilien-Bereich rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Personalwesen/HR 

Diese E-Signatur-Standards sind im Personalwesen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)
Diese E-Signatur-Standards sind im Personalwesen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Tipp: Genaue Informationen rund um die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erhalten Sie in unserem Ratgeber „Arbeitsvertrag digital unterschreiben“.

Sales

Diese E-Signatur-Standards sind im Sales rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)
Diese E-Signatur-Standards sind im Sales rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Beschaffung/Einkauf

Diese E-Signatur-Standards sind im Einkauf rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)
Diese E-Signatur-Standards sind im Einkauf rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Sonstiges

Diese E-Signatur-Standards sind bei den gelisteten Dokumenttypen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)
Diese E-Signatur-Standards sind bei den gelisteten Dokumenttypen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Dokumente digital unterschreiben und Kosten sparen

Das Dokument drucken, unterschreiben und versenden: Wenn der Vertragspartner sich an einem anderen Ort befand, war der Vertragsabschluss früher sehr aufwendig. Heute ist das anders: Mit einer digitalen Unterschrift ist das Ganze in wenigen Minuten erledigt. In ein paar Klicks lassen sich Dokumente digital unterschreiben, bis auf wenige Ausnahmen genauso rechtsgültig und sicher wie per Hand. Die Kosten- und Zeitersparnis ist dabei enorm – für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

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Dokument digital signieren: Häufige Fragen

Sie können beispielsweise mit dem Programm „Adobe Acrobat Reader“ ein Bild der Unterschrift in das PDF einfügen. Klicken Sie dort in der rechten Spalte auf das Feld „Ausfüllen und unterschreiben“. Sie möchten eine sichere digitale Unterschrift mit Zertifikat einfügen? Dann empfehlen wir Ihnen einen Anbieter für E-Signaturen wie Skribble.

Um mit einer digitalen Signatur zu unterschreiben, benötigen Sie ein sogenanntes digitales Zertifikat, das Ihre Identität bestätigt. Das erhalten Sie z. B. über Skribble – einem Anbieter für E-Signaturen. Bei Skribble ist das Unterschreiben mit digitaler Signatur ganz einfach und in wenigen Klicks erledigt.

Das kommt auf die Art des Dokuments an. Wenn für das Dokument per Gesetz die Formfreiheit gilt (z. B. Kostenvoranschlag), dann ist es mit einer gescannten Unterschrift rechtsgültig. Manche Dokumente erfordern jedoch die Schriftform, z. B. der befristete Arbeitsvertrag. In diesem Fall bedarf es entweder der händischen Unterschrift oder der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur.

Sie können Ihre Unterschrift einfach einscannen und das Bild in ein Dokument einfügen. Allerdings ist diese Unterschrift nicht sehr sicher – es handelt sich dabei um eine sogenannte einfache elektronische Signatur. Wenn Sie eine sichere Form der digitalen Unterschrift erstellen möchten (die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur), können Sie beispielsweise Skribble nutzen – testen Sie jetzt kostenlos unser Angebot!

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